U N I V E R S I T À D E G L I S T U D I D I S A L E R N O

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1 U N I V E R S I T À D E G L I S T U D I D I S A L E R N O software Titulus Versione novembre 2006 Pag. I 20/11/2006.0

2 STORIA DEL DOCUMENTO Versione Data Stato Redatto da Approvato da Pubblicato su Versione 1 11/5/2004 Completo A. Sannino D. Pecoraro 20/11/2006 Completo A. Sannino D. Pecoraro Direttore amministrativo Dirigente Area II Comunicazione e Affari Generali Pag. II 20/11/2006.0

3 SOMMARIO 1 INTRODUZIONE ACCESSO AL SOFTWARE PROTOCOLLO ARRIVO REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO SEGNATURA DI PROTOCOLLO PROTOCOLLO PARTENZA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO SEGNATURA DI PROTOCOLLO PROTOCOLLO TRA UFFICI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO SEGNATURA DI PROTOCOLLO Pag. 1 20/11/2006

4 1 Introduzione Il presente documento illustra sinteticamente le operazioni di registrazione dei documenti prodotti e/o acquisiti dall Ateneo, eseguibili mediante il software Titulus - Versione Pag. 1 20/11/2006

5 2 Accesso al software L accesso alle diverse applicazioni/funzionalità del software Titulus 97 - Versione è consentito esclusivamente al personale in possesso di username e di password, abilitato allo svolgimento delle operazioni per le quali è stato previamente autorizzato dal Responsabile di UOR, per quanto concerne l Amministrazione Centrale, e dal Responsabile dell Ufficio amministrativo della Struttura didattica, di ricerca e di servizio, per quanto concerne le altre AOO. Per accedere alla Versione 3.2.4, l utente previamente abilitato deve collegarsi all intranet di Ateneo, alla pagina WEB Protocollo informatico. Dall apposita sezione Software, l utente afferenti ad uno degli uffici dell Amministrazione centrale deve cliccare sul link Titulus ammcle, mentre l utente afferente ad una delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio deve cliccare sul link Titulus ammper. Nella maschera Password di rete, al primo accesso l utente deve inserire la login e la password assegnate. Pag. 2 20/11/2006

6 Il sistema richiederà automaticamente di cambiare la password. Nel campo Password l utente deve inserire la vecchia password, mentre nei campi Nuova password e Ripeti password deve inserire la password prescelta, che deve contenere almeno 8 caratteri, e cliccare sul pulsante Conferma. Completata l operazione di cambio password, l utente deve cliccare sul pulsante Torna per poter accedere al menu di avvio. Pag. 3 20/11/2006

7 3 Protocollo arrivo 3.1 Registrazione di protocollo Si accede alla maschera di inserimento di un documento in arrivo cliccando sul link apposito di colore azzurro, evidenziato nel menu di avvio, sezione Registrazione. La maschera di inserimento richiede, ai fini della registrazione, la compilazione di una serie di campi, di cui alcuni obbligatori - la mancata valorizzazione degli stessi non permette di effettuare la registrazione-, altri facoltativi. Sono campi obbligatori: mittente, oggetto, allegato, classificazione, destinatario Ufficio/Persona. Si consiglia di compilare anche i campi Data doc. e Prot. mittente, qualora le relative informazioni siano disponibili. Di seguito si descrivono i singoli campi presenti nella maschera Arrivo - Inserimento. Pag. 4 20/11/2006

8 A mezzo: va riportato il mezzo di spedizione del documento, scegliendolo dall apposito menu a tendina. Mittente: persona fisica o giuridica che ha inviato il documento in fase di registrazione di protocollo. La compilazione del campo mittente va effettuata inserendo parte del nome della persona fisica o giuridica che ha inviato il documento e cliccando sul pulsante Mittente. Nel caso in cui il mittente sia presente nella banca dati dei corrispondenti, è sufficiente spuntare la relativa casella e cliccare sul pulsante Assegna affinché il campo mittente e quelli ad esso associati (indirizzo, telefono, fax, , C.F. e P. IVA) siano compilati automaticamente dal sistema. Invece, nel caso in cui il mittente non sia presente nella banca dati, è necessario compilare un nuovo record di anagrafica. Se il mittente è una persona giuridica, è necessario cliccare sul pulsante Nuova Struttura. Nella maschera Strutture esterne Inserimento, nel campo Descrizione va inserita la denominazione dell ente, associazione, ecc.., secondo le regole descritte nelle Linee guida per la gestione dell anagrafica; inoltre vanno valorizzati i campi Via, Comune ecc, se si dispone dei relativi dati. Per la registrazione del record di anagrafica, è necessario cliccare sul pulsante Registra. Se il mittente è una persona fisica, è necessario cliccare sul pulsante Nuova persona. Pag. 5 20/11/2006

