Folium. Quick guide: gestione documentale e fascicolazione elettronica. Dicembre FOLIUM: Gestione documentale e fascicolazione elettronica

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1 Folium Quick guide: gestione documentale e fascicolazione elettronica Dicembre 05

2 Premessa La guida veloce viene fornita a corredo delle attività formative d aula ed è concepita con l obiettivo di favorire un utilizzo immediato delle principali funzioni disponibili in Folium per la gestione dei documenti di protocollo ricevuti in assegnazione e la rispettiva fascicolazione elettronica. Per ulteriori approfondimenti si rimanda alla guida Utente, disponibile in formato PDF nello stesso applicativo Folium sotto la voce Aiuto della barra di intestazione. Nel seguito si propone pertanto, la sequenza dei principali passaggi applicativi necessari a garantire la ricezione e presa in carico (o restituzione) dei documenti ricevuti in Assegnazione per competenza e la rispettiva fascicolazione elettronica. A seguire vengono quindi presentati i passaggi utili ad effettuare la Ricerca dei fascicoli di propria competenza e dei protocolli ricevuti in assegnazione e fascicolati. Per una più facile consultazione degli argomenti trattati, la guida si articola nelle seguenti sezioni:. Gestione dei documenti ricevuti in Assegnazione per competenza Modalità di lavorazione dei documenti: Conclusione e Fascicolazione Creazione di un Fascicolo elettronico Fascicolazione di documenti protocollati e documenti di lavoro Ricerca dei fascicoli Ricerca dei documenti protocollati, ricevuti in assegnazione e/o fascicolati Ricerca dei documenti dati in assegnazione (riassegnati)... 7

3 . Gestione dei documenti ricevuti in Assegnazione per competenza Dopo aver eseguito l accesso a FOLIUM, viene mostrato il Quadro riassuntivo degli ultimi documenti ricevuti in assegnazione. Per accedere alla lista dei documenti ricevuti in Assegnazione per Competenza, cliccare sulla voce Competenza del Quadro riassuntivo oppure da menu: Assegnazioni -> Assegnazioni Competenza. Tuttavia è reso disponibile anche un pannello di ricerca delle assegnazioni, utile quando ve ne sono molte da gestire. Le assegnazioni ricevute vengono mostrate in elenco. Cliccando sull Oggetto dell assegnazione trovata, sarà possibile accedere alla scheda documentale del documento. 3

4 3 oppure su dalla colonna Operazioni. Dopo aver preso visione del documento (a destra della scheda) e dei suoi metadati (a sinistra), l utente effettua la valutazione: 4 se deve prendere in carico, clicca su Se l assegnazione è stata scorretta, è necessario chiudere la scheda documentale... e poi restituire il documento cliccando sul pulsante 4

5 5 Motivare la restituzione con un messaggio (obbligatorio) e cliccare sul pulsante Restituzione. 6 Sia nel caso della Presa in carico che nel caso della Restituzione, il documento ricevuto in assegnazione lascerà l elenco delle assegnazioni ricevute: nel primo caso sarà spostato nell elenco dei documenti in carico, mentre in caso di restituzione, tornerà sulla scrivania elettronica dell Assegnante. 5

6 . Modalità di lavorazione dei documenti: Conclusione e Fascicolazione Per visionare i documenti in carico, bisogna selezionare il menu In carico -> Elenco in carico. Per gestire i documenti protocolli presi in carico, bisognerà accedere all elenco dei documenti in carico tramite l apposita voce di menu: In carico >> Elenco in carico. Dopo aver impostato gli eventuali criteri di ricerca, cliccare sul pulsante Cerca. 6

