PROPOSTA DI DELIBERAZIONE RELAZIONE

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1 Per l esame e le determinazioni di competenza si trasmette la seguente PROPOSTA DI DELIBERAZIONE RELAZIONE OGGETTO: CONVENZIONE PER LA CONDIVISIONE DELL INFRASTRUTTURA GESTIONALE, TRA IL SISTEMA BIBLIOTECARIO MILANO EST (SBME) ED IL SISTEMA BIBLIOTECARIO VIMERCATESE (SBV) E LINEE GUIDA PER IL NUOVO REGOLAMENTO DELA BIBLIOTECA- APPROVAZIONE IL CONSIGLIO COMUNALE CONSIDERATA la necessità di avviare le attività per la condivisione dell infrastruttura gestionale, tra il Sistema bibliotecario Milano Est ed il Sistema bibliotecario vimercatese, mediante l approvazione di una convenzione tra i due Sistemi bibliotecari e nel contempo di dare mandato al Comune di Melzo, nella sua qualità di capo fila del Sistema bibliotecario Milano Est, di sottoscrivere e dare attuazione alla convenzione stessa; PREMESSO a) Che il sistema bibliotecario Milano Est e il sistema bibliotecario del vimercatese, attraverso gli organi mediante cui è realizzata la consultazione e la partecipazione dei Comuni sottoscrittori delle rispettive convenzioni, hanno espresso la volontà di condividere, mediante reciproche prestazioni di servizi ed estensione dell interoperatività dei servizi già fruiti, l infrastruttura gestionale dei due sistemi bibliotecari, al fine di conseguire le rispettive finalità secondo criteri di maggiore efficienza, efficacia ed economicità; b) Che, in particolare, il progetto di condivisione dell infrastruttura gestionale tra i due sistemi bibliotecari, tra cui la migrazione dei dati e l adozione per entrambi i sistemi del software gestionale Unibibliox, ha ricevuto il parere favorevole della Commissione Tecnica del SBME nella riunione tenutasi in data e il parere favorevole della Commissione tecnica del SBV nella riunione tenutasi in data ; c) Che il progetto è stato approvato dalla Conferenza dei Sindaci del SBV nella riunione tenutasi in data e dalla Conferenza dei Sindaci del SBME Est nella riunione tenutasi in data ; d) Che, contestualmente all approvazione del progetto, le Conferenze dei Sindaci dei due sistemi bibliotecari, nelle rispettive riunioni, hanno approvato la declaratoria che ne regolamenta la realizzazione, nei modi e nei tempi; e) Che, come previsto dallart. 30 del T.U. Enti Locali (D.lgs 267/2000), gli Enti Locali hanno la facolta di stipulare tra loro apposite convenzioni finalizzate a svolgere in modo coordinato funzioni e servizi determinati.

2 f) Che l art. 14, comma 2 della convenzione intercomunale del SBME autorizza il Comune Centro Sistema a negoziare e a stipulare con terzi contratti finalizzati alla realizzazione delle funzioni proprie del Sistema, espresse dall art. 6, così come l art. 12, comma 2 della convenzione del SBV dispone che Il Comune capofila, su delega della Conferenza dei Sindaci possa essere autorizzato a negoziare e a stipulare con terzi contratti finalizzati alla realizzazione delle funzioni proprie del sistema con l intento ultimo di potenziare il livello di integrazione e di snellire l attività amministrativa delle biblioteche dei Comuni associati ; g) Che la Conferenza dei Sindaci del SBME nella riunione tenutasi in data ha approvato il programma pluriennale e piano attuativo annuale delle attività e degli obiettivi nonché delle risorse umane, finanziarie e tecniche per la loro attuazione, nonché i criteri di ripartizione dei contributi dei Comuni convenzionati, conformemente all art. 8 della convenzione vigente, tenendo specificamente conto delle attività, prestazioni, obbligazioni, corrispettivi e costi del progetto di condivisione dell infrastruttura gestionale dei due sistemi bibliotecari; ugualmente la Conferenza dei Sindaci del SBV nella riunione tenutasi in data ha approvato il programma pluriennale e piano attuativo annuale delle attività e degli obiettivi, nonché delle risorse umane, finanziarie e tecniche per la loro attuazione, nonché i criteri di ripartizione dei contributi dei Comuni convenzionati, conformemente all art. 7 della convenzione vigente, tenendo specificamente conto delle attività, prestazioni, obbligazioni, corrispettivi e costi del progetto di condivisione dell infrastruttura gestionale dei due sistemi bibliotecari; h) Che nelle riunioni della Conferenza dei Sindaci dei due Sistemi bibliotecari sono stati anche esaminati i risultati di maggiore efficienza, efficacia ed economicità attesi dall attuazione del progetto di condivisione dell infrastruttura gestionale. i) Che la Conferenza dei Sindaci del Sistema Bibliotecario Milano Est ha approvato il testo della convenzione tra i due Sistemi Bibliotecari con i seguenti tempi e modalità: o SBME: Conferenza Sindaci ( ) presentazione del testo convenzionale o Invio ai Comuni SBME per valutazioni/proposte emendamento (entro 60gg) o SBME: Conferenza Sindaci (25 ottobre 2014) approvazione del testo o Invio ai Comuni per approvazione definitiva e modifica dei Regolamenti di Biblioteca di tutti i Comuni SBME (entro 60gg) PRESO ATTO del progetto per la condivisione dell infrastruttura gestionale, tra il Sistema bibliotecario Milano Est ed il Sistema bibliotecario Vimercatese, che di seguito viene così sintetizzato: Larea SBME/SBV acquisisce un dimensionamento ottimale ( ab su 57 Comuni) Lomogeneità della infrastruttura permette di far lavorare gli staff dei 2 Centroservizi in sinergia, evitando ripetizione di medesime attività (economie), ampliando la gamma dei servizi offerti

