COMUNE DI LANGHIRANO PROVINCIA DI PARMA

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1 VERBALE DI DELIBERAZIONE DEL CONSIGLIO COMUNALE N. ATTO 33 SEDUTA DEL 30/07/2018 ORE 18:30 OGGETTO: APPROVAZIONE NUOVO REGOLAMENTO DELL ARCHIVIO STORICO COMUNALE. ABROGAZIONE DELLA PRECEDENTE DISCIPLINA IN MATERIA. ADUNANZA DI Prima SEDUTA pubblica straordinaria L anno DUEMILADICIOTTO il giorno TRENTA del mese di LUGLIO alle ore 18:30 nella Sala delle adunanze Consiliari, previa l osservanza di tutte le formalità prescritte dalla legge, vengono oggi convocati a seduta i Consiglieri Comunali. All appello risultano: Consigliere Pres Ass Consigliere Pres Ass BRICOLI GIORDANO X BRINDANI ALESSANDRA X MONICA ANTHONY X PAOLETTI ERMES X GRECI DANIELE X ZANI GIORGIO X CONTI DANIELA X BONATI DANIELE X DI MARTINO FEDERICA X SCHIARETTI GIACOMINA X LAMORETTI MAURO X ROMANO MARCO X CANETTI LUCA X Partecipa Il Segretario Comunale Maria Stefanini che provvede alla redazione del presente Verbale. Essendo legale il numero degli intervenuti, il Sindaco Bricoli Giordano assume la presidenza e dichiara aperta la seduta per la trattazione dell oggetto sopraindicato. Nomina scrutatori i Consiglieri: /

2 OGGETTO: APPROVAZIONE NUOVO REGOLAMENTO DELL ARCHIVIO STORICO COMUNALE. ABROGAZIONE DELLA PRECEDENTE DISCIPLINA IN MATERIA. Si dà atto che per quanto riguarda il contenuto degli interventi si rimanda alla registrazione della seduta archiviata nella home page / Sezione Registrazioni Sedute Consiglio comunale, del sito istituzionale. IL CONSIGLIO COMUNALE Premesso: - che in data 9 dicembre 1994 con deliberazione n. 123 il Consiglio Comunale approvò il Regolamento per la consultazione dell archivio storico comunale di Langhirano ; - che da allora il quadro normativo di riferimento ha subito importanti modifiche e innovazioni; - che il citato Regolamento non risulta coerente con le vigenti disposizioni di legge; - che occorre provvedere all adozione di una nuova disciplina interna che regolamenti la gestione, la valorizzazione e la fruizione del servizio archivistico, nel rispetto delle norme attualmente in vigore; Considerato che la Legge Regionale n. 18/2000 Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali: - all articolo 5 demanda ai Comuni l approvazione dei regolamenti relativi agli istituti culturali di propria competenza, inclusi gli archivi storici; - all articolo 10 (commi 1 e 6) demanda alla Giunta Regionale l approvazione su proposta dell Istituto per i beni artistici, culturali e naturali degli standard di servizio che gli enti gestori degli istituti culturali sono tenuti a rispettare per poter accedere ai finanziamenti erogati dalla Regione; Avuta presente la deliberazione n. 309 del 3 marzo 2003 con cui la Giunta della Regione Emilia Romagna ha approvato gli standard e gli obiettivi di qualità per le biblioteche, gli archivi storici e i musei presenti nel territorio regionale, definendo al punto 6.3 elementi e contenuti essenziali del regolamento di cui deve essere dotato ogni archivio; Visti: - il Decreto Legislativo n. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, con particolare riferimento agli articoli 10, 17, 20, 29, 30, 53, 54, 101, 102, 103, 106, 107, 108, 112, 117, 118, 122; - il Decreto del Presidente della Repubblica n. 1409/1963 Norme relative all ordinamento ed al personale degli archivi di Stato, con particolare riferimento agli articoli 18 (secondo e terzo paragrafo), 21 (primo paragrafo), 30, 32, 35; - la Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994 Principi sull erogazione dei servizi pubblici; - il Decreto Legislativo n. 281/1999 Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica;

