LINEE GUIDA PER LA GESTIONE AMMINISTRATIVO CONTABILE DEL BILANCIO UNICO IN CONTABILITÀ FINANZIARIA

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1 LINEE GUIDA PER LA GESTIONE AMMINISTRATIVO CONTABILE DEL BILANCIO UNICO IN CONTABILITÀ FINANZIARIA Organizzazioni e funzioni I processi contabili attengono alla definizione e allo svolgimento delle attività necessarie al perseguimento delle finalità del sistema contabile e sono tra loro correlati costituendo, nel loro insieme, il macro-processo contabile di Ateneo. I processi contabili di Ateneo sono la programmazione, la gestione, la consuntivazione e i controlli. Gli organi, i soggetti e le strutture coinvolte nel processo contabile sono: Senato Accademico, Consiglio di Amministrazione, Rettore, Direttore Generale e i Dipartimenti e i Centri di ricerca o di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale. Relativamente allo svolgimento dei processi contabili, come previsto nello Statuto, le funzioni spettanti agli organi, ai soggetti e alle strutture predette sono: a) relativamente al Senato: - esprimere parere obbligatorio sul bilancio di previsione annuale e triennale e sul conto consuntivo; - determinare i criteri per l attribuzione delle risorse finanziarie alle strutture didattiche, di ricerca e di servizio in relazione alle risorse economiche disponibili. b) relativamente al Consiglio di Amministrazione: - definire gli obiettivi strategici dell Ateneo acquisito il parere del Senato Accademico; - approvare la programmazione annuale e triennale e vigilare sulla sostenibilità finanziaria delle attività; - verificare la rispondenza dei risultati agli obiettivi; - approvare il bilancio di previsione annuale e triennale ed il conto consuntivo predisposti udito il Senato Accademico, nonché le modifiche e le variazioni del bilancio di previsione di propria competenza; - esercitare ogni altra funzione di indirizzo allo stesso affidata dallo Statuto in materia finanziaria ed amministrativo - contabile.

2 c) relativamente al Rettore: - proporre al Consiglio di Amministrazione, udito il Senato Accademico, gli obiettivi strategici dell Ateneo; - proporre, coadiuvato dal Direttore Generale, il bilancio di previsione annuale e triennale ed il conto consuntivo e le proposte di modifica e variazione del bilancio di previsione annuale; - presentare la relazione sulla gestione sia a preventivo che a consuntivo; adottare, in caso di necessità e obiettiva urgenza, gli adeguati provvedimenti amministrativi di competenza del Consiglio di Amministrazione e/o del Senato Accademico, sottoponendoli a ratifica nella seduta immediatamente successiva dell organo competente. d) relativamente al Direttore Generale: curare l attuazione dei piani, dei programmi e delle direttive generali definiti dagli Organi di Governo; tradurre, coadiuvato dal servizio di Ragioneria, in termini finanziari le linee strategiche annuali e pluriennali definite dai competenti organi accademici, predisponendo, di concerto con il Rettore, la proposta di bilancio unico d Ateneo di previsione annuale e le proposte di modifica e variazione dello stesso; adottare i provvedimenti amministrativi ed esercitare i poteri di spesa e quelli di acquisizione delle entrate allo stesso rimessi dallo Statuto e dai Regolamenti di Ateneo; monitorare, coadiuvato dal servizio di Ragioneria e avvalendosi di un apposito servizio di audit interno, l andamento complessivo della gestione finanziaria. Il Direttore Generale, con proprio provvedimento, definisce l organizzazione del servizio contabile, affidando: - al Servizio di Ragioneria la predisposizione dei documenti contabili, il monitoraggio della gestione contabile, la trasmissione all istituto cassiere dei documenti di spesa e l emissione, la sottoscrizione e la trasmissione all istituto cassiere dei documenti di entrata. - ai Dipartimenti e ai Centri di ricerca o di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, la proposta del bilancio di previsione di struttura, la gestione delle procedure del ciclo attivo e passivo, nel rispetto delle vigenti normative in materia, inclusa

3 l emissione e la sottoscrizione degli ordinativi di pagamento che, per l Amministrazione centrale rimane in capo al Servizio di Ragioneria. I Dipartimenti, i Centri di ricerca e di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, relativamente allo svolgimento dei processi contabili, svolgono le funzioni di: - collaborazione alle fasi di programmazione, gestione e variazione della previsione; - approvazione del budget di struttura annuale e triennale, nel rispetto degli obiettivi programmatici e di gestione delle risorse. L Amministrazione Centrale, rispetto ai compiti contabili, svolge le funzioni di : esercizio dei poteri di spesa e di quelli di acquisizione delle entrate come previsti dallo Statuto vigilanza sull andamento generale della gestione economica, finanziaria e patrimoniale dell Ateneo. Responsabilità I Dipartimenti e i Centri di ricerca o di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale sono responsabili: - per il ciclo attivo: a) di tutte le fasi del processo di acquisizione delle risorse e relativa conferma dello stanziamento e dell'importo accertato. A tal fine certifica la formale assegnazione dei contributi in ambito istituzionale o l effettivo svolgimento delle prestazioni da parte della struttura in ambito commerciale; b) della corretta indicazione al Servizio di Ragioneria della natura delle entrate al fine della loro esatta imputazione a Bilancio nonché della eventuale loro destinazione (spese). - per il ciclo passivo: a) di tutte le fasi del processo relativo alla gestione del bilancio. E pertanto responsabile della liquidazione delle somme dovute, della certificazione relativa alla consegna, della congruità della spesa e del collaudo, se previsto; b) degli adempimenti amministrativi, fiscali e previdenziali connessi alla gestione del proprio bilancio di struttura. Il Servizio di Ragioneria è responsabile:

