MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Deliberazione n. 692 del

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1 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Deliberazione n. 692 del DISPOSIZIONI GENERALI Le presenti disposizioni disciplinano le operazioni di protocollazione, classificazione ed archiviazione dei documenti dell Azienda ULSS 21 di Legnago, in adempimento a quanto previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445 recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa e dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico. 1.1 Ambito di applicazione del manuale Il presente Manuale descrive e disciplina il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico. L art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000 contenente le Regole tecniche sul protocollo informatico prevede che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, che qui si presenta. In particolare nel Manuale di gestione vengono riportati: a) la pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto ed all introduzione del protocollo unico; b) il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, alla conservazione dei documenti informatici; c) le modalità per l eventuale utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno ed all esterno dell area organizzativa omogenea; d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione; e) l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti; f) l indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell area organizzativa omogenea; g) l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo h) l elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; i) il sistema di classificazione; j) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione; k) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; l) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; m) le modalità di utilizzo del registro di emergenza. Il manuale è l insieme delle regole certificate dall Amministrazione per un corretto ed efficace funzionamento del sistema di protocollo, dei procedimenti amministrativi informatici e del sistema documentale. 1.2 Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) 1

2 L art. 50, comma 4, del DPR n. 445 stabilisce che ciascuna amministrazione deve individuare, nell ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. Un Area Organizzativa Omogenea è l insieme di unità organizzative responsabili (UOR) di un Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Ai fini della gestione dei documenti, l Azienda ULSS 21 di Legnago individua una sola Area Organizzativa Omogenea (AOO) a cui afferiscono le unità organizzative responsabili. 1.3 Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi e degli archivi Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art.61, comma 1, del D.P.R. 445/2000; tale Servizio è incardinato nel Servizio Affari Amministrativi e Generali Sezione Atti, Protocollo e Affari Amministrativi Generali. Al Servizio sono assegnati i compiti di cui all art. 61, comma 3, del Testo Unico. Il registro di protocollo adottato è di tipo elettronico ed è unico per tutti i settori, servizi e le attività amministrative presenti nell Azienda ULSS 21. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva e rinnovata ogni anno solare; si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre dello stesso anno. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche (art. 57 DPR 445/2000). La gestione del protocollo informatico viene svolta in modo preponderante dall Ufficio Protocollo Generale situato presso il Servizio Affari Amministrativi e Generali. L utilizzo del software specifico WEBRAINBOW rende possibile e facilita un operatività che, pur restando centralizzata, consente l intervento di più punti decentrati. Inoltre, presso diverse Unità Organizzative, sono previste specifiche postazioni per la protocollazione dei soli documenti in partenza o ai fini di una consultazione. La procedura informatica permette ad uffici diversi, collocati se pur in luoghi lontani l uno dall altro, di svolgere lo stesso lavoro, senza sovrapposizioni, nel rispetto di determinati vincoli procedurali, evitando ridondanze e duplicazioni nelle operazioni gestionali, essendo unico lo strumento di registrazione delle informazioni necessarie. L Ufficio Protocollo Generale, pur mantenendo tutte le funzioni a cui è tradizionalmente preposto, assume un ruolo centrale di coordinamento di più Archivi, facenti capo a varie Unità Organizzative, collocati nei diversi Servizi dell Ente, ed inoltre svolge un ruolo di supporto e supervisione alle postazioni decentrate. Il Responsabile del Servizio per il protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è il Direttore del Servizio Affari Amministrativi e Generali, coadiuvato, per la parte informatica e sotto il profilo della sicurezza dei dati, dal Responsabile del Servizio Informatico che ne assume la responsabilità per tali profili. Al Responsabile della tenuta del protocollo informatico vengono attribuiti i compiti previsti all art. 4 del DPCM 31 ottobre In particolare deve periodicamente effettuare controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta funzionalità del sistema di gestione del protocollo unico e dell archiviazione informatica dei dati e sull utilizzo di un unico registro informatico. 2. TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI I documenti si distinguono in: - documenti in arrivo - documenti in partenza - documenti interni. 2

