ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015

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1 TÜV NORD CERT FAQ ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 Risposte alle principali domande sulle nuove revisioni degli standard ISO 9001 e ISO Da quando sarà possibile 1 certificarsi in accordo ai nuovi standard? 2 Da quando TÜV NORD potrà svolgere audit secondo i nuovi standard? Gli audit potranno essere svolti secondo i nuovi standard a partire dalla data di pubblicazione degli stessi; TÜV NORD è accreditato per poter svolgere tali audit a partire dalla data stessa di emissione dei nuovi standard. Gli audit svolti sulla base del Draft International Standard (DIS) non saranno riconosciuti. 2 Quando saranno pubblicati? La pubblicazione degli standard ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 è pianificata entro Settembre Quanto durerà il periodo di transizione? Il periodo di transizione di tre anni per l aggiornamento ai nuovi standard inizierà a Settembre 2015 (la data esatta da cui decorrerà sarà il giorno della pubblicazione degli standard). Ciò significa che i certificati ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004, esistenti e in corso di validità, resteranno validi per un periodo massimo di tre anni a partire dalla data di pubblicazione dei nuovi standard. L aggiornamento ai nuovi standard deve avvenire entro questi tre anni. 4 Quali sono i vantaggi dei nuovi standard? La nuova struttura ad Alto Livello crea maggiore armonia tra gli standard dei sistemi di gestione ISO, rendendo più semplice estendere / integrare i sistemi esistenti. Gli standard sono di più facile lettura e riportano ad un maggior orientamento al mercato. Gli standard sono più orientati alle caratteristiche e alle esigenze delle società di servizi; i requisiti relativi alla documentazione consentono una maggiore flessibilità. La responsabilità delle organizzazioni è maggiormente enfatizzata e lo stesso vale per l'approccio per processi e la responsabilità del top management. 1

2 5 Qual è la struttura dei nuovi standard? ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 avranno una nuova struttura, la cosiddetta struttura ad Alto Livello. Questa struttura è la stessa di tutti gli standard dei sistemi di gestione. Ciò permette in primo luogo di utilizzare termini, definizioni e strutture omogenee per tutti gli standard e in secondo luogo rende gli standard più facili da capire e semplifica le sinergie quando diversi standard / certificazioni sono combinati. In dettaglio, l attuale draft riporta la seguente struttura di dieci paragrafi: 1 Scopo 2 Riferimenti normativi 3 Termini e definizioni 4 Contesto dell'organizzazione 5 Leadership 6 Pianificazione 7 Processi di supporto 8 Processi operativi 9 Valutazione delle prestazioni 10 Miglioramento 6 Che cosa è particolarmente importante per i nuovi standard relativamente alla gestione dei rischi? Il trattamento dei rischi assume un ruolo centrale in particolare nei paragrafi "Leadership" e "Pianificazione". Anche se non è richiesta l adozione di una specifica metodologia di gestione del rischio, le organizzazioni devono essere in grado di identificare i rischi e considerarli in modo adeguato. Non è più presente un requisito specifico sulle azioni preventive. Le organizzazioni potranno trarre profitto da questo nuovo approccio, in quanto avranno la possibilità di riconoscere preventivamente i rischi e attivare le opportune azioni. 7 Qual è il rapporto con gli stakeholder nei nuovi standard? Le organizzazioni non dovranno solo soddisfare i requisiti legali e le aspettative dei clienti, ma anche impegnarsi verso tutte le parti rilevanti interessate. Ciò significa prendere in considerazione la complessità dell ambiente sociale e di lavoro per poter cogliere l opportunità di conseguire i miglioramenti desiderati e minimizzare i rischi. 2

3 8 Chi ha definito i tempi di audit necessari all upgrade alla ISO 9001:2015 o alla ISO 14001:2015? L Organismo di Accreditamento Tedesco (DAkkS) ha indicato i tempi di audit standard per tutti gli organismi di certificazione nel documento "Istruzioni per il passaggio alla norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015" emesso in data 20/04/ Quanto tempo extra è necessario per l aggiornamento nell ambito di un audit di sorveglianza? Il tempo aggiuntivo di audit per l'aggiornamento ai requisiti ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015 nel corso di un audit di sorveglianza è indicativamente del 20 per cento di audit previsto, ma deve essere valutato di volta in volta coerentemente alle indicazioni dell Organismo di Accreditamento Che certificati sono emessi se l aggiornamento si svolge nell ambito di un audit di sorveglianza? Quanto tempo extra è necessario per l aggiornamento nell ambito di un audit di ricertificazione? Al superamento dell audit di sorveglianza di aggiornamento, riceverete i certificati ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015. Il periodo di validità del certificato non cambia, cioè corrisponde al periodo di validità dei certificati originali. Il tempo aggiuntivo di audit per l'aggiornamento ai requisiti ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015 nel corso di un audit di ricertificazione è indicativamente del 10 per cento del tempo di audit previsto, ma deve essere valutato di volta in volta coerentemente alle indicazioni dell Organismo di Accreditamento. 12 Che certificati sono emessi se l aggiornamento si svolge nell ambito di un audit di ricertificazione? Al superamento dell audit di ricertificazione di aggiornamento, riceverete i certificati ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015, con tre anni di validità. Il periodo di validità è in continuità a quello del precedente certificato. Ciò significa che la data di scadenza corrisponde al precedente intervallo di tempo di tre anni (data di scadenza del vecchio certificato più 3 anni); questo a condizione che la ricertificazione sia eseguita in tempo utile e le eventuali non conformità siano gestite in tempo utile. È opportuno svolgere 13 un audit preliminare in vista dell aggiornamento? Se non siete certi della completa conformità del vostro sistema ai nuovi requisiti, possiamo offrirvi un pre-audit. Il pre-audit può essere ad esempio aggiunto al prossimo audit di sorveglianza o di ricertificazione o svolto in tempi diversi. Se siete interessati a ricevere un pre-audit contattateci in tempo utile per poterlo pianificare al meglio. 3