9 Nella maschera Persone esterne Inserimento, nella Sezione Dati personali vanno valorizzati i campi Cognome e Nome. Se il documento contiene riferimenti alla sede presso cui il mittente svolge la propria attività, va compilata la sezione Dati attività ; se, invece, i dati desumibili dal documento sono relativi alla residenza del mittente, va compilata la sezione Dati personali. Per la registrazione del record di anagrafica, è necessario cliccare sul pulsante Registra. Pag. 6 20/11/2006

10 Firmatario: individua la persona fisica interna alla struttura mittente che ha effettivamente firmato il documento. E un campo ad immissione libera, non è prevista la compilazione di schede anagrafiche. Ruolo: individua la funzione svolta dal firmatario all interno della struttura di appartenenza. Data doc.: va riportata la data del documento, se disponibile. Nel caso in cui la data del documento differisca dalla data di registrazione di protocollo della struttura mittente, va riportata la data di registrazione di protocollo. Prot. mittente: va riportato il numero di protocollo del documento, se disponibile. Nel caso in cui il numero di protocollo sia preceduto o seguito da lettere, è sufficiente riportare soltanto il dato numerico. Gli zeri non vanno inseriti se precedono il numero di protocollo. Voce di indice: la compilazione di tale campo va effettuata come di seguito descritta: inserire un termine significativo. Al fine di facilitare la ricerca, è preferibile troncare la parola, omettendo l ultima lettera; cliccare su Voce di indice ; sfogliare la lista delle voci di indice e delle denominazioni delle classi del titolario di classificazione così ottenute e spuntare la casella corrispondente al procedimento o all affare cui si riferisce il documento; cliccare sul pulsante Assegna. Il sistema inserirà automaticamente i dati nei campi Voce di indice, Classificazione, Scarto, della maschera "Arrivo Inserimento. Oggetto: è un campo obbligatorio ad immissione libera. Ad evitare indicazioni troppo stringate, è previsto l uso minimo di trenta caratteri (qualora i caratteri siano insufficienti comparirà un messaggio di avviso al momento della registrazione). Se uno stesso carattere è ripetuto per tre volte consecutive, comparirà un messaggio di errore al momento della registrazione. Allegato: va descritto sinteticamente il contenuto dell allegato (es. Relazione tecnica). Nel caso in cui gli allegati siano più di uno, è necessario cliccare su Allegato e selezionare Aggiungi istanza in coda. Il sistema aggiungerà un ulteriore riga per la descrizione del relativo allegato. Tale operazione va ripetuta tante volte quanti sono gli allegati. Per eliminare eventuali righe aggiunte erroneamente, è necessario selezionare Rimuovi istanza. Nel caso in cui non vi siano allegati, è necessario impostare il numero 0 nel campo Allegato perché il sistema compili automaticamente 0 Nessun allegato. Classif.: questo campo viene valorizzato o in modo automatico, mediante l uso delle voci di indice, o cliccando direttamente su Classif.. In quest ultimo caso, selezionando indifferentemente Titolario di classificazione o Vista gerarchica, si può scegliere il titolo e la classe corrispondenti al documento. Destinatario: inserendo parte della denominazione dell ufficio destinatario e cliccando su Ufficio, il sistema associa automaticamente la denominazione completa dell ufficio e il nominativo del responsabile. Copie conoscenza: vanno indicati eventuali destinatari per conoscenza del documento. Inserendo parte della denominazione dell ufficio destinatario e cliccando su Ufficio, il sistema associa automaticamente la denominazione completa dell ufficio e il nominativo del responsabile. Pag. 7 20/11/2006