3 2.1 Documenti in arrivo I documenti in arrivo sono quei documenti che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafico, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc.) indirizzati genericamente all Azienda ULSS 21 o al Direttore Generale, al Direttore Amministrativo, al Direttore Sanitario, al Direttore dei Servizi Sociali, ai Responsabili di U.O./Servizi/Uffici, vengono acquisiti, di norma, dall Ufficio Protocollo Generale. La posta pervenuta all Ufficio Protocollo Generale viene aperta ed attentamente vagliata per lo smistamento alle strutture competenti, sotto la sorveglianza del Responsabile del servizio protocollo, previa registrazione. Per rispetto del segreto epistolare, non vengono aperte le buste che recano espressamente la dicitura riservata o personale o quelle indirizzate con il solo nome e cognome al personale dell Area Organizzativa Omogenea che vengono recapitate ai destinatari. Saranno questi, dopo aver esaminato il contenuto, valutare se il documento ricevuto non è di tipo personale e quindi riconsegnarlo all Ufficio Protocollo per la registrazione. Le offerte per gare d appalto, licitazioni e trattative private che hanno l indicazione sulla busta della natura del contenuto della lettera vengono consegnate, con tempestività e in busta chiusa, dal personale dell Ufficio Protocollo ai Servizi interessati. Nei suddetti casi il plico viene registrato e viene posta la segnatura, con l indicazione dell ora esatta, direttamente sulla busta il giorno stesso in cui la si riceve. E compito della U.O./Servizio/Ufficio di destinazione custodire le buste o contenitori protocollati. I documenti devono intendersi acquisiti con l operazione di registrazione nel Protocollo Generale dell AOO. Ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione. Qualora venga registrato un documento ricevuto via fax, e poi, successivamente, lo stesso documento venga ricevuto in originale, a quest ultimo dovrà essere attribuito la stessa segnatura del documento pervenuto via fax. I messaggi di posta elettronica verranno protocollati solamente se provvisti di firma digitale oppure se in allegato trasmettono un documento firmato. La corrispondenza ricevuta con rimessa diretta dell interessato o persona delegata viene protocollata al momento della presentazione. In caso di eccessivo carico i documenti ricevuti con rimessa diretta saranno accantonati e protocollati in differita. Verrà rilasciata ricevuta di quanto presentato solo su richiesta dell interessato. Le buste contenenti fatture, note di addebito o credito vengono smistate ed inviate direttamente al Servizio competente senza numero di protocollo o timbro di arrivo. 2.2 Documenti in partenza Per documenti in partenza si intendono quei documenti che hanno rilevanza giuridicoprobatoria prodotti dal personale dipendente dell Azienda ULSS 21 nell esercizio delle proprie funzioni e diretti a terzi. E consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel caso di molteplici soggetti in indirizzo. Anche le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale. La registrazione dei documenti in partenza viene effettuata dalle U.O./Servizi/Uffici che sono state abilitate alla procedura del protocollo informatico, rispettando le regole previste nel presente manuale. 2.3 Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili afferenti alla medesima Area Organizzativa Omogenea. 3

4 I documenti interni si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo, quali memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici e dei quali si vuole tenere traccia nel fascicolo relativo all affare o procedimento cui si riferisce. Tali documenti di norma non vanno protocollati. b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. Sono redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta ed alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, e, come tali, devono essere protocollati. I documenti interni soggetti a protocollazione devono riportare le stesse informazioni previste per la corrispondenza indirizzata all esterno. 3. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 3.1 La registrazione Tutti i documenti dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi vanno protocollati. Il protocollo serve, infatti, ad attribuire ad un documento data, forma e provenienza certa attraverso la registrazione dei seguenti elementi rilevanti sul piano giuridico-probatorio: a) data di registrazione, generata automaticamente dal sistema; b) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema; c) mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza; d) oggetto; e) numero degli allegati; f) descrizione degli allegati. L insieme di tali elementi è denominato Registrazione. Il sistema deve prevedere anche la registrazione, per il documento in arrivo e se disponibili, dei seguenti elementi: 1. data del documento ricevuto; 2. numero di protocollo del documento ricevuto; La data di registrazione, il numero di protocollo, il mittente o il destinatario e l oggetto vengono registrati in forma non modificabile. Il numero di protocollo (che è progressivo) e la data sono sufficienti per identificare, in maniera univoca, ogni singolo documento inserito, ma l operazione di protocollazione non si ferma ad essi. Per mantenere il vincolo archivistico tra i documenti riguardanti lo stesso affare è necessario completare la protocollazione inserendo i dati relativi alla classifica, desunta dal titolario, e al numero del fascicolo cui il documento entrerà a far parte (operazioni che verranno effettuate dagli utenti del servizio di assegnazione del documento). 3.2 La segnatura La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. Nei documenti in arrivo la segnatura viene posta con l apposizione di una etichetta con codice a barre. L etichetta contiene: l Area Organizzativa Omogenea, che per l Azienda ULSS 21 è unica (Unità Locale Socio Sanitaria 21 Legnago); gli elementi per la gestione del documento 4

