Agenzia Nazionale LLP Programma settoriale Leonardo da Vinci

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1 Agenzia Nazionale LLP Programma settoriale Leonardo da Vinci

2 INDICE PREMESSA I. PARTE PRIMA I.1. Rapporto tra l Agenzia nazionale e il Beneficiario I.2. Rapporto tra il Beneficiario e i partner I.3. Modifiche alla Convenzione di sovvenzione I.4. La Relazione Finale II. PARTE SECONDA II.1. Spese eleggibili e ineleggibili II.2. Il contributo finanziario II.3. Determinazione della sovvenzione finale II.4. Controlli e audit 2

3 PREMESSA Questo documento ha lo scopo di supportare il Beneficiario nella fase di implementazione dell azione e nella gestione finanziaria del contributo comunitario. Le indicazioni fornite sono necessarie per regolare in modo efficace e corretto gli aspetti di natura amministrativa e finanziaria relativi alle fasi di attuazione dell azione e alla predisposizione della relazione finale. Una attenta lettura del documento è pertanto necessaria per avere un quadro generale dei comportamenti cui attenersi nella gestione delle attività, nonché dei criteri che regolano l utilizzo dei fondi comunitari assegnati. Il documento si articola in due parti: la prima delinea norme di carattere amministrativo gestionale la seconda definisce i criteri di attribuzione e di amministrazione del contributo comunitario L Agenzia nazionale resta comunque a disposizione per ogni eventuale chiarimento in caso di dubbi o difficoltà interpretative. I Beneficiari sono invitati a contattare l Agenzia nazionale prima di assumere decisioni o comportamenti che possano avere ricadute sul piano amministrativo e finanziario. 3

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5 I.1 Rapporto tra l Agenzia nazionale e il Beneficiario L Agenzia nazionale è responsabile della gestione finanziaria (contrattualizzazione, erogazione della sovvenzione), del monitoraggio delle azioni di Mobilità ed è il referente per tutte le questioni di natura finanziaria e legale; ha il compito di controllare la corretta attuazione della Convenzione di sovvenzione stipulata con l organismo Beneficiario, di seguito denominato per brevità Beneficiario, sia per quanto riguarda la realizzazione delle attività progettuali che per la gestione del contributo finanziario assegnato. L Agenzia nazionale, inoltre, nell adempimento dei suoi compiti di monitoraggio e valutazione, si riserva il diritto di richiedere al Beneficiario, in qualsiasi momento, informazioni e rapporti supplementari. Il Beneficiario è l organismo che sottoscrive la Convenzione di sovvenzione con l Agenzia nazionale ed ha la piena ed assoluta responsabilità della realizzazione del progetto e della gestione amministrativa e finanziaria del contributo comunitario; da ciò deriva che dovrà adottare tutte le misure necessarie per fornire ogni informazione e documento che testimoni lo stato di avanzamento e il buon esito dell azione. Eccezionalmente, in casi debitamente giustificati, l Agenzia nazionale potrà autorizzare che il Beneficiario trasferisca a terzi la sovvenzione e i pagamenti che ne derivano, in parte o integralmente. A questo scopo il Beneficiario dovrà inviare all Agenzia nazionale una comunicazione, per iscritto, che esponga i motivi della richiesta di trasferimento dei fondi. L Agenzia nazionale dovrà redigere in forma scritta la propria eventuale autorizzazione prima che il trasferimento abbia luogo. In assenza di tale autorizzazione o in caso di mancato rispetto da parte del Beneficiario delle condizioni in essa stabilite, il trasferimento non è impugnabile e non produrrà alcun effetto nei confronti dell Agenzia nazionale. Il Beneficiario potrà richiedere il trasferimento dei fondi solo nel caso in cui: 5

