Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione

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1 Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d ouvrage publics Conferenza di coordinamento degli organi della costruzione e degli immobili dei committenti pubblici Coordination Group for Construction and Property Services Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione Autore Membri del KBOB (UFCL, armasuisse, settore dei PF, USTRA, UFT, DCPA, ACS e UCS) con la partecipazione delle FFS e della POSTA. O:\Organisation\Direktion\KBOB\FG Beschaffungs- und Vertragswesen für Dienstleistungen und Werkleistungen im Baubereich\Dienstleistungen Planer\Leitfaden Planer\Leitfaden Beschaffung Planerleistung\Leitfaden_Beschaffung_Planerleistungen_i.doc

2 i Indice 1. Scopo della guida Forme e procedure d'acquisto Forme d'acquisto delle prestazioni di pianificazione Procedura per l'acquisto di prestazioni di pianificazione Chiarimenti preliminari per la redazione del futuro contratto di pianificazione Compito assegnato: «prestazioni di pianificazione» Pianificazione del contratto prima della pubblicazione del bando per le prestazioni di pianificazione Definizione ed elenco delle prestazioni Onorario per le prestazioni di pianificazione Modelli di onorario per le prestazioni di pianificazione Applicazione dell'onorario secondo il tempo impiegato Applicazione dell onorario in forma di importo forfettario / globale Applicazione dell onorario secondo i costi dell'opera Raccomandazioni per il bando e valutazione delle offerte Criteri di idoneità e di aggiudicazione In generale Criteri di aggiudicazione Criteri di aggiudicazione adeguati Ponderazione dei criteri di aggiudicazione Valutazione dei criteri di qualità Valutazione del prezzo Connessione tra le valutazioni parziali e la valutazione complessiva Metodo del valore d'uso Metodo del quoziente Principio della clausola ghigliottina Offerte equivalenti Requisiti della comunicazione Comunicazione dei criteri di aggiudicazione, della loro ponderazione e del metodo di valutazione Luogo e data della comunicazione Adeguamenti successivi...20

3 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione ii Allegato A1. Panoramica sui modelli dei contratti...22 A2. Spiegazioni concernenti i modelli di rimunerazione...1 A2.1 Onorario secondo il tempo impiegato...1 A2.2 Rimunerazione secondo il costo dell'opera che determina il dispendio...3 A3. Spiegazioni sulle raccomandazioni per il bando e sulla valutazione delle offerte...1 A3.1 Considerazioni di principio...1 A3.2 Criteri di aggiudicazione...1 A3.3 Valutazione dei criteri di aggiudicazione...2 A3.4 Valutazione dei criteri di qualità...2 A3.5 Valutazione del prezzo...3 A3.6 Collegamento delle valutazioni parziali alla valutazione complessiva...4 A3.7 Requisiti della comunicazione...4 A4. Variazioni del prezzo nei contratti di pianificazione...6

4 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Scopo della guida Mettere correttamente a concorso le prestazioni di pianificazione rappresenta una grande sfida. Più la definizione di tali prestazioni nella documentazione del bando è chiara, più le offerte sono vincolanti e quindi meglio comparabili. Poiché i bandi per le prestazioni di pianificazione devono essere spesso redatti già durante le prime fasi del progetto, è importante che gli obiettivi del progetto per quanto concerne le scadenze, i costi, la qualità e il contenuto siano descritti nel modo più dettagliato possibile. Ai committenti che non hanno o hanno poca esperienza nella redazione di questo genere di bandi si raccomanda di ricorrere già nella fase iniziale del progetto a uno specialista che li coadiuvi nell'adempimento di questo compito. Il bando è redatto preferibilmente con l'ausilio di basi conosciute, ovvero i regolamenti SIA da 102 a 112 per le prestazioni e gli onorari. Questi regolamenti sono noti e applicati da tutti i pianificatori a livello nazionale. Ovviamente il committente o il suo rappresentante devono descrivere liberamente e in modo comprensibile gli obiettivi del progetto, in particolare quelli fissati per il pianificatore incaricato. La presente guida intende mostrare al committente il miglior modo di procedere per quanto riguarda il bando e l'aggiudicazione delle prestazioni di pianificazione e come impiegare al meglio i documenti conosciuti affinché venga realizzato un bando di qualità. Non si tratta di una prescrizione, ma di una raccomandazione per il committente. La guida deve contribuire a far sì che i processi di pianificazione nel settore della costruzione si svolgano in maniera più vincolante per le parti contraenti allo scopo di evitare contestazioni derivanti dall esecuzione delle prestazioni di pianificazione.

5 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Forme e procedure d'acquisto 2.1 Forme d'acquisto delle prestazioni di pianificazione Nell ambito delle prestazioni di pianificazione occorre distinguere due forme d'acquisto (cfr. allegato A1): i concorsi d architettura e d ingegneria secondo la norma SIA 142 il bando, l'offerta delle prestazioni. Con queste forme d'acquisto si perseguono diversi obiettivi: se si cerca la miglior soluzione per il compito assegnato o se si deve eseguire un compito impegnativo dal punto di vista urbanistico e politico, si bandisce un concorso (norma SIA 142); se per una prestazione chiaramente descritta il cui compito è chiaro ma può variare da molto complesso a semplice si auspicano le migliori condizioni di esecuzione, si effettua un bando per tale prestazione. Il presente documento descrive soltanto la seconda forma d'acquisto, vale a dire il bando per le prestazioni. Per questo genere di bandi valgono criteri particolari orientati principalmente alla qualità e solo secondariamente al prezzo. 2.2 Procedura per l'acquisto di prestazioni di pianificazione La legge federale sugli acquisti pubblici prevede quattro tipi di procedure: procedura libera procedura selettiva procedura mediante invito procedura mediante trattativa privata. Le spiegazioni fornite nel presente documento si limitano essenzialmente alle prime due procedure; sono applicabili in parte anche per la procedura mediante invito.