5 quali: titolo, classe; gli elementi di registratura quali: numero e data di registrazione, l U.O./Servizio/Ufficio di competenza ed infine il codice a barre. Alla registrazione e segnatura del documento in arrivo provvede l Ufficio Protocollo Generale; alla registrazione del documento in partenza provvede ogni singola U.O./Servizio/Ufficio abilitata alla procedura del protocollo informatico. 3.3 Il registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il sistema consente la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno (art. 53 D.P.R. 445/2000). 3.4 Lettere anonime e prive di firma La funzione notarile del protocollo (cioè della registrazione) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Le lettere in arrivo anonime, pertanto, vanno protocollate con indicazione al mittente di anonimo. Vanno pure protocollate le lettere in arrivo prive di firma o con firma illeggibile. Sarà poi compito del Responsabile del Servizio, assegnatario del documento, valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un affare o un determinato procedimento amministrativo, stabilire se la lettera priva di firma o con firma illeggibile è da ritenersi valida. 3.5 Smistamento ed assegnazione dei documenti pervenuti I documenti in arrivo, una volta registrati da parte del Protocollo Generale, vengono smistati alla U.O./Servizio/Ufficio di competenza per la loro trattazione in base al modello delle competenze, così come definito dall organigramma dell Azienda ULSS 21. Il Responsabile della U.O./Servizio/Ufficio assegnerà poi il documento al Responsabile del procedimento amministrativo (RPA), il quale provvederà alla corretta creazione e gestione del fascicolo relativo. Il Responsabile del Procedimento Amministrativo è individuato all interno della U.O./Servizio/Ufficio in base all organizzazione delle competenze della Unità Organizzativa. Qualora non sia diversamente specificato il RPA coincide con il Responsabile della U.O./Servizio/Ufficio. Qualora all U.O./Servizio/Ufficio venga erroneamente assegnato un documento non di competenza, il relativo Responsabile che riceve il documento dovrà riconsegnarlo con urgenza all Ufficio Protocollo indicando, nel relativo sistema informatico sotto la voce rifiuta assegnazione la motivazione e l eventuale indicazione dell assegnazione corretta. L Ufficio Protocollo provvederà ad attribuire la nuova assegnazione e ad inoltrare il documento al nuovo Responsabile di U.O./Servizio/Ufficio indicato. 3.6 Il protocollo differito Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate di norma nella giornata di arrivo e comunque, per motivate esigenze, non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio nel caso di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso), con motivato provvedimento del Responsabile del Servizio di protocollo, è autorizzato l uso del protocollo differito, conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario di arrivo. 5

6 Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il Responsabile del Servizio di protocollo deve descrivere nel provvedimento di differimento. 3.7 Registrazione a fronte Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l affare si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo. 3.8 Annullamento di una registrazione Ai sensi dell art. 54 del D.P.R. 445/2000 e dell art.8 del DPCM , le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal Responsabile del Servizio, su apposita richiesta scritta del Referente o Responsabile dell Unità Organizzativa. L annullamento di una registrazione avviene solo attraverso l apposizione della dicitura annullato sul documento cartaceo. L annullamento deve essere effettuato in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni originarie registrate in precedenza. Solo il Responsabile del Servizio di protocollo informatico è autorizzato ad annullare le registrazioni di protocollo. Ad esso vanno inoltrate le richieste scritte indicanti il numero di protocollo da annullare ed i motivi dell annullamento. Nella traccia di protocollo (log) appaiono in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche la data e l ora dell annullamento, il nome dell operatore che effettua l annullamento. L annullamento è un operazione irreversibile; quando ne viene data la conferma non è più possibile togliere l annullamento a quel protocollo. 3.9 Documenti esclusi dalla registrazione del protocollo Ai sensi dell art. 53 del D.P.R n.445 sono esclusi dalla protocollazione i seguenti documenti: Gazzette Ufficiali; Bollettini Ufficiali; notiziari della P.A.; note di ricezione delle circolari e altre disposizioni; materiali statistici; atti preparatori interni; riviste, giornali, libri; materiali pubblicitari, opuscoli depliant; inviti a manifestazioni; tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione. Nell Azienda ULSS 21, inoltre, sono sottratti alla protocollazione: fatture (attive e passive); richieste di ferie, permessi retribuiti, certificati di malattia, richieste di rimborso spese e missioni: variazioni sedi ed anagrafe ditte fornitrici; vaglia postali; assegni; pubblicità conoscitiva di convegni, corsi e seminari e pubblicità in generale; listini prezzi. 6

