Regolamento per la consultazione degli atti storici dello Stato Civile del Comune di Cosenza

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1 Regolamento per la consultazione degli atti storici dello Stato Civile del Comune di Cosenza Approvato con Deliberazione della giunta comunale n. 58 del

2 INDICE PREMESSA. Pag. 2 TITOLO I Principi fondamentali Pag. 2 TITOLO II Finalità.. Pag. 3 TITOLO III Norme sulla consultazione.. Pag. 4 TITOLO IV Norme finali. Pag. 6 1

3 Regolamento per la consultazione degli atti storici dello Stato Civile del Comune di Cosenza Premessa ll R.D. n. 198 del 29 ottobre 1808, emanato da Gioacchino Napoleone Murat, ispirato al Codice Napoleonico: Libro I Titolo 2 Degli atti dello stato civile, disponeva nel Regno di Napoli la conservazione presso i Comuni dei registri dello stato civile e della popolazione e degli atti relativi ai censimenti e alle statistiche. Ogni registro doveva essere redatto in duplice copia, una conservata presso l archivio del Comune, l altra trasmessa al Tribunale della Provincia alla fine di ogni anno. Con la nascita del Regno d Italia, il 17 marzo 1861, ci fu la codificazione di un accurata ed unificata legislazione in materia di stato civile, anagrafe, censimenti e statistica, che stabiliva che per ciascun registro chiuso venisse compilato un indice annuale, nelle pagine finali, e, periodicamente, un indice decennale in duplice copia, per fare in modo che un esemplare potesse essere inviato alle Procure Regie. Quindi, mentre nel Sud del Paese il mantenimento dei registri di stato civile iniziò nel 1809, lo stato civile italiano fu istituito col R.D. n del 15 novembre 1865 e l ufficio competente iniziò la sua attività il 1 gennaio dell anno successivo TITOLO I Principi fondamentali Art. 1 I Servizi Demografici e l Ufficio Stato Civile del Comune di Cosenza sono depositari dei registri di stato civile sin dall anno 1809, nei quali sono registrati tutti gli eventi riguardanti la vita dei cittadini di Cosenza, quali la nascita, il matrimonio, la morte e l eventuale partecipazione alla leva militare. 2

4 Art. 2 Il presente regolamento disciplina le modalità di consultazione degli atti storici dello stato civile, nel rispetto delle vigenti normative nazionali. TITOLO II Finalità Art. 3 Finalità del presente Regolamento è quello di assicurare la consultabilità degli atti storici dello stato civile del comune di Cosenza, promuovere le attività didattiche, divulgative e di ricerca storica in collaborazione con la Scuola, l Università ed altri Istituti di ricerca. Art. 4 Per il perseguimento degli scopi indicati agli artt. 2 e 3 spetterà al Responsabile del servizio, su indicazione del Dirigente del Settore Affari generali: - Provvedere a che siano assicurati la conservazione e l ordinamento degli atti d archivio, nonché la redazione dell inventario, anche mediante l utilizzo delle nuove tecnologie informatiche; - Curare i rapporti con altri istituti culturali afferenti nella definizione di progetti e programmi comuni. - Consentire agli studiosi la consultazione dei documenti conservati nell Archivio Storico supportandoli nell attività di ricerca. - effettuare, ove richiesto dalla Amministrazione, ricerche storiche con finalità pratiche e culturali. 3

5 TITOLO III Norme sulla consultazione Art. 5 Tutti i documenti storici dello stato civile sono liberamente consultabili compatibilmente con le esigenze di uso istituzionale e sempre che non ostino ragioni di tutela ai sensi dell art. 2 commi 2 e 4 del D. lgs. 2 gennaio 2004 n. 42, nel rispetto dell art. 177 del D.lgs. n. 196/2003 che prevede la libera consultazione con possibilità di rilascio di copie di atti di stato civile, decorsi 70 anni dalla formazione dell atto (pur permanendo la facoltà dell Ufficiale di stato civile di occultare o non rendere visibili alcuni dati personali dei soggetti, nel rispetto del principio della riservatezza, al fine di non ledere interessi personali). Art. 6 L accesso ai locali in cui sono custoditi gli atti storici dello stato civile, è consentito a tutti i cittadini per ragioni di studio e di documentazione, secondo gli orari determinati dall Amministrazione Comunale. La consultazione del materiale storico avviene sotto la sorveglianza del personale addetto, secondo le seguenti modalità: a) saranno consegnati al richiedente fino ad un massimo di dieci pezzi archivistici al giorno; b) sarà abilitata una postazione informatica per la consultazione secondo le modalità richiamate al punto a). Art. 7 Per poter consultare è necessario esibire un documento di identità, e compilare una domanda di ammissione su un apposito stampato (All. 1). La firma, apposta in calce alla domanda dal Responsabile del servizio o da un suo delegato, avrà valore di autorizzazione alla consultazione. L eventuale fotocopiatura del materiale prescelto dovrà essere richiesta su apposito modulo (All. 2) ed essere autorizzata dal Responsabile del servizio o da un suo delegato. Art. 8 Le singole unità documentarie ed archivistiche richieste in consultazione dovranno risultare, a firma dello studioso, in un apposita scheda. Nessuno può uscire dalla sala di studio senza aver prima restituito il materiale d archivio ricevuto in consultazione. 4

6 Art. 9 Il Responsabile del servizio è autorizzato ad escludere temporaneamente dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti in cattivo stato di conservazione. Art. 10 Durante la consultazione dei documenti è vietato: - usare stilografiche o altre penne a inchiostro; - scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti; - apporre segni o numerazioni sulle carte; - alterare l ordine delle carte e degli inserti. Al termine della consultazione e prima della ricollocazione del documento nelle apposite scaffalature dell unità archivistica, deve esserne riscontrata l integrità da parte del responsabile del servizio. Ogni danno riscontrato nel corso di tale verifica autorizza il responsabile del servizio all adozione di opportuni provvedimenti. Art. 11 Chiunque si renda colpevole di sottrazioni o di guasti volontari potrà essere denunciato all autorità giudiziaria nonché essere escluso perpetuamente dall Archivio Storico Comunale per decisione dell Amministrazione. Art. 12 La pubblicazione delle riproduzioni da parte degli studiosi è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dal dirigente del Settore competente. Art. 13 Il costo del servizio e quello del rilascio di copie è stabilito dalla deliberazione di giunta comunale n. 4/2011 (All. 3), ovvero da eventuale successivo provvedimento adottato da tale Organo. Le riproduzioni per uso di studio e/o tesi universitarie non sono soggette a diritti. 5

7 Art. 14 Nessun documento storico può essere estratto sia pure temporaneamente, se non per essere restaurato o per venire esposto a mostre. Nel secondo caso il prestito dovrà essere autorizzato dal Dirigente del Settore competente, su proposta del Responsabile del servizio. TITOLO IV Norme finali Art. 15 Il presente regolamento entrerà in vigore dopo che sarà divenuta esecutiva la deliberazione con la quale è stato approvato. Lo stesso sarà pubblicato sul sito istituzionale del comune di Cosenza, nell apposita sez. Regolamenti. 6