1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI SIGLE E DEFINIZIONI RESPONSABILITA PROCEDURA ALLEGATI...

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1 Pagina 1 di 9 INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI SIGLE E DEFINIZIONI RESPONSABILITA PROCEDURA Premessa Gestione dei documenti Revisione dei documenti Emissione e distribuzione dei documenti ALLEGATI...10 Rev. N Descrizione delle modifiche Data 0 Prima emissione del documento Revisione per estensione campo applicazione Revisione per modifica Manuale Qualità Preparato da Verificato da Approvato da Dott.ssa Isabella Pinna Dott. Roberto Montixi Dott.ssa Cristina Mancini

2 Pagina 2 di 9 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura ha lo scopo di definire: le modalità di gestione della documentazione (interna ed esterna) utilizzata all interno del Comune di Cagliari per l applicazione del sistema integrato Qualità ed Etica; le modalità di gestione delle prodotte nello svolgimento delle attività lavorative. La procedura si applica a tutti i Servizi operanti nel Comune di Cagliari. 2 RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti SA 8000:2008 Social Accountability UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi di gestione per la qualità. Fondamenti e terminologia 3 SIGLE E DEFINIZIONI Documento: Registrazione: Informazioni con il loro mezzo di supporto. Il mezzo di supporto può essere carta, nastro magnetico, disco elettronico od ottico, fotografia, campione di riferimento o una loro combinazione. Un insieme di documenti, per esempio specifiche e viene spesso chiamato "documentazione". Documento, su qualsiasi supporto, che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte. Le possono essere utilizzate, per esempio, per documentare la rintracciabilità e per fornire evidenza delle verifiche, delle azioni preventive e delle azioni correttive. Le, generalmente, non richiedono un controllo di revisione. Possono essere ad esempio moduli compilati, verbali, dichiarazioni firmate dall utente, verbali di contravvenzione compilati.

3 Pagina 3 di 9 Documenti di Sistema: SGI: RQ: RQS: Manuale, Procedure, Schede processo, Moduli Sistema di Gestione integrato Qualità ed Etica Responsabile Sistema di Gestione integrato Qualità ed etica Referente Qualità ed Etica di specifico Servizio 4 RESPONSABILITA Le responsabilità primarie descritte nei paragrafi successivi fanno capo ai Dirigenti dei Servizi ed ai Responsabili Qualità ed Etica individuati. 5 PROCEDURA 5.1 Premessa La documentazione gestita all interno del Comune di Cagliari si divide nelle seguenti e principali tipologie: 1. politica per la qualità e l etica e relativa carta dei servizi; 2. regolamenti; 3. manuale integrato qualità ed etica; 4. determinazioni; 5. procedure di sistema; 6. schede processo ed istruzioni operative; 7. moduli; 8. altri documenti esterni; 9. ordini di servizio circolari; La documentazione di sistema di cui ai punti 1,3,5,6,7 è disponibile nel portale della rete intranet comunale nello spazio dedicato alla qualità ed etica. Apposito motore di ricerca consente di visualizzare la documentazione divisa per servizio, argomento, tipologia o nome. 5.2 Gestione dei documenti Il Sistema di gestione del Comune prevede che ogni documento interno, di cui al paragrafo precedente, sia approvato prima della relativa emissione. Di seguito sono indicate le modalità di redazione, approvazione ed emissione della documentazione:

4 Pagina 4 di 9 Politica per la qualità e l etica: viene redatta a cura del Direttore Generale e del RQ su indicazione della Direzione politica. viene approvata dal Sindaco e dall'assessore al Personale. viene pubblicata sul sito internet comunale ed esposta nei servizi che hanno un diretto contatto con il pubblico. l originale del documento è custodito presso l ufficio di RQ. Carta dei servizi: è approvata dall'organo politico competente, quale impegno dell'amministrazione nei confronti dei cittadini. viene pubblicata sul sito internet comunale e messa a disposizione in copia ai cittadini su richiesta. l originale del documento è custodito presso RQ. Schede dei Servizi: sono preparate a cura dei Servizi ed Uffici interessati con il coordinamento di RQ e firmate dal Dirigente del Servizio interessato. esse descrivono le modalità di funzionamento e di accesso ai servizi e gli standard qualitativi che si intende raggiungere nella loro erogazione. sono pubblicate sul sito internet comunale e messe a disposizione in copia ai cittadini su richiesta. gli originali dei documenti sono custoditi presso RQ. Regolamenti: i regolamenti sono redatti dai Servizi interessati e approvati dal Consiglio Comunale o dalla Giunta a seconda delle competenze stabilite dalla legge. i regolamenti sono pubblicati a cura del Servizio redigente sul sito internet del Comune e sulla rete intranet comunale, nell apposita sezione riguardante lo statuto ed i regolamenti. L originale del documento è custodito presso il servizio Affari Istituzionali.

