Gestione Telematica Ordini Agenti. Manuale d uso

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1 Gestione Telematica Ordini Agenti Manuale d uso

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3 Sommario Introduzione...5 Pulsanti del Menu Principale...6 Menu a discesa...7 CAPITOLO Nuovo ordine Inserire un Nuovo Ordine...10 Barra dei Pulsanti...11 Il Cliente...12 Gestione Nuovi Clienti...13 Nuovo Cliente...14 Destinazione Merce...16 Righe dell ordine...17 Griglia dell ordine...18 I pulsanti dell ordine...19 Inserimento degli Articoli...20 Totali dell ordine...22 Note dell ordine...23 Anteprima e Stampa dell ordine...24 CAPITOLO Aprire e Duplicare un ordine Apri Ordine...28 Duplica Ordine...29 CAPITOLO La Trasmissione La Trasmissione...32 CAPITOLO Le Stampe Stampa Listini...36 Stampa variazioni archivi...38 CAPITOLO Utilità e Configurazioni Utilità...42 Elabora Archivi...42 Ripara e Compatta DB...43 Cancella ordini trasmessi...43 Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 3

4 Carica configurazioni...43 Configurazione Terminale / Agente...44 Configurazione Colori...45 Appendice A...46 Lo Zoom Lo Zoom...47 Pag. 4

5 Introduzione All avvio del programma si apre il seguente Menu Principale: N.b. L azienda Velmar Spa verrà chiamato in tutto il manuale con la sigla Sede. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 5

6 Pulsanti del Menu Principale La Barra dei Pulsanti del Menu Principale comprende sia i pulsanti di apertura delle principali procedure che i pulsanti da utilizzare durante l inserimento dell ordine. Spiegheremo questi ultimi nel Capitolo 1 paragrafo I pulsanti dell ordine. PULSANTI di apertura procedure Inserimento Nuovo Ordine Apre ordini Salvati, Sospesi e Trasmessi Duplicazione dell Ordine Collegamento con la Sede per la ricezione e/o trasmissione Pag. 6

7 Menu a discesa Le stesse funzioni dei pulsanti possono essere richiamate utilizzando il Menu a discesa. Altre funzioni (Opzioni e Utilità) si richiamano solo da questo tipo di menu. Ordini Stampe Utilità Nuovo Inserimento Nuovo Ordine Apri Apre ordini salvati, sospesi, trasmessi Duplica Duplica un ordine esistente Stampa listini visualizzazione e stampa dei listini Stampa variazione archivi visualizzazione e stampa delle variazioni sui listini trasmesse dalla Sede Elabora archivi elabora gli archivi ricevuti dalla Sede Ripara e compatta DB Viene richiesto dal programma per il Compattamento e la Ricostruzione degli Archivi. Cancella ordini trasmessi Elimina gli ordini già trasmessi Carica configurazioni permette il caricamento di dati da un dischetto Configurazioni Trasmissione Terminale / Agente - questa opzione viene utilizzata per la Gestione dei Parametri di configurazione globale a tutta la procedura. Colori personalizza i colori del programma Trasmetti - Collegamento con la Sede per la ricezione e/o trasmissione Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 7

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9 CAPITOLO 1 Nuovo ordine Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 9

10 Inserire un Nuovo Ordine Per accedere a questa funzione selezionare Nuovo dal menu Ordini, oppure cliccare con il mouse sul pulsante Nuovo nel Menu Principale. Si apre la Testata dell Ordine nella quale vengono compilati automaticamente i primi dati dell ordine. Per cambiare i dati proposti utilizzare le apposite frecce di selezione. NOTA Il programma consente l inserimento di più ordini contemporaneamente. Pag. 10

