IL DIRETTORE GENERALE DELLA BANCA CENTRALE DELLA REPUBBLICA DI SAN MARINO

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1 IL DIRETTORE GENERALE DELLA BANCA CENTRALE DELLA REPUBBLICA DI SAN MARINO VISTA la Legge 15 dicembre 1998, n. 123 Legge in materia di lotta al riciclaggio ed all usura ; VISTA la Legge 26 febbraio 2004, n. 28 Disposizioni in materia di contrasto del terrorismo, del riciclaggio del denaro di provenienza illecita ed abuso di informazioni privilegiate ; VISTE le delibere del Congresso di Stato n. 1 del 5 Novembre 2001 e n. 8 del 3 Agosto 2007; VISTO l articolo 39, comma 3, della Legge 17 novembre 2005 n. 165 Legge sulle Imprese e sui Servizi Bancari, Finanziari e Assicurativi ; VISTO lo Statuto della Banca Centrale della Repubblica di San Marino approvato con Legge 29 giugno 2005, n. 96 ed in particolare l articolo 30, comma 3 dello Statuto medesimo, in base al quale gli atti della Banca Centrale in materia di vigilanza e di unità di contrasto del riciclaggio, deliberati dal Coordinamento della Vigilanza, sono emanati dal Direttore Generale; VISTA la delibera del Coordinamento della Vigilanza, con la quale è stato approvato il testo dell Istruzione della Banca Centrale della Repubblica di San Marino in materia di contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, EMANA l acclusa Istruzione n in materia di contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo. San Marino, 12 giugno 2008 FIRMATO: IL DIRETTORE GENERALE Prof. Luca Papi

2 ISTRUZIONE IN MATERIA DI CONTRASTO DEL RICICLAGGIO E DEL FINANZIAMENTO AL TERRORISMO anno 2008 / numero 01

3 Istruzione n REGOLE OPERATIVE ED ASPETTI PROCEDURALI IN MATERIA DI CONTRASTO DEL RICICLAGGIO E DEL FINANZIAMENTO AL TERRORISMO Premessa Con il presente provvedimento, la Banca Centrale della Repubblica di San Marino detta alcune regole di comportamento in materia di contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo. La presente Istruzione è rivolta ai soggetti abilitati di cui all articolo 6 della Legge 15 dicembre 1998 n. 123 (intermediari creditizi e finanziari); essa traduce in regole operative, prassi e principi di fatto già applicati nel sistema bancario e finanziario sammarinese, ma fino ad oggi non formalizzati. L Istruzione n prosegue la linea già tracciata con le precedenti Circolari dell Ispettorato per il Credito e le Valute, aggiornando alcuni aspetti in esse contenuti, anche in relazione alle modifiche nel frattempo intervenute nelle raccomandazioni degli organismi internazionali e nell operatività degli intermediari bancari e finanziari. Il documento comprende alcune linee di comportamento per le banche, per le società finanziarie e fiduciarie per quanto attiene all apertura di rapporti continuativi o all esecuzione di operazioni occasionali ed indica, inoltre, in maniera più dettagliata, la procedura di segnalazione di operazione sospetta, prevedendo, a far data dall entrata in vigore della presente Istruzione, il feed-back all ente segnalante. Viene infine adottato un modulo standard per la segnalazione di operazione sospetta di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo

