ISTRUZIONI PER LA FASCICOLAZIONE DI DOCUMENTI NEL PROGRAMMA DI GESTIONE DOCUMENTALE TITULUS

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1 ISTRUZIONI PER LA FASCICOLAZIONE DI DOCUMENTI NEL PROGRAMMA DI GESTIONE DOCUMENTALE TITULUS FASCIOLI Tutte le tipologie di documento registrato in Titulus con un numero di protocollo e/o repertorio (in arrivotra uffici- partenza e repertori), in base alla legge devono essere inserite in un fascicolo. I fascicoli che possono essere relativi a persone/cose/affari od altro e rimangono aperti fino a quando gli atti relativi a quel determinato procedimento sono necessari nell attività amministrativa quotidiana, ossia fintanto che è necessario usarli per lo sviluppo del procedimento al quale sono riferiti. ESEMPIO DI FASCICOLI. studente. dipendente ( personale TA e DOC). affare ( esempio: Progetto Santa Marta). ed altro Il Fascicolo dello STUDENTE, che nello specifico sarà aperto all atto dell immatricolazione e chiuso nel momento del conseguimento del titolo di studio, deve: a. contenere al suo interno ogni atto/documento amministrativo e didattico che entra a far parte dei procedimenti necessari per la costruzione-ricostruzione della carriera dello studente b. ha una conservazione ILLIMITATA nel tempo, ossia non è mai soggetto allo scarto d archivio.

2 DOCUMENTI PROTOCOLLATI E NON PROTOCOLLATI DA FASCICOLARE A. DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI IL FASCICOLO PUO CONTENERE SOLO DOCUMENTI che hanno avuto una registrazione di protocollo con relativa assegnazione di segnatura di protocollo? NO: il fascicolo può contenere anche documenti ai quali non si è attribuito un numero di protocollo ma che sono comunque a disposizione dell Ateneo e che si considera opportuno conservare. Tali documenti possono essere registrati quali DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI. 1. COME SI CREA UN DOCUMENTO NON PROTOCOLLATO? a. Posizionarsi nell area Registrazione del menù di Titulus e scegliere DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI Figura 1: Menù protocollo informatico Titulus - Area Registrazione b. Aperta la pagina relativa alla creazione del Documento non Protocollato, compilare le aree relative a: AREA INSERIMENTO: descrizione oggetto ed allegati Figura 2: Area di compilazione Documenti non Protocollati

3 UOR e Responsabile del Procedimento (eventuali UOR/RPA in copia conoscenza): Figura 3: Compilazione Area Responsabile del procedimento nei Documenti non Protocollati ANNOTAZIONI che si ritiene necessario inserire = ad esempio documento consegnato a mano dallo studente Figura 4: Compilazione Area Annotazione nei documenti non protocollati Documenti informatici ad associare al documento non protocollato, che sono file formato.pdf del documento non protocollato ottenuti con l uso dello scanner. Figura 5: Area inserimento documenti informatici

4 B. DOCUMENTI E LORO FASCICOLAZIONE I documenti relativi allo studente protocollati e non protocollati devono essere fascicolati. B.1. FASCICOLAZIONE DI SINGOLI DOCUMENTI a. Posizionarsi nell AREA DOCUMENTI IN GESTIONE del menù di Titulus: Figura 6: Area documenti in gestione in Titulus b. Scegliere DOC. IN GESTIONE Figura 7: Area documenti in Gestione dell'uor ossia dell'ufficio Quindi aprire l area dei documenti in gestione in modo da visualizzare tutti i documenti assegnati all UOR/RPA non ancora fascicolati:

5 Figura 8: Elenco dei documenti di cui all'ufficio (UOR) è responsabile c. Se si desidera fascicolare solo n. 1 documento ad esempio il secondo corrispondente al protocollo : posizionarsi all interno dalla colonna la cui intestazione corrisponde alla definizione TUTTI apporre il FLAG nella casella bianca corrispondente al documento che si desidera fascicolare Figura 9: Scelta del documento da inserire nel fascicolo d. Posizionandosi sul margine sinistro dello schermo scegliere la funzione INSERISCI IN FASCICOLO :

