SVILUPPO, CERTIFICAZIONE E MIGLIORAMENTO DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA SICUREZZA SECONDO LA NORMA BS OHSAS 18001:2007

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1 Progettazione ed erogazione di servizi di consulenza e formazione M&IT Consulting s.r.l. Via Longhi 14/a Bologna tel fax info@mitconsulting.it SVILUPPO, CERTIFICAZIONE E MIGLIORAMENTO DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA SICUREZZA SECONDO LA NORMA BS OHSAS 18001:2007 SCOPO E OBIETTIVI La scelta di sviluppare e certificare il Sistema di Gestione per la Sicurezza deriva da una sempre maggiore responsabilizzazione sul monitoraggio e la riduzione degli incidenti e delle situazioni di potenziale pericolo e dalla volontà di dare risposta all interesse crescente manifestato verso gli aspetti relativi alla sicurezza negli ambienti di lavoro dal pubblico e da parte della pubblica amministrazione. Lo sviluppo e la certificazione di un Sistema di Gestione per la Sicurezza, oltre a comportare vantaggi in termini di immagine, consente di perseguire dei ritorni economici reali grazie al miglioramento dell'efficienza gestionale; fra questi troviamo: minimizzazione degli incidenti; una diminuzione dei tempi di stop produzione legati ad eventuali infortuni; migliore gestione degli infortuni; migliore gestione nell analisi degli incidenti e sulle loro cause; risposta più economica ad eventuali emergenze; riduzione di premi assicurativi; minor probabilità d'incorrere in sanzioni. Il riferimento per lo sviluppo del Sistema di Gestione per la Sicurezza è costituito dalla norma BS OHSAS 18001:2007 "Sistemi di Gestione per la Sicurezza ". IL MODELLO M&IT Il programma di sviluppo del Sistema di Gestione per la Sicurezza, fino all'ottenimento della certificazione, è illustrato nei paragrafi seguenti che ne descrivono le fasi in termini di contenuti e di modalità di svolgimento. Audit iniziale Operativamente la prima fase è costituita dallo svolgimento di una verifica dell attuale gestione per la Sicurezza che consenta di mettere a fuoco i punti forti e i punti deboli e di definire quindi un piano di adeguamento. In relazione allo stato della gestione della Sicurezza in azienda, d accordo con la Direzione, questa fase può essere modificata, ridotta o eliminata. rev6 del 30/09/2008 Pag. 1 di 5

2 Le aree di indagine riguardano: analisi delle prassi di gestione per la sicurezza già in essere, a fronte dei requisiti fissati dalla legislazione cogente e dalla norma di riferimento, al fine di verificarne il grado di completezza e d'individuare gli aspetti più critici e le relative azioni di sviluppo; conformità dell azienda alle prescrizioni legislative e regolamentari applicabili; valutazione delle attività specifiche per l ambiente svolte dalle diverse Funzioni aziendali; l obiettivo è quello di valutare il contenuto di tali attività e l adeguatezza delle modalità esecutive. I risultati dell audit vengono documentati con una relazione e discussi con la Direzione nell ambito di uno specifico incontro. Pianificazione delle attività Per poter sviluppare in maniera completa, corretta ed efficace il Sistema di Gestione per la Sicurezza, un punto chiave è costituito dal piano delle attività operative di adeguamento. Esso è uno strumento importantissimo in quanto consente alla Direzione di controllare sistematicamente lo stato di avanzamento del programma e di disporre di una visione chiara e puntuale della ripartizione dei compiti tra le diverse Funzioni aziendali. Il piano è realizzato a cura del consulente partendo dai risultati dell audit iniziale e coinvolgendo, attraverso specifici incontri, i responsabili di Funzione interessati a ciascuno degli elementi del Sistema di Gestione per la Sicurezza. Per ciascun elemento sono individuate e condivise le attività da svolgere e, per ogni attività, sono precisate le responsabilità ed i tempi di realizzazione. Il piano delle attività può anche consistere in un piano complessivo di massima ed una serie di successive specificazioni delle attività da svolgere e dei relativi responsabili, di volta in volta definiti. Analisi dei rischi La prima fondamentale attività da pianificare e da effettuare è una fotografia dell azienda o del sito produttivo dal punto di vista della sicurezza e dei rischi presenti. Si tratta di individuare i rischi collegati ai processi, alle attività svolte. L'analisi dei rischi comprende quindi: L indagine è svolta in base ad opportune liste di riscontro, sia valutando la documentazione relativa alle tematiche della sicurezza (autorizzazioni, analisi e registri, indagini già realizzate, documento di valutazione dei rischi, registro degli infortuni, ecc.), sia effettuando sopralluoghi ed interviste per la verifica dei mezzi, dei DPI e delle procedure in essere. Quando si decide di eliminare la fase di audit iniziale, la verifica di conformità legislativa e regolamentare viene svolta durante l analisi dei rischi. rev6 del 30/09/2008 Pag. 2 di 5