7 3 Cosa può fare, l utente, con i documenti presi in carico? può annullare la presa in carico di un documento, cliccando il pulsante ; può riassegnare il documento, cliccando il pulsante ; può classificare il documento, cliccando il pulsante ; può spostare o copiare il documento nella cartella di lavoro (fascicolo personale), cliccando il pulsante. Inoltre i documenti presi in carico potranno essere mantenuti nell elenco dei documenti in carico per poi essere Conclusi oppure per essere inseriti in Fascicoli, per facilitarne la ricerca e la consultazione. Come nella gestione cartacea, in Folium è possibile organizzare l archivio in faldoni per argomento, materia, periodo, località etc, in modo da ordinare i documenti in modo omogeneo per una ricerca più efficace. Ma vediamo innanzitutto come si esegue la procedura di Conclusione. 7

8 4 documenti in carico saranno mostrati in I documenti in carico sono mostrati in elenco e sarà quindi possibile procedere elenco; per procedere alla conclusione, alla rispettiva Messa agli Atti selezionare il documento e poi cliccare eseguendone la selezione e cliccando sul pulsante Concludi. quindi sul pulsante Concludi. 5 Folium chiede l inserimento (non obbligatorio) di Note alla conclusione del documento. Al termine cliccare sul pulsante Salva e concludi. 8

9 6 Il documento non sarà più presente nella lista dei documenti in carico, ma sarà consultabile da menu In carico >> Elenco documenti conclusi. 7 Dopo aver cliccato il pulsante Cerca, Folium restituisce tutti i documenti conclusi. Tali documenti possono essere riportati nell elenco dei documenti in carico, selezionando il/i documento/i e poi cliccando sul pulsante Prendi in carico. 9

10 3. Creazione di un Fascicolo elettronico Per creare un nuovo fascicolo, cliccare sulla voce di menu Fascicoli >> Gestione fascicoli. poi sulla voce Nuovo fascicolo 0

11 3 Per creare un fascicolo è obbligatorio avere a disposizione la voce di titolario (materia trattata nel fascicolo) e la lista di competenza (gruppo di utenti e/o uffici che possono accedere al fascicolo). Per selezionare il titolario, usare una delle seguenti opzioni: - Tramite codice: valorizzare il campo con il codice di primo livello es. 0, seguito dal punto. - Tramite descrizione: valorizzare il campo descrizione anche con testo parziale (usare *); Dopo aver individuato la voce desiderata dall elenco (voci del titolario trovate), selezionarla con il mouse e cliccare sul pulsante. In caso di errore, deselezionare tramite. - Tramite popup grafica, cliccare sul pulsante Seleziona Titolario 4 Valorizzando il codice Folium restituisce l elenco delle voci di titolario di terzo livello, associate. Selezioniamo la voce interessata e poi il pulsante

12 5 Per selezionare la lista di competenza, cliccare sul pulsante Modifica lista di competenza 6 Folium visualizza tutte le liste di competenza di cui fa parte l utente. Selezionare quella desiderata e poi cliccare sul pulsante Esegui.

13 7 Selezionare quella desiderata e poi cliccare sul pulsante Esegui. 8 Procedere con la creazione, cliccando su Continua. 3

14 9 Valorizzare i campi del fascicolo e poi terminare la creazione, cliccando sul pulsante Continua. 0 Folium restituisce il numero di fascicolo creato. Cliccando sul pulsante Chiudi, verrà visualizzata la copertina del fascicolo. 4

15 Conclusa l operazione di creazione del fascicolo, viene presentata la sua copertina elettronica. Tramite il pulsante Contenuto sarà invece possibile accedere al suo interno, per la gestione dei rispettivi documenti. Fascicolo appena creato con contenuto vuoto. In alto, le operazioni disponibili. 5

16 4. Fascicolazione di documenti protocollati e documenti di lavoro Per eseguire la fascicolazione dei documenti presi in carico, bisognerà accedere all elenco dei documenti in carico tramite l apposita voce di menu: In carico >> Elenco in carico. Dopo aver impostato gli eventuali criteri di ricerca, cliccare quindi sul pulsante Cerca. 6