3 - la Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni; - il Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, con particolare riferimento agli articoli 61, 68, 69; - il Decreto del Presidente della Repubblica n. 184/2006 Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi; Tenuto conto di quanto prescritto: - nel Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dal Consiglio Internazionale degli Archivi il 6 settembre 1996; - nel Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici approvato dal Garante per la Protezione dei Dati Personali con provvedimento n. 8/P/2001 del 14 marzo 2001; - nel Codice deontologico approvato dall Associazione Nazionale Archivistica Italiana l 1 aprile 2017; Esaminato lo schema di regolamento elaborato dal Responsabile del Settore Servizi Culturali d intesa con il Responsabile dell Archivio Storico; Atteso che il regolamento proposto si compone di 20 articoli così denominati: - articolo 1, Ambito di applicazione e definizioni generali; - articolo 2, Istituzione e finalità del servizio archivio storico; - articolo 3, L archivio storico nel sistema documentario dell ente; - articolo 4, La sede; - articolo 5, Gestione amministrativa, finanziaria ed economica; - articolo 6, Personale; - articolo 7, Formazione e aggiornamento professionale; - articolo 8, Gestione e cura del patrimonio documentario; - articolo 9, Incremento del patrimonio; - articolo 10, Servizi al pubblico, principi generali; - articolo 11, Gratuità dei servizi e servizi a pagamento; - articolo 12, Accesso e consultabilità della documentazione; - articolo 13, Riproduzione e pubblicazione dei documenti; - articolo 14, Informazione agli utenti; - articolo 15, Carta dei servizi e Disciplinare; - articolo 16, Divieti e provvedimenti limitativi; - articolo 17, Attività socio-educativa; - articolo 18, Attività di volontariato; - articolo 19, Abrogazione disciplina precedente; - articolo 20, Disposizioni finali; Appurato che lo schema proposto risponde alle disposizioni di legge attualmente in vigore in materia archivistica, sopra richiamate;

4 Considerato che la V Commissione Consiliare Cultura, Turismo, Sport, Politiche giovanili riunitasi in data 10 luglio 2018 ha espresso, all unanimità dei presenti, parere favorevole all adozione del presente regolamento (favorevoli: Bonati, Brindani, Schiaretti astenuti: nessuno contrari: nessuno assenti: Conti, Paoletti); Acquisito: - il parere favorevole reso dal Responsabile del Settore Servizi Culturali, dott. Gabriele Rozzi, in ordine alla regolarità tecnica, ai sensi dell articolo 49, comma 1 del Decreto legislativo n. 267/2000 e successive modifiche, da ultimo modificato dall articolo 3, comma 1, lettera b) del Decreto Legge n. 174/2012, convertito in Legge n. 203/2012; - l attestazione resa dal Responsabile del Settore Servizi Finanziari, rag. Roberta Ferzini, in ordine all assenza di riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell Ente, ai sensi dell articolo 49, comma 1 del Decreto legislativo n. 267/2000 e successive modifiche, da ultimo modificato dall articolo 3, comma 1, lettera b) del Decreto Legge n. 174/2012, convertito in Legge n. 203/2012; Su proposta dell Assessore alla Cultura; Con voti unanimi favorevoli; DELIBERA 1) DI APPROVARE il nuovo Regolamento dell archivio storico comunale, secondo lo schema (allegato al presente atto quale parte sostanziale ed integrante) elaborato dal Responsabile del Settore Servizi Culturali d intesa con il Responsabile dell Archivio Storico; 2) DI DARE ATTO che, in virtù di quanto stabilito all articolo 20, il presente regolamento entrerà in vigore a far data dall 1 gennaio 2019; 3) DI DARE ATTO altresì che, con l entrata in vigore del nuovo regolamento, ogni altra disposizione comunale in materia di archivio storico dovrà intendersi abrogata, pertanto viene abrogato il regolamento approvato con atto C.C. n. 123 del 9/12/1994; 4) DI DEMANDARE al Responsabile del Settore Servizi Culturali l adozione dei conseguenti atti d ufficio; 5) DI OTTEMPERARE agli obblighi in materia di trasparenza disposti dal D. Lgs. 33/2013 e s.m.i., con pubblicazione del presente atto sul sito internet istituzionale nella sezione Amministrazione Trasparente.

