La gestione del progetto: aspetti di contenuto

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1 La gestione del progetto: aspetti di contenuto Relatore: Catia Mastracci Seminario di Assistenza tecnica alla gestione dei progetti TOI 2008 Roma, 6 novembre 2008 Centro Congressi Cavour

2 Contrattualizzazione

3 Le fasi della Contrattualizzazione Verifica AN (eventuali integrazioni) Validazione e autorizzazione stampa Modulo + Convenzione Compilazione applicativo on-line Firma del Beneficiario e invio originali all AN Comunicazione approvazione Controfirma AN e invio originale Convenzione al Beneficiario 3

4 Compilazione applicativo di assistenza on line L applicativo è stato predisposto dall AN per: confermare i dati già codificati del progetto introdurre e motivare eventuali variazioni dei dati rispetto a quanto indicato nella candidatura fornire informazioni utili per la redazione del Modulo di contrattualizzazione e della Convenzione (inclusi gli allegati) 4

5 HOME PAGE BENEFICIARIO Istruzioni per compilazione Sezioni da verificare / completare Schede da stampare se modificate 5

6 Stipula della Convenzione AN-Beneficiario Trasmissione all Agenzia Nazionale di: Modulo di contrattualizzazione (un originale) datato, timbrato e firmato dal Rappresentante legale/firmatario autorizzato Convenzione di finanziamento (due originali) datata, timbrata e firmata dal Rappresentante legale/firmatario autorizzato Integrazioni alla documentazione obbligatoria allegata alla candidatura, se richiesta dall AN Certificazione antimafia o richiesta alla Prefettura + dichiarazione sostitutiva atto di notorietà(solo enti privati) Documentazione aggiuntiva a seguito di variazioni dei dati della candidatura (fiche finanziaria, scheda A.2, attestazione poteri nuovo Rappresentante legale/firmatario autorizzato) 6

7 Struttura della Convenzione 1. Condizioni particolari Personalizzate per singolo Beneficiario 2. Condizioni generali Applicabili a tutti i Beneficiari 3. Allegati: Allegato I Descrizione del progetto Allegato II Bilancio consolidato del progetto Allegato III Guida del candidato: disposizioni amministrative e finanziarie Allegato IV Lista dei partner Allegato V Nota tecnica relativa alla stipula della polizza fidejussoria e Modello fidejussione (ad esclusione degli Enti pubblici) Gli allegati sono parte integrante della Convenzione e possono essere suscettibili di revisione da parte dell AN senza ulteriori processi di formalizzazione 7

8 Eleggibilità dei costi A partire dal: 1 ottobre 2008 Fatta salva la conclusione dell iter di stipula della Convenzione con l Agenzia nazionale 8

9 Accordi con i partner

10 Dichiarazione contenuta nel Modulo di Contrattualizzazione le lettere di intenti in originale di tutti i partner sono disponibili presso la sede del Beneficiario i partner sono stati informati dell approvazione della candidatura i partner concordano con: gli obiettivi del progetto le modalità di gestione operativa e amministrativa del progetto la distribuzione di ruoli e compiti tra i partner il budget consolidato del progetto l impegno finanziario in termini di fondi propri, complessivo e per organismo la ripartizione delle quote di contributo comunitario tra gli organismi del partenariato i contenuti del Modulo di Contrattualizzazione 10

11 Convenzione AN-Beneficiario (art. I.1.2) ( ) Il Beneficiario assicura il coordinamento degli organismi partner, riportati nell Allegato IV, e si impegna a custodire presso le proprie sedi e a rendere disponibile su richiesta dell AN tutta la documentazione relativa ai rapporti con gli stessi 11

12 Emendamenti e modifiche alla Convenzione AN-Beneficiario

13 Le variazioni in itinere Non possoro essere ammesse variazioni che: modifichino il costo complessivo del progetto alterino il rapporto fra fondi propri e contributo LDV violino il principio di parità di trattamento fra partner impattino sugli obiettivi, i risultati attesi, il piano di lavoro 13

