La gestione delle azioni di mobilità Leonardo da Vinci

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1 La gestione delle azioni di mobilità Leonardo da Vinci Anna Butteroni Agenzia Nazionale LLP Leonardo da Vinci ISFOL Seminario Progetti Approvati Annualità di Selezione 2013 Roma, 23 settembre 2013 Best Western Hotel Universo Rome

2 Oggi parleremo di Approfondimento sugli aspetti gestionali legati all implementazione del progetto Approfondimento sugli aspetti amministrativi e finanziari (modifiche alla convenzione, budget e pagamenti) Controlli primari e azioni di monitoraggio da parte dell A.N. sui progetti 2

3 Gestione della rete di partenariato Definizione di accordi di partenariato e MOU in caso di applicazione del sistema ECVET (per es.: riferimenti Dell azione, compiti e responsabilità, obiettivi della rete, accordi finanziari, modalità operative, etc). Divisione dei compiti e delle responsabilità Gestione comunicazione all interno della rete Ampliamento della rete di partenariato Attenzione ai massimali della sussistenza, in caso di un nuovo partner Transnazionale! 3

4 Promozione, informazione e selezione Promuovere, informare. PRIMA diffusione dell informazione sul progetto, presso tutti i soggetti potenzialmente interessati, mirata a sollecitare la partecipazione e alla selezione dei partecipanti DURANTE diffusione dell informazione sull andamento delle attività, presso tutti i soggetti coinvolti DOPO diffusione dell informazione sui risultati del progetto, presso tutti i soggetti potenzialmente interessati e selezionare. CRITERI DI SELEZIONE livello linguistico competenze e saperi professionali aspetti attitudinali e motivazionali MODALITÀ DI VERIFICA valutazione linguistica analisi del curriculum vitae analisi della sfera motivazionale 4

5 Promozione, informazione e selezione Il Beneficiario non può assegnare il contributo comunitario, nello stesso target group, a colui che abbia già preso parte, in qualità di partecipante, ad un esperienza di mobilità Leonardo da Vinci. ogni comunicazione e pubblicazione relativa al progetto deve riportare la menzione del sostegno finanziario della Comunità europea e specificare che la responsabilità ricade esclusivamente sull autore Le informazioni sono disponibili al seguente indirizzo web: en.htm 5

6 Organizzazione del tirocinio/scambio organizzazioni d invio organizzazioni ospitanti partecipanti IL PATTO FORMATIVO obiettivi e contenuti del tirocinio/scambio attività e fasi operative misure di accompagnamento modalità di valutazione modalità di validazione Ricordati Contratti con i partecipanti Training agreement/work programme Learning agreement in caso di ECVET 6

7 Le Attività Preparatorie Materiali didattici Organismo beneficiario Partenariato locale Partenariato transnazionale Lezioni frontali Giochi di ruolo Seminari tematici Gruppi di lavoro PREPARAZIONE LINGUISTICA PREPARAZIONE PEDAGOGICO- PROFESSIONALE PREPARAZIONE CULTURALE Consultare il vortale Prepara la mobilità Contributo in base al massimale procapite 7

8 Organizzazione del tirocinio/scambio IL SUPPORTO PRATICO LOGISTICO VIAGGIO VITTO ALLOGGIO TRASPORTI LOCALI ASSICURAZIONE

9 SOGGETTI COINVOLTI Tutor dell ente d invio Tutor dell ente ospitante Tutor aziendale o mentore Realizzazione del tirocinio/scambio Le attività di monitoraggio e tutoraggio Sistema in grado di percepire tempestivamente gli ostacoli alla fattibilità dell azione formativa STRUMENTI POSSIBILI Griglie di osservazione Colloqui Agende settimanali Questionari 9

10 Valutazione dell esperienza di mobilità e dell intero progetto Valutazione dei tirocini formativi Valutazione del progetto Esempi di indicatori: Livello di gradimento dei partecipanti all esperienza di mobilità transnazionale Coerenza del contenuto formativo del tirocinio con il percorso scolastico o formativo seguito dal partecipante Pertinenza dell esperienza lavorativa svolta rispetto al fabbisogno formativo del partecipante presenza di criticità Esempi di indicatori: Interesse suscitato sul target di riferimento del progetto Livello di coinvolgimento dei partner Grado di interesse suscitato all esterno Rispetto del programma di lavoro Funzionalità e efficienza del raccordo tra i diversi attori coinvolti Definizione e somministrazione strumenti 10