6 l eventuale terza parte sia partner del progetto l ente Beneficiario e la terza parte abbiano stipulato un accordo che sancisca con estrema chiarezza il ruolo e la responsabilità delle parti, le modalità di trasferimento dei fondi, l obbligo di conservazione dei giustificativi di spesa nonché la responsabilità esclusiva dell organismo Beneficiario nella gestione amministrativa-finanziaria dei fondi. Il Beneficiario resta, infatti, l unico obbligato nei confronti dell Agenzia nazionale. Tale accordo dovrà essere oggetto di verifica da parte dell Agenzia nazionale e da questa eventualmente approvato. L Agenzia nazionale si riserva di richiedere la prova dell avvenuto trasferimento dei fondi alla terza parte (copia del mandato quietanzato o copia del bonifico) e, se necessario, ogni altro giustificativo di spesa che attesti la veridicità e la legittimità dei costi sostenuti. I.2 Rapporto tra il Beneficiario e i partner Per garantire il buon andamento delle attività progettuali è fondamentale che ci sia un attiva collaborazione e uno scambio costante di informazioni fra tutti i membri del partenariato: il Beneficiario, i partner d invio, i partner intermediari, gli organismi ospitanti. È buona prassi che tutte le parti coinvolte, nel rispetto degli impegni assunti per la realizzazione dell azione, stipulino contratti o protocolli di intesa che definiscano con chiarezza ruoli e responsabilità. A tale proposito, è bene precisare che qualora il Beneficiario decida di avvalersi della collaborazione di organismi intermediari, egli è tenuto a stipulare con questi un contratto ad hoc che dia evidenza e fornisca i dettagli dei servizi subappaltati e dei 6

7 relativi costi. Tali contratti potranno essere oggetto di verifica da parte dell Agenzia nazionale. Il Beneficiario è tenuto a sottoscrivere: il contratto con i singoli partecipanti (cfr. allegato III della Convenzione di sovvenzione); il Training Agreement and Quality Commitment Leonardo Da Vinci Programme con l organismo ospitante e il partecipante, nel caso di azioni IVT e PLM; il Workprogramme VETPRO - Leonardo Da Vinci Programme con l organismo ospitante e il partecipante, nel caso di azioni VETPRO. I.3 Modifiche alla Convenzione di sovvenzione Nel corso della sua realizzazione, il progetto può subire delle variazioni, dovute a cause di varia natura, che però non possono, in alcun caso, modificarne la natura originaria e non possono entrare in conflitto con quanto previsto nelle Priorità nazionali. Qualsiasi modifica rispetto a quanto stabilito nella Convenzione di sovvenzione e nei suoi allegati deve essere oggetto di un accordo scritto tra le parti: Nessuna intesa verbale in tal senso è vincolante per le parti. (cfr. articolo Emendamenti alla Convenzione nella Convenzione di sovvenzione). Il Beneficiario è tenuto, quindi, ad informare ed aggiornare l Agenzia nazionale, mediante comunicazione scritta, su tutte le eventuali variazioni progettuali; l Agenzia nazionale si riserva di valutare l ammissibilità della richiesta e di comunicare per iscritto l esito di tale valutazione. Occorre tenere presente, inoltre, che qualora il Beneficiario operi delle modifiche senza informare l Agenzia nazionale, quest ultima si riserva il diritto, in fase di esame della relazione finale, di esigere il rimborso della quota di contributo relativa alle variazioni non comunicate e non autorizzate. 7

8 Per maggiore chiarezza, sono di seguito riportate le variazioni progettuali che si presentano con maggiore frequenza e l azione che ne consegue da parte dell Agenzia nazionale. Variazione Composizione del partenariato nazionale e transnazionale Dati anagrafici del Beneficiario (indirizzo della sede legale, denominazione, ) Numero complessivo dei partecipanti Numero dei partecipanti per paese di destinazione Ragione sociale del Beneficiario Rappresentante legale del Beneficiario Estremi bancari Durata del progetto Azione prevista Autorizzazione Presa d atto Presa d atto/ Autorizzazione Presa d atto/ Autorizzazione Emendamento Emendamento Presa d atto Autorizzazione E bene precisare che in caso di ampliamento del partenariato, il Beneficiario è tenuto a trasmettere, unitamente alla richiesta della variazione, la lettera di intenti in originale del nuovo organismo partner e a fornire una serie di informazioni ad esso relative compilando la Scheda Partner Organisation, disponibile sul sito dell Agenzia nazionale. In caso di variazione delle coordinate bancarie, il Beneficiario è tenuto a trasmettere, unitamente alla richiesta della variazione, la scheda di identificazione bancaria con i nuovi dati sottoscritta in originale dalle parti. In assenza della nuova scheda, l Agenzia nazionale non potrà, in nessun caso, erogare il finanziamento. In caso di variazione del rappresentante legale del Beneficiario, l Agenzia nazionale deve obbligatoriamente richiedere alla Prefettura di competenza una nuova 8

