Manuale di Organizzazione

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1 Manuale di Organizzazione emanato con D.D. n. 511 del 12 ottobre 2004 entrato in vigore il 30 novembre Introduzione Il Manuale di Organizzazione è strutturato in due sezioni: la prima contiene gli articoli generali su cui è stato costruito il modello organizzativo della Scuola Sant Anna (sulla falsariga dell attuale Manuale Organizzativo); la seconda contiene il modello organizzativo con la descrizione delle diverse strutture e dei ruoli in esse previsti. Con riferimento al modello organizzativo, esso si articola nelle seguenti macro Unità: Presidenza della Scuola con a capo il Presidente Direzione della Scuola con a capo il Direttore della Scuola Direzione Amministrativa con a capo il Direttore Amministrativo Divisioni e Polo S. Anna Valdera con a capo i rispettivi Direttori Tali macro Unità, in funzione delle rispettive dimensioni e missione, si articolano in: Aree raggruppano più Unità Organizzative e riportano alla Direzione Amministrativa; Coordinamenti Operativi raggruppano più Unità Organizzative e riportano ad una Direzione di Divisione; Unità organizzative - riportano ad un Area, ad un Coordinamento Operativo o ad una delle macro Unità e presentano, rispetto alle precedenti, un minore livello di complessità gestionale, indipendentemente dalla numerosità dell organico strutturato e non - in loro presente; Servizi rappresentano attività con una particolare focalizzazione che si intendono evidenziare all interno di altre strutture organizzative. I ruoli che compaiono nel manuale sono Direttore si riferisce al titolare di una delle macro Unità. Responsabile si riferisce al titolare di un Area, di un Coordinamento Operativo, di un U.O. o di Servizio. Esperto si riferisce ad un profilo che richiede competenze specialistiche che può essere responsabile di specifiche attività e/o ricoprire funzioni di staff ad un Responsabile (di U.O., di Area, di C.O.) o ad un Direttore. Addetto si riferisce ad una figura che assicura l erogazione di un servizio e/o svolge attività di supporto ad un Responsabile. Il ruolo di Responsabile di Servizio si configura nel caso l erogazione del servizio stesso comporti il coordinamento di altre risorse. Il Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione (R.S.P.P.) dell Area Servizi Tecnici e Immobiliari ed il Responsabile Servizio Qualità dell Alta Formazione sono figure previste dalla normativa vigente; pertanto non risultano vincolate a quanto sopra. I ruoli di tecnico presenti nelle Aree Servizi Tecnici e Immobiliari e Servizi Informatici sono assimilabili ad Addetto. Ciascun Ruolo è stato descritto mostrando: Struttura organizzativa di riferimento (Direzione della Scuola, Direzione Amministrativa, Divisioni); Riferimento gerarchico o funzionale; Responsabilità; Principali attività. LE FONTI INTERNE aggiornata al 29/12/2004 Pag. Man 1

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3 2 Parte Generale Art. 1 (Finalità) 1. Ai sensi dello Statuto e del Regolamento Generale della Scuola, il presente Manuale individua ed illustra il modello organizzativo della Scuola, in termini di organigramma generale, articolazione in strutture organizzative, responsabilità e principali attività dei diversi ruoli previsti. Per ciascun Ruolo in particolare vengono indicati la struttura organizzativa di riferimento nell organigramma generale, il riferimento gerarchico, le responsabilità e le relative attività. 2. Il Manuale disciplina l organizzazione delle strutture amministrative organizzate in Centri di Spesa individuati secondo quanto previsto dallo Statuto e dal Regolamento per l Amministrazione, la Finanza e la Contabilità. Art. 2 (Struttura organizzativa della Scuola e principi di governance) 1. Il modello macro-organizzativo della Scuola è di tipo divisionale. La Scuola opera attraverso tre Divisioni che erogano servizi specifici per tipologia di fruitori. 2. La governance della scuola viene assicurata dal Presidente e dal Direttore, ciascuno per le proprie attribuzioni. 