14 Tipologie di emendamento SOSTITUZIONE DELL ORGANISMO BENEFICIARIO FUORIUSCITA DI PARTNER INGRESSO DI PARTNER SOSTITUTIVI/AGGIUNTIVI MODIFICHE AL PROGRAMMA DI LAVORO VARIAZIONE DELLE COORDINATE BANCARIE MODIFICA DEL PERIODO CONTRATTUALE MODIFICHE AL BILANCIO CONSOLIDATO (+10% voce di destinazione) VARIAZIONE RAGIONE/DENOMINAZIONE SOCIALE BENEFICIARIO AVVICENDAMENTO RESPONSABILE LEGALE 14

15 Tipologie di modifica PROROGA ALLA PRESENTAZIONE DEI RAPPORTI (INTERMEDIO o FINALE) MODIFICHE AL BILANCIO CONSOLIDATO (-10% voce di destinazione) MODIFICA DELLE QUOTE COMPLESSIVE DI BUDGET DEI PARTNER INGRESSO DI PARTNER SILENTI VARIAZIONE DELL ORGANISMO COORDINATORE AVVICENDAMENTO DEL FIRMATARIO AUTORIZZATO 15

16 Le richieste di variazione devono essere presentate: utilizzando l apposito MODULO DI RICHIESTA DI MODIFICA ALLA CONVENZIONE - Progetti multilaterali di trasferimento dell innovazione disponibile sul sito AN accludendo la documentazione di supporto indicata nel Modulo stesso prima dell inizio dell effetto desiderato (no retroattività) entro e non oltre un mese prima della fine del progetto

17 Procedure di approvazione RICHIESTA DI EMENDAMENTO STIPULA DI UN EMENDAMENTO UFFICIALE SOTTOSCRITTO DALLE PARTI L emendamento entra in vigore soltanto a seguito dell apposizione della firma da parte dell Agenzia nazionale (fa fede la data riportata sull emendamento). Per essere valido dovrà comunque essere approvato prima della data di conclusione del periodo contrattuale. RICHIESTA DI MODIFICA COMUNICAZIONE DI ACCETTAZIONE DA PARTE DELL AGENZIA NAZIONALE La modifica entra in vigore soltanto a seguito della formale accettazione da parte dell Agenzia nazionale. 17

18 Rapporti intermedi e finali

19 Modalità di presentazione dei rapporti Durata progetto Rapporto Intermedio Rapporto finale mesi Non dovuto Entro 2 mesi dalla data di chiusura del progetto 24 mesi Entro il 14 mese dalla data di avvio del progetto Entro 2 mesi dalla data di chiusura del progetto 19

20 Fasi della valutazione 1. Controllo della ricevibilità formale del rapporto; 2. Valutazione del rapporto rispetto alle attività/risultati nonchè ai costi sostenuti nel periodo considerato, in termini di qualità e quantità, inclusa la verifica della veridicità e ammissibilità dell azione svolta. Per i rapporti finali 3. Validazione del rendiconto finanziario e del materiale di supporto richiesto, al fine di verificare la veridicità e ammissibilità delle spese nonché la legalità e regolarità delle operazioni. 20

21 Rapporto intermedio: obiettivi monitorare lo stato di avanzamento del progetto controllare l utilizzo dei fondi comunitari 21

22 Rapporto intermedio: tempi della valutazione l Agenzia dispone di 45 gg di calendario per approvare o respingere il rapporto ricevuto, oppure per richiedere ulteriori documenti giustificativi o informazioni supplementari. Tale termine si sospende qualora vengano richieste integrazioni necessarie alla valutazione e riparte alla ricezione delle stesse il Beneficiario dispone di 30 gg di calendario per la trasmissione delle informazioni/dei documenti supplementari o di un nuovo rapporto 22

23 Rapporti finali: obiettivi stabilire l importo definitivo della sovvenzione comunitaria ai fini del pagamento corrispondente o del recupero dei fondi monitorare la realizzazione del piano di lavoro controllare l utilizzo dei fondi comunitari valutare i risultati attesi 23