6 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Chiarimenti preliminari per la redazione del futuro contratto di pianificazione 3.1 Compito assegnato: «prestazioni di pianificazione» Nell ambito dei bandi per le prestazioni di pianificazione il mandatario sceglie liberamente il compito da assegnare. Tiene conto innanzi tutto dei suoi interessi, dei suoi obiettivi, delle fasi decisionali che deve fissare, dei risultati intermedi e finali che si aspetta e della pianificazione del contratto. Per quel che concerne la pianificazione del contratto si impongono le seguenti considerazioni: a) di norma il committente cerca un architetto / ingegnere / pianificatore generale / ingegnere specializzato / consulente per l acquisto di una prestazione completa di pianificazione che, ad esempio, nei progetti di costruzione usuali comincia con il progetto di massima e termina con l'esame finale dopo la fornitura delle prestazioni di garanzia. b) È relativamente semplice convenire in modo vincolante le prestazioni e gli onorari per le prime fasi decisionali / fasi di elaborazione da liberare immediatamente. Per contro, il processo di pianificazione iterativo e i fattori esterni da prendere in considerazione rendono praticamente impossibile definire condizioni altrettanto vincolanti già al momento dell'offerta o all'inizio del contratto per le fasi di elaborazione successive. Nella maggior parte dei casi è però possibile concludere delle convenzioni quadro. Queste devono poggiarsi sulla base di calcolo dei costi originaria (eventualmente con un diritto di consultazione precedentemente convenuto) e prevedere pacchetti di prestazioni da liberare gradualmente unitamente a condizioni marginali definite e alla stima dell onere lavorativo che ne deriva. Prima di avviare ogni nuova fase di elaborazione bisogna rivedere per tempo, vale a dire prima dell'inizio dell'elaborazione, la corrispondente fase della convenzione quadro secondo le regole della modifica dell'ordinazione; il risultato deve essere presentato quale aggiunta al contratto previamente approvata. c) Qualora in casi delicati un compito non potesse essere definito in modo sufficientemente dettagliato, l'elaborazione dei primi moduli come mandato di studio ai sensi della norma SIA 143 fornisce spesso buoni risultati (procedura: bando con procedura selettiva o mediante invito). Raccomandazione La documentazione del bando deve contenere imperativamente i seguenti elementi in vista di un futuro contratto: la descrizione precisa dei risultati attesi del lavoro (generali e parziali); la definizione dei punti chiave relativamente alla qualità della prestazione convenuta;

7 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-4 la descrizione della qualità richiesta per la prestazione; l'osservanza delle scadenze e dei termini; il rispetto di limiti di costo realistici sia per l'onorario, sia per l'oggetto da elaborare. 3.2 Pianificazione del contratto prima della pubblicazione del bando per le prestazioni di pianificazione Atteggiamento dell'autorità che pubblica il bando L'obiettivo del bando è trovare il partner adatto che risponde al meglio, per il compito da assegnare, ai criteri di idoneità e di aggiudicazione formulati dal committente e che è disposto ad adempiere il mandato per un onorario adeguato. Pianificatore generale o totale Prima di elaborare la documentazione del bando il committente deve sapere con esattezza in che misura intende influire sulla composizione del team di pianificazione. Nella documentazione del bando bisogna definire condizioni quadro chiare. Singolo pianificatore, pianificatore generale, comunità di pianificatori ecc. Il modello di aggiudicazione deve essere determinato mediante un catalogo dei criteri. Sono tra l'altro criteri (cfr. anche allegato A1): Il possesso di competenze specialistiche la delimitazione del progetto (in termini di spazio, di pianificazione, di finanze e di tempo) la chiarezza degli obiettivi del progetto il rischio derivante dalle modifiche del progetto i rischi e le opportunità. 3.3 Definizione ed elenco delle prestazioni Nella documentazione del bando l attribuzione delle prestazioni deve essere indicata chiaramente e per ogni fase del progetto come pure le competenze e i doveri del committente, nonché le prestazioni proprie del committente. L'allestimento dell elenco delle prestazioni non deve essere demandato all'offerente. Di norma si otterrebbero offerte non comparabili.

8 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-5 È molto importante definire chiaramente le interfacce tra i singoli mandati, il committente e le imprese se si vogliono evitare lacune e doppioni nell ambito delle responsabilità. I criteri di prestazione devono essere assegnati a ogni prestazione parziale formulata nell elenco delle prestazioni. Se ogni cosa è formulata correttamente al posto giusto e gli onorari sono adeguati, è molto più difficile che il fornitore operi a scapito della qualità attraverso risparmi ed espedienti vari. Capita sempre più spesso che i committenti si riservino il diritto di aggiudicare le prestazioni per intero, ma di liberarle gradualmente, ossia fase per fase. Se questo è il caso, nella documentazione del bando devono essere definiti chiaramente gli obiettivi delle varie fasi, i requisiti dettagliati per ogni fase ecc. 3.4 Onorario per le prestazioni di pianificazione Modelli di onorario per le prestazioni di pianificazione (Cfr. anche «Contratti con architetti e ingegneri: Raccomandazioni concernenti l onorario; Tariffe per le aggiudicazioni mediante trattativa privata» del KBOB.) Il genere di rimunerazione dipende dalle condizioni necessarie per l'adempimento del mandato. Solitamente esso differisce a seconda che si tratti del pagamento di prestazioni convenute o dell esecuzione di prestazioni completive possibili ma ancora riservate. Per i singoli generi di rimunerazione occorre fornire nei contratti (e nelle offerte) almeno le seguenti indicazioni. a) Onorario secondo il tempo impiegato 1. Analisi del compito (analisi dei rischi compresa), del volume del lavoro da svolgere e delle sue delimitazioni. Definizione degli obiettivi e dei risultati attesi sulla base dei modelli di prestazioni del regolamento per gli onorari determinante o del Modello di prestazioni SIA 112, eventualmente indicazione di possibili ampliamenti o riduzioni della descrizione dei compiti conformemente all elenco standard delle prestazioni del Regolamento per le prestazioni e gli onorari o del Modello di prestazioni. 2. Qualifica dei collaboratori proposti, applicazione dei regolamenti SIA per le prestazioni e gli onorari, edizione 2003, articolo Determinazione delle tariffe di fatturazione per il lavoro fornito e le spese accessorie ed eventuali condizioni commerciali come termini di pagamento ecc. 4. Stima dell onere lavorativo e indicazione dei prezzi, determinazione del grado di precisione (prezzo massimo vincolante [costi massimi], ammontare presumibile, computo approssimativo ai sensi dell'articolo 375 CO).

