Commissione scientifico-amministrativa Verbale della seduta del 27 ottobre 2009

Transcript

1 Università di Verona Biblioteca Centrale Egidio Meneghetti Polo medico, scientifico e tecnologico Strada Le Grazie, VERONA Tel Fax Commissione scientifico-amministrativa Verbale della seduta del 27 ottobre 2009 Il giorno 27 ottobre 2009, alle ore 10,15 presso la sala riunioni della Biblioteca Meneghetti, si è riunita la Commissione scientifico-amministrativa della Biblioteca per discutere il seguente Ordine del giorno 1) Approvazione verbale seduta precedente 2) illustrazione della delibera del SAR del , che assegna in bilancio alle Biblioteche centralizzate le quote spese per risorse bibliografiche che nel 2008 hanno gravato sui fondi di funzionamento dipartimentali. Comunicazione sul finanziamento presunto per l anno ) situazione economica della Biblioteca Meneghetti al 22 ottobre ) criteri per i rinnovi di periodici e banche dati da parte della Biblioteca Meneghetti, sia per quanto riguarda le proprie acquisizioni, sia per quanto riguarda le acquisizioni dipartimentali che passeranno dal 2010 alla Meneghetti. Criteri per la determinazione delle quote spettanti alle richieste dei Dipartimenti 5) Abbonamenti a periodici e banche dati ) Varie ed eventuali Presenti: Proff. Giovanni Berlucchi, Lorenzo Burti, Vincenzo Manca, Carlo Zancanaro* Dott. Fabrizio Bertoli Assenti giustificati: Prof. Massimo Delledonne * Il Prof. Zancanaro entra alle ore 11. Partecipa alla seduta la Sig.ra Maria Lionetti, Segretario amministrativo della Biblioteca centrale E. Meneghetti ed il Dott. Renato Fianco, coordinatore dei servizi bibliotecnici del Polo medico-scientifico-tecnologico Punto 1: Approvazione verbale seduta precedente La Commissione approva all unanimità il verbale della seduta del giorno 26 marzo Punto 2: illustrazione della delibera del SAR del , che assegna in bilancio alle Biblioteche centralizzate le quote spese per risorse bibliografiche che nel 2008 hanno gravato sui fondi di funzionamento dipartimentali. Comunicazione sul finanziamento presunto per l anno 2010 Il Dott. Bertoli illustra nelle linee essenziali la delibera del SAR del (relativa a Linee guida per una politica di Ateneo, Nuovi criteri di ripartizione dei fondi ai Dipartimenti ecc.), che nello specifico afferma: appare con sempre maggiore evidenza l opportunità che i Dipartimenti si appoggino alle strutture bibliotecarie centralizzate di Ateneo per tutto ciò che riguarda il patrimonio librario, evitandone la dispersione e la duplicazione affidandone la gestione a un unico punto di riferimento nei poli di Veronetta e Borgo Roma, portando altresì giovamento in termini di razionalizzazione ed economicità nell uso delle risorse. In tale prospettiva, il contributo di funzionamento delle biblioteche centralizzate, a partire dall esercizio 2010, sarà integrato per un importo definito sull ordine di

2 2 grandezza del valore medio del biennio delle spese sostenute dai Dipartimenti sui capitoli di bilancio per il funzionamento ordinario per spese di acquisto di materiale librario, riducendo in maniera corrispondente l assegnazione a questi ultimi In tale delibera del SAR veniva indicata una spesa media annua per materiale bibliografico, a carico dei dipartimenti nel biennio , di ,71 per il polo umanistico-economico-giuridico, e di ,02 per il polo medico-scientificotecnologico (allegato 2) Nell incontro con il Direttore Amministrativo e con la Direzione Finanza e contabilità è stato comunicato, ancora a livello ufficioso, che rispetto alla spesa media annua totale di ,73 (relativa alle spese dipartimentali che nel 2009 hanno gravato sul Fondo di funzionamento ordinario dei Dipartimenti), verranno assegnati in totale alle Biblioteche centralizzate ,00, cioè circa il 40 %. In tale situazione, con uno stanziamento immutato rispetto agli anni precedenti per le spese della Biblioteca Meneghetti, che tra l altro sta esaurendo il fondo di riserva determinato dagli stanziamenti straordinari , risulta impossibile garantire le necessità coperte fino al 2009 dalle strutture Dipartimentali. Tale importo, da un primo incontro con la direzione della Biblioteca Frinzi, potrebbe essere suddiviso: ,00 Meneghetti, ,00 Frinzi, quindi inferiore alle spese sostenute dai Dipartimenti. Pertanto, alla luce delle informazioni ricevute, lo stanziamento 2010 per le 2 biblioteche centralizzate dovrebbe essere: 2010 ( 1.765,000,00 così suddivisi) BF BM Fondo funzionamento , ,00 Riviste obbligatorie dipartimenti , ,00 SAB ,00 TOTALE , ,00 Ex fondo FFO Dipartimenti BF 65%, BM 35 % , , ,00 TOTALE , ,00 Punto 3: situazione economica della Biblioteca Meneghetti al 22 ottobre 2009 Il direttore e il segretario amministrativo illustrano la situazione economica della Biblioteca (allegato 3) Entra il Prof. Zancanaro. A fronte di un avanzo di amministrazione 2008 di ,80, l avanzo di amministrazione previsto dall esercizio 2009 sarà di ,38. Questo significa che la Biblioteca Meneghetti, per mantenere le risorse acquisite nel 2008, ha dovuto attingere a ,70 dell avanzo di amministrazione. Pertanto, l avanzo di amministrazione previsto al potrebbe consentire il mantenimento delle attuali acquisizioni per il 2010, ma sicuramente sarà insufficiente per gli anni a seguire, visto che l Amministrazione dal 2008 non ha più erogato finanziamenti straordinari. Il Dott. Bertoli illustra alla Commissione il lavoro fatto dalla Meneghetti sui dati relativi al download delle riviste, in base al quale sarebbe possibile verificare quali riviste siano più consultate e quindi l eventuale dismissione di riviste poco o per nulla utilizzate. Si apre la discussione su questo punto: Il prof. Zancanaro esprime come le statistiche vadano a conteggiare solo le riviste elettroniche e non quelle cartacee, e come il download sia un dato parziale, in quanto non va a individuare la semplice consultazione online di una rivista. Il dott. Bertoli precisa che la quasi totalità delle riviste acquisite ha anche un accesso online e quindi quasi tutte sono passibili di monitoraggio. Casomai il problema potrebbe essere per le riviste presso i Dipartimenti, per le quali a basso numero di download può