24 Rapporti finali: tempi della valutazione l Agenzia dispone di 90 gg di calendario per approvare o respingere il rapporto ricevuto, oppure per richiedere ulteriori documenti giustificativi o informazioni supplementari. Tale termine si sospende qualora vengano richieste integrazioni necessarie alla valutazione e riparte alla ricezione delle stesse il Beneficiario dispone di 30 gg di calendario per la trasmissione delle informazioni/dei documenti supplementari o di un nuovo rapporto 24

25 Sistema di Monitoraggio dei progetti

26 Il Monitoraggio Definizioni ed obiettivi Analisi dello scostamento tra programmato e realizzato ovvero Acquisizione in itinere di informazioni relative allo stato di avanzamento del progetto e del livello della spesa, in funzione di una verifica della regolarità attuativa e dell adozione, se necessario, di misure preventive e correttive dell acquisizione di informazioni di supporto a riflessioni generali sull andamento del Programma 26

27 Il Monitoraggio L approccio dell AN Supporto / controllo Logica preventiva / logica correttiva Presupposto: trasparenza gestionale e cooperazione nella circolazione delle informazioni Riferimenti contrattuali: Artt. I.1.2 (disponibilità documentazione), I.5 (diritto all informazione) e II.19 (controlli ed audit) della Convenzione AN - Beneficiario Modello organizzativo: un referente AN per ciascun progetto (accompagnamento individuale) 27

28 Azioni di monitoraggio e supporto Monitoraggio desk supporto alla gestione operativa e amministrativa dei progetti e analisi dei documenti del progetto (rapporti e strumenti di monitoraggio) Riunioni generali di monitoraggio seminari di assistenza tecnica (es.: start-up progetti o compilazione rapporto intermedio) Visite di Monitoraggio (in situ c/o Beneficiario) acquisizione di informazioni sugli aspetti qualitativi e sull efficacia gestionale del progetto

29 Strumenti di monitoraggio Carta di vita del progetto Cahier de Bord Registra in ordine cronologico gli eventi connessi all attuazione del progetto, le scadenze contrattuali, le azioni di accompagnamento controllo monitoraggio condotte dall AN. Rappresenta uno strumento di registrazione dello stato di avanzamento del progetto e della spesa sostenuta. Costituisce al contempo uno strumento di lavoro per i Beneficiari e uno strumento di verifica per l AN. La compilazione è curata dallo staff dell AN. La compilazione è richiesta dall AN a partire dal mese successivo alla stipula della Convenzione AN-Beneficiario. Sono previsti aggiornamenti periodici fino alla conclusione del progetto. Questionario di monitoraggio a domande aperte Rileva informazioni ed eventuali criticità relative ad alcuni macro-ambiti di interesse quali la gestione del progetto, la partnership, lo stato di avanzamento del piano di lavoro, le attività di valorizzazione. La compilazione è richiesta dall AN entro 30 giorni dalla conclusione del primo periodo contrattuale (progetti di durata 24 mesi) o entro il primo anno di attività (progetti di durata inferiore o uguale ai 18 mesi).

30 Il Monitoraggio di progetto La prospettiva del beneficiario Attività iterativa (lungo tutto il ciclo di vita del progetto e non in prossimità delle scadenze) Necessità di cooperazione dei partner Oggetto del monitoraggio: dati fisici (ad es. referenti per ciascun partner) dati amministrativo-finanziari (ad es. pagamenti, livello di utilizzo dei fondi, ecc.) dati di processo (ad es. realizzazione delle attività previste) 30

31 Sistema di Controllo dei progetti

32 Il controllo Definizioni ed obiettivi Verifica della veridicità ed ammissibilità delle attività sostenute con i fondi comunitari Verifica della legalità e regolarità delle operazioni sottostanti Controlli primari previsti dall AN sulla base dell analisi del rischio connesso alla realizzazione del singolo progetto Controlli di secondo livello (Commissione europea, Corte dei Conti, OLAF, ecc. ) 32

33 Controlli primari sui Beneficiari Analisi dei rapporti finali Analisi del materiale di supporto al rapporto finale Verifica finanziaria sul posto (progetto in corso) Audit finanziario (progetto concluso) Audit di sistema

