Rapporto Finale del progetto

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1 Seminario di Assistenza tecnica alla redazione del Rapporto Finale Annualità 2013 Roma, 29 settembre 2015 Centro Congressi Cavour Rapporto Finale del progetto Relatrice: Giovanna de Mottoni

2 OBIETTIVI DEL RAPPORTO FINALE verificare il processo di trasferimento attuato e i risultati conseguiti nel periodo contrattuale individuare le esperienze migliori realizzate a livello nazionale ed europeo controllare l utilizzo dei fondi comunitari stabilire l importo definitivo della sovvenzione comunitaria ai fini del pagamento o del recupero dei fondi 2

3 Periodo contrattuale di riferimento: Scadenza presentazione Rapporto Finale: La proroga alla scadenza di presentazione può essere concessa fino ad un massimo di 2 mesi non comporta un estensione del periodo di eleggibilità delle spese deve essere richiesta entro 15 gg. dalla scadenza di presentazione del R.F. non comporta un emendamento alla Convenzione va richiesta attraverso l apposito Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione disponibile sul sito dell AN 3

4 FASI DELLA VALUTAZIONE DEL RAPPORTO FINALE Controllo dei requisiti formali (Attestato di ricevimento) del Rapporto nella sua completezza e della documentazione allegata Valutazione del Rapporto di esecuzione tecnica (Report Form) in termini di processo e di risultati Analisi del rendiconto finanziario, al fine di verificare la veridicità e ammissibilità delle spese nonché la legalità e regolarità della gestione 4

5 TEMPI DELLA VALUTAZIONE DEL RAPPORTO FINALE 1. L Agenzia approva o respinge il Rapporto e versa il saldo entro 90 gg. di calendario dalla sua ricezione. Nel corso della valutazione L Agenzia può fare al massimo 2 richieste di integrazioni (ivi comprese richiesta per aggiornamento o revisione dati del progetto nel portale ADAM) 2. Il Beneficiario dispone di 30 gg. di calendario per la trasmissione delle informazioni e/o dei documenti supplementari o di un nuovo rapporto 3. Il pagamento è subordinato al ricevimento, da parte dell Agenzia, di una nota di addebito o documento equivalente. 5

6 PROCEDURA PER L UTILIZZO DEL REPORT FORM (1) L Agenzia invierà una a ciascun Beneficiario contenente un indirizzo web personalizzato dal quale scaricare il file del REPORT FORM personalizzato contenente i dati inerenti al proprio progetto Per scaricare il file il Beneficiario dovrà possedere un account ECAS (European Commission Authentication Service) creato sulla base dell indirizzo mail della persona di contatto Il manuale rilasciato dalla Commissione europea per la creazione dell account ECAS è disponibile nel sito web dell AN 6

7 PROCEDURA PER L UTILIZZO DEL REPORT FORM (2) Una volta aperto il REPORT FORM il Beneficiario dovrà scaricarlo e salvarlo sul proprio PC A questo punto si può iniziare la compilazione Ogni volta che il lavoro viene sospeso/chiuso è fondamentale salvare il file per evitare perdite di dati Ad ogni salvataggio viene attribuito un hash code 7

8 PROCEDURA PER L UTILIZZO DEL REPORT FORM (3) Terminata la compilazione sarà necessario: Validare il lavoro definitivo (pulsante Validate ) Salvare il Report Form (con il salvataggio verrà attribuito l hash code) Inviare on line il file (pulsante Submit online ) Salvare e stampare la versione del Report Form inviata online (pulsante Print form ) da firmare, timbrare, datare e inviare all AN Copiare su CD-Rom o pen drive (inviare all AN in allegato alla copia cartacea) ATTENZIONE: Tutte le versioni del Report Form inviate (online, cartacea ed elettronica) devono contenere stesso hash code e Submission ID 8

9 REQUISITI FORMALI Report Form 1. utilizzo del modello ufficiale di Report Form in vigore per l annualità di riferimento 2. corrispondenza tra la versione cartacea e la versione di Report Form inviata on line (identico Hash Code e Submission ID) 3. redazione del Report Form in una lingua ufficiale dell U.E. (preferibilmente in lingua italiana) 4. compilazione del Report Form in tutte le sue sezioni 5. presenza nel Report Form della richiesta o meno del pagamento del saldo (sezione O) 6. presenza nella versione cartacea del Report Form della firma originale del rappresentante legalmente autorizzato a firmare per conto dell organismo Beneficiario, nonché del nome e della posizione del rappresentante all interno dell organismo Beneficiario, luogo e data 9

