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1 GUIDA METODOLOGICA PER IL MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE FSE P.O.R E DEI RELATIVI PIANI OPERATIVI DI COMUNICAZIONE ANNUALI A cura di Giorgio Mezzasalma Dirigente Struttura Organizzazione, Personale e Comunicazione U.O. Programmazione Strategica e Autorità di Gestione - Regione Lombardia

2 INTRODUZIONE I piani di Comunicazione e Informazione del Fondo Sociale Europeo richiedono per normativa comunitaria una verifica dello stato di attuazione e una valutazione sulla efficacia delle azioni attivate, in particolare per il periodo iniziale 2007/2010 e per il periodo finale Questa necessità nasce dalla esigenza di verificare il grado di consapevolezza che i cittadini europei e lombardi hanno dei benefici ricevuti dalla politica della Comunità Europea e dai Fondi Strutturali ( F.S.E.): obiettivo prioritario della Commissione Europea in questo nuovo periodo di programmazione. La Commissione Europea non ha fornito delle specifiche linee guida circa la metodologia di valutazione da applicare alla valutazione dei Piani di Comunicazione FSE.

3 OBIETTIVI PRINCIPALI DELLA GUIDA METODOLOGICA Identificare un percorso per assicurare un corretto monitoraggio delle azioni informative e pubblicitarie svolte da Regione Lombardia D.G. I.F.L Autorità di gestione F.S.E. Garantire un semplice meccanismo a supporto della valutazione delle azioni dei Piani di comunicazione effettuati nel corso del periodo 2007/2013. Stabilire alcune direttive necessarie per valutare le azioni informative e pubblicitarie contemplate nel Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 e nei diversi Piani operativi di comunicazione annuali.

4 OBIETTIVI DELLA VALUTAZIONE Le procedure per valutare il Piano di Comunicazione sono dettate principalmente da: visibilità dei programmi operativi consapevolezza da parte dei cittadini del ruolo svolto dall Europa impatto sul target ( % beneficiari, potenziali beneficiari, pubblico in generale)delle attività di comunicazione e informazione. il principio di proporzionalità( art.4.3 del Regolamento C.E 1828/2006)

5 RUOLI E RESPONSABILITA I principali attori coinvolti nella valutazione del Piano di Comunicazione : Commissione Europea ha il compito di: - dare comunicazione dell avvenuta verifica e accettazione del Piano di Comunicazione FSE 2007/2013 della Regione Lombardia ; - rivedere i risultati di monitoraggio e valutazione del Piano di Comunicazione FSE 2007/2013, al fine di includerli nei Rapporti annuali (scadenza del 2010 e del 2013 ); Autorità di gestione,(supportata dal referente Informazione e pubblicità), ha responsabilità e funzioni, in conformità alle competenze attribuite. Struttura indipendente di valutazione Indicata dall Autorità di Gestione FSE, ha il compito di porre in essere la verifica e valutazione, secondo le indicazioni della Guida metodologica del Piano di Comunicazione FSE POR 2007/2013 e relativi Piani operativi di comunicazione annuali,secondo le scadenze del 2010 e del Comitato di Sorveglianza Regionale Al Comitato di Sorveglianza si presentano: I Piani operativi di comunicazione annuali Le misure/strumenti di monitoraggio e verifica messi in atto Gli stati avanzamento delle azioni di comunicazione e informazione approvati dal CDS Esempi di buone pratiche concernenti l informazione e comunicazione

6 PROCEDURA DI VALUTAZIONE La procedura di valutazione comprende alcune fasi: Verifica della metodologia e dei criteri di valutazione adottati con la presente Guida; Verifica degli indicatori di valutazione/monitoraggio proposti per la verifica e valutazione del Piano di Comunicazione 2007/2013 e relativi Piani annuali; Preparazione delle persone coinvolte nello sviluppo delle azioni di verifica del Piano di Comunicazione per assicurarsi il loro adempimento. Le istruzioni contenute in questa guida saranno applicabili a due accertamenti temporali : Scadenza del 2010: verifica e valutazione Piano di Comunicazione e Informazione e relativi piani operativi annuali: anni 2008/2009/2010. Scadenza del 2013: verifica e valutazione Piano di Comunicazione e Informazione e relativi piani operativi annuali: anni 2011/2012/2013. Le conclusioni e raccomandazioni emerse dai risultati della valutazione intermedia 2010 daranno indicazioni utili per gli accertamenti sul Piano di Comunicazione del periodo 2011/2013.

7 STRUMENTI E TECNICHE D ACCERTAMENTO Sistema di indicatori La presente Guida prevede alcune modalità di monitoraggio/accertamenti standardizzati in conformità con le attività di informazione/pubblicità dei Piani Operativi annuali di comunicazione. Gli indicatori sono suddivisi in : - Indicatori di performance per sapere il numero ed il tipo di attività informazione/pubblicitaria eseguita. - Indicatori di risultato per la valutazione degli effetti diretti nel breve termine delle attività informazione/pubblicità contenute nei Piani Operativi annuali di comunicazione approvati dal Comitato di Sorveglianza Regionale e riferiti al Piano di Comunicazione FSE 2007/2013.