9 certificazione, qualora la Convenzione di sovvenzione sia stata stipulata dietro presentazione del certificato antimafia. In caso di variazione della durata progettuale, occorre obbligatoriamente produrre un appendice alla polizza fideiussoria che accolga la modifica del periodo di validità della stessa (solo nel caso in cui il Beneficiario abbia presentato garanzia fideiussoria). Le eventuali compensazioni finanziarie tra le voci di spesa non sono soggette ad autorizzazione da parte dell Agenzia nazionale; il Beneficiario può autonomamente procedere alle compensazioni, nel rispetto del contributo accordato, avendo cura di non superare i massimali previsti per ciascuna voce di spesa. Come specificato nella Convenzione di sovvenzione, inoltre, ogni eventuale richiesta di modifica al progetto deve essere inoltrata in tempo utile prima dell inizio dell effetto desiderato e in ogni caso un mese prima della data di conclusione dell azione, salvo casi debitamente giustificati dal Beneficiario stesso e accettati dall Agenzia nazionale. I.4 La Relazione Finale Secondo quanto stabilito dalla Convenzione di sovvenzione, il Beneficiario, entro 60 giorni dalla chiusura delle attività progettuali, è tenuto a trasmettere all Agenzia nazionale una relazione finale sulle attività realizzate (generata dal Mobility Tool). La relazione, che deve essere redatta utilizzando gli appositi strumenti predisposti dalla Commissione europea (cfr. Allegato II della Convenzione di sovvenzione), è soggetta al controllo dell Agenzia nazionale. E bene ricordare che, in allegato alla relazione finale, il Beneficiario è tenuto a trasmettere: copia del contratto di tirocinio/scambio sottoscritto dalle parti (incluso il Training agreement e il Workprogramme VETPRO ) 9

10 copia della relazione degli organismi ospitanti sull esperienza di tirocinio/scambio realizzata i materiali didattici ed informativi, sia in formato cartaceo che elettronico, relativi alle attività preparatorie realizzate, completi di autorizzazione alla pubblicazione a scopo divulgativo i documenti format utilizzati per certificare, attestare, riconoscere, validare e descrivere le attività svolte dal partecipante, sia in formato cartaceo che elettronico ogni altro documento giustificativo richiesto dall Agenzia Nazionale La relazione dell organismo ospitante, a firma del legale rappresentante, deve indicare il nominativo del partecipante, le date di inizio e fine del tirocinio/scambio e le attività svolte. 10