4 Articolo 1 Definizioni Ai sensi della presente Istruzione, si intende per: 1. documento di riconoscimento : documento contenente la fotografia e l indicazione di tutte le generalità di una persona fisica, rilasciato da una pubblica autorità nazionale od estera; 2. generalità di una persona : nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza e nazionalità del soggetto; 3. operazione occasionale : qualunque operazione eseguita per conto della clientela, al di fuori di un rapporto continuativo e di importo superiore alla soglia, stabilita tempo per tempo dalle vigenti leggi in materia di antiriciclaggio, che comporti il trasferimento o la movimentazione anche per via elettronica di denaro contante o altri mezzi di pagamento; 4. rapporto continuativo : qualunque contratto stipulato con il cliente, la cui esecuzione preveda il compimento di più operazioni. Articolo 2 Informazioni e documentazione da richiedere a persone fisiche Gli intermediari abilitati, al momento dell apertura di un rapporto continuativo o dell esecuzione di un operazione occasionale ad una persona fisica, devono acquisire almeno le seguenti informazioni: a) cognome e nome; b) data e luogo di nascita; c) nazionalità; d) residenza anagrafica e domicilio laddove non corrispondente, numero di telefono e, se disponibili, fax ed ; e) professione; f) tipologia ed estremi del documento di riconoscimento; g) scopo e natura del rapporto/operazione; h) generalità, tipologia ed estremi del documento di riconoscimento delle persone che sono delegate ad operare sul rapporto. Al fine di verificare i dati e le informazioni ottenute, gli intermediari abilitati devono acquisire direttamente copia di un documento di riconoscimento in corso di validità. Articolo 3 - Informazioni e documentazione da richiedere a società od enti con o senza personalità giuridica Gli intermediari abilitati, al momento dell apertura di un rapporto continuativo o dell esecuzione di un operazione occasionale ad una società o ad un ente con o senza personalità giuridica (incluse le associazioni e le fondazioni), devono acquisire almeno le seguenti informazioni: a) denominazione o ragione sociale; b) forma giuridica; c) codice operatore economico o altro codice identificativo; d) indirizzo della sede legale e di quella amministrativa, ove non coincidente, del numero di telefono e, se disponibili, fax ed ; e) attività svolta; f) data di costituzione; g) capitale sociale o fondo di dotazione; h) scopo e natura del rapporto/operazione; - 3 -

5 i) generalità, tipologia ed estremi del documento di riconoscimento delle persone che sono delegate ad operare sul rapporto. Nel caso di società, gli intermediari abilitati devono inoltre ottenere le seguenti informazioni: data e numero di iscrizione nel registro delle società ed oggetto sociale. Al fine di verificare i dati e le informazioni ottenute, gli intermediari abilitati devono acquisire la seguente documentazione: a) copia conforme dell atto costitutivo; b) copia conforme dello statuto aggiornato; c) copia conforme della delibera assembleare o del consiglio di amministrazione, oppure dell organo aziendale avente analoghe funzioni e poteri, recanti la nomina e le eventuali variazioni del legale rappresentante e delle persone che hanno poteri di firma o di gestione dei rapporti instaurati presso gli intermediari abilitati, al fine di verificare che ogni persona che agisce sia debitamente autorizzata; d) copia conforme dell ultimo bilancio approvato. Nel caso di società o enti con o senza personalità giuridica (incluse le associazioni e le fondazioni), gli intermediari abilitati devono inoltre ottenere certificato di vigenza oppure documento ad esso equipollente. Gli intermediari abilitati devono acquisire copia della documentazione con la quale le persone che agiscono per conto del titolare del rapporto sono autorizzate ad operare e devono informare il cliente che questi è tenuto a comunicare ogni eventuale variazione ai dati ed alle informazioni fornite e a consegnare copia dei relativi documenti aggiornati. Gli intermediari abilitati devono provvedere ad identificare e verificare l identità delle persone che operano sul rapporto del cliente secondo le modalità previste all articolo 2. Per le società o enti con o senza personalità giuridica di diritto non sammarinese, gli intermediari abilitati devono acquisire documenti equipollenti a quelli sopra indicati muniti di traduzione asseverata e legalizzata. Gli intermediari abilitati possono, sotto la propria responsabilità, evitare la traduzione asseverata e legalizzata dei documenti in lingua inglese. Articolo 4 - Informazioni e documentazione da richiedere ad amministrazioni pubbliche Gli intermediari abilitati, al momento dell apertura di un rapporto continuativo o dell esecuzione di un operazione occasionale alle amministrazioni pubbliche o ad enti o aziende del settore pubblico allargato, devono acquisire almeno le seguenti informazioni: a) denominazione dell azienda o dell ente o dell ufficio o del servizio delle amministrazioni pubbliche; b) indirizzo della sede legale e amministrativa laddove non coincidente, numero di telefono e, se disponibili, fax ed ; c) attività svolta; d) scopo e natura del rapporto/operazione; e) generalità, tipologia ed estremi del documento di riconoscimento delle persone che sono delegate ad operare sul rapporto. Gli intermediari abilitati devono acquisire copia della documentazione con la quale le persone che agiscono per conto delle amministrazioni pubbliche sono autorizzate ad operare e devono informare - 4 -