34 Tipologie di controlli primari - 1/2 Analisi rapporti finali = verifica dei requisiti formali e valutazione dei risultati ottenuti e delle spese dichiarate, al fine di definire l importo di contributo comunitario complessivo eleggibile. sull universo dei Beneficiari Analisi documentale del materiale di supporto ai rapporti finali = verifica della documentazione e dei giustificativi di spesa presentati dai Beneficiari a supporto della rendicontazione finale. su un campione di Beneficiari 34

35 Tipologie di controlli primari 2/2 Verifica finanziaria sul posto (progetto in corso) = controllo della documentazione di progetto al fine di verificare l efficacia delle strategie messe in atto e il rispetto delle norme amministrativo-contabili e degli adempimenti contrattuali. su un campione di Beneficiari Audit finanziario (progetto concluso) = controllo diretto della documentazione attestante le spese sostenute, al fine di verificare la corretta imputazione alle voci di budget, la corrispondenza con la contabilità di base, la correttezza e conformità dei documenti giustificativi e della tenuta dei libri contabili (cfr. art. II.19 della Convenzione di finanziamento). su un campione di Beneficiari Audit di sistema = analisi delle modalità generali di gestione di progetti finanziati a Beneficiari ricorrenti. su un campione di Beneficiari ricorrenti 35

36 Combinazioni di verifiche A VERIFICA FINANZIARIA SUL POSTO (progetto in corso) AUDIT DI SISTEMA (Beneficiari ricorrenti) B AUDIT FINANZIARIO (progetto concluso) AUDIT DI SISTEMA (Beneficiari ricorrenti) C VERIFICA FINANZIARIA SUL POSTO (progetto in corso) VISITA DI MONITORAGGIO

37 Disseminazione e pubblicità

38 Disseminazione (artt. I.10.1 e I.10.2 Convenzione) Il beneficiario è tenuto a porre particolare attenzione alla disseminazione e valorizzazione dei risultati del progetto e ad assicurare la loro visibilità transnazionale. A tal scopo è richiesta la creazione ed il mantenimento di un sito web dedicato al progetto che dovrà contenere le seguenti informazioni minime: descrizione del progetto coordinate del beneficiario lista dei partner coinvolti riferimento al sostegno comunitario (dicitura ufficiale e logo appropriati) accesso ai principali risultati/prodotti del progetto Inoltre, il Beneficiario, deve fornire all Agenzia nazionale e/o alla Commissione tutte le informazioni richieste per la promozione del Programma di Apprendimento Permanente e per la disseminazione dei risultati del progetto. Ciò potrebbe riguardare anche la compilazione di questionari e l inserimento di dati in banche dati. 38

39 Disseminazione (artt. I.10.3 e I.10.4 Convenzione) Il Beneficiario è tenuto a inserire dati e a documentare costantemente i progressi e i risultati del progetto all interno del data base ADAM (Advanced Data Archive and Managementsystem) L inserimento dei dati aggiornati nella banca dati ADAM rappresenta la conditio sine qua non ai fini del trasferimento delle quote di prefinanziamento e del saldo finale 39

40 Pubblicità (art. II.5 Convenzione) Ogni comunicazione e pubblicazione relativa al progetto deve: riportare la menzione del sostegno finanziario della Comunità europea (art. II.5 della Convenzione di sovvenzione) specificare che la responsabilità ricade esclusivamente sull autore riportare il logo aggiornato del Programma LLP riportare su ogni prodotto finale (inclusi Convegni e seminari) la frase: Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione europea. L'autore è il solo responsabile di questa pubblicazione (comunicazione) e la Commissione declina ogni responsabilità sull'uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute. Disponibile in diverse lingue al seguente indirizzo web: cies/progr_en.html 40

41 Come assicurare una buona gestione del progetto?

42 Qualche suggerimento Individuare un responsabile di progetto ed un referente amministrativo per ciascun organismo partner Predisporre un sistema di monitoraggio, di valutazione delle attività e di contabilità analitica Raccogliere sistematicamente la documentazione del progetto, con particolare riferimento ai giustificativi di spesa, ed archiviarla in modo strutturato Riferirsi costantemente alla documentazione di riferimento del Programma 42