7 3.10 Integrazioni documentarie Chi effettua le operazioni di registrazione a protocollo non è tenuto a sindacare sulla congruità formale e sostanziale della documentazione presentata, ma descrive il documento e gli eventuali allegati. Tale verifica spetta al RPA che deve comunicare all interessato la necessità di eventuali integrazioni, indicare con precisione l indirizzo al quale inviarle, specificare se l assenza della documentazione comporta interruzione o sospensione del procedimento Il registro di emergenza Nelle situazioni di emergenza, nelle quali non sia possibile utilizzare, per cause tecniche, il protocollo informatico, ogni documento deve essere registrato su un supporto alternativo denominato Registro di Emergenza (art. 63 DPR 445/2000). Spetta al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico autorizzare l uso del protocollo d emergenza che è unico nell Area Organizzativa Omogenea. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione, nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre ad eventuali annotazioni ritenute rilevanti. Qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza, in sequenza numerica, devono essere inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo nel momento di ripristino delle funzionalità del sistema. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo, senza soluzioni di continuità, la numerazione progressiva raggiunta al momento dell interruzione del servizio; a tale registrazione è associato il numero di protocollo e la data di registrazione attribuiti al documento dal protocollo di emergenza. Ai fini giuridici e amministrativi vale la data di registrazione riportata nel registro di emergenza; la data assegnata dal protocollo informatico indica quando il sistema ha recepito il documento. Il Registro di Emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Qualora nel corso dell anno solare non sia stato utilizzato il registro di emergenza, il Responsabile del protocollo informatico deve annotarne anche il mancato uso. 4. CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 4.1 Il titolario di classificazione La classificazione è un attività di organizzazione di tutti i documenti protocollati e non, spediti o ricevuti, secondo un ordinamento logico, con riferimento alle competenze, alle funzioni ed alle attività dell Amministrazione. L art. 64, comma 4, del DPR 445/2000 individua nella classificazione il mezzo per consentire la corretta organizzazione dei documenti. La classificazione viene effettuata in base al Titolario, che rappresenta, in un quadro astratto e uniforme, le funzioni e le attività dell Ente. Il Titolario è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione archivistica prodotta o acquisita dall Ente, durante lo svolgimento dell attività amministrativa. 7

8 La classificazione collega ciascun documento in maniera univoca ad una precisa unità archivistica: il fascicolo. Le funzioni pratiche del Titolario sono molteplici: da un lato, consente di collegare tra loro i documenti attinenti ad un determinato affare o procedimento amministrativo di competenza dell Ente, aggregandoli ad un determinato fascicolo; dall altro lo stesso mantiene il legame fra fascicoli omogenei, all interno di una serie archivistica (archiviazione dei fascicoli). Ogni singolo fascicolo, classificato secondo lo schema divisionale adottato, verrà così ad occupare una posizione precisa all interno dell archivio. Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi su richiesta dei Responsabili di U.O./Servizio/Ufficio concorda eventuali modifiche, integrazioni od aggiornamenti delle voci del Titolario. 5. ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ARCHIVIO CORRENTE 5.1 Formazione e gestione dei fascicoli L archivio corrente è costituito da un complesso di documenti prodotti o acquisiti nello svolgimento dell attività e l esercizio delle proprie funzioni dell ULSS relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente. Esso è conservato presso le Unità Organizzative dai responsabili dei singoli procedimenti amministrativi. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, devono essere riuniti in fascicoli. La responsabilità della formazione, della gestione e della custodia della documentazione dell archivio corrente, e quindi del fascicolo, è del Responsabile del procedimento amministrativo. La fascicolazione consiste nell effettuare materialmente l associazione dei documenti relativi al medesimo affare, aggregandoli, mano a mano che sono acquisiti, in un unico fascicolo o sottofascicolo. Il fascicolo è l insieme ordinato dei documenti, riferiti in modo stabile ad uno stesso oggetto/affare/procedimento amministrativo, a una stessa materia, che si forma sempre nel corso delle attività amministrative, allo scopo di riunire a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Ciò comporta l inserimento di un documento in un fascicolo già esistente, oppure l apertura di un nuovo fascicolo. Tutti i fascicoli omogenei, relativi ad un certo affare, si identificano attraverso la corrispondente voce di Titolario, il cui codice dovrà essere seguito da un numero progressivo, che permetta di distinguere i fascicoli esistenti nell ambito della medesima voce. Il fascicolo costituisce l unità indivisibile di base, fondamentale per la conservazione di tutta la documentazione relativa ad ogni singolo affare. Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi: a) anno di istruzione (apertura del fascicolo); b) numero del fascicolo, cioè un numero sequenziale all interno dell ultimo grado divisionale, attribuito da 1 a n; c) oggetto del fascicolo, cioè un testo che descriva compiutamente un affare o un procedimento amministrativo; d) data di chiusura. A questi elementi vanno aggiunti i gradi divisionali, cioè il titolo e la classe, nonché l indicazione della U.O./Servizio/Ufficio, responsabile del procedimento o dell affare. Per convenzione, il titolo va scritto in numeri romani (I, II, III, ecc.), mentre gli altri gradi divisionali vanno scritti in cifre arabe (classe 1, 2, 3, ecc.; fascicolo 1,2,3, ecc.). Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. 8