3 Gli staff dei 2 Sistemi sono complementari (SBME privo di personale sufficiente; SBV non in grado di sostenere il costo del proprio). La delega di funzioni per attività contrattuali permetterà di realizzare importanti economie Finalità del nuovo soggetto sarà quella di espandere la propria attività, in ottica sistemica, ad altri ambiti di intervento culturale Lavvio del progetto richiede lomogeneizzazione della infrastruttura tecnicoorganizzativa La crescita di dimensionamento permette sostenibilità economica anche a fronte dei tagli di Regione e Province senza effettuare tagli ai servizi Larmonizzazione delle quote di adesione tra i 2 Sistemi avverrà a partire dal Fino ad allora la quota dei Comuni SBV sarà maggiore (ma in diminuzione); quella dei Comuni SBME in crescita (2014: 0, : 0, : 0,90). SBV destina circa di accantonamenti 2012/2013 per finanziare gran parte dello startup VISTO il testo della convenzione per la condivisione dell infrastruttura gestionale, tra il Sistema bibliotecario Milano Est ed il Sistema bibliotecario Vimercatese, allegato alla presente deliberazione di cui costituisce parte integrante che di seguito viene così sintetizzato: La convenzione permette di: a) Definire i principi, gli ambiti e le relazioni tra SBV e SBME che singolarmente continuano ad esistere immodificati ma che iniziano a gestire in modalita associata molte attivita. b) Favorire il coordinamento e larmonizzazione delle politiche di servizio bibliotecario c) Istituire un organo di governance politica del nuovo soggetto d) Armonizzare le logiche di funzionamento delle biblioteche verso gli utenti e) Definire la formalizzazione del piano economico annuale e triennale dei servizi associati CONSIDERATO CHE congiuntamente alla presente convenzione vengono approvate anche le linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche, comuni ai due sistemi bibliotecari, come allegato della convenzione stessa, allegate alla presente deliberazione di cui costituiscono parte integrante ed il cui significato viene qui di seguito brevemente sintetizzato:

4 Le linee-guida armonizzate e condivise dai due sistemi permetteranno: condividere integralmente le risorse messe a disposizione dalle biblioteche (materiali presenti a catalogo, tessera discrizione, richieste interbibliotecarie, servizi online, tariffe, sitoweb, ecc) appena la condivisione dell infrastruttura gestionale diventerà operativa (data prevista: 1/3/2015), ed erogare servizi simili a tutti gli utenti delle biblioteche SBV e SBME; far collaborare tra loro specularmente, le biblioteche dei 2 Sistemi, come se fossero nello stesso Sistema (procedure di lavoro uguali, software uguali, ), permettendo che le REGOLE DI FRUIZIONE delle BIBLIOTECHE da parte degli utenti siano integralmente UNIFORMATE Sentito in merito il parere della Commissione Consiliare consultiva Politiche Educative: Scuola - Cultura - Politiche Giovanili - Pari opportunità - Rapporti con le etnie territoriali - Sport e Tempo Libero - Volontariato riunitasi in data 26 gennaio 2015; Visto il decreto legislativo del 16/4/94 n. 297 "Testo Unico delle disposizioni legislative in materia distruzione"; Visto che non risulta necessario il parere di regolarità contabile da parte del dirigente competente trattandosi di mero atto programmatorio. Visto il parere favorevole acquisito, ai sensi e per gli effetti dellart. 49 del D.lgs 267 del e ai sensi dell art.9 della legge 102/2009, in merito alla regolarità tecnica allegato agli atti: Con voti... DELIBERA 1) DI RITENERE OPPORTUNO procedere alla condivisione dell infrastruttura gestionale, tra il Sistema bibliotecario Milano Est ed il Sistema bibliotecario Vimercatese, regolando le relazioni tra gli Enti capofila secondo le modalita indicate nel testo convenzionale, allegato alla presente, e per perseguire gli obiettivi del progetto, così come descritti nella premessa alla presente deliberazione; 2) DI APPROVARE le Linee-guida per la redazione di carte dei servizi e regolamenti delle biblioteche SBME e relativi allegati, i cui testi sono parte integrante della presente deliberazione. 3) DI DARE MANDATO al Comune di Melzo, nella sua funzione di comune capofila del Sistema Bibliotecario Milano Est a sottoscrivere detta convenzione con il Comune di Vimercate, nella sua funzione di comune capofila del Sistema Bibliotecario Vimercatese. 4) DI DARE AVVIO alliter di revisione e/o aggiornamento del regolamento della biblioteca civica utilizzando lo schema fornito nellallegato_4 alla Convenzione - Linee-guida per la redazione di carte dei servizi e regolamenti delle biblioteche SBME ad oggetto Schematipo di regolamento per biblioteche SBME, facendo in modo che il nuovo testo regolamentare sia formalmente approvato ed esecutivo con delibera di Consiglio

5 Comunale entro il , in considerazione del fatto che a partire dal si darà avvio alla gestione associata del servizio bibliotecario intersistemico. Dato atto che sono stati acquisiti i pareri di cui all art.49 del D.Lgs 267/2000 e smi, qui allegati Lì IL PROPONENTE VISTO: IL RESPONSABILE L ASSESSORE

6 CONVENZIONE ISTITUTIVA DELLAREA DI COOPERAZIONE TRA IL SISTEMA BIBLIOTECARIO MILANO-EST (ente capofila: Comune di Melzo) ED IL SISTEMA BIBLIOTECARIO VIMERCATESE (ente capofila: Comune di Vimercate)! " # $ # # % & & ( )#*#, )#*#, -,.! / " 0,1,203,20456# # *,260#3,14## /##$$756# # *,1 89

