REGOLAMENTO INTERNO DEL CONTROLLO DI GESTIONE

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1 COMUNE DI CORMANO PROVINCIA DI MILANO REGOLAMENTO INTERNO DEL CONTROLLO DI GESTIONE (approvato con deliberazione C.C. n. 58 del 01/12/2003) 1

2 INDICE ART. 1 ART. 2 ART. 3 ART. 4 ART. 5 ART. 6 AMBITO DI APPLICAZIONE FINALITA COMPOSIZIONE SOGGETTI DI RIFERIMENTO FASI DISPOSIZIONI FINALI 2

3 Art. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Il presente regolamento disciplina l esecuzione degli adempimenti relativi all istituzione dell Ufficio Controllo di Gestione, l organizzazione e le funzione ad esso affidate, per il raggiungimento delle finalità previste dall art L introduzione di un sistema di controllo di gestione all interno dell Amministrazione Pubblica assume le caratteristiche del controllo funzionale riferito all intera attività dell Ente, rivolto al perfezionamento e migliore coordinamento dell azione amministrativa, ai fini dell efficienza e dell efficacia dell azione e della economicità della spesa pubblica locale, intendendo ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati. 3. Il CDG non va inteso come attività ispettiva di verifica, ma come attività di guida della gestione, in quanto si intende: a) per efficienza: il grado della prontezza di esecuzione e perfezione dei servizi, rapportato al risultato ottenuto ed alle risorse impiegate; b) per efficacia: il grado di soddisfazione della domanda dei cittadini rispetto agli obiettvi determinati nei documenti di programmazione; c) per economicità: il risultato realizzato dall interazione di efficacia e efficienza minimizzando i costi e realizzando il massimo risultato con il coerente utilizzo delle risorse disponibili. Art. 2 FINALITA 1. Finalità del Controllo di Gestione sono: a) controllare la realizzazione dei programmi e dei progetti stabiliti dall Ente e dei risultati raggiunti mediante l utilizzo di analisi di efficacia; b) verificare, mediante valutazione comparative dei costi e dei rendimenti, la corretta ed efficiente gestione delle risorse pubbliche attraverso analisi di efficienza; c) contribuire all imparzialità ed al buon andamento dell azione amministrativa; d) compiere analisi degli scostamenti per orientare nuovamente la gestione. Art. 3 COMPOSIZIONE 1. L Unità Operativa Controllo di Gestione è collocata all interno dell Ente sotto la responsabilità di un coordinatore. Esso opera in piena autonomia gestionale e operativa ed è organizzato con apposito contingente di personale di ruolo e quindi con strutture informatiche. Ad esso compete: la progettazione, la manutenzione e lo sviluppo del sistema di controllo gestionale, strumentale all esercizio dell attività di pianificazione e controllo da parte della Giunta Comunale. 3

