CARTA DEI SERVIZI ARCHIVIO STORICO DI REGIONE LIGURIA

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1 CARTA DEI SERVIZI ARCHIVIO STORICO DI REGIONE LIGURIA Articolo 1 - Premessa 1. Regione Liguria possiede fondi archivistici acquisiti a seguito del trasferimento di competenze e funzioni dallo Stato e da altri enti, come indicato all art. 51 comma 3 del regolamento regionale n. 2 del 19 febbraio 2010, nonché documentazione propria relativa ad affari conclusi da oltre quaranta anni, costituenti il complesso documentario dell archivio storico. 2. L organizzazione e la gestione dell archivio storico, ospitato presso l archivio di deposito regionale, è di competenza del Settore Affari Generali - Sezione Gestione Flussi documentali ed Archivi. 3. All archivio storico è preposto un responsabile in possesso di specifica preparazione tecnico professionale e di adeguati titoli di studio, nominato dal Dirigente del Settore e coordinato dal Funzionario della Sezione competenti. 4. Regione Liguria, in attuazione dell'art. 30, commi 1 e 4, del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, codice dei beni culturali e del paesaggio adempie all obbligo di conservare il proprio archivio nella sua organicità, di ordinarlo e di inventariare i propri fondi storici, al fine di: - rendere consultabile e fruibile al pubblico tale patrimonio culturale - salvaguardare la memoria storica dell'ente, della comunità locale e del territorio regionale

2 - valorizzare il patrimonio documentario quale fonte per la ricerca storica e culturale - promuovere attività didattiche e di ricerca storica in collaborazione con scuola, Università, Archivi di Stato e altri istituti culturali, nonché attività di cooperazione nella definizione di progetti e programmi comuni. Art. 2 Modalità di fruizione e consultazione 1. E consentito l accesso all Archivio previa richiesta scritta e motivata inviata al Settore Affari Generali Sezione Gestione Flussi Documentali e d Archivi. 2. L accesso avviene con registrazione dell utente, a cura del personale dell Archivio, che comporta la compilazione di un modulo contenente gli estremi di un documento di identità e dei dati anagrafici. 3. Presso l Archivio, a cura del personale, è prevista la compilazione del registro delle consultazioni, a fini statistici ed informativi. 4. La consultazione in Archivio è possibile, previo appuntamento, dal lunedì al giovedì, dalle ore 9.00 alle ore 16.30, e il venerdì dalle 9,00 alle 12,30, salvo particolari esigenze da valutarsi nei singoli casi. Articolo 3 Tutela dei dati personali 1. I dati personali acquisiti attraverso apposita modulistica sono raccolti allo scopo di fornire il servizio richiesto, non sono ceduti a terzi e sono usati solo per scopi istituzionali. 2. I dati sono trattati con l ausilio di strumenti elettronici dal personale incaricato.

3 3. Al trattamento dei dati di cui ai commi precedenti, si applica quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e ss.mm.ii. (Codice in materia di protezione dei dati personali) e nel Regolamento regionale 9 aprile 2013 n. 2 (Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari). 4. I dati personali sono forniti dall utente sotto la propria responsabilità ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa). Articolo 4 - Servizi al pubblico 1. L archivio offre al pubblico i seguenti servizi: a. consultazione dei fondi storici ad eccezione dei documenti di cui all art. 5, punto 2; b. ricerca con l ausilio del personale dell Archivio anche sul web di informazioni di contesto e approfondimento delle fonti archivistiche e documentali. c. riproduzione documenti. 2. La riproduzione di documenti posseduti dall archivio è un servizio erogato secondo le tariffe vigenti, previa richiesta. 3. L eventuale riproduzione di documenti con mezzi esterni all archivio, a cura dell utente, per specifiche esigenze tecniche è valutata caso per caso; se il parere è positivo è richiesta la copertura assicurativa in relazione al valore del documento. L utente si impegna a usare scrupolosa attenzione e massima diligenza nella custodia. 4. L autorizzazione alla riproduzione è concessa ove lo stato di conservazione dell'esemplare lo consenta, nel rispetto della vigente