11 Valorizzando il campo Tutti, il documento viene assegnato in CC a tutti gli utenti di Titulus afferenti all ufficio stesso. Riferimenti: va indicato il numero di protocollo di una eventuale precedente corrispondenza connessa al documento che si sta registrando, inserendo vs. prot. n. xxx del gg/mm/aa se trattasi di pregressa corrispondenza in arrivo, o ns. prot. n. xxx del gg/mm/aa se trattasi di pregressa corrispondenza in partenza. Note: è un campo ad immissione libera atto a contenere ulteriori informazioni da associare al documento. Parole chiave: è possibile inserire parole identificative del contenuto del documento stesso, allo scopo di semplificare la ricerca. File: non è prevista l associazione di file per i documenti in arrivo. Con OCR: funzione non attiva Converti in PDF: funzione non attiva Immagini: è il campo che permette di allegare alla registrazione di protocollo l immagine del documento acquisita tramite scanner. Dopo la compilazione di tutti i campi obbligatori e degli eventuali campi facoltativi di cui si posseggano le informazioni, cliccando sul pulsante Registra, il sistema attribuisce al documento il numero di protocollo. Da questo momento i dati relativi a mittente, oggetto, allegati, numero e data di protocollo saranno immodificabili. Qualora si rilevassero errori, sarà necessario annullare la registrazione. 3.2 Segnatura di protocollo Immediatamente dopo la registrazione il sistema proporrà una maschera contenente i dati di registrazione e, in alto a sinistra, due pulsanti: Segnatura Manuale e Stampa Segnatura. Cliccando sul pulsante Stampa segnatura, sarà possibile apporre, tramite la stampante PrintApen, il codice identificativo dell Amministrazione e dell AOO, nonché il numero e la data di protocollo sul documento registrato. Sullo stesso dovranno essere apposti, tramite apposito timbro meccanico, i dati gestionali della registrazione di protocollo, quali titolo, classe, UOR competente e copie conoscenza. Pag. 8 20/11/2006

12 4 Protocollo partenza 4.1 Registrazione di protocollo Si accede alla maschera di inserimento di un documento in partenza cliccando sul link apposito di colore verde, evidenziato nel menu di avvio, sezione Registrazione. La maschera di inserimento richiede, ai fini della registrazione, la compilazione di una serie di campi di cui alcuni obbligatori - la mancata valorizzazione degli stessi non permette di effettuare la registrazione -, altri facoltativi. Sono campi obbligatori: destinatario, oggetto, allegato, classificazione, Mittente Ufficio/Persona. Mezzo: va riportato il mezzo con il quale verrà spedito il documento, scegliendolo dall apposito menu a tendina. Destinatario: persona fisica o giuridica a cui è indirizzato il documento. La compilazione avviene tramite il ricorso alle schede anagrafiche (vedi protocollo in arrivo). Pag. 9 20/11/2006

13 E prevista la possibilità di inserire un numero cospicuo di destinatari. Cliccando su Destinatario e selezionando Aggiungi istanza in coda, il sistema aggiunge un ulteriore riga per la descrizione del destinatario. E consigliabile, qualora il numero di destinatari sia superiore a tre, inserire il nome del primo destinatario e riporta, nella riga successiva, la dicitura E altri - vedi elenco allegato alla minuta. Il file contenente l elenco dei destinatari deve essere associato alla registrazione, in modo da consentirne il reperimento in fase di ricerca. Per i destinatari in copia conoscenza esterni alla propria AOO, è necessario inserire una spunta nella casellina CC posta a lato di ciascuna riga. Alla c.a.: individua la persona fisica interna alla struttura destinataria. E un campo ad immissione libera; non è prevista la compilazione di schede anagrafiche. La funzione svolta dalla persona fisica all interno della struttura destinataria va indicata all interno delle parentesi tonde ( ). Voce di indice: vedi protocollo arrivo Oggetto: vedi protocollo arrivo Allegato: vedi protocollo arrivo Classificazione: vedi protocollo arrivo Mittente: il sistema associa automaticamente la denominazione dell Ufficio di appartenenza dell operatore che sta effettuando la registrazione; cliccando su Persona, il sistema inserisce automaticamente il cognome e il nome del Responsabile. Copie conoscenza (Ufficio/Persona): vanno indicati eventuali destinatari per conoscenza, interni alla propria AOO (vedi protocollo arrivo). Riferimenti: vedi protocollo arrivo. Note: vedi protocollo arrivo. Parole chiave: vedi protocollo arrivo Spesa: non è prevista la compilazione di questo campo. Converti in XML: funzione non attiva Converti in PDF: funzione non attiva File associati: è il campo che permette di associare alla registrazione di protocollo i relativi file di testo. Per l associazione è necessario cliccare su File e selezionare Sfoglia. Nel caso in cui i file da associare siano più di uno, è necessario cliccare su File e selezionare Aggiungi istanza in coda. Il sistema aggiunge un ulteriore riga per l associazione del file. Tale operazione va ripetuta tante volte quanti sono i file da associare. Per eliminare eventuali righe aggiunte erroneamente, è necessario selezionare Rimuovi istanza. Immagini: non è prevista l associazione di immagini allo scanner per i documenti in partenza. Dopo la compilazione di tutti i campi obbligatori e degli eventuali campi facoltativi di cui si posseggano le informazioni, cliccando sul pulsante Registra, il sistema attribuisce al documento il numero di protocollo. Da questo momento i dati relativi a destinatario, oggetto, allegati, numero e data di protocollo saranno immodificabili. Qualora si rilevassero errori, sarà necessario annullare la registrazione. Pag /11/2006