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12 II.1 Spese eleggibili e ineleggibili Il principio cardine cui attenersi nell intraprendere le spese progettuali è quello della economicità: amministrare con oculatezza i fondi a disposizione, sia quelli comunitari che quelli provenienti da altre fonti, inclusi i fondi propri, è il criterio che deve essere alla base di ogni impegno economico, così da raggiungere gli obiettivi prefissati con il minimo dei costi. L eleggibilità di una spesa viene dunque valutata sia in relazione al principio di economicità, sia rispetto al contesto nel quale viene effettuata, alla sua natura e al suo importo. Per essere considerate ammissibili 1 le spese devono soddisfare i seguenti criteri generali: riguardare attività che coinvolgono i paesi partecipanti previsti dal Programma (cfr. Invito a presentare proposte 2013) essere state sostenute da persone giuridiche essere collegate all azione (ossia pertinenti rispetto all azione e direttamente connessi all esecuzione del progetto in conformità al piano di lavoro) essere necessarie per la realizzazione delle attività progettuali essere ragionevoli e giustificate e in accordo con i principi di sana gestione finanziaria, in particolare in termini di rapporto costi-benefici e di efficienza dei costi essere generate nel periodo corrispondente alla durata progettuale essere state effettivamente sostenute dal Beneficiario, essere registrate nei suoi libri contabili in conformità con i principi di contabilità applicabili ed essere dichiarate in conformità con i requisiti sanciti dalla legislazione fiscale e sociale applicabile essere chiaramente identificabili e verificabili Non possono, invece, essere considerate ammissibili 2 le seguenti spese: 1 Cfr Programma di Apprendimento Permanente (LLP) - Guida per il Candidato Parte I: Disposizioni generali 12

13 rendite del capitale debiti ed oneri ad essi relativi accantonamenti per perdite o potenziali passività future (accantonamenti per obblighi contrattuali e morali, multe, ammende e spese legali); interessi passivi crediti inesigibili perdite dovute a operazioni di cambio valuta l IVA (tranne il caso in cui il Beneficiario comprovi di non poterla recuperare) l IRAP costi dichiarati dal Beneficiario e presi in carico nell ambito di un altra azione o di un programma di lavoro che riceva una sovvenzione comunitaria spese eccessive o sconsiderate acquisto di beni patrimoniali in caso di noleggio o leasing di attrezzature, il costo di qualsiasi opzione di riscatto al termine del periodo di noleggio o di leasing costi associati alla preparazione della candidatura, sostenuti prima dell avvenuta approvazione del progetto costi di apertura e di gestione di conti bancari costi sostenuti per l acquisizione di qualsiasi documento da presentare unitamente alla candidatura (relazione di revisione contabile, ecc.) costi associati alla mobilità di un partecipante che, nello stesso target group, ha usufruito per più di una volta del contributo comunitario Leonardo da Vinci. In merito all IRAP si precisa che trattandosi di un imposta gravante unicamente sul Beneficiario, non potrà, in nessun caso, essere trattenuta dall importo della borsa erogata al partecipante (art. 3, D.Lgs. 446/97). 2 Cfr Programma di Apprendimento Permanente (LLP) - Guida per il Candidato Parte I: Disposizioni generali 13

14 II.2 Il contributo finanziario Il sostegno finanziario del Programma settoriale Leonardo da Vinci si suddivide in quattro macro voci di spesa: ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO Sono le spese che non riguardano direttamente la mobilità del partecipante ma tutte le altri fasi progettuali e si suddividono in: i costi relativi agli incontri di partenariato (viaggio e soggiorno) i costi relativi ad attività propedeutiche di informazione i costi dell attività di selezione i costi connessi ad azioni di pubblicizzazione e disseminazione i costi di monitoraggio, valutazione e follow up i costi delle attività di tutoring e mentoring le spese generali organizzative dell ente (spese di personale, acquisto materiale, spese telefoniche e postali, ecc.) i costi relativi ad eventuali incarichi di collaborazione stipulati ad hoc per alcune fasi del progetto i costi di accensione della polizza fidejussoria (nel caso in cui l organismo Beneficiario sia un ente privato) le spese per la realizzazione di materiale informativo sul progetto PREPARAZIONE DEI PARTECIPANTI In questa tipologia di spesa possono essere inseriti i costi per: attività formative di carattere pedagogico, linguistico e culturale effettuate sia nel paese di origine dei partecipanti, prima della partenza, sia nel paese ospitante durante la permanenza all estero visite culturali effettuate nel paese ospitante realizzazione di materiale didattico di supporto alle attività preparatorie 14