5 Pagina 5 di 9 Manuale integrato qualità ed etica: Le modalità relative alla redazione, verifica, approvazione, emissione e modifica del manuale integrato Qualità ed Etica sono definite nel paragrafo 4.2. del manuale stesso. Determinazioni: Le modalità di adozione delle determinazioni sono indicate nel regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi, art 32. Le determinazioni sono rese disponibili tramite pubblicazione nel sistema informatico IRIDE e sull'albo pretorio on line dell'ente. Procedure: In questa categoria rientrano le procedure richieste obbligatoriamente dalla norma ISO 9001 e quelle comunque necessarie per la gestione del SGI all'interno del Comune. Le procedure sono identificate dalla sigla PR XX, rev. Y di data ZZ/ZZ/ZZZZ. Il numero XX è un numero univoco progressivo del numero di procedure emesse all interno del Comune. Y è un numero univoco progressivo che parte da zero e rappresenta il numero di revisione del documento. ZZ/ZZ/ZZZZ rappresenta la data di redazione del documento. Le procedure che riguardano l'untera struttura sono redatte a cura dei Servizi, verificate dal RQ e formalmente approvate dal Direttore Generale. Le eventuali procedurae che riguardano singoli servizi sono redatte a cura degli stessi, verificate dal RQS e formalmente approvate dal Dirigente del Servizio. L originale delle procedure è archiviata presso il RQ o RQS in funzione della tipologia. Le procedure sono digitalizzate ed emesse sulla rete intranet aziendale e sul sito internet dell'ente e pertanto disponibili a tutto il personale e ai cittadini. Le stesse funzioni che hanno approvato e verificato la procedura provvedono alla sua eventuale modifica. Schede processo

6 Pagina 6 di 9 Le schede processo sono un particolare tipo di procedura che ha lo scopo di descrivere i processi primari. Essi si suddividono in: 1.processi di erogazione del servizio all Utente; 2.processi di erogazione del servizio al dipendente dell Amministrazione. La scheda processo è univocamente determinata in quanto così codificata: Nome Servizio Numero progressivo X (per ogni servizio la numerazione va da 1 a n) Revisione Y con data ZZ/ZZ/ZZZZ Titolo Il documento viene emesso inizialmente con stato di revisione 0 che viene successivamente incrementato alle modifiche successive. Le schede processo sono preparate a cura dei funzionari e collaboratori dei Servizi che erogano il processo, verificate dai rispettivi RQS ed approvate dal Dirigente competente. Le schede processo predisposte dal Comune di Cagliari sono elencate nell allegato 1 del Manuale per la Qualità ed Etica. Moduli: La predisposizione della modulistica è conseguente alla emissione o alla modifica del Manuale, di procedure ovvero di schede processo. I moduli presentano le seguenti caratteristiche: sono identificati con un codice e/o nome univoco; sono contraddistinti da un proprio indice di revisione e da una data; su ogni pagina è indicato il numero di pagina sul totale delle pagine. Il modulo si intende approvato e verificato nel suo stato di revisione corrente attraverso l approvazione e la verifica della procedura o della scheda processo in cui esso è richiamato. Il modulo è emesso in forma elettronica sulla rete intranet comunale secondo quanto indicato al punto 5.4 della presente procedura. Norme leggi e regolamenti esterni: In linea generale per l accesso alle norme, leggi e regolamenti, sono utilizzati i siti internet istituzionali richiamati nel Manuale della Qualità ed Etica. Ogni servizio, ove necessario, provvede ad abbonarsi a specifiche banche dati intersettoriali.

