COMUNE DI CORTINA D AMPEZZO COMUN DE ANPEZO

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1 REGOLAMENTO GENERALE DELL ARCHIVIO COMUNALE Titolo 1 Principi generali Art. 1 Funzione dell archivio L Amministrazione Comunale di Cortina attribuisce all archivio una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell attività amministrativa, il reperimento di informazioni valide sotto il profilo giuridico, la valorizzazione del patrimonio storico dell ente e il diritto di tutti i cittadini all accesso all informazione e allo sviluppo della conoscenza. Art. 2 Definizione Come archivio si intende il complesso degli atti, dei documenti e dei dati prodotti dall ente indipendentemente dal supporto su cui sono registrati, ricevuti, spediti e utilizzati al fine dello svolgimento dell attività amministrativa. Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo. Gli archivi ed i singoli documenti dell ente sono sottoposti alle disposizioni legislative in materia di beni culturali, definite nel d.lgs. nr. 42/2004 «Codice dei beni culturali ed ambientali», e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. 1

2 Art. 3 Suddivisioni dell archivio L archivio si suddivide funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussista un interesse corrente e, più in generale, tutti gli atti che non siano ancora stati trasferiti dagli uffici comunali all archivio di deposito in quanto necessari per l esercizio dell attività amministrativa dell ente. Ogni singolo documento, prodotto o ricevuto dall ente, entra inizialmente a far parte dell archivio corrente. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da più di cinque e meno di quarant anni, per i quali non siano più necessarie ulteriori trattazioni e comunque verso i quali può sussistere un ulteriore occasionale interesse. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre quarant anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne nella sezione separata d archivio. I documenti relativi a necessità amministrative attuali possono essere conservati negli uffici di pertinenza. L archivio corrente è conservato e gestito a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi nei propri uffici. L archivio di deposito e l archivio storico sono conservati dall archivista negli appositi locali. (brevemente definiti come archivio). Art. 4 Conservazione I documenti sono inalienabili. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dell Amministrazione è subordinata ad autorizzazione della Soprintendendenza Archivistica competente, così come lo scarto di documenti. È vietato depositare nei locali destinati ad archivio materiale non documentario di qualsiasi natura. 2

3 Art. 5 Strumenti Gli strumenti di cui l ente si dota per il funzionamento e la gestione dell archivio sono: 1. il regolamento generale, che comprende in particolare le regole sulle modalità di accesso all archivio di deposito e le regole sul trasferimento di materiale che gli uffici comunali effettuano dal loro archivio corrente all archivio di deposito; 2. il massimario di conservazione e di scarto; 3. l inventario dell archivio storico. Art. 6 Massimario di conservazione e di scarto Per massimario di conservazione e di scarto si intende l elenco, riportato in allegato al presente regolamento, dei documenti prodotti con l indicazione del rispettivo tempo di conservazione. Il massimario di conservazione e di scarto può essere integrato e modificato, su richiesta motivata degli uffici comunali per i documenti di loro competenza, con provvedimento del Responsabile del Servizio da cui dipende l archivio. Art. 7 Ruolo dell archivista I compiti dell archivista sono: organizzare l archivio di deposito, curando la conservazione dei documenti; organizzare la fase di versamento dei documenti dagli archivi correnti degli uffici all archivio generale; stabilire la collocazione fisica del materiale; consentire l accesso ai documenti, in osservanza delle norme in materia; predisporre gli elenchi del materiale facente parte dell archivio di deposito; predisporre un registro sul quale annotare i movimenti delle singole unità archivistiche; riordinare l archivio storico; segnalare la necessità di eventuali interventi di restauro. 3

4 Titolo 2 Versamento dei documenti dall archivio corrente all archivio di deposito Art. 8 Archivio corrente I singoli Servizi comunali sono tenuti alla ordinata conservazione e alla custodia dei documenti e dei fascicoli di propria competenza, che costituiscono il proprio archivio corrente, fino al successivo versamento in archivio di deposito. Art. 9 Preparazione dei fascicoli da versare all archivio di deposito Periodicamente, ogni Servizio trasferisce dal proprio archivio corrente all archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, accompagnati da apposito elenco. Gli uffici che intendono procedere al conferimento di documenti dal loro archivio corrente all archivio di deposito dovranno predisporli già ordinati in fascicoli, sulla copertina dei quali viene indicato l oggetto. Il criterio di indicazione dell oggetto, nonché il grado di analiticità con il quale questo viene descritto, viene stabilito dall ufficio autore dei documenti, secondo proprie valutazioni di opportunità. Oltre all oggetto devono essere indicati gli estremi cronologici delle pratiche contenute. Prima di richiedere il versamento delle pratiche all archivio di deposito, gli uffici devono provvedere al loro sfoltimento, ovvero all eliminazione preventiva del materiale superfluo quale annotazioni, fotocopie, pubblicità, stampati, minute e altro materiale preparatorio, che può essere macerato senza alcuna procedura preliminare perché non ha rilevanza giuridica. Art. 10 Modalità di versamento dei fascicoli all archivio di deposito Le cartelline contenenti le pratiche devono essere consegnate all archivio di deposito già riunite in cartolari rigidi, che l ufficio interessato provvederà a procurarsi preventivamente 4