10 SEZIONI DEL REPORT FORM A. GENERAL INFORMATION J. CONTRIBUTION TO EU B. SUBMISSION POLICIES C. IDENTIFICATION OF THE BENEFICIARY K. EVALUATION D. IDENTIFICATION OF THE L. LESSONS LEARNED PARTNERS E. CONSORTIUM M. ANNEXES TO THE REPORT N. FINANCIAL REPORT O. FINAL PAYMENT F. RESULTS P. DATA PROTECTION NOTICE G. TYPE OF TRANSFER Q. DECLARATION OF H. DISSEMINATION AND CONFORMITY EXPLOITATION OF RESULTS R. SUBMISSION I. IMPACT AND SUSTAINABILITY 10

11 Dalla SEZIONE A. alla SEZIONE D. La prima parte del Report Form (dalla Sezione A alla Sezione D) sarà pre-compilata dal sistema. Non sarà possibile aggiungere o modificare le informazioni già inserite Verificare che i dati riportati siano corretti 11

12 SEZIONE E. CONSORTIUM (1) Alla prima domanda della Sezione E. Consortium si dovrà selezionare YES solo se sono avvenuti cambiamenti nella composizione del Partenariato Automaticamente si aprirà una nuova Sezione con la numerazione E.1 Consortium changes che dovrà essere compilata in tutte le sue parti per consentire la validazione del foglio. La pre-esistente Sezione E.1 Consortium meetings cambierà numerazione in E.2 12

13 SEZIONE E. CONSORTIUM (2) Compilare la Sezione E.1 (o E.2) Consortium meetings indicando tutte le riunioni di partenariato, anche quelle che coinvolgono un numero ridotto di organismi (es. bilateriali, solo partner nazionali, di coordinamento etc.). Ricordare che: È obbligatorio allegare tutti i verbali dei meeting (inclusa la lista dei partecipanti) È essenziale assicurare la piena coerenza tra quanto indicato nell intera Sezione E. e le tabelle finanziarie (vedi fogli Excel) 13

14 SEZIONE F. RESULTS (1) Nella Sezione F.1 Project Achievements si dovranno descrivere in modo chiaro ed esaustivo gli obiettivi raggiunti e il contributo della cooperazione transnazionale, nonché eventuali risultati inattesi Nella Sezione F.2 Results of the project si dovranno descrivere tutti i prodotti/risultati realizzati, nonché eventuali modifiche rispetto a quanto pianificato 14

15 SEZIONE F. RESULTS (2) Per la Sezione F.2. Results of the project va generata una specifica tabella per ciascun Risultato/Prodotto realizzato La numerazione attribuita dal sistema al singolo prodotto sarà consecutiva e pertanto potrebbe non corrispondere alla numerazione assegnata nel Formulario di candidatura È fondamentale che nella riga Result/Product title vengano inserite le seguenti indicazioni: Il numero originario del singolo Risultato/Prodotto Il numero del Work Package di riferimento (ad es. R15 - WP 7) 15

16 SEZIONE F. RESULTS (3) ATTENZIONE!!! Tutti i Risultati/Prodotti tangibili realizzati dovranno essere: allegati alla versione cartacea del Report (due copie per ciascun prodotto) numerati (in modo progressivo) catalogati (nell ordine in cui sono descritti nel Report) 16

17 SEZIONE G. TYPE OF TRANSFER Nella Sezione G si dovrà descrivere la strategia di trasferimento adottata, la tipologia di trasferimento e la sua efficacia SEZIONE H. DISSEMINATION AND EXPLOITATION OF RESULTS Nella Sezione H vanno descritte le attività di disseminazione e di valorizzazione realizzate, il target group e settore coinvolto e il feedback ricevuto 17

18 SEZIONE I. IMPACT AND SUSTAINABILITY Nella Sezione I Impact and sustainability va descritto l impatto rispetto a target, settore di riferimento, area geografica, sistemi nazionali VET, nonchè gli indicatori utilizzati Si chiede inoltre, rispetto a ciascun target, di quantificare e specificare ambito, livello di istruzione e settore economico Nella sezione va infine descritta la potenziale Sostenibilità dei risultati progettuali 18