15 SUSSISTENZA In questa categoria rientrano i costi legati all effettiva permanenza del partecipante nel paese ospitante per il tempo di realizzazione del tirocinio/scambio. In tale voce rientrano le spese inerenti la sistemazione logistica, la copertura assicurativa e, nel caso di tirocini/scambi di durata superiore a dodici settimane, anche il viaggio. Le spese di viaggio sono relative all effettivo spostamento dei partecipanti dal luogo di residenza a quello in cui si realizzerà il tirocinio/scambio e comprendono anche i costi dei trasferimenti aeroportuali. Per sistemazione logistica si intendono le spese relative all alloggio, al vitto, ai trasporti locali e ai costi di telecomunicazione, incluso fax ed internet. I costi di sussistenza possono essere previsti anche per gli eventuali accompagnatori. Cosa accade in caso di partecipanti con bisogni specifici? Un soggetto con bisogni specifici è un potenziale partecipante che, a causa di problemi fisici, mentali o di particolari malattie, necessità di un supporto finanziario aggiuntivo (per trasporti particolari, per ricorso costante a cure mediche, per assistenza domiciliare, ecc.) in assenza del quale non potrebbe prendere parte alla mobilità. L entità del contributo accordato al partecipante con bisogni specifici, che può superare i massimali previsti per la sussistenza, sarà valutato caso per caso e dovrà basarsi su costi reali. Qualora si rendesse necessario, in casi debitamente giustificati, è possibile prevedere anche un contributo per il viaggio e la sussistenza di un accompagnatore personale. VIAGGIO I costi di viaggio, per tirocini/scambi di durata inferiore o uguale a 12 settimane, non possono essere inseriti nella voce Sussistenza ma devono essere imputati separatamente, sulla base dei costi realmente sostenuti. 15

16 Il contributo finanziario del Programma si configura come un cofinanziamento, perché non copre la totalità dei costi progettuali e deve essere quindi integrato e garantito da ulteriori risorse messe a disposizione dal Beneficiario e/o dalla rete di partenariato. II.3 Determinazione della sovvenzione finale Il contributo Leonardo da Vinci, in sede di contrattualizzazione, viene determinato moltiplicando il numero dei partecipanti per una quota calcolata in base alla durata della permanenza all estero e al paese di destinazione; tale quota non può in alcun modo superare la tariffa massima prevista (cfr. Tabella dei massimali). Il contributo così determinato ed indicato nella Convenzione di sovvenzione, viene poi verificato dall Agenzia nazionale in fase di esame della relazione finale nella quale il Beneficiario non deve dare evidenza della quota di cofinanziamento. E bene precisare, inoltre, che il contributo assegnato rappresenta il massimo accordabile. L Agenzia nazionale non può in alcun modo attribuire, al momento della determinazione della sovvenzione finale, un importo superiore a quello indicato nella Convenzione di sovvenzione o in altri successivi atti amministrativi. Qualora, in fase di esame della relazione finale, il numero dei partecipanti effettivi risulti inferiore alle unità inizialmente previste, l Agenzia nazionale provvederà a ridurre il contributo accordato per la voce Sussistenza in misura proporzionale allo scarto percentuale tra quanto previsto e quanto realizzato (tasso di realizzazione). In corso di implementazione dell azione, qualora si rendessero necessarie compensazioni finanziarie tra le voci di spesa, il Beneficiario può procedere in tal senso anche in assenza di autorizzazione da parte dell Agenzia nazionale, non sussistendo l obbligo di darne preventiva informazione. E chiaro che le compensazioni possono avvenire nel rispetto e nel limite dei massimali previsti per ciascuna voce di spesa. 16