11 Barra dei Pulsanti Nella parte inferiore della finestra sono presenti i seguenti pulsanti: Viene proposta automaticamente cliccando sul pulsante Nuovo dal Menu Principale. Inserire i dati principali dell ordine (Marchio, Linea, Consegna, ecc.). La finestra del Cliente propone la selezione del Cliente al quale verrà emesso l ordine. Tale sezione permette anche la creazione di un Nuovo Cliente non presente in anagrafica. Inserire il nome del Destinatario se la merce dovrà essere consegnata ad una Ragione sociale diversa dal Cliente. Nella sezione Righe vengono inseriti gli articoli che il Cliente desidera ordinare. Visualizza i totali dell ordine. Il pulsante Note apre una finestra nella quale è possibile digitare note relative all ordine. Tali note verranno stampate nella copia commissione. Il pulsante Sospendi effettua la registrazione dell ordine ma, a differenza della funzione Salva, un ordine sospeso non può essere trasmesso alla Sede. Cliccando sul pulsante Elimina si cancella definitivamente l ordine aperto e non è più possibile recuperarlo. Al termine dell inserimento premere il pulsante Trasmetti per registrare l ordine e prepararlo alla trasmissione. Prima della trasmissione è ancora possibile richiamare l ordine per ulteriori modifiche. Non è possibile registrare l ordine se risulta non completo in tutte le sue parti. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 11

12 Il Cliente Terminato l inserimento dei dati di Testata cliccare il pulsante Cliente per procedere al relativo inserimento. La selezione del cliente si effettua digitando il codice (nel campo Codice) oppure il nome (nel campo Ragione Sociale). Premendo il pulsante Zoom (vedi Appendice A) si visualizza l elenco completo dal quale è possibile selezionare il nome del cliente. Pag. 12

13 Gestione Nuovi Clienti Dal pulsante Nuovo (nella finestra del Cliente) si accede alla gestione dei nuovi clienti. In questa sezione è possibile: 1. creare nuovi clienti pulsante Nuovo 2. variare i dati dei clienti nuovi pulsante Varia 3. eliminare i clienti nuovi pulsante Elimina Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 13

14 Nuovo Cliente Per inserire un nuovo cliente cliccare il pulsante Nuovo dalla finestra di Inserimento. Il cursore si posizionerà automaticamente sul campo Ragione Sociale. Al termine dell inserimento dei dati necessari, premere il pulsante Conferma. Quindi cliccare il pulsante Esci per tornare alla finestra del Cliente. Pag. 14

15 Confermando il Nuovo Cliente viene riproposta la scheda Cliente con i dati appena inseriti. Nota: I dati dei clienti nuovi verranno inviati al successivo collegamento con la Sede. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 15

16 Destinazione Merce Se l indirizzo di destinazione della merce è diverso da quello del Cliente cliccare il pulsante Destinazione e specificare l indirizzo. Si procede esattamente come per l inserimento del Cliente; e per l inserimento del Nuovo Indirizzo si procede come per l inserimento del Nuovo Cliente. Per quanto non specificato, valgono le stesse direttive fatte per il cliente. Il pulsante Nessuna annulla la selezione del destinatario. Pag. 16

17 Righe dell ordine Per la compilazione delle righe dell ordine cliccare il pulsante Righe. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 17

18 Griglia dell ordine Inserimento dei codici: Famiglia, Modello, Tessuto, Colore, Abbinamento Scala Taglie: inserimento delle quantità per taglia Descrizione completa dell articolo Prezzo Unitario dell articolo Totale capi e relativo valore Campo di inserimento note di riga Pag. 18

19 I pulsanti dell ordine Nel Menu Principale si trova la Barra dei pulsanti che, come spiegato nell Introduzione, raggruppa sia i pulsanti delle principali procedure che i pulsanti dell ordine. Spieghiamo di seguito le loro funzioni. Pulsante Tasto funzione / Funzione Anteprima di stampa Stampa Descrizione Visualizza l ordine. Da questa funzione si può stampare l ordine su carta. Stampa l ordine sulla stampante predefinita. Mostra Totali Ordini Note dell ordine F2 Copia righe selezionate F3 Incolla righe F4 Inserisci riga vuota F7 Elimina riga F5 Copia cella superiore F6 Copia riga superiore F8 Zoom su Archivio Visualizza il totale dell ordine Dalla finestra delle Note è possibile digitare note inerenti all ordine. Tali note verranno stampate nella copia commissione. Per copiare una riga intera si devono utilizzare questi due pulsanti. Posizionare il cursore nella riga che si vuole copiare, premere F2 o il pulsante Copia; posizionarsi nella riga vuota e premere F3 o il pulsante Incolla. Inserisce una riga vuota sopra a quella corrente Elimina definitivamente la riga corrente o le righe selezionate Copia nella cella corrente il contenuto della cella superiore Copia la riga superiore a quella corrente Visualizza l elenco dei codici disponibili nella cella in cui è posizionato il cursore (Famiglia, Modello, Tessuto, Colore) Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 19