4 legislazione sul diritto d'autore e fatti salvi altri eventuali vincoli giuridici ai quali l'esemplare sia sottoposto. Articolo 5 - Consultabilità dei documenti 1. Tutti i documenti dell archivio storico sono liberamente consultabili, eccetto: a. i documenti dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell art. 125 del D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e s. m., relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquant anni dopo la loro data; b. i documenti contenenti i dati sensibili, che l art. 4, comma 1, lett. d) del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 definisce come dati personali idonei a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, che diventano consultabili quarant anni dopo la loro data. Il termine è di settant anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare c. i documenti contenenti i dati giudiziari, che l art. 4, comma 1, lett. e) del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 definisce come i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all art. 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli

5 articoli 60 e 61 del codice di procedura penale, che diventano consultabili quarant anni dopo la loro data. 2. Il personale dell Archivio si riserva di escludere dalla consultazione i fondi archivistici e i documenti privi di adeguati strumenti di corredo o per i quali siano in corso interventi di riordino e inventariazione, nonché i documenti in cattivo stato di conservazione o sui quali siano in corso operazioni di restauro, digitalizzazione, fotografia o simili. Articolo 6 Biblioteca dell archivio 1. L Archivio conserva una biblioteca specializzata. Su tale materiale è ammessa la consultazione presso l archivio, ma è escluso il prestito. 2. Il materiale bibliografico è consultabile su richiesta con le modalità previste dalla Carta dei servizi della Biblioteca dell Archivio della Regione Liguria. Articolo 7 Attività del personale 1. Il personale dell archivio, in relazione alle proprie specifiche conoscenze e competenze tecnico-archivistiche, ha il compito di a. curare l elencazione, l inventariazione e la collocazione del materiale documentario; b. promuovere iniziative volte a valorizzare il bene culturale e a diffonderne la conoscenza anche tramite le tecnologie informatiche; c. fornire il supporto specialistico all utenza.

6 2. Il personale dell archivio adempie ai compiti amministrativi ed organizzativi atti a garantire il buon funzionamento del servizio e l efficiente gestione dell area dedicata alla consultazione. 3. Ogni documento prelevato dagli scaffali, a titolo di consultazione, deve essere contestualmente sostituito, in modo stabile ed evidente, con il modulo giustificativo del prelievo, compilato chiaramente in tutte le sue parti. 4. I documenti dati in consultazione debbono essere ricollocati al loro posto giorno per giorno, salvo il caso in cui l utente, nel restituirli, abbia espressamente dichiarato, all'addetto che li riceve, di volersene servire per i giorni successivi. 5. E cura del personale dell archivio, dopo avere accertato che lo stato di conservazione lo consenta, controllare che il tipo di riproduzione richiesto sia adatto al materiale specifico trattato e che l'intero procedimento sia attuato con le dovute cautele, onde evitare danni agli esemplari per i quali è stata richiesta la riproduzione. 6. Il personale in servizio presso l archivio opera nel rispetto dei principi della deontologia professionale. 7. Il personale dell archivio riferisce tempestivamente al Dirigente della Struttura e/o al Funzionario della sezione competente, su qualsiasi danno rilevante ai documenti e su qualsiasi grave insufficienza o irregolarità che possa verificarsi nel funzionamento dei servizi. 8. Il responsabile dell archivio storico assicura la corretta gestione e conservazione del patrimonio dell'archivio; coordina il personale dell archivio nelle attività sopra descritte; collabora alle operazioni di selezione, scarto, sfoltimento, conservazione di cui al punto 2.7 dell allegato 2 del Regolamento

7 Regionale 19 febbraio 2010 n. 2, allo scopo fondamentale di conservare, per fini giuridico-amministrativi e quale fonte per la ricerca storica, la documentazione destinata a testimoniare i diritti, gli obblighi, le funzioni e le attività svolte dall Ente; predispone annualmente un progetto di attività ed una relazione consuntiva sull'attività dell'archivio. Articolo 8 Diritti e doveri del pubblico 1. L utente ha diritto alla riservatezza dei dati personali e delle ricerche effettuate. 2. E fatto divieto all utente di danneggiare, in qualsiasi modo, il patrimonio dell archivio, far segni o scrivere, anche a matita, sui documenti, disturbare, in qualsiasi modo, l'attività di studio e di lavoro. 3. Prima di uscire dall archivio, l'utente deve riconsegnare tutti i documenti ricevuti in consultazione. 4. L utente, nella scheda di consultazione, può esprimere il proprio grado di soddisfazione ed eventuali suggerimenti per migliorare il servizio.