6 il cliente che questi è tenuto a comunicare ogni eventuale modifica ai dati ed alle informazioni fornite e a consegnare copia dei relativi documenti aggiornati. Gli intermediari abilitati devono provvedere ad identificare e verificare l identità delle persone che operano sul rapporto del cliente secondo le modalità previste all articolo 2. Per le amministrazioni pubbliche di diritto non sammarinese, gli intermediari abilitati devono acquisire documenti equipollenti a quelli sopra indicati muniti di traduzione asseverata e legalizzata. Gli intermediari abilitati possono, sotto la propria responsabilità, evitare la traduzione asseverata e legalizzata dei documenti in lingua inglese. Articolo 5 Informazioni e documentazione da richiedere alla clientela già acquisita Per i rapporti già in essere alla data di entrata in vigore della presente Istruzione, ove i dati, le informazioni e la documentazione non fossero già nella disponibilità dell intermediario, è obbligo di quest ultimo richiedere al cliente quanto sopra, alla prima occasione utile. Qualora i dati, le informazioni e la documentazione mancante non venisse prodotta nei tempi ragionevolmente necessari, l intermediario dovrà recedere dal contratto senza indugio. Articolo 6- Registrazione e conservazione delle informazioni e dei documenti identificativi I dati e le informazioni acquisiti per identificare e verificare l identità della clientela devono essere registrati negli archivi o sistemi informatici. Nelle posizioni della clientela, devono essere conservate copie dei documenti acquisiti per identificare e verificare l identità della clientela. La registrazione dei dati, le informazioni e copia dei documenti, devono essere conservati, per almeno cinque anni, dalla data di chiusura del rapporto o dalla data di esecuzione delle operazioni occasionali. Rimangono invariati, invece, i termini di conservazione di dati e documenti attinenti alle operazioni svolte dalla clientela, previsti dalle Circolari n. 26 e n. 16/F del 27 gennaio Il presente articolo abroga le Lettere Uniformi n. 111 e n. 53/F datate 3 Agosto Articolo 7 - Segnalazione di operazione sospetta Gli intermediari abilitati devono segnalare ogni operazione sospetta utilizzando l apposito modulo (ALLEGATO A Modulo di segnalazione) avendo cura di includere copia della relativa documentazione. La segnalazione va inoltrata al seguente indirizzo: Banca Centrale della Repubblica di San Marino Servizio Antiriciclaggio Via del Voltone, 120 San Marino San Marino - 5 -

7 Articolo 8 - Flusso di ritorno delle informazioni A partire dalla data di entrata in vigore della presente Istruzione, l inoltro di una segnalazione all Autorità Giudiziaria ovvero l archiviazione della stessa verrà comunicata, qualora ciò non rechi pregiudizio all esito delle indagini, dal Servizio Antiriciclaggio di Banca Centrale direttamente al soggetto segnalante. L esito degli accertamenti svolti dal Servizio Antiriciclaggio non può essere rivelato al soggetto segnalato o a terzi. Articolo 9 - Segnalazione di operazione sospetta di finanziamento al terrorismo In ottemperanza a quanto disposto dalle Delibere del Congresso di Stato n. 1 del 5 novembre 2001 Disposizioni in materia di vigilanza e contrasto al finanziamento del terrorismo internazionale e n. 8 del 3 agosto 2007 Applicazione delle Risoluzioni 1737 (2006) e 1747 (2007) del Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite, la Banca Centrale trasmette periodicamente le liste dei soggetti sottoposti a misure restrittive da organismi internazionali. Gli intermediari abilitati devono pertanto verificare la presenza di rapporti o l esecuzione di operazioni con i soggetti che rientrano in tali liste e laddove presenti segnalarli tempestivamente alla Banca Centrale. Al riguardo, si precisa che qualora gli intermediari abilitati abbiano il sospetto che operazioni disposte o effettuate da clientela, anche estranea alle predette liste, siano finalizzate a finanziare il terrorismo internazionale, dovranno immediatamente segnalarle alla Banca Centrale utilizzando il modulo di segnalazione (Allegato A). Articolo 10 - Divieto di contrattualizzazione a distanza Il divieto di aprire nuovi rapporti contrattuali con la clientela mediante il ricorso a tecniche di comunicazione a distanza, così come disposto dall articolo X.V.1 del Regolamento della raccolta del risparmio e dell attività bancaria (Reg ) è principio inderogabile nel sistema bancario e finanziario sammarinese e come tale deve intendersi applicabile all attività degli altri intermediari abilitati. Si rimarca quindi che l operatività degli intermediari sammarinesi deve sempre necessariamente essere face to face. Non è pertanto consentito un utilizzo delle nuove tecnologie, tale da contravvenire a tale norma generale. Articolo 11 - Entrata in Vigore La presente Istruzione entra in vigore il 30 giugno San Marino, 12 giugno