9 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Condizioni quadro e meccanismo di avvio di eventuali fasi decisionali / fasi / opzioni successive. 6. Determinazione del fattore di correzione «a» in caso di applicazione del valore medio per ora, valevole per gruppi di pianificazione e per fase. 7. Budget orario per categoria in caso di applicazione delle tariffe orarie per singoli collaboratori o fasi. b) Onorario secondo i costi dell'opera 1. Costi dell opera determinanti per l'onorario (modalità di determinazione comune, adeguamento fase per fase, altri eventuali motivi di revisione). Analisi del compito (analisi dei rischi compresa) con determinazione del grado di difficoltà, del fattore di adeguamento per il mandato concreto, del fattore di team, del fattore per le prestazioni straordinarie, della categoria (Regolamento per le prestazioni e gli onorari 102) e stima della parte di onorario per le prestazioni liberate come pure dell'eventuale onorario totale. Si veda al riguardo anche l'articolo 7 del relativo Regolamento SIA per le prestazioni e gli onorari. 2. Analisi del compito del pianificatore per la fase decisionale da elaborare, del volume di lavoro da fornire e delle sue delimitazioni. Definizione degli obiettivi e dei risultati attesi sulla base dei modelli di prestazioni del regolamento per gli onorari determinante o del Modello di prestazioni SIA 112, eventualmente indicazione di possibili ampliamenti o riduzioni della descrizione dei compiti conformemente all elenco standard delle prestazioni del Regolamento per le prestazioni e gli onorari o del Modello di prestazioni. 3. Condizioni quadro per la fornitura delle prestazioni convenute. 4. Condizioni di pagamento. 5. Condizioni quadro e meccanismo di avvio di eventuali fasi decisionali / fasi / opzioni successive. c) Onorario globale o forfettario 1. Analisi del compito (analisi dei rischi compresa), del volume di lavoro da fornire e delle sue delimitazioni. Definizione degli obiettivi e dei risultati attesi sulla base dei modelli di prestazioni del regolamento per gli onorari determinante o del modello di prestazioni SIA 112, eventualmente indicazione di possibili ampliamenti o riduzioni della descrizione dei compiti conformemente all elenco standard delle prestazioni del Regolamento per le prestazioni e gli onorari (direttore generale / specialista) o del Modello di prestazioni. 2. Qualifica dei collaboratori proposti. 3. Determinazione delle tariffe di fatturazione per il lavoro fornito e le spese accessorie. 4. Condizioni quadro e meccanismo di avvio di eventuali fasi decisioni / fasi / opzioni successive.

10 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Modo di procedere in caso di modifica delle prestazioni da fornire Applicazione dell'onorario secondo il tempo impiegato I mandati rimunerati secondo il tempo impiegato devono essere seguiti assiduamente. Occorre quindi assicurare una gestione rigorosa del contratto e una corrispondente verifica per ogni fase decisionale. a) Valore medio per ora per gruppi di pianificazione Questo genere di rimunerazione è adatto ai bandi per le prestazioni di pianificazione. In caso di compiti più importanti, il suddetto genere di rimunerazione è indicato non appena è possibile descrivere in modo sufficientemente preciso tali compiti e valutare i requisiti del gruppo. Raccomandazione Il compito deve essere descritto in modo preciso (Cosa occorre fare? Cosa non fare?). Se è possibile e ragionevole, bisogna concludere una «convenzione quadro», che preveda una liberazione graduale delle fasi, una descrizione sempre più dettagliata del mandato nonché le modalità per eventuali adeguamenti dei valori a, dell ammontare presumibile (costi massimi), della composizione del team di pianificazione ecc. Per la determinazione del fattore di correzione «a» (cfr. allegato A2) occorre tener conto non solo dei fattori orientati al rendimento (come la composizione del team di pianificazione), ma anche di fattori di carattere economico e contrattuale (ad es. assunzione di ulteriori rischi convenuti, mancanza di quote di rischio ecc.). Il fattore «a» descrive quindi la composizione del team di pianificazione incaricato di fornire la prestazione convenuta e la ripartizione dei compiti all interno di tale team come pure gli strumenti di lavoro da impiegare. Casi particolari Valori elevati (0,95 < a < 1,05) sono indicati soltanto per mandati molto limitati nel tempo, che richiedono una quota particolarmente elevata di collaboratori altamente qualificati (ad es. studi preliminari) o quando il mandatario si assume ulteriori rischi (ad es. garanzia dei costi in caso di contratti che prevedono l'onorario in forma di importo forfettario). b) Tariffe orarie per categoria Questo genere di rimunerazione non è adatto ai bandi per le prestazioni di pianificazione. Esso deve essere applicato limitatamente ai: mandati di preparazione conferiti direttamente (prima descrizione del mandato ecc.);