7 [1] Istituzione dellarea di cooperazione bibliotecaria [1.A] Il Sistema Bibliotecario Vimercatese (ente capofila: Comune di Vimercate; di seguito anche SBV o Parte o Sistema o Ente ) ed il Sistema Bibliotecario Milano Est (ente capofila: Comune di Melzo; di seguito anche SBME o Parte o Sistema o Ente ), a nome e per conto dei Comuni ed essi associati, stipulano una convenzione per listituzione di unarea di cooperazione intersistemica, per il conseguimento delle finalita indicate nel successivo articolo 2; [1.B] Larea di cooperazione prende il nome di CUBI: culture biblioteche in rete. [2] Finalita Listituzione dellarea di cooperazione CUBI e lo strumento mediante il quale SBV e SBME intendono conseguire livelli di maggiore efficacia, efficienza ed economicita nella realizzazione e nel coordinamento dei servizi bibliotecari erogati a beneficio delle biblioteche aderenti ai due Sistemi. Per il raggiungimento di tale fine i due Sistemi estendono e rendono interoperativa linfrastruttura tecnico-gestionale in uso in SBV sullintera area di cooperazione ed armonizzano i propri modelli organizzativi, le procedure di lavoro, nonche le regole di utilizzo delle biblioteche da parte dellutenza. Per il raggiungimento di tale fine i due sistemi estendono e rendono interoperativa l infrastruttura tecnico-gestionale in uso in SBV sull intera area di cooperazione ed armonizzano i propri modelli organizzativi, le procedure di lavoro, nonche le regole di utilizzo delle biblioteche da parte dellutenza, in una logica di cooperazione che, rispettando l individualità e autonomia di ogni biblioteca, consenta un miglioramento del servizio erogato, a fronte di considerevoli risparmi economici. Lomogeneita di questi aspetti operativi rende possibile la condivisione delle risorse delle biblioteche, a prescindere dal Sistema Bibliotecario di appartenenza e a vantaggio dellutenza di entrambi i Sistemi cooperanti. Nellambito di questa finalita i Sistemi potranno ripartire tra loro specifiche deleghe di funzioni, operando in luogo e per conto delluna e dellaltra Parte, anche mediante istituzione di uffici comuni cui affidare la realizzazione operativa di servizi e attivita. [3] Attivita e servizi [3.1] Per perseguire le finalita di cui al precedente articolo, i Sistemi Bibliotecari realizzano - condividendone le risorse (umane, finanziarie e strumentali) necessarie le funzioni, le attivita ed i servizi indicati in allegato_1; i contenuti di tale allegato possono essere aggiornati e modificati di comune accordo tra le Parti, a seguito di apposita approvazione da parte delle Conferenze dei Sindaci di entrambi i Sistemi, senza che cio renda necessarie modifiche alla presente convenzione. [3.2] Le funzioni, le attivita ed i servizi, di cui al comma precedente, verranno realizzati in forma cooperativa con gradualita, nel corso delle varie annualita in cui si articola la presente convenzione, secondo liter di pianificazione descritto al successivo punto 3.3. Soltanto per la prima annualita, relativa al 2015, viene predefinito lambito della cooperazione intersistemica che si focalizzera sullavvio delle attivita: a, b, c, d, e, f, g2, g3, g4, g5, g6, h1, h3, h5, i, m, r dellallegato 1.

8 [3.3] Entro il 30 ottobre di ogni annualita, la Conferenza Intersistemica (di cui al successivo articolo 5) predispone il piano di coordinamento intersistemico (di cui ai successivi art.8.1 e 8.2) che definisce le funzioni, le attivita ed i servizi che si intendono attuare nellannualita successiva. [4] Durata [4.1] La presente convenzione ha durata decennale, a decorrere dal sino al , previa approvazione da parte dei Consigli Comunali degli Enti capofila. La stipulazione della Convenzione da parte degli Enti capofila avverra a seguito delliter previsto per la delega alla stipulazione di nuove nuove convenzioni, definito in ciascuna delle due convenzioni istitutive del Sistema Bibliotecario Vimercatese e del Sistema Bibliotecario Milano Est. [4.2] Qualora, prima della scadenza decennale della presente convenzione, dovesse giungere il naturale termine di scadenza delle convenzioni istitutive dei due Sistemi sottoscrittori della presente, questi si impegnano - nei rispettivi atti di proroga o rinnovo - a dare atto e rinnovare gli impegni assunti con la presente convenzione. Se tale impegno non viene assunto, si applicheranno sul Sistema la cui convenzione istitutiva e scaduta gli oneri previsti dallarticolo 12.2 della presente, relativi alla fattispecie del recesso unilaterale. [4.3] Eventuali successive adesioni o recessi di singoli Comuni ai singoli Sistemi Bibliotecari SBV e SBME, non renderanno necessarie modifiche alla presente convenzione. [4.4] Resta inteso che se nel periodo di durata della convenzione i Sistemi Bibliotecari, di comune accordo, giungessero alla determinazione di istituire formule di gestione associata diverse dalla presente, si procedera alla dichiarazione di decadenza della presente convenzione ed eventualmente delle convenzioni istitutive dei due Sistemi Bibliotecari cooperanti, provvedendo nel contempo agli impianti giuridici alternativi e ai necessari iter di approvazione, presso ogni Amministrazione Comunale aderente ai due Sistemi. [4.5] In particolar modo, si annota che nel caso in cui si procedesse alla costituzione di un soggetto giuridico intercomunale dotato di propria personalita giuridica tutti i contratti di fornitura stipulati dai Comuni Capofila degli attuali due Sistemi, nellambito delle finalita della presente convenzione, verranno volturati e riportati a tale soggetto. [5] Conferenza intersistemica e forme di partecipazione Lorgano politico che verifica lattuazione della presente convenzione e la Conferenza Intesistemica. La Conferenza Intersistemica e costituita dai Presidenti e Vice-Presidenti dei due Sistemi Bibliotecari e da due componenti aggiuntivi, individuati - uno per ogni Sistema - dalle relative Conferenze dei Sindaci. La Conferenza si puo avvalere dei pareri e del supporto organizzativo dei due coordinatori dei Sistemi. Nessun onere aggiuntivo dovra gravare sulla convenzione per il funzionamento della Conferenza. Il ruolo di presidenza e di vice-presidenza della Conferenza Intersistemica spettano con turnazione annuale ai Presidenti dei due Sistemi. Nel corso della prima riunione della