4 2. Per motivate esigenze, l ufficio può avvalersi di consulenti esterni, esperti in tecniche di valutazione e nel controllo di gestione. 3. L unità operativa Controllo di Gestione, per lo svolgimento delle sue funzioni, ha pieno e incondizionato accesso ai documenti amministrativi di tutti gli uffici pubblici, tramite i referenti per centro di costo. Ad esso è altresì consentito richiedere per iscritto qualsiasi informazione. E inoltre fatto obbligo ai Dirigenti di ogni singolo settore mettere a disposizione i dati richiesti dall Unità operativa Controllo di Gestione. 4. Collabora con il Direttore Generale nella stesura del Piano esecutivo di Gestione a cui va necessariamente allegato il piano dettagliato degli obiettivi. 5. Il monitoraggio degli obiettivi avverrà con cadenza trimestrale: il Responsabile dell obiettivo strategico, comunicherà l avvenuto svolgimento della fase prevista o il conseguimento di un sottoobiettivo. Entro 20 giorni dalla scadenza prevista, verrà predisposto un Report sullo stato avanzamento degli obiettivi rilevando eventuali ritardi rispetto ai tempi o alle quantità programmate. Al 31/12 di ogni anno il controllo finale del Piano degli obiettivi (PDO) verificherà il grado di conseguimento degli obiettivi in termini: 1) temporali: puntualità dei tempi di esecuzione programmati; 2) quantitativi: grado di conseguimento dei risultati programmati. 6. I risultati del C.d.G. saranno approvati dalla Giunta Comunale, e messi a disposizione del Direttore Generale, della Dirigenza e del Nucleo di Valutazione e sono utilizzati nell ambito dei parametri valutativi previsti dagli istituti contrattuali vigenti. Art. 4 SOGGETTI DI RIFERIMENTO 1. Direttore Generale a cui compete: a) predisporre il Piano dettagliato degli Obiettivi nonché la proposta di Piano Esecutivo di Gestione; b) presentare gli obiettivi strategici individuati e pesati dall Amministrazione con l ausilio di schede descriventi gli obiettivi stessi; tiene incontri di verifica con i Dirigenti e l Unità operativa Controllo di Gestione. Nella stesura del Piano esecutivo di Gestione, si avvale della collaborazione dell Unità operativa Controllo di Gestione per la predisposizione dell allegato Piano dettagliato degli Obiettivi. 2. Giunta Comunale a cui compete: a) l approvazione del Piano Esecutivo di Gestione determinando per ogni o per alcuni settori dell Amministrazione Comunale, i progetti strategici, il loro peso, il budget, e le risorse assegnate sulla base delle indicazioni programmatiche espresse con il Bilancio di Previsione annuale, deliberato dal Consiglio Comunale; b) la valutazione periodica e, in ogni caso, alla fine di ogni esercizio, sulla base del rapporto di gestione, a controllo finale, del grado di realizzazione degli obiettivi fissati in rapporto alle risorse impiegate per il loro conseguimento al fine della verifica dello stato di attuazione degli 4

5 obiettivi programmati e della ricerca di azioni correttive nel caso di scostamenti tra risultati raggiunti e obiettivi programmati. 3. Dirigenti a cui compete: a) la responsabilità dinanzi alla Giunta Comunale del raggiungimento degli obiettivi ad essi assegnati e del risultato conseguito. b) individuare in collaborazione con l Unità operativa Controllo di Gestione, gli indicatori per la valutazione dei risultati nonché i valori relativi al raggiungimento; c) valutare periodicamente ed in ogni caso alla fine di ogni esercizio, il grado di realizzazione degli obiettivi fissati alle risorse assegnate e riferirne all Unità operativa Controllo di Gestione che riferirà conseguentemente al Direttore Generale; d) segnalare alla Giunta Comunale l esigenze di modificare gli obiettivi dalla stessa assegnati al settore in caso di significative modifiche intervenute nell ambiente esterno o nelle risorse a disposizione o in altre circostanze ritenute rilevanti ai fini gestionali; e) coinvolgere i dipendenti nelle varie fasi del controllo sul raggiungimento degli obiettivi per responsabilizzarli ulteriormente nell attività gestionale. 4. Nucleo di valutazione a cui compete: a) la valutazione dei dirigenti e degli incaricati di posizione organizzativa; affinché possa espletare la propria attività di valutazione può anche avvalersi del lavoro svolto dall Unità operativa Controllo di Gestione; b) la valutazione dell adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi e altri strumenti di determinazione dell indirizzo politico. Art. 5 FASI 1) Il Controllo di Gestione si articola almeno in tre fasi: previsione, consuntivazione, reporting e valutazione. a) predisposizione analisi di un Piano dettagliato degli Obiettivi (PDO), con lo scopo di guidare lo svolgimento delle attività operative costituendo riferimenti di controllo nella valutazione dei risultati conseguiti. L elaborazione del PDO rappresenta il presupposto indispensabile per il monitoraggio dei progetti in corso d opera che permette: di controllare se lo stato di avanzamento di ciascuna azione necessario per raggiungere l obiettivo è costantemente in linea con i tempi previsti al diagramma di Gantt; di poter conoscere, non solo il Responsabile dell intero progetto, ma anche i collaboratori. di rilevare, nei momenti individuati a preventivo come strategicamente fondamentali per l esecuzione del progetto, o nei momenti in cui è previsto un cambio di responsabilità, lo scostamento tra quanto realizzato e quanto progettato; di evidenziare, in caso di scostamento le cause per provvedere alle opportune azione correttive o alla ritaratura dell obiettivo; 5