20 Inserimento degli Articoli L inserimento degli articoli nella griglia dell ordine può essere eseguito: 1. digitando direttamente il codice Famiglia, Modello, Tessuto, Colore 2. utilizzando il pulsante F8 UTILIZZO DEL PULSANTE Zoom F8 Consente la visualizzazione e selezione del codice dell articolo. Posizionarsi con il cursore nella prima parte di codice dell articolo (F Famiglia) e premere il pulsante Zoom F8. Pag. 20

21 Si apre la finestra di Selezione Famiglia. Selezionare il codice e premere Invio. Esempio di Zoom sulla porzione di codice Famiglia Proseguire premendo F8 sul codice del Modello. Esempio di Zoom sul codice Modello Procedere allo stesso modo per la sezione del codice Tessuto e del Colore. Per uscire dalla finestra dello Zoom cliccare con il mouse nel simbolo della crocetta oppure premere il tasto Esc. Per ogni riga compilata verrà proposta la relativa scala taglie nella quale inserire le quantità. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 21

22 Totali dell ordine Il pulsante Totali visualizza i totali dell ordine suddivisi per Tipologia Modello e Gruppo Modello per quantità e valore. Pag. 22

23 Note dell ordine Il pulsante Note consente l inserimento delle Note dell ordine. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 23

24 Anteprima e Stampa dell ordine Al termine, l ordine può essere visualizzato e stampato. In entrambe i casi viene richiesta la lingua che si desidera utilizzare per la stampa dell ordine. Digitare il codice lingua e premere Ok. Pag. 24

25 Esempio di Anteprima di stampa Pulsanti avanzamento pagine Modificare la percentuale di visualizzazione cliccando sulla freccia di selezione Numero della pagina corrente Totale delle pagine Comando di Stampa Campo disponibile per la ricerca di una voce. Premere il pulsante per avviare la ricerca o premere Invio. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 25

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27 CAPITOLO 2 Aprire e Duplicare un Ordine Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 27

28 Apri Ordine Dal Menu Principale selezionare il pulsante Apri per caricare un ordine precedentemente Registrato, Sospeso o Trasmesso. Nota 1) Caso di ORDINE SOSPESO o NON TRASMESSO Se su tale ordine esistono delle righe, non è possibile modificare i dati di Testata (Linea, Listino) ma è possibile la variazione delle righe e del Cliente. Ovviamente la scelta del corretto listino da utilizzare è a carico dell'agente che compila l'ordine. Per quanto non specificato valgono le stesse considerazioni fatte su Nuovo Ordine. Pag. 28

29 Duplica Ordine L opzione di duplicazione consente di creare ordini uguali per clienti diversi. Dal Menu Principale selezionare Duplica. Inserire i filtri di ricerca (Selezioni, Ordinamento e Stato ordine), selezionare l ordine dall elenco e cliccare il pulsante Duplica. Nell ordine duplicato si possono sostituire il Cliente ed il Destinatario restando libera la manipolazione delle righe. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 29

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31 CAPITOLO 3 La Trasmissione Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 31

32 La Trasmissione L opzione Trasmetti permette di inviare alla Sede gli ordini salvati e di ricevere i dati aggiornati. Dal Menu Principale premere sul pulsante Trasmetti. Per avviare la trasmissione premere il pulsante Conferma. Nota Un ordine sospeso non può essere trasmesso Pag. 32

33 Si avvia automaticamente AUTELCOM, il programma di Trasmissione Archivi. Gli ordini vengono trasmessi e, se la trasmissione andrà a buon fine, il programma termina ed esce. Se invece la trasmissione non va a buon fine, l utente sarà avvisato con il messaggio Trasmissione file non completata. Occorre quindi premere la voce Connetti che ripeterà la trasmissione. Quando si riaprirà il programma Gestione Ordini avverrà automaticamente l Aggiornamento degli Archivi che verrà segnalato con il messaggio Aggiornamento Archivi in corso. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 33

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35 CAPITOLO 4 Le Stampe Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 35

