Sistema di Gestione Integrato Ambiente e Sicurezza GESTIONE FORNITORI

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1 GESTIONE FORNITORI Questa Procedura è di proprietà della società Tarros S.p.A.. Ogni divulgazione e/o riproduzione e/o cessione di contenuti a terzi deve essere autorizzata dalla Società medesima la quale si riserva di tutelare i propri diritti. MATRICE DELLE REVISIONI Indice di revisione Descrizione della modifica Data di revisione Redatto RGI Verificato GENAF CONTR Approvato CEO 00 Prima emissione Revisione Gennaio 2009 Pag. 1 di 5

2 INDICE 1. Scopo e campo di applicazione Responsabilità Indicatori di processo Documenti di riferimento Modalità operative Ricerca potenziali fornitori Acquisizione informazioni Valutazione fornitori Monitoraggio fornitori Registrazioni...5 Revisione Gennaio 2009 Pag. 2 di 5

3 1. Scopo e campo di applicazione La presente procedura definisce le modalità adottate da Tarros per la gestione e la sensibilizzazione dei propri fornitori ed appaltatori la cui attività può incidere sia su aspetti ambientali che di sicurezza. La procedura si applica a: 1. Terzi fornitori cui Tarros affida l erogazione di servizi che fanno parte del proprio ciclo produttivo, in particolare altre Società facenti parte del Gruppo Tarros. 2. Fornitori e prestatori occasionali d opera cui sono affidati servizi occasionali. 3. Fornitori di prodotti e materiali vari. 2. Responsabilità La responsabilità per la gestione dei fornitori è di CONTR per quanto attiene alle forniture di cui al punto 1, GENAF per le altre tipologie di forniture. 3. Indicatori di processo Come indicatore di questo processo si sono individuati: 1. n. NC sui fornitori. 4. Documenti di riferimento La gestione della documentazione fa principalmente riferimento alle norme UNI-EN-ISO :2004 Sistemi di gestione ambientale: Requisiti e guida per l uso e OHSAS : Sistemi di gestione della sicurezza e della salute sul luogo di lavoro Specifica. Per le leggi ed i regolamenti cogenti e per la definizione degli acronimi utilizzati, si faccia riferimento al Manuale per la Gestione Integrata dell Ambiente e della Sicurezza. 5. Modalità operative 5.1 Ricerca potenziali fornitori In caso di necessità di approvvigionamento di prodotti / servizi la funzione competente verifica la presenza del fornitore individuato all interno di apposito Registro Fornitori e, se non presente, procede alla sua preventiva valutazione. Revisione Gennaio 2009 Pag. 3 di 5

4 5.2 Acquisizione informazioni Ad ogni nuovo potenziale fornitore la funzione responsabile in collaborazione con RGI e le funzioni interessate (es. RSPP), richiede, a seconda dei casi, le seguenti informazioni: ß dati anagrafici e certificato di iscrizione alla camera di commercio; ß referenze / esperienze pregresse; ß struttura organizzativa / infrastrutture; ß eventuali certificazioni / autorizzazioni aziendali, di prodotto e/o del personale; ß elementi attestativi della formazione/qualificazione del personale (es mediante attestazione di partecipazione a corsi; qualificazione del personale allo svolgimento di attività particolari) ß criteri adottati per la gestione della sicurezza e degli aspetti ambientali. Tali informazioni possono essere acquisite mediante: ß ricezione/acquisizione di documenti illustrativi dell azienda / prodotto; ß ricezione di informazioni e giudizi da altri operatori del settore; ß incontri con il potenziale fornitore con eventuali visite presso lo stesso. Nota: tutte le informazioni acquisite devono essere tali da consentire la fase di valutazione. Sulla base di tali informazioni, la funzione responsabile avrà cura di inserire all interno del contratto le clausole di rispetto della normativa ambientale e di sicurezza cogente. 5.3 Valutazione fornitori Sulla base delle informazioni acquisite nella fase precedente, la funzione interessata, in collaborazione con RGI, valuta le caratteristiche del fornitore relativamente a: ß referenze / competenze / esperienze (ciò comporta anche attestazioni relative a informazione/formazione/addestramento/qualifiche del personale) ß condizioni economiche ß rapporti con fornitore (in essere ovvero possibilità future) ß criteri adottati per la gestione della sicurezza e degli aspetti ambientali. Tale valutazione viene riportata nel Registro fornitori (MOD18/PGI 11) in accordo alle modalità di compilazione riportate sul modello stesso. 5.4 Monitoraggio fornitori Il controllo è finalizzato alla verifica del rispetto, da parte dei fornitori, dei criteri operativi, delle frequenze di intervento e di tutte le prescrizioni richieste in sede contrattuale. Le modalità di controllo possono prevedere: - controllo attraverso autonotifica del fornitore (verbale d intervento/referti analitici); - controllo attraverso sopralluoghi in campo da parte delle funzioni interessate con la collaborazione di RGI; Revisione Gennaio 2009 Pag. 4 di 5

5 - audit, documentati utilizzando le metodologie definite nella PGI 03 (Gestione delle verifiche ispettive). L esecuzione e l esito del controllo devono essere registrati sul modulo MOD18/PGA 11 Registro fornitori. Ogni carenza riscontrata durante i controlli deve essere verbalizzata e notificata al fornitore a cura del responsabile del controllo (inoltro fax, lettere di richiesta, ecc.). Ogni NC riscontrata durante i controlli deve essere registrata e gestita secondo la PGI 04 (Gestione delle non conformità, delle azioni correttive/preventive). In caso di inadempienze gravi e/o persistenti può essere prevista le scissione del contratto e la sostituzione del fornitore. 5.5 Registrazioni Le principali registrazioni per la gestione dei fornitori sono: MOD_18 Registro fornitori Revisione Gennaio 2009 Pag. 5 di 5

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