4 a) per il ciclo attivo della corretta contabilizzazione delle entrate; b) per il ciclo passivo della verifica della copertura finanziaria, nonché, limitatamente alle spese liquidate dall Amministrazione centrale, della corretta imputazione della spesa al pertinente capitolo e della competenza dell organo che ha disposto la spesa. Assestamento e variazioni al Bilancio L autorizzazione alla variazione del bilancio di previsione unico di Ateneo è di competenza del Consiglio di Amministrazione, fatta eccezione per: a) le variazioni della disponibilità di risorse con vincolo di destinazione a causa di nuove o maggiori assegnazioni dall esterno, richiedenti l attivazione di una pari disponibilità in uscita secondo le indicazioni del soggetto finanziatore, che sono assunte dal Responsabile del Dipartimento o del Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale; b) le variazioni del budget dei Dipartimenti, dei Centri di ricerca e di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, derivanti da trasferimenti tra Dipartimenti e Centri legati a passaggi di competenze, che sono autorizzate dal Direttore Generale; c) le variazioni budget all interno del singolo Dipartimento o Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, comportanti trasferimento di risorse tra capitoli, che sono autorizzate dal Responsabile del singolo Dipartimento o Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, previa verifica del rispetto dei vincoli di legge sulle singole nature di spesa interessate, a condizione che siano di importo inferiore a ,00 e che non alterino la disponibilità complessiva del Centro. Le variazioni di cui alle lettere a) e b) vengono trasmesse al Collegio dei revisori dei conti; per tutte le altre variazioni deve essere acquisito il parere preventivo del Collegio dei revisori. Le variazioni a causa di minori disponibilità di risorse con vincolo di destinazione autorizzate dal Consiglio di Amministrazione, pongono a carico del bilancio preventivo di struttura del Dipartimento o del Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale gli eventuali scostamenti di previsione. Gestione liquidità l Servizio di Ragioneria è responsabile della programmazione e della gestione dei flussi di cassa

5 dell intero Ateneo, desunti dalla programmazione dei Dipartimenti e dei Centri di ricerca o di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale e dell Amministrazione Centrale, ai sensi delle norme vigenti. L Amministrazione Centrale e ciascun Dipartimento o Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, sono responsabili della programmazione del proprio fabbisogno di liquidità. I Dipartimenti e i Centri di ricerca o di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, sono dotati di un fondo cassa per il pagamento di piccole spese idoneamente documentate, che viene assegnato loro e reso disponibile per la gestione all inizio di ciascun esercizio. Il Segretario amministrativo del Dipartimento, del Centro di servizio o di ricerca che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, per le spese di cui all'art. 29 del Regolamento, è dotato, all'inizio di ciascun esercizio, di un fondo di importo non superiore a 2.500,00 (euro duemilacinquecento), reintegrabile durante l'esercizio previa presentazione del rendiconto delle somme già spese. L importo del Fondo economale deve alla chiusura dell esercizio finanziario essere versato all Istituto di Credito incaricato del servizio di Cassa, con imputazione contabile all apposito capitolo delle Partite di giro. Ciascuna Dipartimento, Centro di ricerca o di servizio che hanno mantenuto autonomia amministrativa e gestionale deve tenere apposito registro, nel quale devono essere annotati sia i prelevamenti fatti con ordini di pagamento sia le piccole spese. Il Segretario amministrativo del Dipartimento, del Centro di servizio o di ricerca che ha mantenuto autonomia amministrativa e gestionale, per le piccole spese in contanti che singolarmente non eccedano 30,00 (euro trenta) e globalmente 150,00 (euro centocinquanta) mensili, può dar prova dell avvenuto pagamento tramite scontrino fiscale o documentazione equipollente. Non è consentito il frazionamento di una stessa spesa. Limitazioni ed esclusioni del Regolamento per l Amministrazione, la Finanza e la Contabilità dell Università degli Studi di Perugia, emanato con D.R del 3 settembre 2007 La normativa contenuta nella parte seconda, titolo primo, del Regolamento per l Amministrazione, la Finanza e la Contabilità dell Università degli Studi di Perugia, emanato con D.R del 3 settembre 2007, è applicabile esclusivamente ai Centri privi di autonomia amministrativa gestionale presenti nel bilancio unico di Ateneo.

6 Consegnatari dei beni nei Dipartimenti e nei Centri di ricerca o di servizio I beni immobili che ospitano le rispettive articolazioni amministrative, didattiche e scientifiche sono dati in consegna ad agenti dell'università, individuabili nelle persone del Segretario amministrativo del Dipartimento, del Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativo gestionale. Il Segretario amministrativo del Dipartimento, del Centro di ricerca o di servizio che ha mantenuto autonomia amministrativo gestionale è altresì consegnatario dei beni mobili e degli eventuali autoveicoli assegnati per le esigenze della struttura e risultanti nei registri di inventario. Il Segretario Amministrativo, cura altresì la tenuta delle scritture patrimoniali, provvedendo all invio annuale della situazione patrimoniale, comprensiva delle variazione, all amministrazione universitaria per l inserimento nel consolidato patrimoniale. Il Segretario Amministrativo può individuare eventuali agenti sub-consegnatari: di tale individuazione ne deve dare comunicazione all amministrazione centrale.

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