Il Sistema Integrato di Gestione della Conoscenza dell Agenzia

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1 Il Sistema Integrato di Gestione della Conoscenza dell Agenzia Roma, 15 aprile 2003 (ver. 1.0)

2 Indice IL CONTESTO DI RIFERIMENTO DELL AGENZIA CRITICITA ED ESIGENZE DELL AGENZIA I PROGETTI AVVIATI IL MOADEM (Manuale dell Organizzazione) LA INTRANET IL KNOWLEDGE MANAGEMENT E-LEARNING L INTEGRAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE DELLA CONOSCENZA IL SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE DELLA CONOSCENZA Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 2 di aprile Versione 1.0

3 Il contesto di riferimento dell Agenzia del Demanio L Agenzia nasce il 1 gennaio 2001: In base alla riforma avviata con il D.Lgs. 300/99 come trasformazione del Dipartimento del Territorio del Ministero delle Finanze (dando vita anche all Agenzia del Territorio) con il compito di amministrare i beni immobiliari dello Stato razionalizzandone e valorizzandone l uso, anche attraverso la loro gestione economica I principi che l Agenzia adotta sono: integrità morale orientamento al cliente valorizzazione delle risorse interne autonomia manageriale dinamismo ed efficienza responsabilizzazione sui risultati economicità di conduzione innovazione Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 3 di aprile Versione 1.0

4 Criticità ed esigenze dell Agenzia Alcune delle criticità presenti: Nuovo assetto organizzativo in 34 filiali con 57 sezioni staccate senza più livello intermedio(compartimento) Distribuzione del personale e delle competenze (amministrativa, tecnica, gestionale) non ottimale Modalità operative sui processi diretti non omogenee Competenze non presenti uniformemente sul territorio Gap culturale Esigenze conseguenti: Razionalizzare e omogeneizzare i processi operativi Costituire un efficiente sistema di comunicazione interna Capitalizzare e mettere in condivisione le conoscenze distribuite non omogeneamente sul territorio Formazione del personale a tutti i livelli Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 4 di aprile Versione 1.0

5 I progetti avviati MOADEM (GIUGNO 2001) E-LEARNING (IN CORSO DI REALIZZAZIONE) INTRANET (GIUGNO 2002) KNOWLEDGE MANAGEMENT (DICEMBRE 2002) Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 5 di aprile Versione 1.0

6 Il MOADEM Gli obiettivi: Creazione di un riferimento organizzativo in termini di responsabilità e modalità operative in relazione ai processi diretti e indiretti Struttura e contenuti: Sezione 1 Strutture organizzative e responsabilità Sezione 2 Procedure Organizzative processi diretti Sezione 3 Procedure Organizzative processi indiretti Sezione 4 Quadro d insieme Aggiornamento: Versione giugno 2001 (su internet sezione privata) Versione novembre 2002 (su intranet) Versione gennaio 2003 Versione febbraio 2003 Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 6 di aprile Versione 1.0

7 INTRANET Gli obiettivi: Creazione di uno strumento accessibile a tutto il personale per fornire notizie, informazioni, documenti aziendali e quant altro possa essere utile alle attività del personale APERTA DA GIUGNO 2002 Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 7 di aprile Versione 1.0

8 Knowledge Management: Obiettivi e modalità di accesso Gli obiettivi : la creazione di una struttura tecnologica e organizzativa in grado di formalizzare, aggiornare, capitalizzare e diffondere le conoscenze all interno dell Agenzia attraverso il contributo di esperti sui singoli processi Modalità di accesso al sistema : Modalità di accesso al sistema Contact Center Portale Intranet APERTO DA DICEMBRE 2002 Modalità di accesso diretto a disposizione degli utenti per avere informazioni sul sistema di KM e per gestire le richieste di supporto specialistico rivolte agli esperti Modalità di accesso ai contenuti di supporto tramite il il sistema informativo; all interno del portale sono catalogati, per processo, vari strumenti di supporto quali modulistica, best practices, risposte alle domande più frequenti, normativa, ecc. Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 8 di aprile Versione 1.0