5 REGOLAMENTO DELL'ARCHIVIO STORICO COMUNALE ART. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI GENERALI 1.Il presente Regolamento disciplina l organizzazione dell Archivio Storico Comunale di Langhirano, attuando i principi, gli obiettivi e le disposizioni di conservazione, gestione e fruibilità del materiale archivistico stabiliti dalla vigente normativa nazionale e regionale. 2.Si intende per Archivio Storico Comunale: - l insieme di tutti i documenti, a qualsiasi titolo posseduti dall amministrazione comunale, relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni e selezionati per la conservazione permanente; - tutti gli archivi contenenti documenti di valenza storica a qualsiasi titolo prodotti, anche da soggetti diversi dall amministrazione, ma dalla stessa posseduti in virtù di lasciti, donazioni, acquisizioni, comodato, deposito o altro titolo. 3. L Archivio Storico e i singoli documenti sono beni culturali, ai sensi degli articoli del Decreto Legislativo 42/2004, e dunque sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico e sono inalienabili. ART. 2 ISTITUZIONE E FINALITÀ DEL SERVIZIO ARCHIVIO STORICO 1. Il Comune di Langhirano (di seguito anche solo Comune) riconosce ai cittadini il diritto d accesso all'informazione e promuove lo sviluppo della conoscenza e della conservazione del patrimonio culturale, artistico, storico e delle tradizioni locali. A tal fine viene istituito un servizio denominato Archivio Storico a cui sono affidati: - la salvaguardia della memoria dell ente e della comunità locale, attraverso la custodia, la conservazione e l ordinamento dei patrimoni archivistici storici di propria competenza; - la pubblica fruizione e l accesso gratuito all informazione ed alla documentazione, nel rispetto della legislazione vigente che tutela il diritto alla riservatezza; - la promozione e la valorizzazione del patrimonio documentario, anche mediante la promozione della ricerca storica; - l educazione permanente di cittadini e utenti, anche attraverso lo sviluppo e la partecipazione a sistemi informativi; - la salvaguardia e l acquisizione di documenti e/o archivi di terzi, che risultino di interesse per la conoscenza e lo studio della storia locale; - la realizzazione di eventi e attività culturali e divulgative. 2. Il Servizio Archivio Storico afferisce all Area Servizi alla Persona - Settore Servizi Culturali.

6 ART. 3 L ARCHIVIO STORICO NEL SISTEMA DOCUMENTARIO DELL ENTE 1. L Archivio Storico è inserito nel più ampio sistema documentario dell ente. Insieme agli archivi correnti e all archivio di deposito, costituisce l archivio comunale. Quest ultimo, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti e della loro valenza giuridica e storica, è da intendersi come istituzione unitaria. 2. L archivio di deposito e l Archivio Storico operano di concerto nella trattazione della documentazione dell ente. In particolare, nella fase di passaggio della documentazione, i due servizi collaborano nell attivazione di corrette procedure di selezione, scarto e conservazione. 3. Tutti gli uffici del Comune sono tenuti a cooperare alla corretta gestione del Servizio Archivio Storico. ART. 4 LA SEDE L'Archivio Storico Comunale ha sede a Langhirano, in via Cesare Battisti n. 20 presso il Centro Culturale, ove risultano disponibili spazi idonei, destinati all assolvimento delle funzioni tecnico amministrative, della conservazione, della fruizione e valorizzazione del materiale archivistico storico. ART. 5 GESTIONE AMMINISTRATIVA, FINANZIARIA ED ECONOMICA 1. L Archivio Storico è gestito dall Amministrazione comunale. Sono possibili anche forme di gestione indiretta, compatibilmente alla normativa vigente in materia. 2. Il Comune può stipulare convenzioni con altri Enti pubblici o privati, per favorire la valorizzazione e l integrazione delle risorse storico archivistiche esistenti sul territorio. 3. Il bilancio di previsione annuale e quello poliennale del Comune stabiliscono gli stanziamenti di entrata e spesa. ART. 6 PERSONALE 1. L Amministrazione Comunale determina la dotazione organica dell Archivio Storico, garantendo il necessario numero di risorse umane professionalmente adeguate al fine della realizzazione degli obiettivi specifici del servizio. 2. La responsabilità della gestione diretta e la cura dei complessi archivistici conservati presso l Archivio Storico Comunale sono affidate al Responsabile del Servizio Archivio Storico (di seguito anche solo Responsabile), in possesso di conoscenze generali e disciplinari idonee.

