COMUNE DI BRUNATE Provincia di Como

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1 COMUNE DI BRUNATE Provincia di Como Documento n. 14 MANUALE DELL ARCHIVIO STORICO COMUNALE INDICE Art. 1 Natura e finalità Art. 2 Sede Art. 3 Acquisizioni Art. 4 Apertura Art. 5 Consultabilità dei documenti Art. 6 Accesso al servizio di consultazione Art. 7 Consultazione Art. 8 Riproduzioni Art. 9 Pubblicazione delle riproduzioni Art.10 Visite guidate Art.11 Prestito Art.12 Interdizione alla consultazione Art.13 Disposizioni relative al personale Art.14 Disposizione finale

2 COMUNE DI BRUNATE Provincia di Como MANUALE DELL ARCHIVIO STORICO COMUNALE Art. 1 Natura e finalità L Amministrazione Comunale di Brunate individua nell archivio storico, quale complesso degli atti e dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, uno strumento fondamentale per garantire la salvaguardia della memoria storica ed il diritto di tutti i cittadini all informazione e all approfondimento della conoscenza delle proprie radici e della Storia del Comune di Brunate. A tal fine riconosce la necessità del corretto funzionamento del servizio archivistico in tutte le sue fasi, dalla protocollazione e classificazione delle carte sino alla definitiva conservazione e fruizione dei documenti, intesi come bene culturale di natura demaniale, secondo le disposizioni della normativa vigente. Art. 2 Sede L archivio storico comunale ha attualmente sede in Via E. Pedraglio n.3. L Amministrazione Comunale raccoglie e conserva in tale sede tutta la documentazione da essa prodotta e ad essa affidata, relativa ad affari esauriti da oltre quaranta anni, fatta salva quella che, per imprescindibili necessità amministrative, dovesse essere conservata presso gli uffici competenti. Art. 3 Acquisizioni Presso l Archivio Storico Comunale saranno depositate le future acquisizioni di materiale documentario del Comune, provenienti sia da Enti Pubblici soppressi che da soggetti privati, a qualsiasi titolo pervenute, vale a dire per acquisto, donazione, deposito o comodato. Art. 4 Apertura Il servizio di consultazione dell archivio storico è aperto al pubblico gratuitamente. La consultazione avviene, secondo le modalità indicate al successivo art. 6, previa autorizzazione del Responsabile del servizio. Il servizio può essere sospeso in caso di gravi problemi o per motivate esigenze di servizio.

3 Art. 5 Consultabilità dei documenti Tutti i documenti dell archivio storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato per i quali si applicano le disposizioni di cui al capo III, artt. 122, 123, 125 e 126 del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137). Art. 6 Accesso al servizio di consultazione Per accedere al servizio di consultazione dell archivio storico è necessario presentare domanda in carta libera all Amministrazione, utilizzando i moduli prestampati (allegati 1 e 2 ), accompagnati da copia di un documento di identità in corso di validità. Nella domanda, oltre alle generalità del richiedente, devono essere chiaramente indicati l argomento e le finalità della ricerca. Per ogni singolo specifico argomento di ricerca è necessario presentare una separata domanda. Preliminarmente all accesso al servizio, è rilasciata autorizzazione da parte dell incaricato del servizio archivistico. L autorizzazione è valida per l intero anno solare, a partire dalla data di rilascio della stessa. Per motivi di comprovata necessità o per inosservanza delle norme stabilite dal presente Regolamento, l incaricato del servizio può negare, sospendere o revocare l autorizzazione. Non viene dato corso a richieste generiche. Non potranno essere ammessi alla consultazione coloro che, per gravi motivi, siano stati esclusi da altri archivi storici e/o biblioteche. Art. 7 Consultazione E vietato l accesso ai locali di deposito d archivio da parte degli utenti. E vietato inoltre introdurre nella sala di consultazione borse, cartelle e altri contenitori. Gli utenti sono tenuti a conservare sul tavolo di consultazione soltanto gli strumenti strettamente inerenti al loro lavoro. Sono possibili controlli in entrata e in uscita dalla sala di consultazione. Durante la consultazione, all utente del servizio è proibito: scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti; fare calchi, lucidi, fotografie, fotocopie o riprodurre in altro modo i documenti anche quando tecnicamente possibile, senza autorizzazione. I costi conseguenti al rilascio di copie sono comunque a carico del richiedente. L esecuzione di fotografie, quando autorizzata, deve avvenire senza flash; scompaginare i documenti dall ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo; in caso di necessità deve essere richiesta l assistenza dell incaricato del servizio; consumare cibi o bevande e, nel modo più assoluto, compiere azioni che possano creare pericoli alla integrità dei documenti conservati (fumare, accendere fiamme). I pezzi archivistici ricevuti in consultazione devono essere ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati dall archivista.

