Riunione del Comitato di gestione Monitoraggio APQ - 18/12/03

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1 Riunione del Comitato di gestione Monitoraggio APQ - 18/12/03 Roma, 18 dicembre 2003

2 Agenda dell'incontro Approvazione del regolamento interno Stato di avanzamento del "Progetto Monitoraggio" Prossimi passi 2

3 Obiettivi del monitoraggio Gli obiettivi strategici del monitoraggio sono conoscere lo stato di avanzamento degli interventi inseriti negli APQ individuare le criticità che rallentano l'attuazione degli interventi e, ove possibile, definire le azioni correttive conseguenti Gli obiettivi operativi mirano a migliorare nel breve termine, il corretto funzionamento del sistema di monitoraggio degli APQ (norme chiare, rispetto delle procedure, risorse tecniche e organizzative adeguate,...) nel medio termine, la qualità dei dati inseriti e dei processi di raccolta ed elaborazione (organizzazione, procedure e sistemi di supporto) 3

4 Il Progetto Monitoraggio Per raggiungere questi obiettivi operativi saranno intraprese azioni e utilizzati strumenti normativi/procedurali, tecnici/organizzativi e di incentivazione Strumenti normativi/procedurali: Strumenti tecnici/organizzativi: Strumenti di incentivazione: Circolare Miglioramento AI Trasferimenti risorse CIPE Preparazione del contesto Corretto funzionamento Strumenti normativi/procedurali: Strumenti tecnici/organizzativi: Linee guida Rafforzamento risorse tecniche e organizzative Assistenza Tecnica Corretto funzionamento Valutazione e Piano di azione Attuazione del Piano di Azione Qualità Strumenti normativi/procedurali: Nuovo modello di riferimento Strumenti tecnici/organizzativi: Nuovo modello di riferimento e Piano di azione per singola regione Strumenti di incentivazione: Premialità ex delibera CIPE 17/03 4

5 Assistenza Tecnica Obiettivi dell'assistenza Tecnica sono il rafforzamento delle risorse tecniche e organizzative, e la creazione del contesto di riferimento per le fasi successive Sono state definite le Linee Guida da parte del MEF e delle Regioni Le azioni previste dalle Linee Guida sono: A. Assistenza tecnica e consulenza specialistica finalizzate ad introdurre modalità organizzative, procedurali e informatiche idonee a garantire il il corretto svolgimento dell istruttoria e del monitoraggio degli APQ B. Acquisizione e sviluppo di risorse umane con competenze in materie amministrative (programmazione e gestione), tecniche (settoriali e informatiche) e metodologiche (valutazione ex ante e monitoraggio) per lo svolgimento delle attività di istruttoria, raccolta, inserimento e aggiornamento dei dati relativi agli interventi inseriti negli APQ C. Acquisizione e sviluppo di risorse umane con competenze specialistiche nel campo dell analisi dei dati di monitoraggio D. Formazione, nell ambito delle materie di cui alla precedente lettera B), del personale delle amministrazioni comprese le risorse umane eventualmente reperite a valere sui fondi destinati al punto punto della delibera della delibera CIPE 17/2003 CIPE 17/ e dei -soggetti e dei soggetti esterni esterni coinvolti coinvolti nel monitoraggio nel monitoraggio degli APQ degli APQ E. Informazione e comunicazione sul territorio delle iniziative promosse per il il rafforzamento del sistema di monitoraggio degli APQ F. Adeguamento, potenziamento e sviluppo dei sistemi informativi delle Regioni e Province autonome e loro integrazione con l Applicativo Intese E' stata trasferita la prima tranche dei fondi previsti 5

6 Piano di azione Il Piano di azione sarà predisposto dopo aver analizzato la e aver definito il modello di funzionamento a tendere Attività di progetto previste Valutazione e Piano di azione Documentazione Disegno Modello di Riferimento Valutazione situazione attuale Definizione Piano di azione Risultati Attività Rilevazione Organizzazione Processi Sistemi/ Infrastruttura Dati Progetti ed evoluzioni in in corso Documentazione Definizione del modello di di riferimento sulla base di: requisiti funzionali e normativi best practices interne ed esterne ottimizzazione/ reengineering coerenza con gli obiettivi strategici del monitoraggio Modello di di riferimento a tendere Confronto situazione attuale con il il modello di di riferimento Identificazione delle aree da migliorare/creare Identificazione delle singole iniziative necessarie per colmare il il gap Aree da migliorare Iniziative da intraprendere Quick-wins Valorizzazione iniziative Identificazione priorità e vincoli Predisposizione Piano di di azione regionale e trasversale Business Case nazionale Business Case nazionale Piano di di azione per singola regione Eventuale capitolato sistemi informativi 6