7 3. Per prestazioni di particolare specializzazione, l Amministrazione potrà fare ricorso anche a forme di collaborazione esterne. 4. Il Responsabile assolve alle seguenti funzioni: - programmazione delle attività; - gestione delle risorse affidate; - conservazione e gestione della documentazione (svolgimento delle attività necessarie a garantire l integrità degli archivi e la conservazione fisica dei documenti, il loro ordinamento e l inventariazione, oltre all acquisizione di nuovi fondi documentari); - custodia e sorveglianza del patrimonio documentario, al fine di prevenirne danni e dispersioni; - gestione dei servizi agli utenti (reperimento e fruizione della documentazione archivistica); - organizzazione di attività di valorizzazione e promozione dei beni documentari. 5.Il Responsabile può concedere beni archivistici in prestito per eventi espositivi, previa valutazione dell iniziativa, in relazione all importanza e al valore dei beni richiesti, allo stato di conservazione, alle modalità di trasporto, acquisita la necessaria autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica per l Emilia Romagna ed effettuata, ove opportuno, la riproduzione sostitutiva di sicurezza dei beni concessi. In particolare, sarà cura del Responsabile verificare le modalità di esposizione dei beni archivistici oggetto di prestito, le caratteristiche degli espositori, la conformità dei locali alle normative di sicurezza e antincendio ed alle raccomandazioni sulle condizioni di illuminazione. 6. Il Responsabile segue le procedure di restauro del materiale danneggiato e gli interventi di scarto sui documenti archivistici. 7. Il Responsabile collabora con i settori dell ente nell espletamento delle pratiche di ricerca e reperimento delle informazioni necessarie all attività amministrativa e fornisce un supporto documentario per ricerche storiche. ART. 7 FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE È compito del Comune provvedere alle esigenze di formazione e aggiornamento professionale del personale, favorendo la partecipazione alle iniziative di qualificazione e specializzazione. ART. 8 GESTIONE E CURA DEL PATRIMONIO DOCUMENTARIO 1. Il patrimonio dell Archivio Storico: - è costituito da tutta la documentazione indicata all articolo 1, punto 2; - viene gestito nel rispetto delle disposizioni di legge e dei principi stabiliti dagli organismi internazionali di riferimento (International Federation of Library Associations and Institutions - IFLA); - è sottoposto a periodiche operazioni di conservazione (spolveratura, disinfestazione e restauro).