11 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-8 mandati di consulenza con esperti designati personalmente; compiti di livello inferiore; casi in cui altre forme di rimunerazione non sono opportune. La classificazione dei collaboratori che partecipano al progetto è effettuata sulla base della loro funzione nell ambito del contratto previsto e in nessun caso sulla base della posizione occupata in seno all ufficio tecnico. c) Scostamenti dai tassi d onorario di base Per alcuni tipi di lavori e di prestazioni il mandatario deve far valere nel contratto i seguenti scostamenti tra la base di calcolo dei costi e i tassi d onorario di base convenuti. Caratterizzazione dei lavori e delle prestazioni che determinano una riduzione dei tassi d onorario. Lavori di complemento per contratti in corso (vale a dire modifiche di rappresentazioni, modifiche di routine, ma non trasformazioni, nuove varianti ecc.) con la rimunerazione secondo i costi determinanti l'onorario, riduzione del 10 per cento. Applicazione dei regolamenti SIA per le prestazioni e gli onorari, edizione 2003, articolo 6. Tariffa oraria media per gruppi di pianificazione Prestazioni in regia senza una direzione determinante del mandato da parte del mandatario o lavori lunghi che rendono possibile la pianificazione e la disposizione del lavoro a lungo termine permettono una riduzione dal 5 al 10 per cento. Caratterizzazione dei lavori e delle prestazioni che determinano un aumento dei tassi d onorario. Per specialisti ed esperti da designare che collaborano al progetto soltanto temporaneamente o che esercitano una funzione analoga a quella di direttore generale di un progetto pluridisciplinare molto impegnativo è giustificato un aumento fino al 10 per cento Applicazione dell onorario in forma di importo forfettario / globale Gli onorari forfettari sono convenuti preferibilmente se: la descrizione della prestazione è precisa; il rischio di modifiche successive del progetto, aggiunte ecc. è ridotto. In caso di mandati di pianificazione di una certa portata, è ormai una norma convenire onorari forfettari (definitivi) o onorari globali (che danno diritto al rincaro). A tal fine, è necessario stabilire di comune accordo obiettivi chiari, sia per l'intero mandato, sia per le singole fasi decisionali, nonché fornire una descrizione delle prestazioni chiara e ben delimitata per le fasi decisionali e i moduli definiti. In linea di principio, questo è sempre possibile per i primi moduli da liberare immediatamente, mentre i moduli successivi comportano rischi maggiori, soprattutto se si scostano dal progetto standard. In siffatti casi, è opportuno concludere una

12 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-9 convenzione quadro per i moduli successivi che poggi sulla base di calcolo dei costi originaria e preveda pacchetti di prestazioni da liberare gradualmente unitamente a condizioni marginali definite e alla stima dell onere lavorativo che ne deriva. Prima di avviare questi moduli, gli importi globali sono stabiliti in un aggiunta al contratto secondo le regole della modifica dell'ordinazione sulla base della stima originaria dell onere lavorativo Applicazione dell onorario secondo i costi dell'opera Per questo genere di rimunerazione, i costi dell'opera determinano l onere lavorativo che funge da parametro fondamentale per stabilire il tempo impiegato in ore per una prestazione di pianificazione; l onere lavorativo del pianificatore è in un rapporto determinato rispetto ai costi di costruzione. L'articolo 7 del Regolamento per le prestazioni e gli onorari fornisce le basi per il calcolo del tempo necessario all adempimento di un mandato di pianificazione. L'onorario del pianificatore è determinato moltiplicando il tempo calcolato in ore per la tariffa oraria specifica dell'offerente. In linea di principio la rimunerazione secondo i costi dell'opera può essere applicata a tutti i mandati di pianificazione, a prescindere dal genere e dalla portata. I coefficienti Z 1 e Z 2 sono desunti da serie statistiche e pubblicati periodicamente dalla SIA. Si raccomanda di impiegare gli stessi valori Z per tutta la durata del mandato di pianificazione.

13 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Raccomandazioni per il bando e valutazione delle offerte 4.1 Criteri di idoneità e di aggiudicazione In generale Non è semplice fare distinzione tra criteri di idoneità e criteri di aggiudicazione, nemmeno per gli specialisti. Per la valutazione delle offerte dei pianificatori, le seguenti considerazioni si sono rivelate utili nella prassi: i criteri di idoneità servono a valutare l'idoneità sostanziale (conoscenze specialistiche, capacità, forza economica) dell'impresa offerente o del consorzio di offerenti; i criteri di aggiudicazione servono a valutare l'idoneità sostanziale in relazione al compito richiesto (per i criteri cfr. n ) e pertanto a determinare l'offerta più favorevole sotto il profilo economico. Una concorrenza basata unicamente sui prezzi per i lavori di pianificazione è raramente utile nell ambito della costruzione; l'articolo 21 capoverso 3 LAPub (e per analogia i Concordati intercantonali sugli appalti pubblici [CIAP] e le relative direttive d'applicazione) cita il criterio del minor prezzo soltanto in relazione a beni standardizzati. Con una formulazione accurata dei criteri di idoneità e in particolare di quelli di aggiudicazione si possono evitare discussioni future sull'adeguatezza dell'aggiudicazione Criteri di aggiudicazione I criteri di aggiudicazione sono formulati di volta in volta e per ogni singolo bando. Si possono trovare degli esempi negli allegati della OAPub e dei CIAP. Tuttavia, questi elenchi non sono esaustivi e soprattutto sono poco concreti. Concernono soltanto domande di carattere generale. Raccomandazione Oltre ai criteri generali secondo gli allegati dell'oapub e dei CIAP, il servizio che pubblica il bando deve stabilire in primo luogo l idoneità tecnica (in base agli aspetti prevalenti della qualità) e il genere di prove da fornire. Queste devono corrispondere nel modo più preciso possibile ai requisiti dell'opera messa a concorso, ai rischi individuabili del progetto e agli obiettivi del bando. Si raccomanda di introdurre i criteri di idoneità nella documentazione del bando sempre con un'aggiunta del tipo «prova di sufficiente esperienza/attitudine a...» allo scopo di facilitare la

14 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-11 valutazione. La prova dei criteri di idoneità non deve comportare un dispendio sproporzionato per i candidati. In particolare non è ammesso chiedere ai candidati veri e propri lavori di pianificazione Criteri di aggiudicazione adeguati I criteri di aggiudicazione devono essere sempre adeguati all'oggetto. Solitamente sono sufficienti 3-5 criteri, eventualmente con sottocriteri. Le seguenti proposte presentano criteri di aggiudicazione adeguati.