3. Il modello organizzativo della Scuola viene illustrato nel dettaglio attraverso organigrammi che mostrano l articolazione delle diverse strutture e la descrizione dei ruoli presenti al loro interno. Art. 3 (Presidente) 1. Ai sensi dell Art. 23 dello Statuto, il Presidente convoca e presiede il Consiglio di Amministrazione e ne segue le deliberazioni. 2. Ha competenza diretta in materia di gestione economico-amministrativa della Scuola e per tutte le questioni riguardanti il trasferimento tecnologico. Per questo si avvale di uno staff di presidenza e del Direttore Amministrativo. Dal Presidente dipendono i Poli. Art. 4 (Direttore) 1. Il Direttore, ai sensi dell Art. 24 dello Statuto, convoca e presiede il Senato Accademico, curandone l esecuzione delle deliberazioni. 2. Coadiuvato dal Senato Accademico, definisce la politica di sviluppo dell eccellenza nell attività di ricerca e di formazione, così come prescritto dall Art. 22 dello Statuto. 3. Il Direttore si avvale della collaborazione di uno staff di Direzione, del Direttore Amministrativo e dei Direttori delle Divisioni. Art. 5 (Direttore Amministrativo) 1. Il Direttore Amministrativo ha un ruolo manageriale orientato a tradurre l indirizzo del vertice della Scuola in linee di sviluppo organizzativo favorendo l efficacia e l efficienza dei processi di gestione delle attività tecnico amministrative della Scuola. 2. Il Direttore Amministrativo esplica un azione generale di direzione e controllo nei confronti del personale tecnico-amministrativo, esercitando altresì le funzioni amministrative assegnategli dallo Statuto e dalle fonti interne. LE FONTI INTERNE aggiornata al 29/12/2004 Pag. Man 3

4 3. Al Direttore Amministrativo competono tutte le responsabilità che leggi e regolamenti dello Stato assegnano al Direttore Amministrativo. Il Direttore Amministrativo sovrintende all organizzazione e al funzionamento delle strutture amministrative ed è responsabile delle relative attività. 4. Il Direttore Amministrativo effettua, direttamente o tramite delega ad una delle strutture a lui sottoposte, controlli di legittimità sulle spese svolte in autonomia dai Centri di Spesa. Inoltre, la Direzione Amministrativa svolge funzioni di audit, effettuando controlli a campione ex-post sulle spese medesime. Art. 6 (Direttori di Divisione) 1. I Direttori di Divisione hanno piena autonomia di gestione della struttura loro affidata nel rispetto del Piano triennale, degli indirizzi definiti dal Senato Accademico, del Budget divisionale approvato dal Consiglio di Amministrazione e dei limiti a tale autonomia sanciti dai regolamenti. I Direttori di Divisione devono rinviare ai competenti Organi Collegiali tutte e sole le decisioni che oltrepassano gli indirizzi didattico-scientifici ricevuti, che superano i limiti stabiliti dal Budget o che esulano dai regolamenti. 2. I Direttori di Divisione, collaborano attivamente nella ricerca di sinergie tra le Divisioni e nella ricerca dell ottimizzazione dell utilizzo delle risorse condivise della Scuola. 3. La carica di Direttore di Divisione comporta la nomina a Vice Direttore. 4. I Direttori di Divisione hanno responsabilità del processo d acquisto all interno dei limiti determinati nel Regolamento per l Amministrazione, la Finanza e la Contabilità. Art. 7 (Direttore del Polo S. Anna Valdera) Il Direttore del Polo ha come compiti caratterizzanti: l assicurare la piena e costante funzionalità delle strutture e dei servizi del Polo la facilitazione del trasferimento tecnologico verso il territorio di Pisa e della Valdera lo sviluppo delle sinergie con le altre strutture della Scuola. Art. 8 (Organizzazione della Scuola) 1. L organizzazione della Scuola è articolata in strutture organizzative di diverso livello che sono così classificate: Direzioni: riportano al Direttore della Scuola e/o alla Presidenza. Esse sono (oltre alla Direzione ed alla Presidenza della Scuola): o Direzione Amministrativa o Divisione Alta Formazione o Divisione Ricerche o Divisione Formazione Universitaria alla Ricerca o Polo Sant Anna Valdera Aree: riportano alla Direzione Amministrativa e si caratterizzano per uno o più dei seguenti fattori: complessità delle attività svolte, coordinamento di più unità organizzative (vedi dopo), presidio di processi ritenuti strategici. Coordinamenti Operativi: riportano alla Direzione di ciascuna Divisione e si caratterizzano per uno o più dei seguenti fattori: complessità delle attività svolte, coordinamento di più unità organizzative (vedi dopo), presidio di processi ritenuti strategici. Unità organizzativa: riportano ad un Area, ad un Coordinamento Operativo o ad una Direzione e presentano, rispetto ai precedenti, un minore livello di complessità gestionale, indipendentemente dalla numerosità dell organico strutturato e non - in esse presente. Servizi: sono unità specializzate che possono essere inserite all interno di una delle precedenti strutture o fungere da staff alle Direzioni. 