8 2. Per garantire la corretta conservazione dei documenti, sono previste periodiche attività di manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti afferenti ai locali di pertinenza dell archivio (antincendio, antintrusione, elettrico, etc.). ART. INCREMENTO DEL PATRIMONIO L incremento del patrimonio si realizza per: - trasferimento dei documenti dall archivio di deposito; - acquisizione di fondi e documenti, anche di proprietà privata, in deposito o donazione, che abbiano attinenza con la storia del territorio, previa valutazione di opportunità conservativa e di congruità documentaria da parte del Responsabile. L acquisizione verrà regolamentata per mezzo di apposita convenzione tra le parti. ART. 10 SERVIZI AL PUBBLICO, PRINCIPI GENERALI 1. Il servizio archivistico ha valenza interna come supporto all attività amministrativa e valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione sia per fini amministrativi che storici. 2. Il servizio viene organizzato secondo il criterio della più completa ed efficace soddisfazione delle esigenze informative dell utenza, nel rispetto dei principi di eguaglianza, imparzialità, continuità, diritto di scelta, partecipazione, efficienza ed efficacia. 3. Il personale conforma il proprio comportamento ed il proprio stile di lavoro a tali principi. 4. Gli orari di apertura al pubblico vengono stabiliti annualmente dalla Giunta Comunale con riferimento all annualità successiva. ART. 11 GRATUITÀ DEI SERVIZI E SERVIZI A PAGAMENTO 1. I servizi di assistenza, reference, recupero documenti e consultazione sono gratuiti. 2. Possono essere sottoposti a tariffa i servizi volti a soddisfare specifiche richieste personalizzate e i servizi aggiuntivi a quelli di base, definiti al punto 1 (es. riproduzione fotostatica dei documenti). L elenco dei servizi a pagamento e le rispettive tariffe sono definiti dalla Giunta comunale con apposita deliberazione ed esposti al pubblico. ART. 12 ACCESSO E CONSULTABILITÀ DELLA DOCUMENTAZIONE 1. Il diritto di consultazione dei documenti d archivio è riconosciuto a tutti i cittadini comunitari; è esteso ai cittadini extracomunitari, purché in possesso di regolare permesso di soggiorno. Sono

9 esclusi coloro che sono stati sottoposti a provvedimenti di interdizione dalle sale studio degli archivi storici e degli archivi di stato italiani. Per accedere al servizio occorre compilare una domanda di ammissione, valida per l anno solare in corso. 2. Negli orari di apertura dell archivio al pubblico, la consultazione dei documenti è sottoposta a sorveglianza mediante presenza di personale e/o strumenti di videocontrollo. 3. Si potranno prevedere inoltre modalità di accesso su appuntamento per particolari servizi di ricerca, consulenza e reference. 4. I documenti sono liberamente consultabili, fatte salve particolari limitazioni in ragione della loro salvaguardia e di specifiche riserve di legge, incluse le disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali. In particolare, ai sensi dell articolo 122 del Decreto Legislativo 42/2004, i documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare diventano consultabili dopo settanta anni dalla morte dell interessato, salvo diversa disposizione di legge. 5. L accesso alla documentazione viene garantito e facilitato da strumenti di ricerca, cartacei o informatici (catalogo online), e dall assistenza di personale qualificato. 6. Salvo quanto stabilito nel presente Regolamento, le modalità di accesso e fruizione dei servizi archivistici verranno definite per mezzo di specifico Disciplinare approvato con provvedimento del Responsabile del Settore, previo nulla osta dell Assessore alla Cultura. ART. 13 RIPRODUZIONE E PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI 1. Nel rispetto della normativa vigente, anche in materia di tutela del diritto d autore e della privacy, i documenti d archivio possono essere riprodotti con modalità fotostatica e/o fotografica, fatte salve le necessarie precauzioni per la conservazione degli stessi. 2. La pubblicazione delle riproduzioni da parte degli utenti è soggetta a specifica autorizzazione. 3. È dovuta al Comune una copia di ogni pubblicazione che riproduca documenti dell Archivio Storico, i quali andranno citati indicandone specifica segnatura archivistica. ART. 14 INFORMAZIONE AGLI UTENTI Il Comune assicura la piena informazione agli utenti sui propri servizi e le modalità di erogazione, attraverso la messa a disposizione del presente Regolamento e dei documenti ad esso collegati (Carta dei Servizi Disciplinare). ART. 15 CARTA DEI SERVIZI E DISCIPLINARE