15 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-12 Pianificazione e direzione dei lavori Consulenza e compiti del committente Persone chiave Esperienza nell adempimento di compiti simili (compresi progetti di riferimento e proprie esperienze) Disponibilità Esperienza dell'offerente nell adempimento di compiti simili (compresi progetti di riferimento e proprie esperienze). 1 Analisi del mandato, ad esempio mediante comprensione dei compiti proposta per il modo di procedere, metodica, fasi qualità: contributo alle soluzioni per il raggiungimento dell'obiettivo analisi delle possibilità e dei rischi con relative proposte per l adozione di misure. Calendario: registrazione degli aspetti importanti, plausibilità. Adeguatezza dell'organizzazione del progetto per il compito concreto. Qualità: applicazione dei requisiti di gestione della qualità del committente concetto di gestione della qualità dell'offerente per il progetto. Prezzo: somma dell'offerta plausibilità della determinazione dell onere lavorativo plausibilità della ripartizione dell onere lavorativo tra le funzioni. Quantità e contenuto delle prestazioni (solo per bandi con limite budgetario prescritto) Pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà basso Pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà medio Pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà elevato Mandato di consulenza con grado di difficoltà da medio a elevato Mandato di consulenza, compresi i compiti del committente, con grado di difficoltà elevato x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x X X x x x X x 1 Se l'esperienza dell'offerente è impiegata anche come criterio d'idoneità, occorre evitare di creare doppioni, vale a dire di esaminare aspetti diversi per l'idoneità e per l'aggiudicazione.

16 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-13 Tabella 1: criteri di aggiudicazione adeguati Nel definire i criteri di aggiudicazione occorre fare in modo che questi non diano origine a lavori di pianificazione. Essi sono parte integrante del mandato da aggiudicare, non dell'offerta. Una soluzione valida consiste nel limitare il numero di righe (ad es. per la descrizione di progetti di riferimento) o il numero di pagine (ad es. da 1 a 3 pagine per l'analisi del mandato). Per ogni criterio bisogna indicare chiaramente le prove che devono fornire gli offerenti, affinché sia possibile effettuare la valutazione in base al criterio. Un'analisi del mandato attendibile e oggettiva presuppone una definizione chiara sia degli obiettivi del progetto sia dei temi da trattare nell'analisi del mandato. Sono ammessi criteri imperativi concernenti le caratteristiche del prodotto (criteri di esclusione, note minime per un criterio). Le offerte che non soddisfano i criteri obbligatori non sono elaborate dal servizio aggiudicante. I seguenti criteri non sono solitamente adatti per valutare le offerte per prestazioni di pianificazione: scambio e ripartizione dei mandati tra gli uffici di pianificazione; formazione degli apprendisti; presenza sul posto, distanza dal luogo di esecuzione, domicilio fiscale; presentazione (può essere utile in casi particolari; le informazioni e le impressioni ottenute devono essere valutate nell'ambito dei criteri della Tabella 1); elenco delle prestazioni, redatto dall'offerente (allestito dal servizio aggiudicante); infrastruttura, strumenti (questi possono essere un requisito, vale a dire un criterio imperativo) Criterio di qualità, criterio del prezzo Per «criterio di qualità» si intendono tutti i criteri di aggiudicazione eccetto il criterio del prezzo.

17 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Ponderazione dei criteri di aggiudicazione Poiché il numero e il genere dei criteri di qualità devono essere fissati in funzione del progetto, non è possibile definire delle regole per la loro ponderazione. Per contro, si possono fare le seguenti proposte per quanto riguarda la somma del valore dei criteri di qualità e il criterio del prezzo. Pianificazione e direzione dei lavori Consulenza e compiti del committente Pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà basso Pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà medio Pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà elevato Mandato di consulenza con grado di difficoltà basso Mandato di consulenza, compresi i compiti del committente, con grado di difficoltà elevato Somma della ponderazione di tutti i criteri di qualità Ponderazione del criterio del prezzo % % % % % % % % % % Tabella 2: valori indicativi per la ponderazione dei criteri di aggiudicazione Nel determinare la ponderazione del prezzo occorre tenere conto altresì del fatto che le prestazioni del pianificatore costituiscono spesso una parte dei costi relativamente esigua nel quadro della realizzazione di un progetto. Contenere eccessivamente il costo del pianificatore può essere controproducente alla luce dell'intero progetto. Pertanto bisogna optare per un tasso di ponderazione del prezzo tendenzialmente basso. Se è un requisito e se nella procedura di aggiudicazione bisogna determinare la miglior prestazione ottenibile (bando per prestazioni), il criterio del prezzo può essere tralasciato. Per le prestazioni di pianificazione non è opportuno effettuare l'aggiudicazione unicamente in base al prezzo. La raccomandazione qui sopra per determinare la ponderazione del prezzo si riferisce esclusivamente alla somma dell'offerta. Se, conformemente alla tabella 1, si applicano altri criteri per la plausibilità della determinazione e ripartizione dell onere lavorativo, la loro ponderazione parziale deve essere intesa quale parte dei criteri di qualità.

18 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Valutazione dei criteri di qualità Per valutare i criteri di qualità, occorre stabilire una scala delle note orientata al grado di raggiungimento degli obiettivi. La seguente scala, una versione leggermente modificata di quella utilizzata dalle FFS, è una soluzione consolidata. Nota riferita all adempimento dei criteri riferita alla qualità delle indicazioni 0 non valutabile nessuna indicazione 1 grado di adempimento del criterio molto basso indicazioni insufficienti, incomplete 2 grado di adempimento del criterio basso indicazioni senza sufficiente riferimento al progetto 3 grado di adempimento del criterio medio qualità media, corrispondente ai requisiti del bando 4 grado di adempimento del criterio elevato qualità molto buona 5 grado di adempimento del criterio molto elevato qualità eccellente, elevato contributo al raggiungimento degli obiettivi Tabella 3: scala delle note per i criteri di qualità (fonte: FSS, leggermente modificata) L applicazione sistematica di questa scala garantisce che la gamma di note sia utilizzata più o meno per intero e che tali note non siano troppo vicine tra di loro. Il confronto trasversale si è rivelato nella prassi un valido ausilio per la valutazione delle offerte. Si raccomanda di non usare scale con la nota migliore 10 anziché 5, poiché è difficile differenziare veramente le singole note come nella scala qui sopra; il sistema permette una precisione solo apparente. Lo stesso vale per l'impiego di mezze note o frazioni di note. Ogni singolo aspetto deve essere valutato con una nota intera e se si sommano più aspetti (ad es. più riferimenti o più aspetti di un riferimento) per una nota, bisogna arrotondare la nota a una cifra dopo la virgola.