7 Ambito e livello di indagine L'indagine copre tutte le Amministrazioni coinvolte a diverso titolo nei processi di istruttoria e monitoraggio degli APQ il Dipartimento per le politiche di sviluppo (SPSTI e SINIT) i responsabili degli APQ le strutture regionali competenti (di programmazione, di settore, ecc.) i soggetti attuatori (responsabili di intervento, responsabili unici di procedimento, ecc.) La rilevazione riguarda la totalità degli APQ, ma la profondità di analisi sarà guidata da criteri di importanza relativa indagine approfondita su un campione selezionato per appartenenza ai diversi settori, rilevanza (valore medio degli investimenti per APQ), complessità gestionale (numero di interventi) appartenenza ad uno specifico elenco di APQ ritenuti particolarmente significativi e/o critici analisi meno dettagliata per i rimanenti 7

8 Affidamento dei servizi Oggetto Tipologia gara Procedura di aggiudicazione Potenziali fornitori Requisiti di affidabilità Criterio di aggiudicazione Base d'asta e valore indicativo Durata procedura di gara Riepilogo della struttura della gara Affidamento dei servizi di consulenza riguardanti le attività di "Valutazione" e "Piano di azione" del "Progetto Monitoraggio" relativo agli APQ, con una prevalente componente di attività di consulenza strategica, organizzativa e di analisi dei processi, nonché una componente residuale di consulenza nei sistemi e/o servizi informatici di supporto, secondo le indicazioni di dettaglio contenute nel Capitolato Tecnico. Al fornitore così individuato l Amministrazione aggiudicatrice si riserva di affidare (*), in tutto o in parte, le ulteriori attività di "Attuazione" del "Progetto Monitoraggio", nonché l eventuale fornitura di servizi e prodotti informatici individuati nel Piano di azione. Procedura ad evidenza pubblica di rilievo comunitario Appalto-concorso, trattandosi di gara avente ad oggetto servizi caratterizzati da un alta componente progettuale Imprese o raggruppamenti temporanei di imprese con preponderante competenza in materia di consulenza strategica, organizzativa e di analisi dei processi, nonché competenza in materia di ITC Solidità economica e possesso delle specifiche competenze tecniche necessarie (fatturato per attività similari) Offerta economicamente più vantaggiosa sulla base delle caratteristiche tecniche (80%) ed economiche (20%) indicate nei documenti di gara "Valutazione e Piano di azione": Costo delle attività di valutazione e costo delle attività di predisposizione del Piano di azione "Attuazione": Valore indicativo stimato tenendo conto, tra l altro, della differenza tra l'importo previsto dalla delibera CIPE 17/2003 ed il il costo effettivo della prima fase di progetto 6 mesi a partire dalla data di pubblicazione del bando NOTA (*): Ai sensi dell art. 7, comma 2 lettera f), D.Lgs. 17 marzo 1995, n

9 Governance Il Comitato di Gestione garantirà il rispetto delle linee guida di progetto e la collaborazione degli utenti, mentre la Segreteria Tecnica svolgerà compiti più operativi Organizzazione del Progetto Monitoraggio Documentazione Valutazione e Piano di azione Disegno Modello Valutazione di Riferimento Definizione Piano di azione COMITATO DI INDIRIZZO 1 rappresentante MEF 2 rappresentanti regioni Promozione, orientamento e verifica dell'andamento generale del Progetto Monitoraggio COMITATO DI GESTIONE 4 rappresentanti DPS 5 rappresentanti regioni Accreditamento del fornitore Verifica dei risultati Verifica della coerenza dei risultati con gli obiettivi strategici del monitoraggio Verifica dei risultati Approvazione criteri di di priorità e pesatura Presa d'atto e osservazioni SEGRETERIA TECNICA Project Management Accompagnamento del fornitore Project Management Presidio del fornitore Project Management Verifica di di coerenza Project Management Presidio tecnico del fornitore FORNITORE Rilevazione e documentazione Proposta di di Modello di di riferimento a tendere Identificazione delle aree da migliorare e delle iniziative da intraprendere Definizione criteri di di priorità e pesatura Proposta di di Business Case nazionale Proposta Piano di di azione Eventuale capitolato sistemi 9

10 Prossimi passi Portare a termine la gara per l'aggiudicazione dei servizi di consulenza strategica, organizzativa e informatica nei tempi concordati Tempi della gara Dicembre 03 Gennaio 04 Febbraio 04 Marzo 04 Aprile 04 Maggio 04 Giugno 04 Luglio 04 Preparazione documenti di gara Attività interne di gestione della gara (preselezione, chiarimenti, ecc.) Esame offerte ed aggiudicazione Stipula contratto Avviamento del Progetto 24 dicembre Bando Bando Disciplinare Capitolato Tecnico Bozza di contratto 12 gennaio Pubblicazione Bando 18 febbraio Presentazione domande 4 marzo Spedizione inviti 14 aprile Fine richiesta chiarimenti 20 aprile Presentazione offerte 22 aprile Apertura buste 30 giugno Aggiudicazione 15 luglio Contratto 10

11 Prossimi passi In attesa dell'aggiudicazione della gara, è opportuno avviare tutte quelle azioni utili a creare le condizioni ottimali per lo svolgimento efficiente delle attività da parte del fornitore Individuare e formalizzare le modalità di accreditamento del Gruppo di Lavoro presso le Regioni Avviare il piano di comunicazione per il progetto in modo da creare identificazione e consenso all'iniziativa Formazione 11