9 Conferenza verra designato il Presidente in carica per la prima annualita. Alla Conferenza Intersistemica sono attribuite le seguenti competenze: vigilare sulla piena attuazione delle finalita della convenzione; rappresentare i sistemi bibliotecari, relativamente alle finalita previste nella convenzione, verso Terzi, con particolare riferimento agli Enti sovraterritoriali competenti in tema di politiche bibliotecarie e culturali; esprimere proposte e pareri e svolgere le piu opportune attivita dirette a favorire il coordinamento e larmonizzazione delle politiche di servizio e delle attivita degli Organi Politici dei due Sistemi affinche la compartecipazione di risorse finanziarie, richieste per lattuazione delle attivita di cui allart. 3 (comma 1 e 3), sia paritetica o rispetti criteri predefiniti e accettati dalle Parti; proporre le opportune rimodulazioni degli obblighi tra le Parti, in caso di sopravvenuti fatti che alterino lequilibrio economico-finanziario delle attivita realizzate nellambito della presente convenzione; fornire pareri in ordine alla composizione in via bonaria di eventuali controversie in ordine allinterpretazione o allattuazione della convenzione. La Conferenza Intersistemica si riunisce di diritto ogni sei mesi o su richiesta di una delle Parti e assume le proprie decisioni con il consenso di almeno due terzi dei presenti. Per le espressioni di voto nelle quali non si raggiunge tale livello di consenso, la Conferenza intersistemica redige un verbale che espone le differenti posizioni emerse e rinvia alla Conferenza dei Sindaci dei due Sistemi lassunzione della relativa decisione. [6] Forme di coordinamento tecnico In relazione alla attuazione delle attivita oggetto della presente convenzione sono previste le seguenti forme di coordinamento tecnico: [6.1] Nellintero periodo di vigenza della presente convenzione, i coordinatori dei due Sistemi Bibliotecari realizzeranno la propria attivita in stretta e costante collaborazione. Nellambito di questa attivita i coordinatori: proporranno alle Commissioni Tecniche dei due Sistemi un piano annuale e pluriennale di lavoro, da sviluppare contestualmente e armonicamente, su tutte la tematiche coerenti con le attivita e le finalita previste dalla presente convenzione, con specifico riferimento a quelle contenute del Piano di coordinamento intersistemico, di cui al successivo articolo 8.1 e 8.2; su tutti gli aspetti per i quali le due convezioni prevedono un ruolo consultivo delllorgano tecnico, verra chiesta lespressione di un apposito parere. La collaborazione tecnica intersistemica non preclude la possibilita di un piano di lavoro, anche autonomo e differenziato allinterno delle due Commissioni Tecniche, purche questo non pregiudichi lattuazione delle finalita della presente convenzione; organizzeranno lattivita lavorativa dello staff assegnato ai due Centri-Servizi in profonda sinergia, riorganizzando quando opportuno - funzioni e responsabilita e/o prevedendo team di lavoro misti. [6.2] Sui temi di maggiore rilevanza e complessita, si favorira lavvio di gruppi di lavoro intersistemici, costituiti da operatori delle biblioteche di entrambi i sistemi, eventualmente supportati da soggetti terzi con specifiche competenze in materia. Si favoriranno inoltre attivita utili a favorire la conoscenza personale e lo scambio professionale tra operatori attivi nelle biblioteche dei due Sistemi anche mediante iniziative

10 che, seppure in via eccezionale, coinvolgano in contemporanea i componenti di entrambe le Commissioni Tecniche. [7] Armonizzazione di regolamenti, carte dei servizi e altri documenti di programmazione biblioteconomica e organizzativa uniformi I Sistemi Bibliotecari e indirettamente i Comuni ad essi associati - al fine di rendere effettivamente omogenei e coordinati i servizi erogati alle, dalle e tra le biblioteche, si impegnano a redigere, mantenere aggiornati ed adottare, anche formalmente, atti regolamentari, carte dei servizi ed altri documenti di programmazione biblioteconomica uniformi. La bozza preliminare di tali atti, redatta su impulso della Conferenza Intersistemica, verra inviata agli organi competenti di ogni Sistema che attueranno questo impegno, utilizzando le modalita e gli istituti di partecipazione e condivisione delle scelte previsti nella propria convenzione istitutiva, definendo di concerto con laltro Sistema lallineamento temporale di detti processi. Per dare concreta applicazione a questo indirizzo, costituiscono parte integrante del presente atto gli allegati 2 e 3, denominati rispettivamente Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche aderenti a SBME e Aggiornamento della tabella N e degli allegati 2, 3 e 5 delle Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche aderenti a SBV, redatti in forma differenziata ma perfettamente armonica. I Sistemi si impegnano a dare immediato avvio alliter di approvazione degli stessi, nelle modalita previste dalle proprie convenzioni, al fine di renderli perfezionati ed esecutivi entro il [8] Definizione dei costi e ripartizione tra le parti [8.1] Le attivita e i servizi realizzati in forma cooperativa tra i due Sistemi devono essere definiti annualmente dal piano di coordinamento intersistemico, documento di programmazione che definisce gli impegni finanziari-economici ed organizzativi della collaborazione, su base triennale. Il piano viene predisposto dalla Conferenza Intersistemica entro il 30 ottobre di ogni anno - con riferimento al triennio successivo - e viene sottoposto ad approvazione di entrambe le Conferenze dei Sindaci, preliminarmente alla approvazione del Bilancio Preventivo dei singoli Sistemi, in quanto una volta approvato condiziona il quadro economico generale di questi ultimi, in virtu degli oneri assunti dalla collaborazione intersistemica. Solo dopo lapprovazione dei bilanci pluriennali di entrambi i Sistemi da parte delle Conferenze dei Sindaci, il piano di coordinamento intersistemico assume sostanziale efficacia, salvo eventuali impegni pluriennali, gia assunti nelle annualita precedenti. [8.2) Il piano di coordinamento intersistemico deve contenere le seguenti previsioni, relative ad ogni singolo servizio o attivita o funzione che si ipotizza di realizzare in forma cooperativa e ripartita tra i due diversi Enti che se ne faranno carico: benefici ottenibili dalla realizzazione in forma associata della funzione/attivita/servizio; definizione della titolarita e delega di funzioni inerenti lattivita/servizio tra le parti; costo preventivato della attivita/servizio, articolato in: costi di personale strutturato; costi di personale non strutturato; componente relativa a prestazioni di servizio connesse;