19 SEZIONE L. LESSONS LEARNED Nella Sezione l.1 Problem handling andranno descritti: i problemi riscontrati in fase di attuazione del progetto le modalità adottate per il superamento delle criticità La descrizione dovrà essere chiara e dettagliata e si dovrà fare riferimento a quanto indicato nella parte iniziale della precedente Sezione F. 19

20 SEZIONE M. ANNEX TO THE REPORT (1) Elencare esattamente tutto il materiale allegato alla versione cartacea del Rapporto Finale (es. prodotti/risultati realizzati, password/login dei siti o portali) L elenco riguarderà: il materiale che obbligatoriamente dovrà essere inviato all Agenzia il materiale aggiuntivo che si intende portare a conoscenza dell Agenzia per dimostrare lo sviluppo del progetto e i risultati conseguiti 20

21 SEZIONE M. ANNEX TO THE REPORT (2) ATTENZIONE!!! E necessario che: tutta la documentazione allegata sia organizzata per ambiti di riferimento/singole sezioni del Report Form su ogni allegato sia indicato un numero/codice (progressivo) relativo alla specifica Sezione del Report Form di riferimento (ad es. E-1 verbale Consortium meeting) 21

22 SEZIONE M. ANNEX TO THE REPORT (3) ATTENZIONE!! SONO DOCUMENTI OBBLIGATORI DA INVIARE IN ALLEGATO: 1 originale (con data, timbro e firma in originale) e 2 copie cartacee del Report Form CD-Rom/DVD/Pen Drive contenente versione elettronica del Report Form corrispondente a quella inviata in cartaceo e online 1 copia della documentazione di supporto alla gestione complessiva del progetto (verbali delle riunioni + lista dei partecipanti, eventuali piani di qualità, piani di monitoraggio e valutazione, report della sperimentazione/testing, ecc.) 2 esemplari di ciascun risultato/prodotto tangibile (come indicato nella Sezione F del Report Form) in tutte le lingue previste dal piano di lavoro 1 copia della documentazione e dei materiali relativi alle attività di disseminazione (come indicato nella sezione H del Report Form) password e login per ogni strumento elettronico o sito web o portale 22 (come indicato nella Sezione F del Report Form)

23 SEZIONE O. FINAL PAYMENT ATTENZIONE!!! È obbligatorio specificare se si intende richiedere il pagamento del saldo finale. Si prega di selezionare una delle seguenti opzioni: YES NO 23

24 SEZIONE Q. DECLARATION OF CONFORMITY (1) ATTENZIONE!!! Nella Sezione Q è obbligatorio : apporre data e luogo Riportare l indicazione del nome del Legale rappresentante e della sua posizione nell organizzazione Beneficiaria apporre la firma del legale rappresentante (versione cartacea) 24

25 SEZIONE Q. DECLARATION OF CONFORMITY (2) ATTENZIONE!!! Come stabilito nella Convenzione Art. X.4: Si rammenta che Il Beneficiario è tenuto ad inserire dati e a documentare costantemente i progressi e i risultati del progetto all interno del data base ADAM accessibile dal sito dell Agenzia VEDERE PRESENTAZIONE 25

26 Obblighi del Beneficiario in relazione alla pubblicità

27 PUBBLICITÀ E RESPONSABILITÀ (1) Coerentemente con quanto definito dalla Convenzione (Condizioni generali Art. 5) è obbligatorio apporre su ogni comunicazione o pubblicazione: il logo ufficiale del Programma LLP e la menzione del sostegno finanziario della CE la dichiarazione ufficiale sulla responsabilità Entrambi sono reperibili sul sito della Commissione Europea: /identity_en.htm 27

28 PUBBLICITÀ E RESPONSABILITÀ (2) LOGO DA UTILIZZARE FRASE DA INSERIRE SUI RISULTATI (disponibile in tutte le lingue EU) Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione europea. L autore è il solo responsabile di questa pubblicazione (comunicazione) e la Commissione declina ogni responsabilità sull uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute. 28

29 Per dubbi contattare il tutor di riferimento GRAZIE!