4 Art. 8 Riproduzioni La fotocopiatura è ammessa, a favore di terzi privati, solo per singoli documenti che non presentino particolari problemi di conservazione. E esclusa la fotocopiatura di codici, registri, rotoli, stampe e acquarelli, nonché di intere categorie di documenti. Può essere consentita, ove non sia possibile o opportuno provvedere altrimenti, a favore di enti pubblici, di istituzioni e associazioni a carattere culturale senza scopo di lucro, ovvero di ricercatori che operano nel quadro delle attività da questi svolte, previa motivata richiesta dello stesso ente, istituzione o associazione e a condizione che la fotoriproduzione non comporti rischi di danneggiamento. Art. 9 Pubblicazione delle riproduzioni La pubblicazione delle riproduzioni fotografiche di documenti da parte degli utenti è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dal responsabile del servizio archivistico. In caso di utilizzazione di documenti dell archivio storico per tesi di laurea o pubblicazioni, l autore dell opera è tenuto a citare la fonte e a fornire copia della pubblicazione o della tesi redatta. Art. 10 Visite guidate Sono consentite visite guidate all archivio di scolaresche e di gruppi organizzati. Esse devono comunque essere richieste con congruo anticipo ed essere guidate dall archivista. Art. 11 Prestito Non è ammesso il prestito del materiale archivistico a singoli utenti. E consentito il prestito ad istituzioni culturali pubbliche e private che ne facciano richiesta per mostre temporanee, previa acquisizione del nulla osta del Ministero per i Beni e le Attività Culturali tramite la Soprintendenza archivistica e secondo le disposizioni da questa impartite (allegato 3 ). Per la consegna e la riconsegna del materiale concesso in prestito deve essere redatto dettagliato verbale, sottoscritto dal titolare dell ente interessato o suo delegato. Art. 12 Interdizione alla consultazione Chiunque trasgredisca alle norme del presente regolamento, può essere interdetto temporaneamente o permanentemente dalla consultazione dei documenti. Di tale interdizione viene data tempestiva motivata comunicazione alla Soprintendenza archivistica e al Soprintendente ai beni librari e documentari, fatte salve le ulteriori azioni di difesa degli interessi dell Amministrazione Comunale.

5 Art. 13 Disposizioni relative al personale L Amministrazione Comunale si impegna ad affidare a personale qualificato la responsabilità dell archivio storico, come disposto dall art. 61 del DPR 28 dicembre 2000, n Al responsabile dell archivio storico spettano tutti i compiti previsti dalla normativa vigente. In particolare deve: - provvedere affinché siano assicurati la conservazione e l ordinamento degli atti d archivio, nonché la redazione dell inventario, anche mediante l utilizzo delle nuove tecnologie informatiche; - curare le procedure di scarto, conformemente a quanto disposto dall art. 21, comma 1, lett. b, del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42; - consentire agli utenti la consultazione dei documenti conservati nell archivio storico supportandoli nell attività di ricerca; - formulare relazioni annuali sull andamento del servizio; - effettuare, ove richiesto dall Amministrazione, ricerche storiche con finalità pratiche o culturali. Art. 14 Disposizione finale Per quanto non previsto dal presente Regolamento, si fa riferimento alle disposizioni normative in materia ed in particolare al D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137).

