Come procedere in caso di assegnazione di una borsa Erasmus Study

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1 Università di Pisa Dipartimento di Biologia Come procedere in caso di assegnazione di una borsa Erasmus Study Aggiornamento

2 step n. 1 ACCETTAZIONE DELLA MOBILITà Qualche giorno dopo la scadenza per la presentazione delle domande Erasmus, l apposita Commissione di Dipartimento stila la graduatoria per l assegnazione delle mobilità e delle sedi. In via informale riceverai una mail relativa all esito. Successivamente riceverai una mail dal Portale Erasmus, esclusivamente all indirizzo di posta elettronica istituzionale, con l indicazione della sede ospitante (tra le tre opzioni da te indicate). Cosa devo fare? Accedendo dal Portale Erasmus, con le credenziali di Ateneo, dovrai accettare o rifiutare la mobilità assegnata. Questo deve essere fatto entro 15 gg dalla ricezione della , pena la perdita del diritto a partire. In caso di mancata ricezione della mail, contatta il Docente CAI prof. Massimo Dal Monte.

3 step n. 2 VERIFICA SEDE ESTERA E fondamentale prendere informazioni sulla sede ospitante, in particolare sulle procedure di ammissione. Collegandosi al sito dell Università partner assegnata, solitamente alla pagina Erasmus Incoming, è possibile verificare se esistono e quali siano le procedure da seguire per essere ammessi come studenti Erasmus. E necessario informarsi sugli adempimenti amministrativi e le relative scadenze poste dalle sedi partner, pena il rischio di non essere accettato dalle stesse. Dal sito della sede ospitante è possibile verificare gli insegnamenti offerti e in quale lingua, le date di inizio delle lezioni, i servizi disponibili. Ti invitiamo a prestare particolare attenzione a questa fase. Gli studenti selezionati per la mobilità Erasmus devono, inoltre, informarsi tempestivamente sulle eventuali procedure per l ingresso e il soggiorno temporaneo nel Paese di destinazione.

4 step n. 3 compilazione learning agreement before Individuate la date della mobilità e gli esami da sostenere, parlane con il referente della sede ospitante e con il Docente Cai del Dipartimento, procedi poi alla compilazione del Learning Agreement Before. Ti ricordiamo che puoi sostenere esami previsti obbligatoriamente dal tuo piano di studi, esami a scelta, il laboratorio di biologia sperimentale o il tirocinio (nel rispetto dei requisiti previsti da ciascun CdL). Qualora tu sostenessi esami in più rispetto a quelli previsti dal tuo piano di studi, i crediti verranno comunque registrati in carriera come esami sovrannumerari. Per la compilazione del L.A. before, dovrai accedere con le credenziali al Portale Erasmus. E estremamente importante che la compilazione del L.A. avvenga online, tramite le schermate proposte dal portale. In questo modo il sistema ti permetterà di scaricare il L.A. precompilato da far firmare al Docente Cai, dal referente della sede estera e da te.

5 step n. 3 compilazione learning agreement before La prima parte da compilare è quella delle date. Mentre il giorno si può modificare, il mese indicato non si potrà più cambiare. La schermata successiva si presenta divisa in due tabelle, A e B La Tabella A prevede l inserimento degli insegnamenti della sede ospitante. Inserire una materia per riga, indicando i crediti della materia (ECTS) e il codice se esistente (il campo non è obbligatorio). Indica una materia per riga, anche se combinate per convalidare una sola materia corrispondente nel tuo piano di studi. Infine clicca su Memorizza. La Tabella B invece serve per l inserimento delle materie Unipi. Allo stesso modo inserisci una materia per riga, con indicati crediti, il codice e clicca su Memorizza. Nel menù a tendina del campo esami, sono visibili in elenco alcune materie fondamentali che fanno parte del proprio CdS, oltre alla voce ALTRO, che deve essere selezionata quando non fosse presente in elenco la materia da inserire (per esempio esami a scelta o sovrannumerari). Terminata la compilazione, il sistema permette di stampare il LA precompilato. Deve essere firmato da te, dal Docente CAI del Dipartimento e dal referente della sede partner. Dopodichè deve essere fatto l upload sul Portale Erasmus.

6 step n. 4 CONTRATTO E PAGAMENTO i RATA Una volta ricevuta la validazione del LA Before caricato sul Portale, compare la sezione per la compilazione del Contratto. Verifica di aver inserito l IBAN nell anagrafica di Alice, altrimenti la compilazione del contratto si blocca. Fatta la compilazione del contratto, stampalo insieme alla lettera di accompagnamento, firma entrambi i documenti e inviali all Unità Mobilità Internazionale, come indicato sul Bando. E necessario che il contratto pervenga all Ufficio per la controfirma da parte dell Università di Pisa prima dell inizio della mobilità. Una volta arrivato presso la sede estera, lo studente dovrà scaricare dalla propria pagina personale del Portale Erasmus il modello di certificato di arrivo, che dovrà essere compilato e firmato dalla struttura ospitante per poi ricaricarlo sul Portale Erasmus. Dopo la controfirma del contratto da parte dell Università di Pisa ed entro 30 gg dalla data di approvazione online del certificato di arrivo da parte dell Unità Mobilità Internazionale, si avviano le procedure per il pagamento della prima rata (70% dell importo complessivo).