36 Stampa Listini Dal Menu Principale selezionare Stampe Stampa Listini. Selezionare i filtri richiesti, il tipo di Listino che si desidera stampare e procedere con la visualizzazione (pulsante Anteprima) o con la Stampa (pulsante Stampa). Pag. 36

37 Esempio di anteprima di un Listino di Vendita Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 37

38 Stampa variazioni archivi Attraverso il collegamento (Trasmissione), la Sede invia l elenco delle variazioni dei listini. Selezionare Stampe - Stampa Variazioni Archivi dal Menu Principale. La consultazione dell elenco è facilitata dall immissione dei filtri Archivio e Record. Pag. 38

39 Indicare, selezionando le relative voci, se si desidera la visualizzazione delle variazioni per Modelli o Listini. Esempio di visualizzazione per Listini Indicare, selezionando le relative voci, il tipo di variazione che si desidera visualizzare: Aggiunti gli articoli nuovi che la Sede ha aggiunto al listino Cancellati gli articoli che sono stati eliminati dal listino Modificati gli articoli che sono cambiati, per esempio nel prezzo Originali gli articoli che non hanno mai subito variazioni ATTENZIONE! Il pulsante Cancella ha la funzione di eliminare definitivamente l elenco delle variazioni inviate dalla Sede. Premere OK per confermare l eliminazione, Annulla per annullare. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 39

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41 CAPITOLO 5 Utilità e Configurazioni Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 41

42 Utilità Dal menu Principale selezionare Utilità e la procedura che si desidera avviare. Elabora Archivi La funzione Elabora Archivi avvia una procedura nella quale vengono rielaborati gli archivi ricevuti dalla Sede in caso di anomalie. Pag. 42

43 Ripara e Compatta DB La funzione Ripara e Compatta DB permette di recuperare e/o compattare i vari database. Quando si esegue questa utility è importante che nessun altro utente stia utilizzando lo stesso programma. Cancella ordini trasmessi Cancella ordini trasmessi ha la funzione di eliminare definitivamente gli ordini già trasmessi alla Sede. Carica configurazioni Questa funzione si utilizza per caricare i file di configurazione dal dischetto. Inserire il dischetto e premere OK. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 43

44 Configurazione Terminale / Agente Dal menu Principale selezionare Configurazioni Terminale o Agente. I DATI CONTENUTI IN QUESTA SEZIONE DEVONO ESSERE CONFIGURATI SOLO CON L AUSILIO DEL PERSONALE TECNICO ADDETTO. Esempio configurazione Terminale Esempio configurazione Agente Pag. 44

45 Configurazione Colori Nella sezione di Configurazione Colori è possibile personalizzare i colori del programma. I colori già impostati sono registrati nella combinazione Standard. Creazione di una Combinazione colori: 1. cliccare sul pulsante Aggiungi per nominare e salvare la propria Combinazione. Cliccare su Imposta come predefinita. 2. selezionare la parte del programma su cui si desidera cambiare il colore 3. impostare il relativo colore del Testo e dello Sfondo 4. cliccare su Memorizza Colore 5. cliccare su Memorizza Per rendere operative le modifiche effettuate, chiudere il programma e riavviarlo. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 45

46 Appendice A Lo Zoom Pag. 46

47 Lo Zoom La selezione dei dati può essere effettuata in uno dei seguenti modi: 1. Digitando la descrizione nella casella di inserimento. Viene proposta il automatico la prima voce dell elenco che inizia con le lettere digitate, e la casella a sinistra, viene compilata con il relativo codice. 2. Utilizzando il pulsante Zoom o il tasto F8 (da tastiera). Con questa funzione si visualizza l elenco delle voci disponibili. Nota Importante In questo esempio viene riportata la selezione del cliente, ma i metodi di selezione sono gli stessi, qualunque sia il tipo di dato da selezionare, cambieranno solo il numero di colonne e le relative intestazioni. Ricerca di un nome dall elenco: 1) Cliccare con il mouse sul titolo della colonna dalla quale si desidera effettuare la ricerca. 2) digitare il nome, anche parziale, nel campo sotto la voce Selezione Cliente e premere Invio. Selezionare una voce dall elenco e premere il pulsante OK per inserire il dato. Manuale Gestione Ordini Agenti Velmar SpA Pag. 47

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