11 componente relativa ad acquisto di beni connessi; eventuali altri costi connessi; componente dei costi generali gravanti sullente che si fa carico della realizzazione; criterio di riparto dei costi tra i due Enti, connessi a quella specifica attivita/servizio (vd. Art.8.4); obiettivi e indicatori di monitoraggio associati alla attivita/servizio, da verificare in itinere e a consuntivo. Al termine della previsione analitica per attivita/servizio, dovranno emergere i costi complessivi sostenuti da ognuna delle singole Parti e la relativa quota di compensazione economica che dovra essere corrisposta per raggiungere una paritetica situazione di equilibrio finanziario. Gli importi di compensazione, calcolati preventivamente, verranno iscritti nei bilanci preventivi dei Sistemi Bibliotecari, come trasferimento in entrata per la Parte creditrice, come trasferimento in uscita per la Parte debitrice. [8.3] La corresponsione degli importi tra le Parti, di cui al precedente art. 8.2, v erra realizzata, a seguito di rendicontazione e comunicazione tra le Parti, due volte lanno, entro il 31 luglio (relativa la primo semestre) ed entro il 30 novembre (relativa al secondo semestre). Qualora le stime di spesa (in particolare quelle dellultimo bimestre dellanno) fossero difformi rispetto alla rendicontazione di fine esercizio, si procedera con un conguaglio da trasferire al creditore nella annualita successiva. [8.4] I criteri di riparto dei costi tra i due Sistemi vengono definiti nel piano per ognuna delle tipologie di servizio previste e potranno essere, a seconda della natura e della logica di produzione e fruizione della attivita, dei seguenti tipi: ripartizione in parti uguali: 50% in carico ad ogni sistema; per unita di prodotto/servizio fruito dalle singole parti; ripartita per numero di biblioteche fruitrici; ripartita per bacini di utenza potenziale fruitrice del servizio erogato; secondo altri criteri, purche oggettivati e descritti nel piano e quindi approvati dalle parti. [8.5] Ogni Sistema Bibliotecario nella fase di redazione e nella approvazione del proprio Bilancio Preventivo terra specificamente conto delle attivita, prestazioni, obbligazioni, corrispettivi e costi previsti dal Piano nei confronti dellaltra Parte; sulla base del rispetto prioritario di tali vincoli redigera le eventuali altre ed autonome voci di spesa non specificamente connesse con la presente forma di cooperazione intersistemica. [9] Forme di finanziamento Il costo dei servizi e delle attivita realizzate nellambito della presente convenzione e sempre finanziato con risorse proprie dei due Sistemi sottoscrittori, contabilmente iscritte nei bilanci dei Sistemi stessi, che costituiscono parte del bilancio del relativo Ente capofila. Tali entrate derivano da una o piu delle seguenti voci: finanziamenti ordinari o straordinari di Regione, Provincia o altri Enti pubblici; quote annuali ordinarie di adesione al Sistema dei Comuni associati; quote di adesioni dei Comuni a progetti e forniture centralizzate delegate al Sistema; proventi derivanti da tariffazione dei servizi allutenza; risorse provenienti da sponsorizzazioni e altre attivita similari; altre entrate. [10] Obblighi e garanzie tra i Sistemi Bibliotecari [10.1] I due sistemi bibliotecari si impegnano, nella operativita e nella formalizzazione dei propri atti di programmazione organizzativa, economica e finanziaria, a rispettare pienamente e con diligenza e puntualita tutti gli impegni assunti nella presente convenzione,