19 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Valutazione del prezzo Le note per la valutazione del prezzo devono essere fissate, sulla base di una linea retta, mediante i seguenti valori: nota massima per l'offerta valida meno costosa. Le offerte che non possono essere ammesse per la valutazione dei criteri di aggiudicazione devono essere eliminate prima. Nota 0 per X per cento dell'offerta valida meno costosa e per tutte le offerte più costose. 5 Nota per il prezzo % 120% 140% 160% 180% 200% 220% Prezzo in % dell'offerta meno costosa Figura 1: funzione lineare per dare una nota al prezzo Per determinare l'origine X della curva del prezzo, vale a dire del margine del prezzo, occorre tener conto dei seguenti aspetti: il margine del prezzo deve corrispondere per quanto possibile al margine del prezzo presumibile atteso delle offerte; il margine del prezzo è maggiore se l'onere lavorativo deve essere determinato dall'offerente e minore se il numero di ore è prescritto dal servizio aggiudicante. Come valori indicativi per la determinazione dell'origine della curva del prezzo valgono le seguenti indicazioni: % per oggetti normali, usuali e semplici (pochi pericoli e possibilità limitate) per bandi per i quali è prescritto il numero di ore (settore A nella Figura 2) % per oggetti complessi (grandi pericoli e molte possibilità) per bandi per i quali non è prescritto il numero di ore (settore B nella Figura 2). La nota relativa al prezzo deve essere arrotondata a una cifra dopo la virgola.

20 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-17 Figura 2: settori raccomandati per dare una nota al prezzo Si deve sempre indicare chiaramente il prezzo a cui è data la nota (prendendo in considerazione ad es. opzioni, prestazioni aggiuntive prescritte dal mandatario, sconto, ribasso). È meglio fornire una tabella per stabilire il prezzo d'offerta determinante. 4.5 Connessione tra le valutazioni parziali e la valutazione complessiva Metodo del valore d'uso Il metodo del valore d'uso si è affermato come metodo standard e se ne raccomanda l applicazione per tutti i casi. È riconosciuto come metodo appropriato anche dalla giurisprudenza. Il valore d'uso complessivo è determinato in base al seguente schema di calcolo. Criterio di aggiudicazione Nota Ponderazione Punti del valore d'uso (uno dei quali è il prezzo) (1) (2) (3) = (1) x (2) Criterio di aggiudicazione % 150 Criterio di aggiudicazione % 60 Criterio di aggiudicazione % 80 Somma 100 % 290

21 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-18 Tabella 4: schema di calcolo per il metodo del valore d'uso (si sono usati numeri interi per facilitare la comprensione) Nell'esempio il valore d'uso complessivo dell'offerta valutata è di 290 punti e il valore d'uso massimo possibile (per la nota massima 5) è di 500 punti. L'aggiudicazione va all'offerta con il maggior numero di punti di valore d'uso Metodo del quoziente Il metodo del quoziente è una forma particolare del metodo del valore d'uso. Il valore d'uso complessivo è determinato soltanto per i criteri di qualità. In seguito si calcola il quoziente partendo dal valore d'uso complessivo e dal prezzo, ovvero si stabilisce un rapporto costi/benefici o benefici/costi. Il primo è più pratico da applicare. Criterio di aggiudicazione Nota Ponderazione Punti del valo- (1) (2) re d'uso (3) = (1) x (2) Criterio di qualità % 180 Criterio di qualità % 80 Somma 100 % 260 Prezzo 390'000 Rapporto costi/benefici (= 390'000 : 260) [fr./pti. valore d uso] Rapporto benefici/costi (= 260 : 390'000) [pti. valore d uso/fr.] 1' Tabella 5: schema di calcolo per il metodo del quoziente (si sono usati numeri interi per facilitare la comprensione) L'aggiudicazione va all'offerta con il rapporto costi/benefici più basso o il rapporto benefici/costi più alto. La peculiarità di questo metodo consiste nel fatto che il prezzo ha la stessa ponderazione della somma dei criteri di qualità. Corrisponde quindi al metodo del valore d'uso con una ponderazione del prezzo del 50 per cento. È quindi applicabile soltanto a quei casi in cui il

22 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-19 prezzo è ponderato al 50 per cento. Secondo la raccomandazione della tabella 2, si tratta di «pianificazione o direzione dei lavori con grado di difficoltà basso» Principio della clausola ghigliottina Il principio della clausola ghigliottina prevede che si raggiunga un minimo di punti di valore d'uso per l'offerta complessiva. È preferibile rinunciare a questo tipo di condizioni nella valutazione dell'aggiudicazione. Sono però ammessi i criteri imperativi menzionati nel numero Offerte equivalenti Se ottengono una valutazione complessiva pressoché uguale (differenza fino a ca. 1% per i punti del valore d'uso o il rapporto costi/benefici) le offerte sono equivalenti. Per tali offerte occorre tenere conto di quanto segue: alcuni Cantoni hanno fissato nella loro legislazione i criteri applicabili in siffatti casi; i servizi d'acquisto che non devono rispettare questo tipo di disposizioni sono liberi di decidere in merito all'aggiudicazione. La regola applicata in questo caso deve essere indicata nella documentazione del bando. Le possibilità sono: a) libera scelta, b) criterio concreto (ad es. qualità superiore, qualifica elevata delle persone chiave, prezzo inferiore). 4.6 Requisiti della comunicazione Comunicazione dei criteri di aggiudicazione, della loro ponderazione e del metodo di valutazione Per motivi di trasparenza, agli offerenti si deve comunicare quanto segue in riferimento alla valutazione dell'aggiudicazione: i criteri di aggiudicazione e i sottocriteri; le prove da fornire per la valutazione dei criteri di aggiudicazione; la ponderazione dei criteri e dei sottocriteri di aggiudicazione; la scala delle note per i criteri di qualità; la formula per la nota da attribuire al prezzo; il metodo per stabilire la connessione tra le valutazioni parziali e la valutazione complessiva.

