CODICE ETICO E DEONTOLOGICO POLITICA SULLA CAUTELA NELLE COMUNICAZIONI

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1 CODICE ETICO E DEONTOLOGICO POLITICA SULLA CAUTELA NELLE COMUNICAZIONI

2 POLITICA SULLA CAUTELA NELLE COMUNICAZIONI Questa politica aziendale è stata elaborata per aiutare i dipendenti e altre persone che operano per conto di Magna, compresi funzionari, amministratori, consulenti e agenti, a capire l importanza dell osservare cautela e professionalità in tutte le comunicazioni. Questo comportamento permette di proteggere chi effettua la comunicazione e Magna da conseguenze potenzialmente negative che potrebbero derivare da comunicazioni incaute. Questa politica si applica a Magna International Inc. e a tutti i suoi gruppi operativi, divisioni, joint venture e altre unità operative nel mondo (collettivamente riferiti come Magna ). Introduzione In Magna, incoraggiamo i nostri dipendenti ad essere professionali e chiari in tutte le comunicazioni e a valutare attentamente il modo migliore per farlo. In funzione della difficoltà, dell urgenza e della sensibilità, questioni diverse richiederanno modalità di comunicazione diverse, come una telefonata, una riunione, una riunione virtuale su internet, una , un messaggio istantaneo o altri tipi di messaggio. Ogni tipo di comunicazione può essere adatto in determinati contesti e scopi. Dovete prendervi il giusto tempo per valutare la modalità migliore che meglio si adatta alla situazione. Quando comunicate per iscritto, assicuratevi che la comunicazione sia appropriata per l oggetto e il pubblico al quale è indirizzata. Quando create una comunicazione scritta in qualsiasi formato, pensate attentamente all argomento e pesate come potrebbero essere interpretate le parole (dal punto di vista della reputazione, in un procedimento legale o altro). Siate prudenti e professionali. Le comunicazioni scritte devono generalmente escludere commenti sarcastici sfoghi o speculazioni fuori luogo. Standard della comunicazione Quando inviate una comunicazione scritta, assicuratevi di: Conoscere e verificare il tipo di pubblico al quale è indirizzata la comunicazione. Controllate i destinatari della comunicazione rivedete gli indirizzi attentamente e fate attenzione all uso della funzione Rispondi a tutti. Abbiate ben chiaro il ruolo di ogni destinatario del messaggio. Mantenete i messaggi interni all interno di Magna. Essere professionali in tutte le vostre comunicazioni. Assicuratevi che il contenuto e il tono del messaggio siano appropriati. Fornite il contesto delle vostre affermazioni e considerate la possibile reazione qualora la vostra comunicazione fosse divulgata ai media o pubblicata su internet. Utilizzare estrema cautela nei confronti delle comunicazioni con i concorrenti. Per ulteriori informazioni specifiche relative a questo argomento, siete pregati di fare riferimento alla politica di Magna su Antitrust & Concorrenza. Rispettare privacy, riservatezza e privilegi. Per comunicazione privilegiata s intende una comunicazione tra voi e un avvocato interno o esterno in merito a determinate questioni legali. MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITICA SULLA CAUTELA NELLE COMUNICAZIONI 2