12 considerando le attivita ivi previste come di assoluta priorita, rispetto ad altre autonome iniziative. [10.2] Ciascun Sistema si impegna a tenere indenne laltra Parte da conseguenze dannose derivanti da inadempimenti dei Comuni aderenti in relazione ad atti e attivita rivolti allattuazione della presente convenzione. [10.3] Qualora durante la vigenza della presente convenzione, per cause estranee alladempimento degli obblighi assunti dalle parti sopravvenissero fatti comportanti il venir meno della sostenibilita organizzativa e/o dellequilibrio economico e finanziario delle attivita previste dalla presente convenzione, le Parti si renderanno disponibili a valutare la rimodulazione dei reciproci obblighi, mediante espressa e consensuale modifica del presente atto. [11] Obblighi e garanzie dei Comuni aderenti ai Sistemi Bibliotecari [11.1] Le quote di adesione dei Comuni ai Sistemi Bibliotecari per il triennio sono state approvate dagli organi politici competenti dei due Enti. Tali quote, difformi tra loro nelle annualita 2014 e 2015, si allineano su un medesimo importo, a partire dalla annualita 2016; tale importo, calcolato sulla base del numero di residenti registrati presso i singoli Comuni, e calcolato su scala sistemica, salva lautonomia di ogni Sistema di modulare, tra i propri associati, un importo a carico di ogni singola Amministrazione secondo criteri differenziati. I Sistemi, ed i Comuni ad essi associati, sono vincolati, anche per le annualita successive al 2016, a mantenere un importo minimo unificato tra i due Sistemi per tali quote, al fine di garantire lequilibrio economico necessario per lattuazione della presente convenzione. Resta intesa lautonomia di ogni Sistema, tramite approvazione dei propri Organi competenti, di integrare tale importo qualora un singolo Sistema volesse finanziare autonome attivita e servizi aggiuntivi che esulano dagli impegni assunti con la presente convenzione. [11.2] I Comuni aderenti ai due Sistemi Bibliotecari, con riferimento allart. 7 della presente convenzione, si assumono limpegno di dare atto e seguito agli indirizzi di uniformita operativa e di armonizzazione delle politiche di servizio delle proprie biblioteche che dovessero essere approvati nellambito delle finalita della presente convenzione e nel rispetto delliter previsto per simili normazioni, come disciplinato nelle convenzioni istitutive del proprio Sistema Bibliotecario. In caso di inadempimenti, la Conferenza Intersistemica, come definita nel precedente art. 5, e lorgano deputato ad esercitare forme di dialogo e di pressione su eventuali inadempienti, per garantire lattuazione delle finalita della presente convenzione. [11.3] SBV viene delegato ad assolvere le funzioni inerenti lestensione della contrattualizzazione relativa al software applicativo di gestione delle biblioteche, denominato Unibiblio, gia in uso presso le biblioteche SBV, fornito dalla azienda KeyOver srl. In funzione di cio, spettano a SBV la titolarita, gli oneri e lattuazione delle attivita relative la tutela della privacy degli utenti precedentemente iscritti alle biblioteche SBME che con lattuazione del progetto - dovranno confluire nella medesima anagrafe-utenti di SBV. Nello specifico, spetta a SBV disciplinare nei corretti termini di legge: la definizione dei responsabili al trattamento dei dati; la definizione degli incaricati tecnici al trattamento dei dati; la definizione delle istruzioni da utilizzare per assicurare la tutela della privacy da impartire agli operatori di biblioteca; la modifica dei testi delle informative sulla privacy da utilizzare nel processo di iscrizione dei nuovi utenti del servizio.

13 [12] Recesso [12.1] E facolta delle Parti recedere prima della scadenza naturale della presente convenzione con atto, scritto e motivato, approvato dai competenti organi politici del Sistema e deliberato secondo le procedure previste da ciascun Sistema per la stipula della presente convenzione. Il recesso avra effetto a decorrere dal 31 dicembre dellanno successivo. [12.2] Gli impegni e gli oneri finanziari del recedente restano a carico dello stesso per intero e senza eccezioni, sino alla data delleffettivo recesso. Entro 120 giorni dal ricevimento della comunicazione dellintenzione di recesso, laltra Parte provvedera ad inviare alla Parte recedente la quantificazione dei seguenti oneri straordinari - totalmente a carico del recedente - relativi a: a) gli eventuali costi per le attivita di natura tecnica che dovranno essere realizzate al fine di dare concreta attuazione al recesso che determina una separazione, anche operativa, dei due Sistemi. A titolo esemplificativo e non esaustivo si citano: la riconfigurazione delle infrastrutture informatiche e la rimozione degli archivi catalografici e anagrafici dai data-base, relativi alla Parte non recedente; b) eventuali oneri che la Parte non recedente dovra continuare ad assolvere, anche dopo la data di recesso, in relazione ai contratti di fornitura precedentemente sottoscritti con esplicita delega o sulla base del presente accordo convenzionale a beneficio della Parte recedente, qualora ancora in esecuzione alla data del recesso e fino alla loro naturale scadenza. Relativamente alla gestione e alla titolarita dei beni in caso di recesso, si rinvia allarticolo 13.3 [13] Beni acquisiti nellambito della convenzione [13.1] I beni di acquistati per comune necessita dai due Sistemi, nellambito delle attivita previste dalla presente Convenzione e pertanto finanziati con risorse conferite dai bilanci di entrambi i Sistemi, restano a disposizione di entrambi i Sistemi. [13.2] In caso di scioglimento della presente convenzione per comune accordo tra le Parti, la Conferenza Intesistemica definira i criteri e le modalita di assegnazione e redistribuzione dei beni di cui al comma 13.1 tra le Parti. [13.3] In caso di recesso unilaterale, la Parte non recedente avra facolta di divenire proprietaria dei beni acquisiti per lattuazione delle finalita della presente convezione, se funzionalmente necessari allerogazione dei servizi. In questa eventualita dovra essere riconosciuto in indennizzo allaltra Parte. [14] Comunicazioni tra le parti Le comunicazioni formali tra le Parti relative a temi di significativa rilevanza - e comunque tutte quelle inerenti gli articoli 4, 8,10,11,12,13,15 disciplinati dalla presente convenzione - avvengono mediante posta elettronica certificata, ai seguenti indirizzi: per SBME/Comune di Melzo: per SBV/Comune di Vimercate: Eventuali variazioni dell indirizzo di posta elettronica certificata dovranno essere comunicate all altra parte, senza che ciò determini necessità di modificazione del presente atto.

14 [15] Foro competente Le vertenze che dovessero sorgere tra le parti sullinterpretazione o esecuzione della presente convenzione, che non si possano definire in via amichevole o attraverso forme di conciliazione, saranno definire dal Foro di Milano. [16] Norme di rinvio Per quanto non previsto dal presente atto, si fa rinvio alle norme in materia di ordinamento degli enti locali e in materia di biblioteche pubbliche. [17] Disposizioni transitorie Con esclusivo riferimento alla annualita 2015, il piano di coordinamento intersistemico (come definito in art.8) verra sottoposto ad approvazione delle Conferenze dei Sindaci entro 30 giorni dalla data di effettiva stipulazione della presente convenzione; detto Piano non potra prevedere variazioni rispetto al principale parametro di finanziamento a carico dei Comuni (ossia lentita della quota di adesione), gia definito ed approvato per gli anni 2014/2015/2016 dai bilanci annuali e pluriennali dei due Sistemi Bibliotecari. ALLEGATI [1] Elenco delle attivita e dei servizi realizzabili in collaborazione tra SBV e SBME; [2] Solo per SBME: Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche associate al Sistema Bibliotecario Milano-Est e relativi allegati; [3] Solo per SBV: Aggiornamento della tabella N e degli Allegati 2, 3, e 5 delle Lineeguida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche associate al Sistema Bibliotecario Vimercatese.