9 Il fascicolo si apre con la produzione del primo documento riguardante l affare e viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento dell affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto. Esso va archiviato nell anno di chiusura. I fascicoli del personale dipendente sono istituiti e custoditi presso il Servizio Personale e Sviluppo Organizzativo che ne cura la formazione, l aggiornamento e la tutela, tenuto presente quanto disposto dal D.Lgs. n.196 del ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI L archivio è l insieme dei documenti prodotti e ricevuti dall A.O.O. nello svolgimento della propria attività e l esercizio delle proprie funzioni dell Azienda U.L.S.S. n. 21 di Legnago. 6.1 Suddivisione dell archivio L archivio dell Azienda ULSS 21 è unico pur suddiviso funzionalmente in: archivio corrente: costituito dal complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale; archivio di deposito: costituito dal complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico; archivio storico: costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni. 6.2 Archivio di deposito - versamento fascicoli L archivio di deposito è composto da documenti che si riferiscono ad affari o procedimenti conclusi dopo un certo periodo di tempo, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Esso è conservato nell Archivio generale dell Ente. Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all anno), ogni U.O./Servizio/Ufficio individua i fascicoli che sono da versare all archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque, non più necessari allo svolgimento delle attività correnti e provvede alla ordinata collocazione dei fascicoli nel proprio archivio di deposito. Di quanto trasferito dovrà essere redatto un dettagliato elenco che dovrà essere trasmesso al Responsabile della tenuta del protocollo informatico. I fascicoli devono contenere solo la documentazione pertinente: corrispondenza protocollata, copie di atti amministrativi, documenti interni rilevanti ai fini del disbrigo della pratica e non cataloghi, giornali, depliants vari o corrispondenza personale degli addetti. Il Responsabile del protocollo dovrà conservare l elenco dei fascicoli trasferiti nell archivio di deposito. 6.3 Movimentazione dei fascicoli L affidamento temporaneo di un fascicolo già consegnato da parte del servizio archivistico ad una Struttura organizzativa o a personale autorizzato deve avvenire per il tempo strettamente necessario all esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. Il personale del Servizio archivistico dovrà verificare, sia al momento della consegna che della restituzione, la completezza del fascicolo. L affidamento temporaneo deve avvenire mediante richiesta espressa, di cui rimane traccia, contenente i motivi e la firma del richiedente. Tale movimentazione dovrà essere annotata in apposito registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale verranno riportati il nominativo del richiedente, la data della consegna e la data della restituzione. 6.4 Massimario/Prontuario di conservazione e scarto 9

10 Per massimario di conservazione si intende l elenco, indicante la tipologia dei documenti generati e/o custoditi dall Azienda ULSS 21 di Legnago con i rispettivo tempo di conservazione (limitato o illimitato). La valutazione dell interesse giuridico-amministrativo inerente la conservazione degli atti e documenti è di esclusiva pertinenza di ciascun Responsabile. Conseguentemente, prima di procedere a qualsiasi scarto in applicazione del massimario, è opportuna una verifica attenta del contenuto della documentazione da eliminare per non distruggere dati acquisiti nel tempo in campo sanitario ed amministrativo che potrebbero in futuro rivelarsi utili non solo ai fini della salute pubblica e del privato cittadino, ma anche per contribuire alla valorizzazione del patrimonio storico-culturale. Lo scarto rappresenta lo strumento per gestire in maniera ordinata un archivio corrente e di deposito: esso è un elemento qualificante dell archivio stesso, in quanto permette di conservare solo ciò che, terminato il periodo di valenza amministrativa e legale, ha assunto un valore storico e consente di eliminare la documentazione giudicata non più utile. Al fine di pervenire ad una maggiore omogeneità tra i servizi dell area tecnicoamministrativa nella gestione dei documenti e dei relativi tempi di conservazione è stato approvato con decreto del Direttore Generale n. 931 del il Prontuario afferente l area tecnico-amministrativa, secondo lo schema elaborato dalla Direzione Generale per gli Archivi Ministero per i Beni e le Attività Culturali. La Direzione Generale per gli Archivi-Ministero per i Beni e le Attività Culturali ha messo a disposizione sul proprio sito Internet il Prontuario di selezione contenente tutte le tipologie documentali presenti nelle Aziende sanitarie con le indicazioni sui tempi di conservazione. 6.5 Selezione dei documenti per la conservazione/scarto Nell ambito dell archivio di deposito viene effettuata la selezione, o scarto, degli atti che non si ritiene opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell archivio, nell impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento. Le operazioni di scarto sono effettuate a cura del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, secondo le indicazioni dei Responsabili di U.O./Servizio/Ufficio fornite su appositi elenchi e sono sempre preliminari all eventuale passaggio della documentazione all archivio storico. I documenti selezionati per lo scarto devono essere riepilogati dal Responsabile del Servizio del protocollo informatico in collaborazione con i Responsabili degli Uffici, i quali non possono tuttavia procedere in autonomia a scarti indiscriminati. L elenco che riporta le proposte di scarto, deve descrivere la quantità e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli, pacchi, ecc.) con l indicazione sommaria del peso, la descrizione della documentazione ed i motivi della proposta di scarto. Tale elenco, deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica competente per territorio per la concessione della necessaria autorizzazione (art. 21 D.Lgs. n. 42/2004). 6.6 Archivio storico L Archivio storico è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni (art.40 del D.Lgs. 490/1999) e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla loro conservazione in modo permanente al fine prevalentemente di tipo culturale, storico e di ricerca. Esso viene conservato in una sezione separata dell Archivio generale dell Azienda. Per agevolarne la ricerca o la consultazione per finalità culturali storico-scientifiche, l Azienda ULSS dovrà ordinare ed inventariare il proprio archivio storico. 10