14 4.2 Segnatura di protocollo Le modalità di segnatura di protocollo sono le stesse di quelle previste per la registrazione dei documenti in arrivo, fatta eccezione per i dati gestionali (anno, titolo, classe, fascicolo) che saranno apposti manualmente sul documento. Pag /11/2006

15 5 Protocollo tra uffici 5.1 Registrazione di protocollo Si accede alla maschera di inserimento di un documento tra uffici cliccando sul link apposito di colore lilla, evidenziato nel menu di avvio, sezione Registrazione. La maschera di inserimento richiede, ai fini della registrazione, la compilazione di una serie di campi di cui alcuni obbligatori - la mancata valorizzazione degli stessi non permette di effettuare la registrazione -, altri facoltativi. Sono campi obbligatori: destinatario, oggetto, allegato, Mittente Ufficio/Persona, Destinatario Ufficio/Persona e la classificazione. A mezzo: vedi protocollo arrivo. Minuta Voce di indice: vedi protocollo arrivo. La compilazione di tale campo è a cura del mittente del documento. Minuta Classif.: vedi protocollo arrivo. La compilazione di tale campo è a cura del mittente del documento. Pag /11/2006

16 Originale Voce di indice: vedi protocollo arrivo. La compilazione di tale campo è a cura del destinatario del documento. Originale Classif.: vedi protocollo arrivo. La compilazione di tale campo è a cura del destinatario del documento. Oggetto: vedi protocollo arrivo. Allegato: vedi protocollo arrivo. Mittente (Minuta): il sistema associa automaticamente la denominazione dell Ufficio di appartenenza dell operatore che sta effettuando la registrazione; cliccando su Persona, il sistema inserisce automaticamente il cognome e il nome del Responsabile. Destinatario (Originale): inserendo parte della denominazione dell Ufficio destinatario e cliccando su Ufficio, il sistema associa automaticamente la denominazione completa dell ufficio e il nominativo del responsabile. Nel caso in cui il documento sia indirizzato a più destinatari per competenza, è necessario cliccare sull icona che attiva la conferenza di servizi. Il sistema inserisce un ulteriore campo In conferenza di servizi con. Cliccando su Ufficio e selezionando Aggiungi istanza in coda, il sistema aggiunge un ulteriore riga per la descrizione del destinatario. Operatore incaricato (Originale): campo da valorizzare a cura del destinatario. Operatore incaricato (Minuta): campo da valorizzare a cura del mittente. Pag /11/2006

17 Copie conoscenza: vedi protocollo arrivo. Riferimenti: vedi protocollo arrivo. Note: vedi protocollo arrivo. Parole chiave: vedi protocollo arrivo. Converti in XML: funzione non attiva. Converti in PDF: funzione non attiva. File associati: è il campo che permette di associare alla registrazione di protocollo i relativi file di testo. Per l associazione è necessario cliccare su File e selezionare Sfoglia. Nel caso in cui i file da associare siano più di uno, è necessario cliccare su File e selezionare Aggiungi istanza in coda. Il sistema aggiunge un ulteriore riga per l associazione del file. Tale operazione va ripetuta tante volte quanti sono i file da associare. Per eliminare eventuali righe aggiunte erroneamente, è necessario selezionare Rimuovi istanza. Immagini: non è prevista l associazione di immagini allo scanner per i documenti interni. Dopo la compilazione di tutti i campi obbligatori e degli eventuali campi facoltativi di cui si posseggano le informazioni, cliccando sul pulsante Registra, il sistema attribuisce al documento il numero di protocollo. Da questo momento i dati relativi a oggetto, allegati, numero e data di protocollo saranno immodificabili. Qualora si rilevassero errori, sarà necessario annullare la registrazione. 5.2 Segnatura di protocollo Vedi protocollo partenza. Pag /11/2006