6 Allegato 1 Al Comune di Brunate (CO) All attenzione dell incaricato del Servizio di consultazione dell archivio storico Il/La sottoscritto/a residente in...via n (documento identità n ), professione, Chiede di essere ammesso/a a svolgere ricerche presso l Archivio Storico del Comune di Brunate. Argomento dello studio: Finalità della ricerca:.. Dichiara inoltre di aver preso visione delle norme relative all utenza dell Archivio Storico comunale. Brunate,.. Firma..... Visto: l incaricato al servizio consultazione.

7 Allegato 2 COMUNE DI BRUNATE Provincia di Como ARCHIVIO STORICO SCHEDA DI CONSULTAZIONE Data Collocazione dell unità archivistica consultata Firma del richiedente Firma addetto incaricato della consultazione

8 NORME RELATIVE ALL UTENZA DELL ARCHIVIO STORICO COMUNALE L accesso degli utenti all archivio storico comunale è subordinato alla compilazione di una scheda personale e alla conoscenza e accettazione delle seguenti norme, la cui esecuzione è affidata all addetto presente in sala di consultazione: 1) non è consentito richiedere più di un unità archivistica alla volta (fascicolo, mazzo, volume, registro, album fotografico, rotolo, ecc.); 2) l utente deve registrare con precisione l unità archivistica oggetto di studio, indicandone gli estremi della collocazione archivistica (fondo, sezione, serie, segnatura), sull apposito modulo fornito. I documenti devono essere riconsegnati 10 minuti prima della chiusura all addetto incaricato che sigla per controllo il modulo compilato dall utente; 3) i documenti in consultazione devono essere maneggiati con la massima cura. In particolare: è vietato introdurre nella sala di consultazione borse, cartelle o contenitori di qualsiasi genere; è vietato scrivere sui documenti anche a matita e provocarvi lacerazioni; è vietato appoggiarsi ai documenti per scrivere, forzare in alcun modo le legature dei codici e dei registri, ed assumere qualsiasi altro atteggiamento che possa risultare dannoso per la conservazione del materiale documentario; al termine della consultazione i documenti devono essere correttamente riposti nelle rispettive custodie e riconsegnati all addetto incaricato; i documenti provvisti di sigilli devono essere oggetto di particolare attenzione: i sigilli pendenti vanno sostenuti con una mano e non lasciati penzolare, per evitare possibili traumi e conseguenti rotture. La presenza di sigilli staccati dal documento, o il loro distacco accidentale, vanno immediatamente segnalati; 4) per alcuni documenti e manoscritti dei fondi di più recente costituzione vigono i limiti di consultabilità e fotoriproduzione stabiliti dalla legge sui diritti d autore e sulla riservatezza dei documenti; 5) la fotocopiatura è ammessa a favore di terzi privati soltanto per singoli documenti che non presentino particolare problemi di conservazione. E esclusa la fotocopiatura di codici, registri, rotoli, stampe e acquarelli, nonché di intere categorie di documenti. Può essere consentita, ove non sia possibile o opportuno provvedere altrimenti, a favore di enti pubblici, di istituzioni e associazioni a carattere culturale senza scopo di lucro, ovvero di ricercatori che operano nel quadro delle attività da questi svolte, previa motivata richiesta dello stesso ente, istituzione o associazione e a condizione che la fotoriproduzione non comporti rischi di danneggiamento. 6) non è consentito il prestito a domicilio di documenti; 7) gli utenti si impegnano a consegnare all addetto incaricato una copia del loro lavoro, se pubblicato o se oggetto di tesi di laurea, qualora impostato su documenti dell archivio storico; 8) non è consentito l accesso alla sala di consultazione di persone estranee alle attività di ricerca; 9) è fatto assoluto divieto di fumare.