15 [ALL. 1] Elenco delle attivita e dei servizi realizzabili in collaborazione tra SBV e SBME [a] armonizzazione delle politiche di servizio e dellattivita degli organi politici dei Sistemi; [b] coordinamento delle attivita degli organi tecnici; [c] catalogazione centralizzata; [d] gestione del servizio di prestito interbibliotecario intersistemico; [e] servizio di helpdesk per le biblioteche relativo a problematiche tecnico-organizzative; [f] attivita di aggiornamento professionale e addestramento del personale; [g] gestione unificata (anche tramite appalti di servzio) delle attivita inerenti: 1) linee di connettivita; 2) gestione delle posta elettronica e dei sw di collaborazione degli operatori; 3) housing e hosting delle infrastrutture server; 4) assistenza sistemistica; 5) assistenza, manutenzione e sviluppo sw applicativo di gestione della biblioteca; 6) sito web del sistema bibliotecario; 7) profili social network; 8) sw di gestione della navigazione internet degli utenti; [h] realizzazione di centrali di acquisto sui seguenti prodotti/servizi: 1) assistenza hardware delle attrezzature informatiche delle biblioteche; 2) acquisto libri; 3) acquisto di risorse digitali; 4) gestione abbonamenti a periodici e riviste; 5) acquisto e noleggio hardware per le biblioteche; 6) acquisto beni di consumo per le biblioteche; [i] coordinamento delle attivita di promozione dei servizi bibliotecari e comunicazione; [l] coordinamento e realizzazione di attivita di promozione della lettura; [m] adesione a progetti di collaborazione con altri sistemi bibliotecari; [n] iniziative di fund-raising; [o] coordinamento iniziative di people-raising, crowd-funding e fidelizzazione dellutenza; [p] valorizzazione e/o realizzazione di eventi e attivita di formazione delle biblioteche; [q] eventuali nuovi servizi in ambito biblioteconomico, culturale, archivistico e museale. [r] attivita amministrativa e contabile inerente le attivita citate in precedenza.

16 Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche Sbme Versione 1.0 del [1] Gli obiettivi e i principi di erogazione dei servizi bibliotecari pag Gli obiettivi della biblioteca pubblica 1.2.I principi di erogazione dei servizi bibliotecari pubblici a) Uguaglianza b) Imparzialità e continuità c) Partecipazione d) Efficienza ed efficacia e) Separazioni delle funzioni politiche e tecniche f) Professionalità g) Cooperazione bibliotecaria h) Autonomia dellutente i) Ampiezza, aggiornamento e pluralismo delle raccolte documentarie j) Lavoro di rete sul territorio k) Qualità e innovazione nei servizi [2] Descrizione dei servizi al pubblico pag Il contesto di servizio (sede, staff, attrezzature, ecc) 1.4.I servizi: a) Lettura e consultazione b) Prestito c) Prestito tra le biblioteche del Sistema Milanoest d) Prestito con altri sistemi bibliotecari convenzionati e) Assistenza e consulenza allutente f) Informazioni rapide e di comunità g) Fotocopie e riproduzioni h) Servizi OnLine i) Servizi per bambini e ragazzi j) Servizi per adolescenti k) Servizio Internet e multimedialità l) Attività di promozione m)riepilogo modalità operative del servizio di prestito [3] Le risorse e gli strumenti gestionali pag Il personale bibliotecario e la formazione professionale 3.2 La gestione della raccolta documentaria 3.3 I servizi dinformazione, lattività di reference e la relazione con lutente 3.4 La promozione della lettura e dei servizi 3.5 Organizzazione e procedure di lavoro 3.6 La gestione dei solleciti e dei pagamenti per ritardata riconsegna 3.7 Il sito web e i servizi on-line 3.8 La pianificazione ed il monitoraggio dei servizi 1

17 [4] Forme di comunicazione e partecipazione pag Le comunicazioni biblioteca-utente 4.2 Le comunicazioni utente-biblioteca 4.3 Associazioni di utenti e altre forme di partecipazione [5] Diritti e doveri pag Le Amministrazioni comunali 5.2 Il personale della biblioteca 5.3 Gli utenti 5.4 Reclami e rimborsi [6] Disposizioni finali pag Disposizioni transitorie 6.2 Meccanismi di aggiornamento del documento Allegati (vedi altro file) All. 1 (allegato ad aggiornamento annuale) Principi di applicazione e articolazione dei pagamenti per ritardata riconsegna dei materiali presi in prestito All. 2 (allegato ad aggiornamento annuale) Tariffe in vigore nelle biblioteche Sbme All. 3 Documentazione tecnico-normativa di riferimento All. 4 Schema-tipo di regolamento per biblioteche Sbme 2