9 Knowledge Management: il monitoraggio E previsto un sistema di monitoraggio costante del sistema di KM, focalizzato sui seguenti aspetti: AREA OGGETTI DEL MONITORAGGIO IL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA DI KNOWLEDGE MANAGEMENT IN INTRANET attualità e validità dei contenuti presenti sul sistema utilizzo del sistema da parte degli utenti, dal punto di vista qualitativo e quantitativo livello di soddisfazione del sistema di Knowledge management da parte degli utenti IL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA DI SUPPORTO SPECIALISTICO (l intervento degli esperti) schedulazione degli esperti, concordata con i Direttori di struttura ricorso agli interventi di supporto specialistico, dal punto di vista qualitativo e quantitativo, livello di soddisfazione degli utenti relativamente agli interventi di supporto specialistico L ACCRESCIMENTO DELLE CONOSCENZE efficacia complessiva del sistema dal punto di vista dell accrescimento (quali quantitativo) delle conoscenze tecnico specialistiche degli utenti Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 9 di aprile Versione 1.0

10 Knowledge Management: Gli attori Gli attori: TUTOR SUPERVISORI DEI PROCESSI (ASSISTENTI) ESPERTI DIRETTORI DI STRUTTURA REFERENTI DI STRUTTURA È il il responsabile del progetto di di implementazione e presidia il il sistema di di gestione della conoscenza. Tale responsabilità è affidata istituzionalmente alla Direzione Sviluppo Organizzativo Hanno la la responsabilità dei contenuti di di supporto specialistico presenti a sistema e degli interventi di di supporto erogati dagli esperti di di processo Sono i i Direttori delle strutture che presidiano istituzionalmente il il processo interessato Nello svolgimento delle loro attività, relativamente al al KM, si si avvalgono della collaborazione di di un un Assistente, da da loro designato Sono le le risorse che erogano supporto specialistico al al personale dell Agenzia del Demanio in in relazione ai ai singoli processi o gruppi di di processi Hanno un un ruolo di di supervisione e di di facilitazione dell utilizzo del sistema nella propria struttura da da parte del personale Designati dal Direttore della struttura cui appartengono, sono la la rete di di diffusione dell informazione e di di supporto all utilizzazione del sistema di di KM Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 10 di aprile Versione 1.0

11 E-Learning Gli obiettivi: Maggiore flessibilità della formazione Allargamento della platea Riduzione dei costi di missione Formazione continua PROSSIMA APERTURA Caratteristiche Videoconferenza Formazione a distanza Erogazione Sincr/Asincr Sincrona Sincrona e asincrona Autoapprendimento Aula virtuale Spazio comune Tutoring WBT Consultazione Sincrona Asincrona Asincrona Obiettivo formativo Informativo- Trasferimento Informativo Assistenza Trasferimento Informativo direttivo competenze esercitativo (gruppi di lavoro) specifica nozioni e competenze Relazione Pochi a molti Uno a pochi Pochi a pochi Uno a uno = = Canali e strumenti Immagini e Audio docente, Messaggi, Messaggi, Percorsi guidati Ricerche guidate audio relatori supporti e applicazioni documenti documenti, comunicaz. Diretta Interattività / 0 Personalizzazione Contestualizzazione / Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 11 di aprile Versione 1.0

12 Integrazione dei sistemi di gestione della conoscenza MOADEM E-LEARNING INTRANET MOADEM KNOWLEDGE MANAGEMENT E-LEARNING INTRANET KNOWLEDGE MANAGEMENT Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 12 di aprile Versione 1.0

13 Il Sistema Integrato di Gestione della Conoscenza BASE DI CONOSCENZA SISTEMI DI ACCESSO ALLA CONOSCENZA PORTALE Sistemi di accesso alla conoscenza: Notizie (Informazioni, rassegna stampa, aggiornamenti) Documentazione organizzativa (MOADEM, Normativa, Circolari, ecc.) Supporto (KM) Formazione (E-learning) Il sistema integrato di gestione della conoscenza dell Agenzia pag. 13 di aprile Versione 1.0