11 6.7 Richieste di accesso a documenti d archivio E consentito l accesso agli archivi in qualsiasi momento; esso avviene tramite il personale del Servizio Affari Amministrativi e Generali. I Direttori delle Strutture Organizzative dell Azienda sanitaria o personale da loro espressamente delegato, ai fini informativi e di supporto alle attività di loro competenza, hanno facoltà di accedere ai documenti depositati presso l Archivio di deposito e l Archivio storico relativamente ai procedimenti ed affari di cui sia attestata la loro competenza. I dipendenti sono tenuti a rispettare il segreto d ufficio e quindi a non divulgare notizie inerenti l attività a loro affidata o di cui ne sono venuti a conoscenza. Per le richieste d accesso inoltrate da soggetti esterni le norme di riferimento sono la Legge n.241/1990 e successive modificazioni ed integrazioni ed il Regolamento per il diritto di accesso ai documenti amministrativi, assicurando il principio di trasparenza dell azione amministrativa e tenuto conto della normativa in materia di tutela dei dati personali emanata con D.Lgs n E inoltre consentita la libera consultazione dei documenti depositati nell archivio storico ai fini di studio e di ricerca storico-scientifica, previa presentazione di istanza scritta. 7. SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI 7.1 Accesso al sistema Con il termine sicurezza, nell ambito dei sistemi informativi si intende l insieme delle misure (di carattere organizzativo e tecnologico) volte ad assicurare a ciascun utente autorizzato (e a nessun altro) tutti e soli i servizi previsti per quell utente, nei tempi e nelle modalità previste (si vuole garantire la disponibilità, l integrità e la riservatezza delle informazioni gestite). L accesso al sistema avviene a seguito di un processo di autenticazione che è effettuato mediante richiesta di username e password verificate in tempo reale su un apposito sistema di autenticazione, che è in grado di individuare in modo univoco l utente. Ad ogni utente viene attribuita una sola username, pur tuttavia è possibile che un utente possa avere più codici di accesso per entrare con ruoli e diritti diversi. L utente con la propria username e password può accedere al sistema da postazioni diverse dalla propria. Il sistema controlla inoltre che non venga utilizzato lo stesso codice di accesso (username) contemporaneamente da due postazioni di lavoro. Se per più di quindici minuti l operatore non effettua operazioni, il sistema si blocca e richiede di effettuare nuovamente l autenticazione (sia username che password). Il sistema effettua un backup giornaliero delle basi dati e relativi file associati lasciando al responsabile dei supporti l incarico della sostituzione degli stessi. Alla base dati possono accedere solamente gli amministratori del sistema. L amministratore del sistema può, per ogni utente presente all interno della procedura collegata al server, definire delle proprietà ed assegnare specifici ruoli (livelli di accesso) che comprendono determinate funzioni. Le funzioni che possono essere attribuite a determinati ruoli sono: - responsabile del protocollo informatico - amministratore - protocollatore - consultatore (utente). 7.2 Il Responsabile del protocollo informatico E il soggetto cui è affidata la responsabilità della tenuta del Servizio Protocollo Generale dell Azienda e svolge le funzioni di cui all art.4 del DPCM In particolare svolge i seguenti compiti: 11