7 step n. 5 PROLUNGAMENTO DELLA MOBILITA E MODIFICHE DEGLI ESAMI Durante la mobilità puoi effettuare modifiche eccezionali al piano di studio, se per esempio alcuni esami scelti non fossero più disponibili. Questo è possibile tramite la compilazione del LA During. La sezione During the mobility, che deve essere compilata online, dovrà essere stampata, sottoscritta dallo studente e fatta firmare dal CAI e dalla struttura estera ospitante. Il documento dovrà essere caricato come al solito sul portale Erasmus. E inoltre possibile richiedere un prolungamento del periodo di mobilità a condizione che l intero soggiorno, comprensivo della proroga, non superi il numero massimo di mesi consentiti per ciclo di studio e deve essere compreso tra il 1 giugno 2019 e il 30 settembre La richiesta di prolungamento deve essere fatta tramite il Portale Erasmus, una volta verificata la disponibilità della sede ospitante. Anche in questo caso andrà compilato il During the Mobility, con le date rettificate. Il documento una volta firmato dallo studente, dal Docente CAi e dal referente della sede ospitante, andrà caricato sul Portale Erasmus. Una volta validato sarà possibile scaricare dal portale Erasmus l'emendamento al contratto, che dovrà essere firmato e inviato all Ufficio Internazionalizzazione come indicato sul bando.

8 step n. 5 PROLUNGAMENTO DELLA MOBILITA E MODIFICHE DEGLI ESAMI La richiesta di prolungamento e l intera procedura appena descritta dovranno avvenire non più tardi di un mese prima della data di fine mobilità riportata nel contratto iniziale. In caso contrario il prolungamento NON verrà autorizzato. Nel caso di Erasmus Study, saranno coperti da contributo comunitario Erasmus solo i giorni di prolungamento che rientrano nel periodo massimo previsto dall accordo interistituzionale. Il contributo spettante relativo al periodo di prolungamento con borsa sarà erogato unitamente al saldo. Per ulteriori info sulle procedure per LA During e Prolungamento leggere il bando e le Linee Guida oppure contatta l Unità Didattica: sara.cambi@unipi.it

9 step n. 6 FINE DELLA MOBILITA E CONVALIDA DEGLI ESAMI Terminata la mobilità, devi procedere alla compilazione del LA After. Dal portale Erasmus, entrando nella sezione LA After, compare l elenco delle materia così come inserite nel BEFORE (ed eventualmente modificate col DURING). Le materie evidenziate in rosso NON COMPARIRANNO sul documento cartaceo, quelle evidenziate in verde invece si. Intervieni riga per riga, sia nella tabella C per le materie straniere, sia nella tabella D, per le materie UNIPI. Clicca su Modifica, dal menù a tendina indica YES (esame superato), NO (esame non superato), escludi dalla stampa (se l esame non è stato sostenuto). Infine Memorizza. Al termine della procedura, uscire dal Portale e rientrare per cliccare sulla sezione date effettive mobilità: dovranno essere indicate le date reali di inizio e fine della mobilità. Il documento, come sempre, dovrà essere firmato da te, dal Docente CAI e dal referente della sede ospitante. Una volta firmato deve essere fatto l upload sul portale. Ti ricordo che per coloro che a fine mobilità non abbiano acquisito almeno 6 CFU non percepiranno né il saldo del contributo comunitario Erasmus né i contributi integrativi.

10 step n. 6 study FINE DELLA MOBILITA E CONVALIDA DEGLI ESAMI Al momento della compilazione del LA After, il CAI verifica la corrispondenza delle attività formative svolte e dei relativi ECTS certificati dalla sede estera con quelli precedentemente indicati nella sezione Before o During. La conversione dei voti viene fatta utilizzando le distribuzioni statistiche dei voti basate sulla scala in uso nei diversi sistemi nazionali, redatte per ciascun gruppo di riferimento. Confrontando le tabelle di distribuzione delle due università, la posizione di ciascun voto all interno delle due tabelle ne permette la conversione. Il Learning Agreement completo di crediti e voti viene poi sottoposto al Consiglio del Corso di Laurea, che ratifica il riconoscimento degli esami. A questo punto gli esami saranno registrati in carriera con la data di effettivo superamento, se presente sul LA, oppure di fine mobilità.

11 ricapitoliamo assegnazione sul portale erasmus della mobilità verifica delle procedure e dei corsi offerti dalla sede assegnata compilazione contratto e spedizione all Unità Mobilità PARTENZA pagamento prima rata RITORNO saldo finale accettazione della mobilità tramite portale erasmus compilazione e upload LA before firma e upload del certificato di arrivo eventuali modifiche tramite LA during compilazione LA after e upload sul portale Erasmus

12 ricapitoliamo Dipartimento di Biologia assegnazione sul portale erasmus della mobilità perfezionamento dell accordo con la sede ospitante e consegna della modulistica all Unità didattica compilazione contratto e spedizione all Unità Mobilità PARTENZA pagamento prima rata RITORNO saldo finale accettazione della mobilità tramite portale erasmus compilazione e upload LA before firma e upload del certificato di arrivo eventuali modifiche tramite LA during compilazione LA after e upload sul portale Erasmus Aggiornamento

13 se hai bisogno di ulteriori informazioni contatta : per questioni relative ai pagamenti, alle coperture assicurative, alle licenze ols erasmus.outgoing@unipi.it per informazioni su esami e piano di studi e sulle conversioni dei voti contatta il cai del diparimento prof. massimo.dalmonte@unipi.it per altre informazioni contatta aiuto-cai del dipartimento sara.cambi@unipi.it