Il fascicolo va repertoriato
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- Annabella Randazzo
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1 Il fascicolo va repertoriato
2 In archivistica...
3 In archivistica si legge così
4 Le partizioni del fascicolo
5 Iniziamo fascicolando le istanze di accesso agli atti
6 Struttura fascicoli accesso agli atti Classificazione I/ / 1 Accesso generalizzato Tre fascicoli annuali 2017 / 2 Accesso civico 2017 / 3 Accesso documentale
7 jente - fascicoli
8 Istanza di accesso agli atti - 1 pec di persona posta cartacea Protocollo centrale Istanza in ingresso smistamento di persona posta cartacea Ufficio
9 Istanza di accesso agli atti - 2 Protocollo centrale Protocolla (n protocollo) Classifica (I/6) Smista agli uffici Ufficio Protocolla (n protocollo) Classifica (I/6)...
10 jente - classifica
11 jente - classifica
12 jente - classifica
13 jente - classifica
14 Istanza di accesso agli atti: considerazioni Uffici: 1) Chi fa il protocollo? 2) Se ci sono documenti cartacei in entrata? a) Scansioni (come associamo la carta al fascicolo elettronico?) b) Copie conformi? 3)...
15 Istanza di accesso agli atti - 3 Ufficio Controlla/varia classificazione Cerca o crea subfascicolo
16 Fascicolazione Devo fascicolare il documento protocollato. Per le istanze di accesso agli atti devo scegliere uno dei tre fascicoli annuali visti in precedenza e associare il nuovo protocollo ad un loro subfascicolo. Come prima cosa cerco se già esiste il subfascicolo che mi interessa
17 jente ricerca subfascicolo
18 jente ricerca subfascicolo
19 jente ricerca subfascicolo
20 jente ricerca subfascicolo
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22 jente ricerca subfascicolo
23 jente ricerca subfascicolo
24 jente ricerca subfascicolo
25 jente ricerca subfascicolo
26 jente ricerca subfascicolo
27 Fascicolazione Se faccio un nuovo protocollo
28 jente ricerca subfascicolo
29 jente ricerca subfascicolo
30 Fascicolazione Se invece il subfascicolo non esiste? Allora lo devo creare
31 jente nuovo subfascicolo
32 jente nuovo subfascicolo
33 jente nuovo subfascicolo
34 jente nuovo subfascicolo
35 jente nuovo subfascicolo
36 jente nuovo subfascicolo
37 jente nuovo subfascicolo
38 jente nuovo subfascicolo Esempio oggetto del subfascicolo: Concessione edilizia n 1234 accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione
39 jente nuovo subfascicolo
40 jente nuovo subfascicolo
41 jente nuovo subfascicolo
42 jente nuovo subfascicolo
43 jente nuovo subfascicolo
44 jente nuovo subfascicolo
45 jente nuovo subfascicolo Attributo 1 = Interessato Attributo 2 = Controinteressato Attributo 3 = N protocollo esito Attributo 4 = Esito
46 jente nuovo subfascicolo
47 jente nuovo subfascicolo
48 jente nuovo subfascicolo
49 Istanza di accesso agli atti: considerazioni Uffici: 3) Chi cerca e crea i subfascicoli? a) Il responsabile del procedimento deve esserne cosciente. 4)...
50 Protocollazione e fascicolazione Tutti i documenti che riguardano un subfascicolo devono essere protocollati e inseriti nel subfascicolo corretto
51 Protocollazione Ad ogni protocollo devono essere allegati tutti i documenti in formato digitale
52 Protocollazione Ricordiamoci che tutti i documenti che produciamo nascono in digitale e, se occorre firmarli, devono essere firmati con la firma digitale
53 Istanza di accesso agli atti: considerazioni Uffici: 4) In ogni ufficio/servizio/settore qualcuno si deve occupare di protocollare tutto quello che viene prodotto riguardo una richiesta di accesso e si deve ricordare di inserirlo nel subfascicolo corretto
54 Protocollazione e fascicolazione Quando il procedimento di una richiesta di accesso è giunto al termine e tutti i documenti sono stati protocollati e fascicolati è necessario chiudere il subfascicolo.
55 Come formare gli oggetti dei protocolli Quanto al fascicolo accesso generalizzato 1) Nel sub fascicolo va messo in oggetto la descrizione sintetica del procedimento o procedura con l'atto, il documento, il dato o l'informazione che è stata oggetto di richiesta di accesso generalizzato; 2) Sempre nel sub fascicolo se ci fosse la comunicazione al controinteressato bisogna inserire nell'oggetto Comunicazione al controinteressato per istanza di accesso prot. n. ; 3) Infine si deve inserire nella comunicazione finale che vi è Accoglimento o Accoglimento parziale o Differimento o Diniego istanza di accesso prot. n. ;
56 Come formare gli oggetti dei protocolli Quanto al fascicolo accesso civico 1) Nel sub fascicolo va messo in oggetto la descrizione sintetica dell'atto, il documento, il dato o l'informazione che è stata oggetto di richiesta di accesso civico; 2) qui non esiste mai il controinteressato; 3) Infine si deve inserire nella comunicazione finale che vi è Accoglimento o Accoglimento parziale o Differimento o Diniego istanza di accesso prot. n., con invio del collegamento ipertestuale alla pubblicazione effettuata su Amministrazione Trasparente.
57 Come formare gli oggetti dei protocolli Quanto al fascicolo accesso documentale 1) Nel sub fascicolo va messo in oggetto la descrizione sintetica del procedimento o procedura con l'atto, il documento che è stato oggetto di accesso documentale; 2) Sempre nel sub fascicolo se ci fosse la comunicazione al controinteressato bisogna inserire nell'oggetto Comunicazione al controinteressato per istanza di accesso prot. n. ; 3) Infine si deve inserire nella comunicazione finale che vi è Accoglimento o Accoglimento parziale o Differimento o Diniego istanza di accesso prot. n..
58 Facciamo un esempio Se l oggetto del subfascicolo è il seguente: Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione
59 Facciamo un esempio Allora l oggetto del protocollo della richiesta è: Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione Richiesta
60 Facciamo un esempio Allora l oggetto del protocollo della comunicazione al controinteressato è: Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione Comunicazione al controinteressato
61 Facciamo un esempio Allora l oggetto del protocollo della comunicazione di evasione è una delle seguenti: 1)Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione Diniego per...
62 Facciamo un esempio Allora l oggetto del protocollo della comunicazione di evasione è una delle seguenti: 2)Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione Differimento per...
63 Facciamo un esempio Allora l oggetto del protocollo della comunicazione di evasione è una delle seguenti: 3)Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione Accoglimento
64 Facciamo un esempio Allora l oggetto del protocollo della comunicazione di evasione è una delle seguenti: 4)Concessione edilizia n 1234 Richiesta di accesso generalizzato alla documentazione tecnica e alla concessione Accoglimento parziale per...
65 Protocolli inviati Tutti i documenti e le comunicazioni in uscita (redatti in digitale, con firma digitale) devono essere protocollati. Tramite protocollo possono essere inviati direttamente per pec (o ). Se devono essere inviati o consegnati per via cartacea, deve essere fatta una copia conforme cartacea dei documenti.
66 Protocolli inviati Se è stato richiesto un vecchio atto carteceo? Tutti i documenti che inviamo con firma digitale devono essere inviati anche in pdf.
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