12 attribuisce il livello di organizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento ed alla modifica delle informazioni; garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del D.P.R. 445/2000 e del presente manuale; garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione del protocollo e dei flussi documentali; autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; vigila sull osservanza delle disposizioni del presente manuale e del D.P.R. 445/2000 da parte del personale autorizzato e degli incaricati. 7.3 L Amministratore (Responsabile informatico della sicurezza dei dati) E il soggetto che gestisce l applicazione informatica. E persona, diversa dal responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, ed ha la possibilità di effettuare tutte le operazioni straordinarie sul sistema; in particolare egli: cura la predisposizione delle autorizzazioni all uso di funzioni della procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell archivio da quelli abilitati anche all inserimento, modifica e aggiunta di informazioni; garantisce l accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; assicura il ripristino del sistema in caso di eventuali interruzioni, guasti od anomalie; garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico. Il responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico, in quanto supervisore del protocollo, può accedere all intero sistema, cioè ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo. 7.4 Il Protocollatore Il protocollatore è la persona che ha l autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti in arrivo o in partenza o scambiati tra uffici. E colui che protocolla il documento e lo smista alla U.O./Servizio/Ufficio di competenza. Su autorizzazione del Responsabile del Protocollo Generale può effettuare le operazioni di annullamento dei numeri di protocollo. Il protocollatore del protocollo generale ha una visibilità su tutti i documenti acquisiti nel sistema. 7.5 L utente Gli utenti (addetti di U.O./Servizio/Ufficio alla protocollazione) sono abilitati ad accedere al sistema informativo limitatamente ai documenti della rispettiva U.O./Servizio/Ufficio; classificano i documenti in arrivo ed in partenza e protocollano i documenti in partenza della propria U.O./Servizio/Ufficio e possono consultare solamente i documenti afferenti il proprio Servizio. 7.6 Trasferimento dei dati Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, il Responsabile Informatico del protocollo procede con cadenza periodica (annuale) al trasferimento su supporto informatico rimovibile, delle informazioni relative ai documenti archiviati ed al registro di protocollo, relative all anno precedente quello in corso. Le informazioni trasferite devono essere sempre consultabili. A tal fine, il Responsabile Informatico, di concerto con il Responsabile del Protocollo Generale, provvede alla produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, 12

13 eventualmente di più avanzata tecnologia, e comunque alla verifica periodica, sia dello stato di conservazione che del livello di obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura. 8. DISPOSIZIONI FINALI 8.1 Modalità di comunicazione del manuale Il presente documento viene adottato con deliberazione del Direttore Generale che sarà pubblicato all albo dell Ente e verrà diffuso anche mediante il sito internet aziendale. 8.2 Modalità di aggiornamento del manuale Il Manuale di gestione verrà aggiornato ogni qualvolta risulti necessario a seguito innovazioni normative, regolamentari od organizzative. Per tutto quanto non previsto, si fa riferimento alla legislazione vigente. 13

14 LINEE GUIDA PER L INSERIMENTO E L AGGIORNAMENTO DEI DATI NEL PROTOCOLLO INFORMATICO Al fine di evitare disagi ed errori causati da uno scorretto e non coordinato inserimento di nomi e indirizzi nella banca dati del programma informatico del protocollo, si è ritenuto di fissare alcuni criteri standard omogenei da utilizzare per la creazione dell'anagrafica. L'utilizzo corretto di questi criteri eviterà la proliferazione di doppioni, e consentirà una tempestiva e corretta ricerca dei dati inseriti nel programma. Nel protocollo informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella loro strutturazione: l'indirizzo (mittente per la posta in arrivo e destinatario per la posta in partenza) e l'oggetto. Indirizzo: 1. Maiuscole e minuscole La procedura Web Rainbow in dotazione consente il reperimento delle informazioni scritte indifferentemente con caratteri maiuscoli o minuscoli. Si deve comunque utilizzare criticamente le minuscole e le maiuscole secondo l'uso attuale: - 1 Esempio dato da inserire: Rossi Mario q non ROSSI MARIO, non rossi mario, ma Rossi Mario - 2 Esempio dato da inserire: Istituto Leonardo da Vinci q non ISTITUTO LEONARDO DA VINCI, non istituto Leonardo da vinci, non Istituto LEONARDO DA VINCI, ma Istituto Leonardo da Vinci 2. Nomi di persona fisica L'inserimento dei nomi di persona fisica va fatto scrivendo prima il cognome e poi il nome. Vanno omessi tutti i titoli di cortesia (eccellenza, reverendo, ecc.), di onorificenza, predicati nobiliari (N.H., N.D., ecc.), i titoli accademici (dott. ing., ecc.), quelli professionali (rag., geom., ecc.) anche qualora la lettera medesima o la consuetudine li prevedessero: - 1 Esempio da inserire: MARIO ROSSI q non MARIO ROSSI, ma Rossi Mario - 2 Esempio da inserire: AVV. MARIO ROSSI q non Dott. Avv. MARIO ROSSI, non Mario Avv. Rossi, ma Rossi Mario 3. Nomi di enti e persone giuridiche I nomi degli enti vanno scritti completi e per esteso, cioè senza storpiature né abbreviazioni; nel caso in cui il nome di un ente nell'uso venga individuato attraverso il suo acronimo la denominazione va riportata sempre completa e per esteso, senza abbreviazioni; l'acronimo va aggiunto in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio. - Esempio: dato da inserire: INPS q non INPS Ist. Naz. previdenza sociale, non ISTITUTO NAZIONALE DELLA PREVIDENZA SOCIALE, non I.N.P.S.- Istituto Nazionale della Previdenza Sociale, ma Istituto Nazionale della Previdenza Sociale INPS Le ditte (individuali, società, ecc.) utilizzano modalità diverse per scrivere la loro denominazione o la ragione sociale nella carta intestata: va inserito il nome completo della ditta assieme alla tipologia della società, se esistente, (srl, spa, ecc.) scritta in maiuscolo e senza punti: q non S.P.A., S.R.L., S.p.A., S.p.a., S.r.l., S.r.L., ma SPA, SRL ecc. - 1 Esempio: dato da inserire: PRISMA ENG SRL q non PRISMA ENG S.R.L., non DITTA PRISMA ENG SRL, non PRISMA ENG, ma Prisma Eng SRL - 2 Esempio: dato da inserire: STUDIO LEGALE ROSSI MARIO E BIANCHI LUIGI non AVV. ROSSI MARIO E AVV. BIANCHI LUIGI, non Avv. Mario Rossi Studio Legale 14