11 Validazione delle competenze acquisite Europass mobility: dispositivo per l attestazione di percorsi di apprendimenti europei che fa parte di un quadro di riferimento unico per la trasparenza delle qualifiche e delle competenze Validazione delle competenze acquisite Attestato della preparazione linguistica effettuata: attestato in cui sono indicati il programma effettuato e le competenze linguistiche acquisite e approfondite. Attestato rilasciato dall ente ospitante: attestato in cui sono indicate le informazioni principali del tirocinio (indicazioni temporali, indicazione del settore professionale nel quale è stato svolto il tirocinio, indicazioni delle mansioni svolte dal partecipante, obiettivi formativi e professionali raggiunti, eventuali criticità etc.) ECVET 11

12 Modifiche alla Convenzione Azione prevista Modifica Documentazione richiesta Emendamenti Autorizzazioni Ragione Sociale del Beneficiario Rappresentante legale del Beneficiario Composizione del partenariato nazionale e transnazionale Durata del progetto Comunicazione all A.N. Nuova Polizza (se dovuta) Nuova Certificazione Antimafia (se dovuta) Comunicazione all A.N. Nuova Certificazione Antimafia (se dovuta) Comunicazione all A.N. Lettera d intenti in originale Scheda partner oragnisation Comunicazione all AN Appendice alla Polizza fideiussoria Dati anagrafici del Beneficiario Comunicazione all AN Presa d atto Estremi Bancari Comunicazione all AN Nuova Fiche bancaria Presa d atto/autorizzazione Numero complessivo dei partecipanti Numero dei partecipanti per il paese di destinazione Comunicazione all AN 12

13 Voce di spesa ORGANIZZAZIONE Costi unitari forfettari Budget Calcolo Contributo LdV Numero degli effettivi partecipanti per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall A.N. PREPARAZIONE LINGUISTICA CULTURALE PEDAGOGICA Costi unitari forfettari Numero degli effettivi partecipanti alle attività preparatorie per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall A.N. SUSSISTENZA Scale di costi unitari Numero degli effettivi partecipanti per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall A.N. Nel caso di diminuizione del numero dei partecipanti la specifica voce sarà ridotto in misura proporzionale allo scarto percentuale tra quanto previsto e quanto realizzato VIAGGIO A/R (solo per permanenze all estero di durata inferiore o uguale alle 12 settimane) Costi reali Costi reali dichiarati dal Beneficiario 13

14 Tranche di pagamento del contributo Pagamenti Documentazione contabile Fattura/Nota di addebito/richiesta Prefinanziamento Relazione intermedia (se dovuta) Garanzia Fideiussoria (se dovuta) Fiche Bancaria (in caso di variazione) Saldo Fattura/Nota di addebito/richiesta Certificazione Antimafia /Autocertificazione Fiche Bancaria (in caso di variazione) 14

15 Misure precauzionali In base all ammontare della sovvenzione sono stabilite misure precauzionali a tutela dei fondi comunitari: per sovvenzioni da 0 fino a ,00 euro non è prevista alcuna misura precauzionale (ciò vale anche per tutti gli enti pubblici indipendentemente dall ammontare della sovvenzione); per sovvenzioni da ,00 fino a ,00 euro è prevista la presentazione della relazione intermedia che svincola la seconda tranche di prefinanziamento (il pagamento del prefinanziamento è frazionato in due tranche del 40% ciascuna); per sovvenzioni superiori a ,00 euro è prevista la stipula di garanzia fideiussoria. 15

16 La relazione intermedia: Relazione intermedia riferisce sulle attività realizzate e sulle spese sostenute nel periodo corrispondente alla metà della durata progettuale; deve essere trasmessa entro 30 giorni dalla data di fine della prima metà della durata progettuale; svincola la seconda tranche (40%) del prefinanziamento solo nel caso in cui siano stati sostenuti costi superiori al 70% del primo acconto; è elaborata dal Mobility tool. 16

17 Relazione finale Entro 60 giorni dalla chiusura delle attività progettuali copia dei contratti stipulati con i partecipanti (Training agreement/work programme) copia della relazione degli organismi ospitanti materiali delle attività preparatorie i documenti utilizzati per certificare l esperienza prova dell effettiva durata della permanenza all estero ogni altro documento giustificativo richiesto dall Agenzia nazionale 17