6 di verificare, alla data di scadenza definita in sede di previsione, l avvenuto raggiungimento dell obiettivo. Gli obiettivi strategici verranno descritti in una scheda nella quale dovranno essere contenuti i seguenti elementi: - la descrizione dell obiettivo e del Responsabile - il peso attribuito all obiettivo - il budget assegnato - le fasi in cui si compone con la loro temporalizzaione - la firma dell Assessore, del Dirigente di Area e del Responsabile del Progetto b) rilevazione dei dati relativi ai costi ed ai proventi nonché rilevazione dei risultati conseguiti, tale processo si esercita avvalendosi di supporti informativi contabili ed extra-contabili; c) valutazione dei dati raccolti in rapporto al piano degli obiettivi al fine di verificare lo stato di attuazione degli stessi ma anche di misurare l efficacia, l efficienza e il grado di economicità dell azione intrapresa: la fase consiste nella predisposizione di referti della gestione (report) tra i dati conseguiti ponendoli a confronto con quelli previsti, fornendo nel contempo elementi di previsione per consentire la presa d atto del grado di attuazione degli obiettivi, dell efficacia, efficienza, economicità della gestione e la valutazione delle possibili azioni correttive. Tali reports sono destinati alla Giunta Comunale, al Direttore Generale, alla Dirigenza, al Nucleo di Valutazione. 2) Il Controllo di Gestione è svolto in modo continuo con riferimento ai singoli centri di costo e di responsabilità. 3) Il Controllo di Gestione si avvale per lo svolgimento della propria attività di strumenti quali: il Piano esecutivo di Gestione, la Relazione Previsionale e Programmatica allegata al Bilancio di Previsione, il sistema di indicatori quantitativi e qualitativi e la verifica di raggiungimento degli obiettivi (risultato/qualità-risultato/risorse impiegate). 4) Al 31 dicembre di ogni anno il controllo finale del Piano degli Obiettivi (PDO) verificherà il grado di conseguimento degli obiettivi in termini TEMPORALI, ovvero puntualità dei tempi di esecuzione programmati, QUANTITATIVI, ovvero il grado di conseguimento dei risultati programmati. 5) L approvazione temporale del Piano esecutivo di Gestione determina l inizio del monitoraggio degli obiettivi. 6) Ogni Centro di Costo, ha la possibilità di rilevare i valori degli indicatori, nonché di ottenere reports effettuando una richiesta all Unità operativa Controllo di Gestione, con congruo anticipo, nei periodi pressoché coincidenti con le scadenze finanziarie: 30/06, 30/09, 30/11. Entro la scadenza del 28 Febbraio dell anno successivo alla chiusura dell esercizio, ogni singolo Centro di Costo, utente nelle forma di data entry, deve provvedere ad inserire nella procedura del software in dotazione, gli indicatori completi di tutti i valori nonché a proporre all Unità operativa Controllo di Gestione nuovi indicatori che definiscono meglio la propria attività. 7) Mensilmente, l Unità operativa Controllo di Gestione, con l ausilio del Servizio Personale, successivamente alla chiusura degli adempimenti di trattamento economico, monitorerà i costi del personale secondo una ripartizione reale ed omogenea nei vari Centri di Costo senza che ciò vada ad intralciare l attività finanziaria dell Ente. 6

7 8) Entro il 30 Aprile successivo alla chiusura dell esercizio, l Unità operativa Controllo di Gestione fornirà secondo l art. 198 del Testo Unico 267/2000, il report finale, denominato Referto del Controllo di Gestione, per sottoporlo all approvazione della Giunta Comunale. Art. 6 DISPOSIZIONI FINALI 1. Il Controllo di Gestione, troverà riferimento nel presente Regolamento e dovrà attenersi alle disposizioni legislative vigenti, Decreto Legislativo n. 267/2000, Decreto Legislativo n. 286/1999 e successive modificazioni; 2. L Unità operativa Controllo di Gestione si impegna a inoltrare il presente Regolamento ai Soggetti di Riferimento di cui all art. 4. 7

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