3 Sviluppo del Sistema di Gestione per la Sicurezza Lo sviluppo del Sistema di Gestione per la Sicurezza consiste nel realizzare quanto definito nella fase di pianificazione delle attività, al fine di raggiungere l'adeguamento e la conformità ai requisiti previsti dalla normativa di riferimento. In pratica si tratta di: realizzare le attività operative per allineare l'organizzazione interna ai requisiti della normativa di riferimento; definire ed emettere le procedure del Sistema di Gestione per la Sicurezza e/o modificare quelle dell eventuale Sistema di Gestione per la Qualità o l Ambiente che possono essere estese anche alle corrispondenti attività per la sicurezza; preparare ed emettere il Manuale per la Sicurezza o integrare il Manuale della Qualità e/o Ambiente con le parti relative alla gestione per la Sicurezza; pianificare, preparare ed eseguire gli audit interni relativi alla sicurezza per verificare ed ottenere la corretta applicazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza. L'intero sviluppo verrà assistito dal consulente, che fornirà assistenza diretta al Responsabile del Progetto ed ai vari responsabili di Funzione attraverso: il monitoraggio periodico delle attività operative previste dal piano; il supporto metodologico nello svolgimento dell analisi dei rischi relativa a prescrizioni di legge e di regolamento, identificazione dei rischi significativi, esame delle procedure e delle prassi esistenti in campo della sicurezza, valutazione delle esperienze derivanti dall analisi degli incidenti/infortuni già capitati; il contributo diretto nella stesura ed emissione della documentazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza, in particolare per quanto riguarda la conduzione degli incontri per definire i contenuti delle procedure e del manuale; la costante e sistematica sensibilizzazione e formazione "sul campo" di tutto il personale coinvolto nel progetto; il supporto alla Direzione nello svolgimento delle riunioni periodiche di gestione e controllo dell'avanzamento del programma. Formazione La realizzazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza richiede di porre la massima attenzione ad aspetti quali la comunicazione, l addestramento, la consapevolezza e la competenza del personale coinvolto. Sarà pertanto necessario svolgere interventi formativi, che in prima istanza riguarderanno: Il Sistema di Gestione per la Sicurezza secondo BS OHSAS 18001:2007 L'audit del Sistema di Gestione per la Sicurezza. Legislazione e norme cogenti per quello che concerne la Sicurezza nell ambito degli ambienti di lavoro. Di significativa rilevanza è anche la progettazione e l'avvio di un piano di comunicazione e sensibilizzazione di tutto il personale che possa garantire la consapevolezza ed il supporto attivo di tutti gli interessati. rev6 del 30/09/2008 Pag. 3 di 5

4 Eventuali ulteriori esigenze formative saranno individuate congiuntamente nel corso dello sviluppo del progetto. Attivazione della Certificazione Lungo l iter di sviluppo del Sistema di Gestione per la Sicurezza vengono presi i primi contatti con l Organismo di Certificazione, vengono definiti i tempi per la presentazione della domanda e per la consegna della relativa documentazione. TEMPI DI REALIZZAZIONE I tempi per la realizzazione del programma di sviluppo, documentazione e certificazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza secondo le fasi sopra descritte, variano in funzione delle caratteristiche e dimensioni dell azienda. Un tempo comunque indicativo si attesta tra i 12 e i 15 mesi. Nel diagramma seguente sono riportati i tempi di massima per la realizzazione del progetto: FASI / Attività P R O G R A M M A M E S I AUDIT INIZIALE PIANIFICAZIONE ATTIVITA ANALISI DEI RISCHI SVILUPPO DEL SISTEMA Realizzazione attività Emissione documentazione Audit interni FORMAZIONE ATTIVAZ. CERTIFICAZIONE rev6 del 30/09/2008 Pag. 4 di 5

5 Mantenimento e miglioramento del Sistema di Gestione per la Sicurezza Le attività di assistenza al mantenimento e miglioramento del Sistema di Gestione per la Sicurezza, dopo la certificazione, consistono in: effettuazione di audit per la valutazione dell adeguatezza e dell efficacia del Sistema; predisposizione dei Report Periodici, effettuazione dei Riesami della Direzione, definizione e monitoraggio degli Obiettivi e dei Programmi per la Sicurezza; individuazione delle azioni correttive e preventive necessarie a rimuovere le cause di non conformità o rischi potenziali con conseguente verifica della loro attuazione ed efficacia; assistenza alla gestione e aggiornamento del Manuale e Procedure del Sistema di Gestione per la Sicurezza; assistenza alla preparazione ed effettuazione delle verifiche di sorveglianza della certificazione. IL RUOLO DI M&IT Nel corso dello sviluppo del progetto viene fornita assistenza diretta al Responsabile del Progetto ed ai vari responsabili di Funzione attraverso: il monitoraggio periodico delle attività operative previste dal piano; il supporto metodologico nello svolgimento dell analisi dei rischi relativa a prescrizioni di legge e di regolamento, identificazione degli aspetti ambientali significativi, esame delle procedure e delle prassi esistenti in campo della sicurezza, valutazione delle esperienze derivanti dall analisi degli incidenti/infortuni già capitati; il contributo diretto nella stesura ed emissione della documentazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza, in particolare per quanto riguarda la conduzione degli incontri per definire i contenuti delle procedure e del manuale; la costante e sistematica sensibilizzazione e formazione "sul campo" di tutto il personale coinvolto nel progetto; il supporto alla Direzione nello svolgimento delle riunioni periodiche di gestione e controllo dell'avanzamento del programma. L impegno del personale dell azienda è in funzione del grado di coinvolgimento nelle diverse attività ed è concentrato prevalentemente nella fase di definizione e preparazione ed attuazione delle Procedure e Istruzioni Operative di carattere essenzialmente tecnico ed operativo. rev6 del 30/09/2008 Pag. 5 di 5