18 Giustificativi di spesa Il Beneficiario deve conservare gli atti e i documenti giustificativi a supporto di ogni spesa e di ogni uscita di cassa direttamente collegati alla realizzazione dell azione promossa. I documenti giustificativi possono essere oggetto di verifica da parte dell Agenzia nazionale, della Commissione Europea, dell OLAF e di ogni altro organo da questi incaricato. 18

19 Controlli primari L Agenzia nazionale si riserva il diritto di procedere ad una serie di controlli amministrativi-finanziari che si suddividono in: Analisi dei rapporti finali Analisi documentale del materiale di supporto alla relazione finale Verifiche sul posto 19

20 Consiste: Analisi dei rapporti finali nell accertamento dei requisiti formali richiesti per l accettazione dei rapporti stessi nella valutazione dei risultati ottenuti e delle spese dichiarate al fine di determinare l importo del contributo comunitario complessivo eleggibile. Il controllo è eseguito sul 100% dei progetti. 20

21 Analisi documentale Consiste nella verifica della documentazione e dei giustificativi di spesa presentati dal Beneficiario, su esplicita richiesta dell Agenzia nazionale, a supporto della rendicontazione finale con l obiettivo di accertare: la veridicità e ammissibilità delle spese sostenute la legalità e la regolarità delle operazioni effettuate Il controllo si effettua su un campione di progetti. 21

22 Verifiche finanziarie sul posto Consistono nella verifica e nel controllo dei documenti finanziari e amministrativi relativi alle attività progettuali realizzate; si svolgono presso la sede del Beneficiario, durante la realizzazione dell azione, al fine di verificare il rispetto delle regole amministrative e finanziarie nell implementazione del progetto. Il controllo si effettua su un campione di progetti. 22

23 Scelta del campione La selezione dei progetti da sottoporre ad analisi documentale o a verifica sul posto si basa su diverse modalità: Selezione di progetti critici Selezione su base casuale Nella selezione si avrà cura di operare una diversificazione rispetto a : tipologia/dimensioni dell organismo beneficiario durata contrattuale del progetto area geografica di provenienza del Beneficiario importo della sovvenzione assegnata ingresso al Programma 23

24 Finalità delle azioni di monitoraggio Le azioni di monitoraggio del Programma sono indirizzate a raccogliere informazioni sugli aspetti quantitativi e qualitativi dell attuazione delle Azioni di mobilità anche ai fini dell identificazione di buone pratiche 24

25 Il sistema di monitoraggio dell Agenzia Nazionale Il sistema di monitoraggio posto in essere dall Agenzia Nazionale si basa essenzialmente sulla combinazione di diversi strumenti e azioni di monitoraggio che integrano modalità di raccolta delle informazioni de visu/in situ e in remoto. Il sistema è stato progettato nel rispetto delle linee guida della Commissione Europea. 25

26 Il contributo dell ente Beneficiario alle attività di monitoraggio A titolo della Convenzione (Art. VII.1) il Beneficiario accetta di partecipare e contribuire alle attività di monitoraggio, organizzate dall Agenzia nazionale e/o da persone e organismi da essa incaricate. Tale contributo può anche comportare la compilazione di questionari e l inserimento delle informazioni in banche dati. Il diritto dell Agenzia nazionale di avere accesso alle informazioni sul progetto deve essere garantito fino a 5 anni dalla data del pagamento del saldo della sovvenzione o del rimborso effettuato dal Beneficiario. 26

27 Le azioni di monitoraggio nelle linee guida della CE 27

28 Gli strumenti di monitoraggio Ex Ante -A Application form (e-form) Dati anagrafici/flussi/ partenariato/dati finanziari Ex Ante - B Modulo di Riformulazione (e-form) Dati anagrafici/flussi/ partenariato/dati finanziari In itinere - A Questionario (e-form) Procedure di Selezione dei partecipanti In itinere - B Questionario (e-form) Scheda flussi di mobilità/ Monitoraggio di progetto In itinere - C Traccia d'intervista strutturata Visite di monitoraggio- Interviste strutturate sugli aspetti qualitativi Ex post - A Rapporto finale (e-form) Dati anagrafici/flussi/ partenariato/dati finanziari Ex post - B Questionari/interviste, ecc. Risultati 28

29 GRAZIE PER L ATTENZIONE! 29