6 Figura 10: Pulsante inserisci in fascicolo e. Effettuato questo passaggio si opera nell area RICERCA FASCICOLI che, sulla base dei campi in essa descritti, consente di individuare il fascicolo nel quale inserire il documento selezionando OGGETTO, RPA, ED ALTRO: Figura 11: Ricerca dei Fascicoli sulla base delle voci che compongono la "Copertina " degli stessi. f. Se non si è a conoscenza di nessuno dei cambi proposti nell area Ricerca Fascicoli descritta nel punto 4 del paragrafo, si può sceglie di utilizzare la funzione AVVIA che permette di visualizzare TUTTI I FASCICOLI sui quali UOR /RPA può operare:

7 Figura 12: Pulsanti relativi alle azioni consentite sugli Fascicoli Come mostrato dalla figura n. 13 Figura 13: Elenco dei fascicoli sui quali l'ufficio può operare g. Identificato il fascicolo corretto all interno del quale si desidera posizionare il documento protocollato o non protocollato: lo si apre posizionandosi sullo stesso ed attivando il comando INVIO si sceglie la funzione ASSEGNA TUTTI

8 Figura 14: l'area visualizza il fascicolo prescelto e propone le azioni possibili sullo stesso e nell area in oggetto di analisi. si conferma la scelta con l utilizzo del pulsante OK : Figura 15: Scleta del pulsante OK h. Quando la fascicolazione è terminata con successo compare il seguente messaggio: Figura 16: Scelta del Pulsante "CHIUDI" che coindice con la fascicolazione del documento Pertanto si sceglie pulsante CHIUDI e la fascicolazione del documento è CONCLUSA perché lo stesso è STATO CORRETTAMENTE INSERITO NEL FASCIOLO PRESCELTO.

9 B.2. FASCICOLAZIONE DI PIU DOCUMENTI Quando si desidera inserire contemporaneamente più di un documento all interno dello stesso fascicolo esempio tutti i documenti relativi allo studente ROSSI - è necessario proseguire come segue: a. dalla pagine menù di Titulus, posizionarsi nell area RICERCA e scegliere la funzione Ricerca Globale Figura 17: Area Ricerca documenti in Titulus b. Impostare la ricerca/selezione dei documenti relativi allo studente Rossi, sulla base di uno dei campi a disposizione della maschera i oggetto di analisi ed scegliere il pulsante AVVIA: Figura 18: Area Ricerca Globale dei documenti che significa arrivo, partenza, tra uffici, repertori e non protocollati c. Ottenuta la selezione degli documenti di Rossi e verificatane la corretta corrispondenza degli stessi allo studente Rossi prescelto:

10 posizionarsi nell area della colonna TUTTI ed mettere il FLAG all interno dell intestazione di colonna Tutti : Figura 19: Visualizzazione dei fascioli selezionati Tale operazione consente di selezionare in una sola volta, tutti i documenti che si desidera inserire nello stesso fascicolo dello studente ROSSI. Da questo momento in poi si procede seguendo i medesimi passaggi descritti nel paragrafo A. B.3. TOGLIERE UN DOCUMENTO DA UN FASCICOLO Se uno o più documenti sono stati inseriti in un Fascicolo errato si tolgono dal fascicolo sbagliato e si inseriscono in quello corretto secondo quanto segue: a. selezionare il documento:

11 Figura 20: Documento protocollato e/o non protocollato inserito in un fascicolo sbagliato b. posizionarsi nell area Responsabilità :. mettere il cursore sopra la X di colore rosso che si trova sul margine sinistro dello schermo in linea con la denominazione del Fascicolo. schiacciare invio che significa TOGLIERE IL DOCUMENTO DAL FASCICOLO Il documento sarà disponibile nell area Documenti in gestione dell UOR- ufficio- come descritta nel paragrafo B.1 comma a. e b., per essere inserito nel fascicolo corretto.