1. L articolazione delle Direzioni in unità di livello inferiore, Aree, Coordinamenti Operativi o Unità LE FONTI INTERNE aggiornata al 29/12/2004 Pag. Man 4

5 organizzative viene definita, su proposta dei responsabili delle strutture medesime d intesa con il Direttore Amministrativo come disposto dall art. 68 commi 2 e 3 del Regolamento generale 2. Le Divisioni, nel perseguire l efficacia e l efficienza delle rispettive missioni, hanno facoltà di articolare le proprie strutture interne ai sensi dell art. 1 c.3 del Regolamento delle Divisioni. 3. Possono essere altresì istituite, ai sensi dello Statuto, strutture a carattere temporaneo. 4. L assegnazione del Personale alle unità organizzative è effettuata, in coerenza con l organico definito dal Consiglio di Amministrazione, sentiti i responsabili delle strutture stesse, su proposta del Direttore Amministrativo con delibera del Consiglio di Amministrazione ai sensi dell art. 72 del Regolamento Generale.. Art. 9 (Strutture Amministrative) 1. Le Strutture Amministrative della Scuola esercitano le funzioni ad esse rispettivamente assegnate dalle disposizioni di cui al presente Manuale di Organizzazione. 2. Dal punto di vista amministrativo contabile l organizzazione della Scuola si articola in Centri di spesa. 3. Con le modalità di cui all art.11 sono altresì individuati, tra i responsabili delle strutture e delle sottostrutture eventualmente costituite al loro interno, i funzionari incaricati della sostituzione per assenza o impedimento dei responsabili delle strutture stesse, nel rispetto delle mansioni proprie della qualifica rivestita dal funzionario incaricato e, eventualmente, delle disposizioni di cui all art.57 del D.Lgs. 29/ Le competenze e le funzioni dei responsabili e degli addetti delle diverse strutture organizzative di supporto della Scuola sono riportate di seguito nel presente Manuale. Art. 10 (Commissioni di studio e Gruppi di lavoro) 1. Nell ambito delle rispettive competenze il Presidente, il Direttore e il Direttore Amministrativo possono costituire Commissioni di studio e Gruppi di lavoro per l esame e la risoluzione di questioni di particolare rilevanza o per il perseguimento di specifici obiettivi programmati, specialmente a carattere intersettoriale, e comunque per lo svolgimento di compiti non permanenti. 2. Le Commissioni di studio trattano temi relativi alle problematiche istituzionali della Scuola e possono essere permanenti o temporanee. 3. I Gruppi di lavoro trattano questioni di natura amministrativa organizzativa e sono temporanei. Art. 11 (Norme transitorie e finali) 1. Il presente Manuale è deliberato dal Consiglio di Amministrazione. 2. Le modifiche e gli aggiornamenti del Manuale sono di competenza del Direttore Amministrativo e vengono sottoposte all approvazione del Consiglio di Amministrazione su proposta del Presidente della Scuola. 3. Il Manuale d Organizzazione entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione all Albo della Scuola. L implementazione della nuova struttura organizzativa sarà progressiva i n funzione delle capacità operative delle singole strutture, e sarà demandata a specifici provvedimenti del Direttore Amministrativo. 4. Il Manuale di Organizzazione sarà sottoposto a verifica periodica da parte del Direttore Amministrativo con il supporto dell Area Personale e Organizzazione. Le verifiche in particolare sono riferite all adeguamento alle norme contenute nei regolamenti interni e alle norme risultanti dagli accordi contrattuali nazionali. modificato con D.D. n. 511 del 12 ottobre 2004 LE FONTI INTERNE aggiornata al 29/12/2004 Pag. Man 5