4 14 È più vantaggioso l aggiornamento nell ambito di un audit di ricertificazione? In funzione della dimensione dell organizzazione, l impegno aggiuntivo richiesto può essere minore nell ambito di un audit di ricertificazione rispetto a quello di un audit di sorveglianza. 15 Perché è consigliato l aggiornamento in ricertificazione? I nuovi requisiti riguardano quasi tutte le aree dell'organizzazione. Ciò significa che il tempo di preparazione necessario e il numero dei responsabili da coinvolgere è simile a quello che normalmente occorre per una ricertificazione. 16 Se l aggiornamento non avviene nell audit di ricertificazione o di sorveglianza, ci sono altre possibilità? È possibile effettuare l'aggiornamento nell ambito di un audit straordinario. Si tratta di un audit aggiuntivo rispetto a quelli programmati. 17 Che cosa ci consigliate di fare per pianificare l aggiornamento nel corso del prossimo audit? Quando vi contatteremo per la gestione del vostro prossimo audit di ricertificazione, vi ricorderemo l'aggiornamento al nuovo standard. Se desiderate l'aggiornamento nel corso di un audit di sorveglianza, vi chiediamo di farcelo sapere per tempo, al più tardi tre mesi prima della data di audit prevista. 18 La prima certificazione (iniziale) è più costosa se l organizzazione si certifica direttamente secondo il nuovo standard? No, si applica lo stesso criterio di durata in uso per la precedente revisione. 4

5 19 È consigliabile applicare già il nuovo standard in caso di prima certificazione (iniziale)? Se la vostra organizzazione inizia ora ad attivare il sistema di gestione, è consigliabile basare il sistema sul nuovo standard; il FDIS (Final Draft International Standard) è già disponibile dal mese di luglio. Se la certificazione è assolutamente necessaria entro un tempo definito, potrebbe essere opportuno certificarsi secondo 9001:2008 o 14001:2004 e poi procedere con l'aggiornamento nel periodo di transizione. Il periodo di transizione è di tre anni dalla data di pubblicazione dei nuovi standard. 20 Quando non sarà più possibile effettuare prime certificazioni in accordo alla vecchia revisione dello standard? Dopo la scadenza del periodo di transizione di tre anni. 21 Qual è la procedura in caso di trasferimento da un altro organismo di certificazione? È possibile eseguire l'aggiornamento al nuovo standard durante l audit di trasferimento. Valgono le stesse regole di tempo aggiuntivo previste per l'aggiornamento nel corso di un audit di ricertificazione, di sorveglianza o di un audit straordinario. 22 È possibile effettuare il trasferimento con la vecchia revisione e poi l aggiornamento nell audit successivo? Sì è possibile. La vostra organizzazione potrà gestire meglio il trasferimento da un altro organismo di certificazione e il cambiamento di auditor e procedura di audit. L'aggiornamento può essere svolto nell audit successivo e ciò vi permette di non dover gestire tutto nello stesso momento. 5

6 Risposte sulla ISO 9001: E più facile da attuare la vecchia o la nuova revisione? Il vantaggio della revisione 2015 è di avere una struttura che segue i processi dell'organizzazione e ciò la rende più facile da attuare. Un altro importante vantaggio della revisione 2015 è la ridotta richiesta di procedure documentate, ciò significa che l'organizzazione può costruire il proprio sistema con documentazione su misura. L'enfasi principale della revisione 2015 è sui risultati. Non è più così importante dove qualcosa è descritto (in quale documento), ma è importante che il processo sia efficace. 24 Quali sono le più importanti differenze da considerare rispetto alla vecchia revisione? Lo standard ha una nuova struttura. Tutti i requisiti dal par. 4 al 10 devono essere soddisfatti, ad eccezione di eventuali esclusioni giustificate. Alcuni requisiti sono nuovi. Questi includono il pensiero basato sul rischio, la coerente attuazione dell approccio di processo, le informazioni documentate, il contesto dell'organizzazione, la gestione dei processi in outsourcing, maggiore enfasi sul coinvolgimento e la responsabilità del top management. 25 Quali sono le modifiche non necessarie nell aggiornamento? Il sistema documentale continuerà ad essere necessaria per fornire evidenza dei processi e della loro valutazione: se ne sconsiglia una eliminazione affrettata. Non è necessario rinumerare o rinominare la documentazione esistente. 6

7 26 Il settore dei servizi è maggiormente incluso nello scopo dello standard? La terminologia dello standard si adatta ora anche ai fornitori di servizi; i fornitori di servizi e i servizi sono esplicitamente menzionati. Il nuovo standard può essere utilizzato in tutti i settori. Le organizzazioni che utilizzano processi in outsourcing troveranno che la gestione dei processi esternalizzati è inclusa nello standard. Se si utilizzano processi in outsourcing, le interfacce e il monitoraggio devono essere descritti e i relativi indicatori devono essere stabiliti. 27 A quali organizzazioni o settori si rivolge principalmente la nuova revisione nel considerare i rischi dei processi? A nessuna organizzazione o settore in particolare. Lo standard richiede l applicazione del pensiero basato sul rischio nell ambito del ciclo PDCA. Quindi si tratta di processo orientato al rischio. Devono essere considerati i rischi che mettono in pericolo la soddisfazione del cliente. Si tratta soprattutto di rischi relativi al prodotto / servizio o rischi che mettono in pericolo la capacità di fornitura. Contattateci TÜV NORD Italia S.r.l. Via Pisacane, Legnano (MI) Italy tel.: fax: sistema@tuev-nord.it /15 7