10 1. Entro un anno dall entrata in vigore del presente Regolamento, il Responsabile del Settore predispone la Carta dei Servizi, quale strumento per regolare i rapporti con gli utenti, assicurando la la partecipazione, la verifica e il controllo dall esterno sull operato del servizio. 2. Entro il 31 dicembre 2018, il Responsabile del Settore adotta il Disciplinare di cui all articolo 12, punto 6. ART. 16 DIVIETI E PROVVEDIMENTI LIMITATIVI 1. Gli utenti devono garantire il rispetto dei diritti altrui e attenersi alle norme descritte nel presente Regolamento, nella Carta dei Servizi e nel Disciplinare. 2. È rigorosamente vietato: - fumare in qualsiasi ambiente dell Archivio Storico; - utilizzare telefoni cellulari e consumare cibi e bevande nei locali destinati al pubblico; - fare segni, sottolineare o scrivere sui libri e/o documenti, rovinare o strappare documenti; - danneggiare i locali, gli arredi o le strumentazioni; - parlare ad alta voce od urlare nelle sale di consultazione; - introdursi senza appuntamento o specifica autorizzazione nei locali riservati al personale; - qualsiasi comportamento contrario alle norme del vivere civile. 3. L utente che tenga un comportamento non consono al luogo e che risulti di pregiudizio alla prestazione del servizio pubblico, ovvero non rispetti i divieti elencati al sopracitato punto 2, sarà allontanato dal personale in servizio (anche coadiuvato dalle forze dell ordine). In caso del verificarsi di un secondo episodio di comportamento molesto o lesivo, il personale procederà all attivazione immediata dell interdizione dall accesso al servizio, per un periodo da un minimo di n. 6 mesi a un massimo di n. 12 mesi (prorogabile e reiterabile). Contro tale provvedimento, l utente potrà ricorrere innanzi al giudice amministrativo. 4. È penalmente e civilmente responsabile chi asporti indebitamente materiale documentario o in qualunque modo danneggi documenti, opere, attrezzature, arredi e cose esistenti presso l Archivio Storico. ART. 17 ATTIVITÀ SOCIO-EDUCATIVA 1. Compatibilmente con le esigenze di servizio, l Archivio può ospitare presso i propri locali partecipanti a progetti di inserimento lavorativo e stage formativi, promossi dalle scuole o da altri enti del territorio, che prevedano l apprendimento di attività inerenti all ordinaria gestione dell istituto culturale. Tali inserimenti vengono regolati da specifiche convenzioni sottoscritte dal Comune con gli enti interessati. 2. Il Comune favorisce le esperienze di forte valenza educativa e formativa, occasione di crescita personale per i giovani, anche attraverso la partecipazione a progetti di rilievo nazionale, regionale e territoriale.

11 ART. 18 ATTIVITÀ DI VOLONTARIATO 1. Il Comune promuove la partecipazione in forma singola o associata dei cittadini che intendano contribuire all organizzazione di attività aggiuntive rispetto alla gestione ordinaria della struttura. 2. Le modalità di collaborazione con le associazioni saranno definite per mezzo di specifiche convenzioni. ART. 19 ABROGAZIONE DISCIPLINA PRECEDENTE Il presente Regolamento abroga e sostituisce tutte le disposizioni comunali in materia di archivio storico precedentemente adottate, incluso il regolamento approvato con la deliberazione del Consiglio Comunale n. 123 del 09/12/1994. ART. 20 DISPOSIZIONI FINALI 1. Copia del presente Regolamento deve essere pubblicata nel sito istituzionale del Comune, esposta presso la sede dell Archivio Storico e messa a disposizione degli utenti. 2. Il presente Regolamento entra in vigore a far data dall 1 gennaio Letto, confermato e sottoscritto: il Sindaco Bricoli Giordano Il Segretario Comunale Maria Stefanini