3 Suggerimenti utili FATE ATTENZIONE A Qualsiasi comunicazione che includa informazioni sensibili dal punto di vista della concorrenza, o che potrebbe essere interpretata come un tentativo di colludere o collaborare su prezzi, quote o assegnazione di mercati o di violare in altro modo la politica di Magna su Antitrust e Concorrenza. Fornire opinioni al di fuori della vostra area di conoscenza o di esperienza non fate speculazioni né supposizioni. Dichiarate/indicate chiaramente le voci/questioni di cui avete conoscenza diretta. Coinvolgete altri per trattare questioni al di fuori della vostra area di competenza. Nelle questioni legali fate attenzione ad identificare le questioni importanti e a capire la legge su come di essa si pone rispetto alla nostra politica o area di responsabilità. Se avete dei dubbi su una questione legale di cui vistate occupando o che è stata sollevata da altri, coinvolgete il consulente legale del Gruppo, Regionale e/o Corporate, come appropriato, e contrassegnate la vostra comunicazione come riservato all avvocato ove appropriato. Le comunicazioni fatte mediante i social media. Dipendenti e altre persone che operano per conto di Magna devono astenersi dal denigrare Magna o dal divulgare qualsiasi informazione riservata questo vale ovviamente anche quando si utilizzano i social media. Le comunicazioni effettuate tramite social media non devono essere considerate private, indipendentemente dalle impostazioni dell utente. Per ulteriori informazioni, siete pregati di fare riferimento alla politica globale di Magna su , internet e social media. COSE DA NON FARE MAI Fare troppe promesse siate fattivi. Inviare messaggi quando siete turbati o arrabbiati; piuttosto, salvate una bozza del messaggio per un periodo di tempo e poi rileggetelo prima d inviarlo. Considerate la possibilità di chiedere l opinione di qualcun altro. Parlare di altre persone in modo negativo siate professionali. Inviare o inoltrare qualsiasi comunicazione discriminatoria o che potrebbe essere di natura molesta. Se ricevete voi una comunicazione di questo tipo, rivolgetevi al vostro supervisore, manager, o all ufficio risorse umane, al consulente legale del gruppo, regionale o corporate, all audit interno o a un membro del Dipartimento sulla conformità etica e legale. Documenti aziendali Ricordate che quasi tutte le forme di comunicazione riguardanti Magna o il vostro lavoro possono essere considerate come documenti aziendali (indipendentemente che si tratti di formato cartaceo, elettronico, audio o altro). I documenti aziendali sono molto importanti per l attività di Magna e potrebbero essere sottoposti a revisione interna ed esterna (compreso da parte degli auditor interni ed esterni, da agenzie governative o da investigatori e avvocati ai quali è chiesto di riesaminare delle prove in sede di azione legale e di altri procedimenti giudiziari). Presumete che non esistono conversazioni o comunicazioni informali e che tutto ciò che viene cancellato può essere recuperato. Essendo cauti nelle vostre comunicazioni, contribuite a proteggere la reputazione di Magna e anche la vostra. MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITICA SULLA CAUTELA NELLE COMUNICAZIONI 3

4 Divulgazione d informazioni aziendali Fatti i salvi i casi previsti per consentire l adempimento dei propri doveri, i dipendenti di Magna non possono discutere le questioni aziendali che costituiscono informazioni su materiali non pubblici con chicchessia (compresi amici, parenti e altri dipendenti di Magna che non necessitano di venirne a conoscenza). Inoltre, i dipendenti di Magna non sono autorizzati a discutere questioni aziendali con i media, con esperti dello stesso settore industriale (come banche d investimento) o con gli azionisti di Magna a meno che non siano portavoce autorizzati. Per ulteriori informazioni fate riferimento alla politica di Magna sulla divulgazione delle informazioni aziendali. Riservatezza e protezione dei dati Ricordare che le comunicazioni spesso includono informazioni personali che devono essere tutelate da Magna. Rendere note le informazioni personali solo nei limiti necessari a una specifica finalità ed esclusivamente al personale autorizzato. Rispettare i protocolli di sicurezza di Magna per ridurre il rischio di possibili rischi relativi alla sicurezza dei dati. Per ulteriori linee guida, consultare la politica europea in materia di riservatezza dei dati e le relative procedure. PER ULTERIORI INFORMAZIONI: Per ulteriori informazioni o suggerimenti, contattare il consulente legale regionale o del Gruppo, un referente della Compliance di Magna o il vicepresidente di Magna, Ethics and Chief Compliance Officer. Effective: May 1, 2014 Revised: June 18, 2018 Next Review: June 18, 2020 Issued By: Ethics & Legal Compliance Approved By: Magna Compliance Council MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITICA SULLA CAUTELA NELLE COMUNICAZIONI 4

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