23 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A Luogo e data della comunicazione In linea di principio le indicazioni devono essere comunicate nella pubblicazione (inserzione, bando) o nella documentazione del bando. Se la documentazione del bando non è gratuita, le indicazioni devono essere comunicate interamente nella pubblicazione. Se sono comunicati soltanto nella documentazione del bando, i requisiti devono essere messi a disposizione degli offerenti che lo desiderano immediatamente (1 giorno di lavoro) dopo la pubblicazione. I termini legali minimi per la presentazione dell'offerta decorrono dalla data di pubblicazione. Un invio successivo della documentazione abbrevia il tempo di elaborazione degli offerenti. Talvolta, può essere opportuno rendere noto l'acquisto previsto e i criteri più importanti prima della pubblicazione ufficiale, in particolare quando la formazione della comunità di offerenti è particolarmente complessa in vista di un acquisto dai requisiti particolari. 4.7 Adeguamenti successivi Dopo la comunicazione non sono ammessi adeguamenti dei criteri di aggiudicazione, della ponderazione, della curva del prezzo o di altre grandezze di valutazione.

24 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-21 Berna, gennaio 2009 La presente guida sostituisce: le Direttive per l'applicazione dei regolamenti per le prestazioni e gli onorari della SIA (direttive d'applicazione), edizione Fonti Vergabe von Planeraufträgen; SIA D0204 (Aggiudicazione di mandati di pianificazione; SIA D0204). Ausschreibung und Bewertung von Angeboten für Planerleistungen; Empfehlungen der usic an die Beschaffungsstellen, August 2008 (Mitarbeit KBOB) (Bando e valutazione di offerte per prestazioni di pianificazione; raccomandazioni della sic ai servizi d acquisto, agosto 2008 (in collaborazione con il KBOB). Modelli di contratti: immobili FFS 2007.

25 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A1-22 A1. Panoramica dei modelli di contratto SIA D 0204 Aggiudicazione di mandati di pianificazione Compito di pianificazione Mandato di studi in fase preliminare - impegnativo urbanisticamente e politicamente - obiettivo aperto - compito chiaro - obiettivo chiaro - compito complessivo coordinato - compito chiaro - obiettivo chiaro - singole prestazioni specialistiche Modello di prestazioni Concorso di progetti Programma di concorso (SIA 142) Modello di prestazioni (MP) MP 111 (consulenza) MP 112 modello di prestazioni Regolamento per le prestazioni e gli onorari (RPO) RPO 102 (architettura) RPO 103 (ingegneria civile) RPO 105 (architettura paesaggio) RPO 108 (impiantistica edifici) RPO 110 (urbanistica) Genere di rimunerazione Elenco delle prestazioni Le condizioni per i mandati successivi sono fissate nel programma di concorso: - elenco delle prestazioni - genere di rimunerazione - modello di contratto Descrizione generale delle prestazioni Secondo il tempo effettivo impiegato Descrizione specifica del progetto - Tempo effettivo impiegato - Importo forfettario - Importo globale Direttore generale o specialista Prestazioni di base Prestazioni da convenire separatamente Secondo i costi dell'opera o il tempo effettivo impiegato - Tempo effettivo impiegato - Importo forfettario - Importo globale Modello di contratto Pianificatore generale Comunità di pianificatori Pianificatore generale Comunità di pianificatori Singolo pianificatore

26 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A2. Spiegazioni concernenti i modelli di onorario (Cfr. anche «Contratti con architetti e ingegneri: Raccomandazioni concernenti l onorario; Tariffe per le aggiudicazioni mediante trattativa privata» del KBOB) A2.1 Onorario secondo il tempo impiegato A2.1.1 Valore medio per ora per gruppi di pianificazione a) Caratteristiche del valore medio per ora per gruppi di pianificazione Il conteggio è effettuato in base alle ore prestate. Il contraente garantisce il rispetto della qualità e dei limiti di costo convenuti. Egli impiega i membri del gruppo secondo i suoi piani e riceve un importo unitario per ora di lavoro prestata. Ai fini del conteggio si applica il valore medio previsto per il team impiegato per l esecuzione del compito (tariffa di gruppo) la cui qualifica è convenuta contrattualmente (di regola si raccomanda di effettuare in via preliminare un calcolo comparativo delle tariffe orarie per verificare la plausibilità). L importo unitario può essere adeguato, tramite il fattore di correzione «a», in modo molto preciso (0,01) in funzione delle differenze di genere dei pianificatori, dell equipaggiamento dell'ufficio, della regione e delle strutture dell'ufficio. La rimunerazione secondo valori medi rappresenta un'alternativa adeguata alla rimunerazione sulla base di tariffe orarie in caso di lavori più complessi. Il valore medio (tariffa oraria non correlata con la persona e la qualifica individuale) offre al committente una migliore visione d insieme. Il proprietario dell'ufficio è maggiormente incentivato a conseguire un utile (attraverso un impiego più flessibile del personale e la promozione della crescita professionale dei collaboratori). b) Valutazione del valore medio per ora per gruppi di pianificazione La «tariffa di gruppo» corrisponde alle circostanze effettive e richiede imperativamente un accordo preliminare che delimiti il compito da eseguire e i mezzi da impiegare. Forma di rimunerazione ampliabile, adatta quale base per fissare gli importi globali / forfettari, (regolamentazione bonus-malus mediante adeguamento della rimunerazione in caso di scostamenti dal prezzo finale convenuto) ecc. Il rapporto delle componenti di prestazioni (vale a dire della struttura del gruppo impiegato) e dei mezzi da impiegare con l'unità di conteggio dipendente dall'opera promuove la concorrenza e permette di effettuare bandi nell ambito della pianificazione.