7 Pagina 7 di 9 Ogni Dirigente all interno del proprio servizio provvede ad indicare ulteriori modalità e le banche dati utilizzate per accedere alle norme, leggi e regolamenti esterni all Amministrazione. Altri documenti esterni: Altri documenti esterni di interesse sono evidenziati e riportati con la tipologia di documenti esterni sulla rete intranet aziendale a cura del RQ e del RQS. Periodicamente i RQS provvedono a verificare, ciascuno per il proprio servizio, lo stato di validità dei documenti esterni inseriti nella rete intranet, nel database dedicato. Un particolare tipo di documento esterno (che è anche un documento di registrazione) è la documentazione fornita da Cittadini. Essa fa riferimento a: Adempimenti amministrativi; Richieste; Progetti, piantine, schizzi; Altri carteggi. L identificazione in ingresso di detta documentazione avviene secondo quanto definito dalle regole del protocollo interno comunale. Ordini di servizio / Ordini del giorno: Sono in uso dei particolare tipi di disposizioni aventi anche rilevanza esterna, che per il loro carattere prescrittivi trovano denominazione in Ordini di Servizio. Tali documenti sono approvati dal Dirigente o suo sostituto, protocollati e conservati in apposite raccolte all interno di ogni Servizio. Ogni Servizio assicura tramite invio per posta elettronica o affissione, la distribuzione di tali documenti ai dipendenti interessati. Documenti di registrazione: Questa categoria di documenti è costituita da documenti elettronici o cartacei che testimoniano lo svolgimento di attività di erogazione di servizio. Le possono essere ad esempio: documentazioni predisposte dal cittadino su modulistica ufficiale o carta semplice; modulistica compilata a cura dei dipendenti comunali; corrispondenza varia in entrata;

8 Pagina 8 di 9 documentazione dei fornitori ( certificati, fatture, DDT, dichiarazioni di conformità etc.); rapporti di verifiche ispettive degli organismi di certificazione; rapporti sul riesame da parte della Direzione; rapporti di verifiche ispettive interne della qualità; rapporti/verbali di qualificazione dei fornitori; rapporti di non conformità, reclami e suggerimenti presentati dai Cittadini; documenti di identificazione e rintracciabilità dei servizi/prodotti; documentazione connessa all erogazione ed al controllo dei processi di installazione; sulla formazione/addestramento del personale. 5.3 Revisione dei documenti L indice di revisione della documentazione di Sistema è numerico. La prima emissione di ogni documento ha come indice di riferimento lo zero. La revisione è conseguenza dell aggiornamento della documentazione a seguito di modifiche organizzative o normative. La modifica di un documento ne determina l aggiornamento nell indice di revisione, che viene incrementato di una unità numerica. Le modifiche dei documenti vengono evidenziate sottolineando il testo modificato. Tutti i documenti (qualunque sia la loro natura e tipologia), se relativi a revisioni precedenti, qualora conservati in revisione superata riportano la dicitura SUPERATO seguita da data e firma del responsabile della sua archiviazione. I documenti originali superati (manuale, procedure, schede processo e istruzioni) sono conservati per tre anni nel loro stato di revisione, in apposito contenitore accessibile a RQS. Quando è emesso un nuovo documento o revisione di documento, il RQ emette apposita comunicazione, che conserva per evidenza sul retro del documento originale, assieme all eventuale lista di distribuzione documentazione. 5.4 Emissione e distribuzione dei documenti Solo dopo che sul documento originale è stata apposta la firma di approvazione, i documenti sono distribuiti all interno del Comune di Cagliari attraverso la loro pubblicazione sulla rete intranet nello spazio dedicato alla Qualità ed Etica.

9 Pagina 9 di 9 Sulla rete intranet comunale ogni documento va inserito compilando i seguenti campi: Argomento: campo testo, sul quale possono successivamente essere effettuate delle ricerche; Servizio: denominazione del servizio a cui il documento è principalmente riferito; Tipologia documento: procedura, manuale, politica, modulo, scheda processo, istruzione operativa; Nome documento: titolo del documento; Numero documento: numero progressivo del documento; Indice di revisione: numero di revisione; Data del documento: data di emissione del documento; Data abrogazione o superamento: data in cui il documento viene sostituito dalla sua revisione; Attributo registrazione; si-no, indica se il documento inserito è una registrazione; Ubicazione, protezione, reperibilità, durata archiviazione: l archiviazione e la protezione dei documenti varia in funzione della tipologia dei medesimi e del rischio connesso alla loro perdita. In tale campo va inserita l ubicazione del documento, come esso è protetto, e come è possibile rintracciarlo a distanza di tempo; Responsabile emissione: responsabile che ha emesso il documento; Responsabile redazione, verifica ed approvazione: si indicano i relativi responsabili (per funzione e non per nome); Responsabile registrazione: si intende il responsabile della compilazione del documento. La documentazione entra in vigore a partire dalla data di revisione ultima indicata nella griglia in prima pagina. Solo i soggetti autorizzati dal RQ e dal RQS possono gestire le modifiche alla documentazione del sistema di gestione per la qualità e l etica. 6 ALLEGATI Lista distribuzione documentazione