Nota: per aprire un file in elenco è anche possibile fare doppio click con il tasto sinistro del mouse sul file desiderato.

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1 La finestra Database Introduzione In questa lezione completiamo l esplorazione della finestra Database. Aprire un database esistente Apriamo il database creato nella lezione precedente: dal menu Start di Windows, selezioniamo Programmi Microsoft Access per aprire Access; nella finestra di dialogo visualizzata dobbiamo questa volta selezionare l opzione Apri file esistente Dovremmo trovare il file Corso.mdb nell elenco degli ultimi file aperti (generalmente vengono mostrati gli ultimi quattro). Se il file Corso.mdb è presente in elenco, possiamo selezionarlo e cliccare sul pulsante OK. Nota: per aprire un file in elenco è anche possibile fare doppio click con il tasto sinistro del mouse sul file desiderato. Maurizio Montella - Manuali.Net 2004 Tutti i diritti riservati 1

2 Nel caso in cui il file che vogliamo aprire non è presente in elenco, clicchiamo sulla voce Altri File... e quindi su OK: viene proposta la consueta finestra di dialogo di Windows che ci permette di selezionare il file desiderato; cerchiamo il file e lo apriamo cliccando sul pulsante Apri. La barra dei menu All apertura del database viene visualizzata la finestra Database di cui abbiamo fatto la conoscenza nella lezione precedente. Quando è attiva la finestra Database sono visibili due barre: la barra dei menu e la barra degli Strumenti del Database Se la barra degli Strumenti Database non fosse visibile, seguire le seguenti istruzioni: Cliccare con il tasto destro del mouse sulla barra dei menu Selezionare la voce Database nell elenco visualizzato Vediamo il significato di alcuni dei pulsanti nella barra degli Strumenti; procedendo nel corso vedremo il significato degli altri pulsanti quando se ne presenterà la necessità. Nuovo Database: viene creato un nuovo database. Se stiamo lavorando su un database e clicchiamo questo pulsante, il database in uso viene chiuso; non è infatti possibile tenere aperti due database contemporaneamente, a meno di aprire due Access distinti! Apri Database: permette di selezionare ed aprire un database esistente; come nel caso precedente l eventuale database in uso viene chiuso. Nuovo Oggetto: permette di creare un nuovo oggetto all interno del database corrente. Selezionare l oggetto desiderato aprendo il menu a tendina. Le voci che a noi interessano in primo luogo sono: Table Query Le voci Macro, Moduli e Moduli di Classe vengono trattati in corsi più avanzati. Maurizio Montella - Manuali.Net 2004 Tutti i diritti riservati 2

3 Tramite la barra dei menu è possibile accedere a tutte le funzioni messe a disposizione dalla barra degli strumenti; utilizzare l una o l altra è solo una questione di gusti personali. Menu File: permette di eseguire le operazioni di apertura e chiusura di un database. Menu Modifica (Edit): mette a disposizione le consuete operazioni di Modifica/Taglia/Incolla Menu Inserisci (Insert): permette di creare nuovi oggetti; selezionare un oggetto dal menu a tendina per avviare la procedura di creazione corrispondente. Menu Strumenti (Tools): mette a disposizioni alcuni strumenti di manutenzione del database e di personalizzazione dell ambiente di lavoro. Vediamo in particolare solo alcune cose: Strumenti Utilità di Database Compatta e ripristina database Durante il normale utilizzo, un database Access tende a... ingrassare! Infatti la dimensione di un file di Access aumenta nel tempo a causa dei continui inserimenti/modifiche. Anche quando eliminiamo dei record o cancelliamo una tabella, la dimensione del file non viene automaticamente ridotta. Occorre eseguire la compattazione del file per recuperare lo spazio inutilizzato. Inoltre la compattazione esegue anche un controllo sull integrità degli oggetti riparando, quando possibile, quelli che dovessero essersi rovinati. Un file Access ha infatti purtroppo - la proprietà di corrompersi ovvero di rovinarsi. Se ciò dovesse succedere è necessario eseguire la procedura di Compatta e Ripristina. Se un database corrotto non può venire riparato con l operazione di ripristino, è da buttare ed è necessario recuperare una copia di backup (una ragione in più per ricordarsi di fare sempre una copia di backup dei propri file). Bisogna comunque dire che difficilmente un file Access si rovina in maniera irreparabile; consiglio comunque di eseguire periodicamente l operazione di ripristino e compatta. Strumenti Avvio Questa finestra ci permette di modificare alcune impostazioni di visualizzazione, come ad esempio mostrare dei menu ridotti nella barra dei menu, permettere o impedire la modifica delle barre degli strumenti: è sufficiente selezionare l opzione desiderata. Le impostazioni fatte tramite questa finestra sono fatte a livello di singolo database: ogni database ha quindi le proprie. Maurizio Montella - Manuali.Net 2004 Tutti i diritti riservati 3

4 E inoltre possibile definire un titolo per il database : se ad esempio scriviamo Archivio Autori nella casella di testo Titolo Applicazione, questo titolo appare nella intestazione della finestra di Access e nell icona di Access quando minimizziamo la finestra nella barra di Windows. Strumenti Opzioni Questa finestra ci permette di impostare un grandissimo numero di proprietà. Non le vedremo tutte, alcune le vedremo più avanti quando se ne presenterà l occasione. Altre che possiamo già comprendere al punto in cui siamo arrivati sono le seguenti: E possibile visualizzare o meno i tre collegamenti selezionando o deselezionando la casella di controllo New Object Shortcuts E possibile aprire un oggetto con un singolo click del mouse invece che con il consueto doppio-click: selezionare Single-click open o Double-click open E possibile visualizzare o meno la maschera di dialogo all apertura di Access: selezionare/deselezionare Startup dialog box Maurizio Montella - Manuali.Net 2004 Tutti i diritti riservati 4

5 Menu Finestra (Window): permette di disporrre le finestre sul monitor. Menu help: visualizza l help in linea di Access (che fra le altre cose è fatto bene) Chiudiamo per il momento il database appena creato lasciando però aperto Access - : abbiamo visto nella lezione precedente come fare: selezionando Chiudi dal menu File Prima di procedere vorrei farvi vedere come creare un nuovo database non all avvio di Access, ma partendo dalla sua interfaccia. Per creare un nuovo database è sufficiente selezionare dallo stesso menu: File Nuovo Se la voce Nuovo non viene visualizzata, cliccare o mantere il cursore del mouse per un paio di secondi sul simbolo in fondo al menu per visualizzare il menu completo. In alternativa è possibile cliccare sul pulsante della barra degli strumenti. La maschera che viene visualizzata è diversa da quella vista in precedenza, ma solo nell aspetto: L icona Database è la scelta equivalente a quella fatta all inizio della lezione precedente: essa ci permette di creare un nuovo file Access tradizionale. Le altre opzioni non interessano questo corso, permettono comunque di: Creare delle pagine dati per il mondo Internet Creare un applicazione che si interfaccia direttamente a SQL Server, un database molto più potente di Access per realtà aziendali molto grandi. Maurizio Montella - Manuali.Net 2004 Tutti i diritti riservati 5