27 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione A2.1.2 Tariffe orarie per categoria a) Caratteristiche dell onorario secondo le tariffe orarie Rimunerazione dell onere lavorativo in funzione della qualifica professionale necessaria per adempiere correttamente il compito e non della posizione gerarchica. Importo unitario a prescindere dalle differenze dei vari ambiti di pianificazione. L'applicazione dei valori estremi previsti nel Regolamento per le prestazioni e gli onorari consente una differenziazione per quel che concerne la situazione economica, le peculiarità regionali e l equipaggiamento dell'ufficio. Ampio campo di applicazione che va dalla rimunerazione di semplici prestazioni supplementari (regia) fino alla base effettiva sui cui poggia l intero settore della pianificazione. b) Valutazione del modello di onorario La SIA ha documentato molto bene le basi per il calcolo della tariffa relativamente ai costi salariali e ai costi comuni e al supplemento per il rischio e l utile. I mandati con la rimunerazione secondo tariffe orarie sono conteggiati «in base al tempo impiegato». Essi pongono esigenze elevate per quanto concerne il controllo continuo dei costi. È pertanto necessario stipulare convenzioni aggiuntive particolari. Esempi: rapporti accurati e periodici (settimanali / mensili) concernenti le prestazioni fornite e l onere lavorativo; valutazione corrente dei costi finali che il committente e il mandatario devono attendersi per l'adempimento del mandato (considerare art. 1.4 del Regolamento SIA per le prestazioni e gli onorari); indicazione vincolante dell'onorario convenuto, solitamente quale prezzo massimo (costi massimi). Pericolo di mancata gestione dello svolgimento del mandato, poiché l imprenditore ha invero un incentivo all'occupazione ma un incentivo solo limitato all esecuzione di una procedura razionale. L'applicazione dell'ora quale base per il conteggio in caso di mandati importanti è in linea di principio stabilita a un livello troppo dettagliato. L'impiego adeguato del personale è difficilmente verificabile e richiede un onere lavorativo elevato. A causa del gran numero di esercizi inclusi nei Regolamenti per le prestazioni e gli onorari, le tariffe calcolate individualmente da un ufficio di pianificazione possono scostarsi notevolmente dai valori medi (il 25 % e oltre). Gli equipaggiamenti speciali per l'ufficio, in particolare quelli informatici, possono essere considerati soltanto in parte. Campo d'applicazione tipico, fintantoché il compito non può essere descritto in modo sufficientemente preciso. Base poco adatta per bandi nell ambito della pianificazione. A2.1.3 Forma particolare di rimunerazione: onorario secondo i salari Calcolo individuale delle tariffe orarie in base ai salari effettivamente pagati e a un supplemento fisso per i costi comuni, il rischio e l'utile.

28 Guida all'acquisto di prestazioni di pianificazione Questo genere di rimunerazione può essere preso in considerazione soltanto in casi eccezionali. Se è utilizzato su vasta scala, si deroga al principio della separazione dei salari e degli onorari. In caso di applicazione di questa forma di rimunerazione si raccomanda vivamente di convenire il supplemento per i costi salariali accessori, i costi comuni come pure il rischio e l'utile, in base ai costi presentati del mandatario. A2.2 Onorario secondo i costi dell'opera determinanti l onere lavorativo A2.2.1 Idee basilari del modello di onorario Il modello di onorario secondo i costi dell'opera determinanti l onere lavorativo poggia sulle seguenti tre tesi. Se queste sono applicate in modo mirato, è possibile stipulare convenzioni individuali. a) Tesi 1 L'onere lavorativo del pianificatore è in un rapporto determinato, che può essere stimato, rispetto ai costi di costruzione dell opera. b) Tesi 2 La quota dell onere lavorativo del pianificatore rispetto all onere lavorativo complessivo è suddivisa in una quota base e una quota variabile che diminuisce rapidamente con l'aumentare dei costi dell'opera. c) Tesi 3 Le prestazioni da fornire effettivamente differiscono in parte notevolmente da un oggetto all'altro, anche all'interno dello stesso ramo. A2.2.2 Valutazione del modello di onorario Questo modello di onorario richiede, prima dell'inizio dei lavori, un'intensa discussione sulle prestazioni da convenire contrattualmente. Su questa base si calcola il tempo impiegato in ore del pianificatore. Il numero di ore è moltiplicato per la tariffa oraria specifica dell'ufficio; da questa operazione si ottiene l'onorario del pianificatore. Partendo dalla somma così calcolata si possono convenire importi globali o importi forfettari.

29 Guida all'acquisto di prestazioni nel settore della progettazione A3-1 A3. Spiegazioni concernenti le raccomandazioni per il bando e la valutazione delle offerte A3.1 In generale Il numero 4 contiene, sotto forma di testi, le raccomandazioni per il bando e la valutazione delle offerte destinate ai servizi di acquisto. L'allegato A2 comprende, con la stessa struttura, le spiegazioni e le motivazioni necessarie. A3.2 Criteri di aggiudicazione I criteri di aggiudicazione che si possono trovare nell'ordinamento giuridico sono spesso troppo poco concreti (ad es. «qualità») o non adeguati ai mandati di pianificazione. È pertanto necessario fissare criteri attendibili e specifici dell oggetto dell'acquisto, ovvero indicare aspetti concreti in basi ai quali occorre misurare la qualità di un'offerta. I criteri di aggiudicazione che non si riferiscono all oggetto dell'acquisto o che sono del tutto estranei all'aggiudicazione non sono adeguati. Il criterio «scambio e ripartizione dei mandati tra gli uffici di pianificazione» non è in relazione all'«offerta più favorevole sotto il profilo economico» ed è pertanto estraneo all'aggiudicazione. La «formazione degli apprendisti» è ammessa giuridicamente nei Cantoni e ha una ponderazione bassa, tuttavia di regola non è in relazione all'«offerta più favorevole sotto il profilo economico» ed è pertanto estranea all'aggiudicazione. La «presenza sul posto», la «distanza dal luogo di esecuzione», il «domicilio fiscale» mirano a privilegiare offerenti locali, cosa in linea di principio non ammessa. «Presentazione»: valutare una presentazione non è facile. Da un lato questa può migliorare l'offerta in modo inammissibile; dall'altro, la valutazione suscita sempre l'impressione di arbitrarietà. Sono però ammessi colloqui per fornire chiarimenti. «Elenco delle prestazioni»: in linea di principio deve essere allestito dal servizio di acquisto. L elenco delle prestazioni allestito dagli offerenti differirebbero dal punto di vista del contenuto rendendo impossibile il confronto delle offerte. «Infrastruttura», «strumenti»: questo criterio è adatto solo sotto forma di prescrizione, vale a dire quale criterio imperativo, quando per un compito sono necessari un equipaggiamento, un software o un formato di dati speciali non generalmente diffusi nel settore. La richiesta di installazioni per uffici e software standard non è sensato.