8 INDICATORI DI PERFORMANCE E DI RISULTATO DEI PIANI ANNUALI DI COMUNICAZIONE TIPO DI ATTIVITA INDICATORI DI PERFORMANCE INDICATORI DI RISULTATO 1. Attività e incontri pubblici N eventi/seminari portati a termine N partecipanti 1. Diffusione (campagne) media N azioni % rispetto indagini esistenti(es : Audipress, Audiradio,..) o indici di diffusione,contatti(web) 1. Pubblicazioni eseguite N pubblicazioni esterne % pubblicazioni distribuite/stampate rispetto al target obiettivo 1. Informazione su sito N pagine web N accessi/periodo 1. Informazione tramite altri supporti. N e tipologia dei supporti pubblicitari N prodotto % target /obiettivo raggiunto 1. Istruzioni distribuite ai partecipanti dei programmi operativi N documentazione distribuita % persone coinvolte rispetto obiettivo 1. Network pubblicitari e di informazione N network N meeting/fiere N partecipanti

9 Questi indicatori hanno lo scopo di raccogliere il grado di trasparenza delle azioni svolte. In tal senso, sono considerati tre indicatori di impatto: Il livello di consapevolezza del ruolo del FSE: nella programmazione, gestione, monitoraggio, controllo, pubblicità ed attività Informative; unità di misura: percentuale (%) Livello di soddisfazione dei beneficiari/organismi intermedi e/o manager partecipanti, delle informazioni ricevute sul P.O.R e relative misure; unità di misura: percentuale (%) Livello di chiarezza informativa delle azioni attuate ; unità di misura: percentuale ( %)

10 INDICATORI DI IMPATTO Le informazioni /comunicazioni effettuate sono servite per migliorare e/o aggiornare la conoscenza del Fondo Sociale Europeo Gli argomenti presentati sono stati utili per lo svolgimento delle vostre azioni di supporto e informazione verso il cittadino/utente L evento/incontro/seminario è stato uno strumento utile per informare/erudire sulle politiche regionali/europee e sui bandi e loro applicazione La durata dell evento/incontro/seminario ed il n dei partecipanti è stata adeguata per raggiungere gli obiettivi previsti L Evento/incontro/seminario ha soddisfatto le aspettative di conoscenza delle politiche e azioni presentate L indice di gradimento delle varie affermazioni è in scala da1 a 4, con le seguenti specifiche: 1 = gradimento minimo, 2 sufficiente, 3 buono, 4 ottimo.

11 Conoscenza che i cittadini hanno sul Fondo Sociale Europeo e sul ruolo che questa svolge per migliorare la loro qualità di vita, sono stati aggiunti alcuni indicatori per verificare: Livello di conoscenza dei diversi Fondi Strutturali: unità di misura: percentuale (%) Livello di conoscenza del ruolo svolto dall Unione europea: unità di misura: percentuale (%). Indicatori di impatto Unità di misura Livello di conoscenza degli obblighi FSE Percentuale (%) Livello di gradimento delle politiche attuate Percentuale (%) Livello di utilità delle azioni attuate Percentuale (%) Livello di conoscenza dei diversi Fondi( FSE/ FERS) Percentuale (%) Livello di conoscenza del ruolo svolto dall Unione Europea Percentuale (%)

12 Proposte di interviste che la Struttura indipendente potrà attivare: Interviste con i Responsabili Piani di Comunicazione Questionario (allegato 2 della guida) Interviste personalizzate Interviste con i Dirigenti e/o Beneficiari e/o Operatori/enti Questionario suggerito (allegato 3 della guida) Invio questionario tramite (file fornito dal responsabile dell accreditamento enti/operatori) Analisi delle risposte ricevute Se i risultati dovessero richiedere un analisi più approfondita la struttura indipendente può completare l analisi con ulteriori interviste personali ai cittadini/beneficiari.

13 CRITERI D ACCERTAMENTO I criteri di accertamento sono tutte quelle unità chiave che dovranno essere analizzate per valutare i Piani Operativi di Comunicazione annuali e report di sintesi annuale. Per definirli, la prima considerazione data è: - il criterio di proporzionalità, che è l esistenza della corrispondenza tra le azioni raccolte nei Piani Operativi e l importo impegnato per le azioni di comunicazione, che devono essere valutate. - la strategia di comunicazione definita in ciascun Piano di Comunicazione con rispetto delle direttive. - la validità e l efficacia intrinseca dei Piani di comunicazione, controllando se ci sia o meno coerenza tra gli obiettivi del Piano di Comunicazione e gli strumenti di comunicazione attivati. Accertare l assegnazione e l idoneità delle risorse di questo progetto. Accertare la presenza del principio delle pari opportunità.

14 REPORT DI VERIFICA Nella guida viene suggerita: Struttura del report finale di accertamento per valutare il Piano di Comunicazione la descrizione del contenuto da sviluppare in ciascun piano Viene proposto che i report finali di verifica del Piano di Comunicazione debbano essere strutturati in diversi capitoli relativi a: - metodologia utilizzata - programmazione:descrizione delle principali azioni di pubblicità/informazione; - modalità di gestione e attuazione azioni di comunicazione e informazione; - obiettivi ottenuti; - eventuali casi di successo identificati ; - conclusioni e raccomandazioni raggiunte; - definizione buone pratiche.

15 Definizione di Buone Pratiche Per dare una indicazione non solo alla Struttura indipendente ma anche all Autorità di gestione, agli Organismi intermedi e ai beneficiari, si riportano i criteri che permettono di definire le buone pratiche nella comunicazione. 1. Innovazione nella progettazione, organizzazione e sviluppo delle azioni di comunicazione 2. Coerenza dei contenuti rispetto agli obiettivi da ottenere 3. Inclusione di criteri di Pari Opportunità 4. Rispondenza all obiettivo generale del fondo 5. Grado di copertura del target nelle azioni di comunicazione 6. Alto livello qualitativo delle azioni di comunicazione attuate 7. Uso di IT

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