17 L ammontare definitivo della sovvenzione spettante sarà determinato per ciascuna voce di spesa, in accordo con le regole di seguito elencate: il contributo per i costi di Sussistenza sarà determinato moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti, e degli eventuali accompagnatori, per la tariffa applicata dal Beneficiario, in ragione del paese di destinazione e del lasso temporale risultante dalle date indicate nei titoli di viaggio, o in altro documento, e indicata nella relazione finale. Nel caso di diminuzione del numero dei partecipanti, come sopra specificato, il contributo spettante sarà determinato in misura proporzionale all entità della modifica intervenuta; il contributo per i costi di Viaggio dei partecipanti e degli eventuali accompagnatori, se non inclusi in sussistenza, sarà determinato sulla base dei costi realmente sostenuti, dichiarati nella relazione finale; il contributo relativo alle spese di Preparazione, se previsto, sarà determinato moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti alle attività preparatorie per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale; il contributo relativo ai costi di Gestione e monitoraggio sarà determinato moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti (esclusi gli accompagnatori) all azione di mobilità per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. Le tariffe applicate dal Beneficiario non potranno in alcun caso superare i massimali previsti dall Agenzia nazionale. Il Beneficiario ha l obbligo di provvedere alla stipula di un adeguata copertura assicurativa per i partecipanti (responsabilità civile, rischi ed infortuni, assistenza sanitaria) e laddove questi fossero già assicurati, di accertarne la validità e la conformità alle attività previste. 17

18 Il Beneficiario, unitamente alla trasmissione della relazione finale e dei suoi allegati, deve fornire prova delle date di arrivo e di partenza nel paese ospitante dei partecipanti e degli eventuali accompagnatori ai fini della determinazione dell effettivo periodo di permanenza all estero (attestazione dell organismo ospitante o copia fotostatica dei titoli di viaggio o copia fotostatica delle carte di imbarco o copia fotostatica delle ricevute di alloggio, ). Per quanto concerne le attività preparatorie, solo in caso di analisi documentale, oltre ai materiali didattici prodotti, il Beneficiario è tenuto a trasmettere la lista completa dei partecipanti, da loro debitamente sottoscritta, come prova dell effettiva realizzazione e partecipazione alle attività preparatorie. II.4 Controlli e audit L Agenzia nazionale si riserva il diritto di procedere a controlli primari di carattere amministrativo-finanziario che si suddividono in: analisi dei rapporti finali analisi documentale del materiale di supporto alla relazione finale verifiche sul posto A tale scopo, il Beneficiario garantisce all Agenzia nazionale, alle autorità nazionali che vigilano sull Agenzia nazionale, alla Commissione europea, all Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) nonché alla Corte dei Conti europea, alle persone e agli organismi da queste incaricate, il diritto di accesso a tutti i documenti relativi alla realizzazione dell azione, ai suoi risultati e alle modalità di utilizzo della sovvenzione in accordo con le disposizioni e le condizioni della presente Convenzione. Le revisioni contabili possono essere effettuate per tutta la durata della Convenzione di sovvenzione e ancora per un quinquennio dopo la data del pagamento del saldo. I risultati della revisione contabile possono, eventualmente, indurre a decisioni di recupero. Il Beneficiario, quindi, deve garantire al personale dell Agenzia nazionale, delle autorità nazionali che vigilano sull Agenzia nazionale, della Commissione 18

19 europea, dell OLAF ed a persone esterne munite di mandato, diritto di accesso alla propria sede e a tutte le informazioni, anche su supporto elettronico, necessarie per condurre a buon fine tali revisioni contabili. Sebbene, quindi, alla presentazione della relazione finale non vengano richiesti tutti i giustificativi di spesa (fatture del partner ospitante per i servizi prestati, bonifici che attestano il pagamento del contributo ai partecipanti, titoli di viaggio, carte di imbarco, fatture e/o ricevute relative alle attività preparatorie e alla gestione del progetto, polizze assicurative ), i costi sostenuti devono essere chiaramente identificabili e verificabili nei documenti contabili del Beneficiario. Le procedure contabili e di controllo interno del Beneficiario devono, pertanto, consentire una riconducibilità diretta delle spese dichiarate e imputate al progetto con i documenti contabili e i giustificativi finanziari disponibili presso la propria sede che devono essere conservati in originale per un periodo di cinque anni dalla data di liquidazione del saldo. Il Beneficiario oggetto di verifica sul posto o di analisi documentale, sarà tempestivamente informato sulle modalità di realizzazione dei suddetti controlli. 19