3 3 non corrispondere automaticamente una scarsa consultazione, visto il probabile utilizzo, nei dipartimenti, del supporto cartaceo. Il prof. Manca esprime la necessità di un risparmio, secondo criteri condivisi da definire, che permetterebbe di meglio rispondere anche ad eventuali esigenze avanzate dai Dipartimenti. La Commissione pertanto all unanimità delibera di procedere ad effettuare una riduzione di spesa, e quindi di acquisizioni, già a partire dal In vista di una prossima seduta, in cui saranno esaminati gli eventuali tagli da operare, la Commissione incarica il Direttore di procedere ad una selezione di titoli di periodici secondo i seguenti parametri: 1) Prezzo per download: superiore a 20,00 2) Numero di download annui inferiore a 30. Resta ovviamente inteso che nel computo non vanno inseriti i titoli che fanno parte di pacchetti (es. Elsevier, Springer ecc.) in cui viene richiesto il mantenimento dei titoli e/o della quota spesa determinata in contratto. Punto 4: Criteri per i rinnovi di periodici e banche dati da parte della Biblioteca Meneghetti, sia per quanto riguarda le proprie acquisizioni, sia per quanto riguarda le acquisizioni dipartimentali che passeranno dal 2010 alla Meneghetti Il Dott. Bertoli riprende la discussione al fine di definire i criteri per la ripartizione del fondo 2010 ex dipartimenti di cui al punto 2. Il Prof. Manca esprime perplessità per la logica del taglio effettuato sulla base sic et simpliciter delle spese storiche di ciascun Dipartimento, senza una valutazione preliminare delle esigenze di ciascuno. Sottolinea che le biblioteche di Dipartimento, sulla base dell esperienza del Dipartimento di informatica, svolgono una importante funzione per gli utenti e per l acquisizione di risorse per la ricerca che dovrà essere efficientemente mantenuta, al fine di evitare ritardi e aggravi burocratici nelle acquisizioni bibliografiche indispensabili per l attività dei Dipartimenti. Il Dott. Bertoli assicura che gli eventuali problemi potranno riguardare le risorse disponibili e la quantificazione delle stesse da destinare alle esigenze dei vari ricercatori, più che la gestione delle procedure da parte della Biblioteca Meneghetti. Propone, visto il periodo dell anno ed il fatto che già occorre inviare gli ordini per i rinnovi, di adottare per il 2010 una suddivisione del fondo ex dipartimenti secondo le percentuali desumibili dalla delibera del SAR. Per il 2011 ed anni a venire, propone che la Biblioteca, fatte preliminarmente salve le spese prioritarie a livello di polo o di ateneo (pacchetti di riviste elettroniche, banche dati generali ecc.), le spese di acquisto dei libri per l utenza studentesca e di funzionamento generale (acquisto materiali e attrezzature, missioni, formazione ecc.) destini una parte della quota del bilancio di previsione alla soddisfazione delle richieste provenienti dai dipartimenti: tale quota potrebbe essere suddivisa per numero di ricercatori/docenti del polo, e riservata nel Bilancio Meneghetti a ciascun dipartimento in base al numero di docenti/ricercatori afferenti. Il Prof. Berlucchi esprime perplessità su tale criterio meramente quantitativo per numero docenti/ricercatori relativamente agli anni dal 2011, mentre condivide la proposta, vista la necessità di provvedere agli abbonamenti, relativa al Il Prof. Zancanaro propone, dal 2011, un sistema di suddivisione in quote mensili dello stanziamento stesso, in modo che i singoli docenti possano presentare le richieste alla Biblioteca, che saranno valutate ed eventualmente esaudite nell ambito della quota mensile disponibile. Dopo ampia discussione, e visto che non è impellente la necessità di definire i criteri per gli anni 2011 e seguenti, la Commissione all unanimità delibera che in base alle previsioni di bilancio e alle carenze finanziarie che la Biblioteca Meneghetti potrebbe avere negli anni a venire, essa si occuperà in ordine prioritario:

4 4 a) dell acquisizione dei pacchetti di riviste di interesse del Polo di riferimento, in accordo con la Biblioteca Frinzi per le risorse di interesse di Ateneo (rientrano tra questi i pacchetti: Elsevier, Springer, OUP, Wiley-Blackwell,.) b) Dell acquisizione delle banche dati di interesse come sopra (WOS,.) c) Dell acquisizione dei libri necessari come supporto alla didattica d) Delle spese di funzionamento generale (acquisizione beni strumentali, missioni, formazione, spese generali) e) Dell acquisizione delle richieste provenienti dai Dipartimenti per singole riviste, monografie, banche dati di interesse settoriale specifico. L importo da mettere a disposizione per le richieste provenienti dai Dipartimenti (di cui al precedente punto e) seguirà la seguente procedura: a) Nella prima fase (anno 2010), l importo previsto di ,00 (o comunque la somma che verrà assegnata) sarà suddiviso tra i Dipartimenti del Polo medico-scientificotecnologico, secondo le percentuali di spesa dell anno 2008 individuate nella delibera del SAR del (allegato 4) e sarà utilizzato, fino ad esaurimento, per i rinnovi delle riviste dei dipartimenti, previa valutazione, di concerto con gli stessi, di eventuali tagli da operare. b) eventuali risorse di interesse settoriale specifico, per le quali il fondo non fosse sufficiente, potranno eventualmente essere acquistate dalla Biblioteca stessa solo col concorso economico dei ricercatori o strutture interessate. Per i criteri da adottare a partire dall anno 2011, la Commissione dedicherà una prossima seduta. Punto 5: Abbonamenti a periodici e banche dati 2010 a) Pacchetto Wiley-Blackwell: (allegato 5.1,5.2,5.3) Spesa TOTALE print con blackwell pacchetto 2009 commissione (iva inclusa) Totale Polo BF , , ,78 Polo BM , , ,81 Totale , , ,59 Il costo del pacchetto 2010 è di ,20 IVA inclusa La percentuale a carico di ciascuno dei 2 poli, in base al costo di copertina degli abbonamenti sottoscritti nel 2009, è per il 75,7 % imputabile al Polo BM, e per il 24,3 % imputabile al Polo BF. Pertanto, sulla base delle percentuali di cui sopra, ,39 sono a carico del Polo BF, e ,81 sono a carico del Polo BM. Rispetto al 2009, col contratto l Ateneo avrà un leggero risparmio assoluto (tenendo conto che di solito c'è un aumento almeno del 5 % annuo, in realtà il risparmio non è disprezzabile). Inoltre, avremo un accesso a molte più riviste rispetto al 2009, quando era solamente per il pacchetto Blackwell e per alcune riviste Wiley in formato print+online. Le riviste Wiley non saranno però più accessibili dalla rete dell'azienda ospedaliera (ma gli utenti dell Ateneo possono usare VPN) mentre già le riviste Blackwell non erano accessibili dalla stessa rete.

5 5 Il contratto potrà essere sottoscritto solo per l intero Ateneo, e quindi presuppone l'interesse anche da parte del Polo umanistico. Nel caso di accettazione del contratto (che è solo online) non vanno rinnovati gli abbonamenti cartacei. Il contratto in realtà prevede che si possa fare la sottoscrizione cartacea al costo del 15 % del prezzo di copertina: ovviamente è un costo che si aggiunge alla spesa del contratto e pertanto non è il caso di sostenerlo in una fase di contrazione dei bilanci. Qualora il contratto non vada in porto, non ci saranno obblighi contrattuali neppure per il pacchetto Blackwell il cui contratto è scaduto, e ciascuno sarà libero di rinnovare o meno le riviste dell editore secondo propri criteri e parametri. Infine, visto l importo, occorrerà verificare se sono proceduralmente sufficienti le eventuali approvazioni delle Commissioni delle Biblioteche centralizzate, oppure se siano necessarie deliberazioni di altri organi. La Commissione all unanimità delibera di sottoscrivere il contratto. Dà mandato al Direttore di comunicare la presente deliberazione alla Direzione della Biblioteca Frinzi, e di esperire per la sottoscrizione dello stesso, nel caso ci sia deliberazione positiva anche da parte della Commissione della Biblioteca Frinzi stessa, le idonee procedure. La seduta è tolta alle ore 12,00 Delibera n. 2/2009 Il Presidente della Commissione Prof. Giovanni Berlucchi Il Segretario Sig.ra Maria Lionetti