8 ALLEGATO A Modulo di segnalazione - 7 -

9 MODULO DI SEGNALAZIONE PARTE I - DATI RELATIVI ALLA SEGNALAZIONE E AL SOGGETTO SEGNALANTE 1. Data di segnalazione e Numero di segnalazione: 2. Tipologia di segnalazione: a. Operazione sospetta b. Integrazione ad operazione sospetta Riferimento alla precedente segnalazione : N o N o gg / mm / anno Numero totale di documenti: pagine (Segnalazione pagine, Allegato A pagine, Allegato B pagine, Allegato C pagine, Altri Documenti pagine) 3. Ente segnalante: 4. Contatti del Compliance Officer: Cognome e Nome: Posizione/Funzioni: Telefono: ( ) Fax: ( ) PARTE II - DATI E DOCUMENTI IDENTIFICATIVI DELLE PERSONE SEGNALATE 1. Numero dei soggetti segnalati: (A) Numero delle persone fisiche : (B) Numero degli società ed enti con o senza personalità giuridica: (C) Numero di amministrazioni pubbliche: Si invita a compilare, per ogni persona fisica, società o ente, amministrazioni pubbliche coinvolte nell operazione segnalata, un apposito modello di cui alle successive lettere A) o B). A) PERSONA FISICA 1. Dati Anagrafici: (allegare copia del documento di riconoscimento) Cognome Nome 2. Data di Nascita 3. Luogo di nascita 4. Nazionalità - 8 -

10 5. Residenza (Indirizzo) Via e Numero civico CAP Castello/Comune/ Provincia Domicilio Altre informazioni 6. Professione 7. Scopo e natura del rapporto o dell operazione 8. Documento di riconoscimento: Tipologia ed Estremi del documento Luogo di Emissione Data di emissione (gg / mm / aaaa) Data di scadenza (gg / mm / aaaa) a Passaporto b Carta d Identità c Patente di Guida d Altri: B) SOCIETA O ENTE CON O SENZA PERSONALITA GIURIDICA O PUBBLICA AMMINISTRAZIONE 1. Denominazione o Ragione sociale - 9 -

11 2. Forma giuridica 3. Data di costituzione 4. Sede (Indirizzo) Via e Numero civico C.A.P Castello/Comune/ Provincia Domicilio Altre informazioni 5. Attività Economica 6. codice operatore economico o altro codice identificativo 7. Scopo e natura del rapporto o dell operazione 8. Persona che opera per conto della società o dell ente 8.1. Dati Anagrafici: (allegare copia del documento di riconoscimento) Cognome Nome

12 8.2. Data di Nascita 8.3. Luogo di nascita 8.4. Nazionalità 8.5 Documento di riconoscimento (Tipologia) Estremi del documento Data emissione Data scadenza 9. Persona delegata ad operare sul rapporto 9.1. Dati Anagrafici: (allegare copia del documento di riconoscimento) Cognome Nome 9.2. Data di Nascita 9.3. Luogo di nascita 9.4. Nazionalità 9.5 Documento di riconoscimento (Tipologia) Estremi del documento Data di emissione Data di scadenza

13 PARTE III - DATI E INFORMAZIONI SULL OPERAZIONE SEGNALATA 1. Tipologia di rapporto 2. Numero di rapporto 3. Periodo di operatività a 1. Tipologia di Operazione occasionale 2. Data di operazione 1. Altre informazioni sull operazione o sull operatività segnalata:

14 PARTE IV MOTIVI DELLA SEGNALAZIONE