17 3 I documenti in carico sono mostrati in elenco. Per procedere alla fascicolazione dobbiamo ricercare il fascicolo, clicchiamo sul pulsante Cerca. 4 Selezionare il documento e il fascicolo e poi cliccare sul pulsante Inserisci nel fascicolo. 7

18 5 L operazione andrà quindi confermata facendo click sul pulsante OK della finestra di dialogo. 6 Al temine dell operazione il documento viene fisicamente spostato dall elenco dei documenti in carico, all interno del fascicolo, al quale sarà possibile accedere tramite il pulsante Lista documenti. 8

19 7 Folium mostra il contenuto del fascicolo, costituito dal documento appena fascicolato. Per vedere il documento è sufficiente cliccare sul Nome. 8 Il documento sarà così mostrato in una nuova finestra del browser. 9

20 9 Per fascicolare un documento di lavoro presente sul proprio computer (documento non protocollato), sarà necessario cliccare sul pulsante Inserisci un nuovo documento nel Fascicolo. 0 Cliccare sul pulsante Sfoglia, per la selezione del documento da caricare nel fascicolo. 0

21 Selezionare il file e cliccare sul pulsante Apri. Il documento selezionato è caricato in finestra. E possibile inserire una descrizione e/o delle note; al termine, cliccare sul pulsante Carica.

22 3 Il documento viene reso disponibile all interno del fascicolo per la consultazione e la lavorazione.

23 5. Ricerca dei fascicoli Per la ricerca dei fascicoli presenti in archivio, cliccare sulla voce di menu Fascicoli >> Gestione fascicoli Impostare i criteri di ricerca disponibili, negli appositi campi, e cliccare sul pulsante Cerca. 3

24 3 I nomi, cliccabili, delle colonne (n fascicolo, nome, descrizione, responsabile,apertura,stato) consentono di ordinare in senso crescente o decrescente il contenuto della rispettiva colonna. I fascicoli trovati sono mostrati in elenco e potranno essere aperti cliccando sul rispettivo Nome. Dalla colonna Comandi si può: - Consultare il contenuto del fascicolo - Modificare la copertina elettronica del fascicolo - Chiudere il fascicolo - Eliminare il fascicolo (solo se vuoto) 4

25 6. Ricerca dei documenti protocollati, ricevuti in assegnazione e/o fascicolati Per eseguire la ricerca dei protocolli ricevuti in assegnazione o presenti nei fascicoli per i quali si possieda almeno il diritto di visibilità, cliccare sulla voce di menu Ricerca >> Documenti registrati. Nell ambito del pannello di Ricerca Avanzata è possibile impostare uno o più criteri, per una ricerca più o meno selettiva. Nei campi testuali è inoltre possibile inserire anche chiavi di ricerca parziali. Prima di avviare la ricerca, porre attenzione alla selezione della fonte di ricerca (Filtro documenti): i documenti di protocollo possono essere infatti cercati Tra le assegnazioni (ricevute) oppure all interno dei fascicoli per i quali si disponga almeno del diritto di accesso in lettura. 3 Dopo aver impostato i criteri di ricerca, cliccare sull apposito pulsante Cerca. 5

26 3 I protocolli trovati sono mostrati in elenco e sarà possibile riaprirli cliccando sul rispettivo Numero progressivo. Cliccare sul pulsante Vai al fascicolo, per accedere direttamente al fascicolo di riferimento. 6

27 7. Ricerca dei documenti dati in assegnazione (riassegnati) Per visualizzare i documenti riassegnati, cliccare sul menu Assegnazioni -> Assegnazioni effettuate in attesa Folium mostra tutte le assegnazioni effettuate, ancora in fase di valutazione da parte degli assegnatari. Cliccare sull oggetto del documento per aprirlo e vedere le assegnazioni. 7

28 3 Cliccare sul nodo delle Assegnazioni per visualizzare tutte le attività di assegnazione che riguardano il documento. 4 Folium visualizza tutte le attività di assegnazione che riguardano il documento. 8