15 Rossi e Bianchi, ma Studio Legale Mario Rossi e Luigi Bianchi Se il destinatario (o mittente) è un Comune e/o una Provincia, non basta scrivere semplicemente "PROVINCIA DI" ma è necessario aggiungere il luogo (esempio: PROVINCIA DI ROVIGO). Se il destinatario (o mittente) è un Ente, va scritta la denominazione completa dell'ente e l'eventuale unità organizzativa (divisione, ufficio, ecc.): - Esempio da inserire (destinatario): Dott. Piero Vio, dirigente del servizio igiene degli alimenti e nutrizione della Regione Veneto q non PIERO VIO, non Servizio Igiene degli Alimenti e Nutrizione della Regione Veneto, ma Regione Veneto Servizio Igiene degli Alimenti e Nutrizione. Nel caso di posta interna bisogna scrivere semplicemente: q non Rossi Giuseppe - Direttore Dipartimento/Servizio/Ufficio, non Direttore Dipartimento/ Servizio/Ufficio Dott. Giuseppe Rossi, ma Direttore Dipartimento/Servizio/Ufficio - Rossi Giuseppe 4. Nomi in lingua straniera I nomi delle città, di persona e degli enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, ad eccezione dello Stato, che va scritto in italiano. q non Università degli Studi di Aquisgrana, ma Universitat Aachen Oggetto: L'oggetto è il principale campo di ricerca strutturata e quindi deve essere registrato con coerenza ed attenzione. La descrizione dell oggetto che noi inseriamo deve catturare il contenuto del documento e fornire tutti gli elementi giuridicamente rilevanti. Si tratta di trovare il giusto equilibrio fra esigenze opposte: da una parte la sintesi, dall'altra la necessità di dare tutte le informazioni necessarie affinché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento inserito a protocollo. Chi scrive come oggetto Richiesta di informazioni o più semplicemente Richiesta, Lettera, Trasmissione decreto non solo elude il valore giuridico probatorio del protocollo,ma anche il suo valore comunicativo come atto prodotto da una amministrazione pubblica. Non sempre conviene copiare l oggetto del documento così come sta in quanto potrebbe presentarsi parziale o fuorviante: la creazione dell oggetto da parte nostra deve essere una operazione intellettuale e non una semplice trasposizione dell oggetto del documento tanto che, chi legge il registro di protocollo, deve essere in grado di capire, in base all oggetto, il contenuto del documento. 15

16 Al Direttore del Servizio Affari Amministrativi e Generali Sede Il/La Sottoscritto/a con la qualifica di, in servizio presso l U.O./Servizio/Ufficio, chiede l'annullamento del protocollo n. del per la seguente motivazione: Distinti saluti. Data Firma Visto del Responsabile ******** Riservato al Servizio Affari Amministrativi e Generali: Viste le motivazioni sopra esposte, si autorizza l'annullamento del protocollo richiesto. Data Firma 16