5 presso l Economato comunale. Anche sui cartolari deve essere riportato il tipo di pratiche contenute con gli estremi cronologici. Le pratiche consegnate in archivio di deposito devono essere elencate con esattezza nel modello di consegna allegato al presente regolamento (all. 1). L ufficio interessato, dopo aver compilato l elenco del materiale destinato al versamento e prima che il trasferimento del materiale venga effettuato, lo sottopone in visione al personale dell archivio di deposito. Qualora l elenco sia incompleto o redatto in modo approssimativo, il personale dell archivio può respingere il versamento, motivando e dando le indicazioni necessarie alla correzione dell elenco. Il personale dell archivio di deposito acquisirà la responsabilità della conservazione della documentazione consegnata soltanto dopo il trasferimento materiale in archivio di deposito e dopo che il modello di consegna del materiale è stato verificato e controfirmato per accettazione. Il modello di consegna è compilato in due copie; una copia rimane all ufficio di origine della documentazione depositata. TITOLO 3 Selezione e versamento dei documenti all archivio storico Art. 11 Scarto d archivio In archivio di deposito si effettua periodicamente una selezione dei documenti dei quali siano scaduti i termini di conservazione. Il materiale privo di interesse storico viene destinato al macero, secondo la normativa vigente e previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per il Veneto. Preliminarmente all operazione di scarto deve essere preparato un elenco del materiale da scartare che indichi con precisione: la tipologia documentaria; gli estremi cronologici; la motivazione per la proposta di scarto, ovvero l assenza di interesse amministrativo e storico. 5

6 L elenco viene approvato dall Amministrazione con apposita deliberazione di Giunta ed inviato alla Soprintendenza Archivistica del Veneto, ai fini di ottenere l autorizzazione allo scarto prevista dalla normativa vigente. Acquisita l autorizzazione, il personale dell archivio può procedere all eliminazione del materiale, nei modi prescritti dalla normativa. Art. 12 Versamento nell archivio storico Periodicamente il responsabile dell archivio di deposito provvederà al versamento dei fascicoli, relativi agli affari conclusi da oltre quarant anni e dei quali non è prevista l eliminazione, dall archivio di deposito a quello storico, aggiornando l inventario. Titolo 4 Accesso agli atti d archivio Art. 13 Accesso del pubblico all archivio storico L archivio storico del comune è accessibile al pubblico negli orari concordati con l archivista. Per poter accedere alla consultazione dei documenti conservati in archivio storico è necessario compilare una domanda di ammissione secondo il modulo di richiesta allegato al presente regolamento (all. 2). I documenti conservati nell archivio storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato e sottoposti alla tutela della privacy. Durante la consultazione dei documenti è vietato: scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti; apporre segni sulle carte; alterare l ordine delle carte e degli inserti. Al termine della consultazione, e prima della ricollocazione del documento, deve esserne riscontrata l integrità da parte del responsabile. 6

7 La eventuale fotocopiatura o riproduzione digitale e fotografica del materiale documentario prescelto deve essere ulteriormente autorizzata. Il costo delle fotocopie e riproduzioni è a carico degli utenti. Il personale dell archivio è autorizzato ad escludere temporaneamente dalla consultazione e dalla fotocopiatura i documenti in cattivo stato di conservazione. La pubblicazione delle riproduzioni da parte degli studiosi è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dal Responsabile dell archivio, secondo le condizioni indicate nel modulo di richiesta disponibile in archivio (all. 3). Art. 14 Prestito di documenti Il materiale dell archivio storico non può essere concesso in prestito. Può essere fatta eccezione per il prestito ad istituzioni pubbliche per esposizioni temporanee, previa acquisizione del nulla osta della Soprintendenza Archivistica del Veneto. L istituzione richiedente, oltre ad assumersi la responsabilità della conservazione dei documenti durante il prestito, dovrà sostenere i costi di trasporto e assicurazione, nonchè dare opportune garanzie sulla adeguata tenuta dei documenti in condizioni ambientali ed espositive adatte. Art. 15 Accesso del pubblico all archivio di deposito La richiesta di accesso alla documentazione conservata nell archivio di deposito, comprendente atti relativi ad affari esauriti da meno di quaranta anni, dovrà essere rivolta al Servizio comunale che ha prodotto gli atti conservati. Il responsabile del Servizio di origine di tali atti valuterà la consultabilità dei documenti in questione o la eventuale condizione di riservatezza a termini di legge o la presenza di ostacoli giuridici alla consultazione. Accertata la possibilità di consultazione, trasmetterà la richiesta all archivista e inviterà l utente a prendere accordi per l accesso all archivio di deposito. In alternativa, potrà richiedere all archivio la documentazione in prestito ed evadere direttamente la richiesta di accesso. 7

8 Art. 16 Modalità di accesso del personale interno Le ricerche di tipo amministrativo da svolgersi nell archivio corrente e storico ad opera di personale interno all amministrazione vanno richieste preventivamente all archivista responsabile, con cui si concorderanno tempi e modalità della consultazione. I dipendenti degli uffici comunali fanno richiesta di consultazione o prelievo dei documenti mediante apposito modulo allegato al presente regolamento (all. 4). Il personale degli uffici dell Amministrazione comunale non ha accesso diretto all archivio di deposito, se non in casi eccezionali ed autorizzati dal Responsabile del Servizio archivistico. La documentazione viene cercata dal personale dell archivio. Nel caso di ricerche particolarmente onerose e complesse il personale dell archivio può chiedere la collaborazione dell impiegato richiedente o di un suo delegato. Art. 17 Entrata in vigore Il presente regolamento entrerà in vigore dopo che sarà divenuta esecutiva la deliberazione di approvazione da parte del Consiglio Comunale. *** Allegati: Modello di versamento di atti dall archivio corrente all archivio di deposito; Modello di richiesta di accesso all archivio storico da parte di utenti esterni; Modello di richiesta di accesso da parte del personale interno; Modello di richiesta di permesso di pubblicazione di atti dell archivio storico; Massimario di conservazione e scarto della Soprintendenza Archivistica. 8