18 1.Obiettivi e principi di erogazione dei servizi bibliotecari Le biblioteche pubbliche aderenti al Sistema Bibliotecario Milanoest considerano propri gli obiettivi ed i principi di erogazione del servizio di seguito enunciati: 1.1 Gli obiettivi della biblioteca pubblica La biblioteca pubblica é il centro informativo locale che si propone di rendere disponibile ogni genere di conoscenza, nei limiti delle proprie finalità informative non specialistiche. Tutti sono liberi di frequentare la biblioteca e di utilizzarne le risorse e i documenti. I compiti chiave della biblioteca pubblica riguardano laccesso allinformazione, il supporto a percorsi formativi e autoformativi e la promozione culturale, attività che devono essere rivolte a tutte le fasce detà, a gruppi, associazioni e istituzioni attive localmente. I servizi della biblioteca sono forniti secondo criteri e modalità che si ispirano a fonti normative e tecniche ufficiali ed autorevoli, che riconoscono come fondamentali i seguenti principi: 1.2 I principi di erogazione dei servizi bibliotecari pubblici a) Uguaglianza La biblioteca riconosce luguaglianza di diritti degli utenti e la pari dignità personale e culturale di ogni cittadino, senza distinzione di età, razza, sesso, religione, nazionalità, lingua, condizione fisica e sociale o grado di istruzione. b) Imparzialità e continuità Il personale della biblioteca si impegna ad agire secondo criteri di obiettività ed imparzialità, garantendo la regolarità e la continuità dei servizi, nel rispetto delle leggi. In caso di eventuali cambiamenti o interruzioni dei servizi, il personale si impegna a ridurre il disagio degli utenti e a ripristinare tempestivamente le attività. c) Partecipazione La biblioteca promuove la partecipazione degli utenti, siano essi individui o gruppi, e la loro collaborazione al miglioramento dei servizi attraverso suggerimenti, richieste, osservazioni e reclami. d) Efficienza ed efficacia La biblioteca si ispira per il suo funzionamento a criteri di efficienza e di efficacia, organizzando le proprie risorse per conseguire il risultato migliore e il piu adeguato ai bisogni degli utenti. A tal fine vengono effettuati periodicamente monitoraggi e verifiche per misurare la qualità dei servizi forniti rispetto agli standard previsti. 3

19 e) Separazione delle funzioni politiche e tecniche Gli organi politico-amministrativi (Assessori, Presidenti, Commissioni...) e il personale della biblioteca hanno compiti e funzioni distinte. Gli organi politico-amministrativi svolgono una funzione di indirizzo e controllo, cioé individuano gli obiettivi che la biblioteca deve raggiungere, assegnano le risorse necessarie (finanziarie, umane e strumentali) e verificano periodicamente lattuazione dei programmi. Il personale bibliotecario realizza gli obiettivi assegnati definiti dal ruolo istituzionale della biblioteca pubblica e dal mandato politico dell Amministrazione utilizzando strumenti di pianificazione e di progettazione dei servizi. Il bibliotecario in quanto responsabile diretto del servizio, si occupa in prima persona del funzionamento della biblioteca nei suoi principali aspetti gestionali, quali: scelta e acquisto dei documenti, selezione dei periodici in abbonamento, iter di lavorazione del libro, collocazione dei documenti e loro aggiornamento annuale attraverso lo scarto dei titoli invecchiati, gestione delle relazioni con lutenza e delle operazioni di prestito, attività di promozione e animazione, organizzazione degli spazi. f) Professionalità Gli organi politico-amministrativi dotano la biblioteca di personale con specifiche competenze professionali e si assumono limpegno di garantire ad esso laggiornamento e la formazione necessari. Laggiornamento é altresì un compito del personale bibliotecario che, in piena autonomia, opera secondo deontologia professionale e nel rispetto dei doveri previsti dalla normativa vigente. g) Cooperazione bibliotecaria La cooperazione bibliotecaria é promossa in una prospettiva di intergrazione e di condivisione delle risorse, nel rispetto dei principi di autonomia di ciascuna biblioteca. In concreto, la cooperazione é attuata dalla biblioteca attraverso ladesione al Sistema Bibliotecario: unapposita Convenzione regolamenta diritti e doveri, servizi e adempimenti reciproci che il Sistema Bibliotecario e le biblioteche ad esso aderenti si impegnano a rispettare per fornire un miglior servizio agli utenti del territorio. h) Autonomia dellutente Allutente é garantita la massima autonomia daccesso ai servizi della biblioteca attraverso guide ai servizi, depliant informativi, pagine web on-line e segnaletica ben visibile. È comunque sempre assicurata la consulenza e lassistenza del personale, qualora sia richiesta e necessaria per un miglior utilizzo dei servizi. 4

20 i) Ampiezza, aggiornamento e pluralismo delle raccolte documentarie Il patrimonio documentario comprende tutte le forme di documentazione disponibili su qualunque supporto e riflette gli orientamenti attuali e levoluzione della società, senza trascurare la memoria storica degli eventi e degli uomini. I documenti sono costantemente aggiornati attraverso una regolare attività di revisione e scarto dei titoli invecchiati e obsoleti, sia nel contenuto che nel supporto. Le raccolte e i servizi non sono soggetti ad alcun tipo di censura ideologica, politica o religiosa, né per quanto possibile dalle attuali dinamiche di distribuzione a pressioni commerciali. Ai minori é garantita una selezione di titoli adeguata alle varie fasce detà, allestita in spazi e aree della biblioteca a loro appositamente dedicati, unitamente ad alcune attività di educazione e promozione della lettura. La biblioteca non esercita forme di censura in merito ai contenuti dei documenti, salvo per quanto vietato dalla normativa vigente e quindi il personale non é responsabile delle scelte effettuate dagli utenti sia per il prestito che per la lettura e consultazione in sede. j) Lavoro di rete sul territorio La biblioteca, al fine di promuovere una positiva influenza sulla qualità della vita del territorio, collabora con le altre istituzioni culturali, educative, sociali attive localmente. I partner coinvolti tramite una progettazione condivisa e lo sviluppo di una costante rete di relazioni potranno piu efficacemente realizzare e valorizzare i propri interventi sviluppando cultura, informazione e socializzazione. k) Qualità e innovazione dei servizi Il Sistema Bibliotecario e le biblioteche ad esso aderenti svolgono unazione costante di confronto con le realtà bibliotecarie piu avanzate sia italiane che internazionali, per conseguire il miglioramento continuo e linnovazione tecnologica nella fornitura dei servizi. 5

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