Le competenze dell archivista 3.0

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1 Le competenze dell archivista 3.0 Antonella Deiana Macerata, 23 Ottobre 2015

2 Attività realizzate nell'ambito di iniziative del Piano Telematico finanziate da Regione Emilia-Romagna e coordinate da Lepida S.p.A. I presenti materiali sono soggetti alla licenza Creative Commons Attribuzione - Non commerciale - Non opere derivate 4.0 Internazionale.

3 Perché di una scelta

4 necessaria Il master ha rappresentato un punto di partenza, completo e trasversale, ovvero una scelta formativa istituzione che permette di incardinare trasversalmente competenze specifiche che sono spesso destrutturate. Una linea diretta che permette di dare forma al sapere

5 Profili professionali Il percorso formativo crea nuove e necessarie figure professionali capaci di governare le esigenze della pubblica amministrazione e delle imprese private in tema di riprogettazione dei processi, dematerializzazione, formazione, gestione e conservazione di documenti informatici ed archivi digitali. Nello specifico i ruoli possono essere: - Record manager -Responsabile della gestione documentale (DPCM 3/12/2013 e DPR n. 445/2000) - Digital curator - Responsabile del servizio di conservazione digitale (DPCM 3/12/2013) - Responsabile della funzione archivistica di conservazione Le competenze dell archivista 3.0

6 Norme vecchie e nuove per la corretta formazione dell archivio R.D. 25 gennaio 1900, n. 35 «Approvazione del regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali» Art.1 «Negli uffici di registratura e di archivio si provvede alla registrazione, alla spedizione ed alla conservazione degli atti»

7 circolare del Ministero dell interno 1 marzo 1897, n /2, nota con il nome del suo estensore, Carlo Astengo, e destinata ai comuni italiani

8 Nasceva l idea di dare ordine e forma Il titolarionasce con l idea di dare ordine e forma alle cose incardinandole su una struttura che individua le funzioni dell ente Sub-Fondo Fondo Serie Serie Serie Sotto-Serie Sotto-Serie Fascicolo F F F F D D Unità documentarie Unità documentarie

9 445/2000 Art. 61 (R) Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Al servizio e' preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalita' tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente

10 Dpcm 3 dicembre 2013 Art. 3 - Adeguamento organizzativo e funzionale Contesto organizzativo e funzionale: -Individuazione AOO; -Nomina del responsabile della gestione documentale; -per enti con più AOO nasce il coordinatore della gestione documentale;

11 Dpcm 3 dicembre 2013 Art. 4 Compiti del responsabile della gestione documentale Predisporre il manuale di gestione; Proporre tempi, modalità e misure organizzative per l eliminazione dei protocolli di settore; Predisporre il piano per la sicurezza informatica relativamente alla: formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso alla conservazione dei documenti (dlgs 196) Coordina la gestione documentale assicurando criteri uniformi di trattamento del documento informatico, in ambito di classificazione, archiviazione, e comunicazione interna all ente.

12 FINO AD ORA ABBIAMO VISTO LE ATTIVITÀ IN CARICO /LATO SOGGETTO PRODUTTORE

13 Attività lato soggetto conservatore ditale Responsabile della funzione archivistica di conservazione Laurea magistrale in archivistica con esperienza di almeno 2 anni nel ruolo o laurea con percorsi di formazione specialistica nel settore e con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo o laurea con esperienza di almeno 5 anni

14 Quale il ruolo dell archivista? Definisce e gestisce il processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell ente produttore, di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti e delle aggregazioni documentali trasferiti, di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato; Definizione del set di metadati di conservazione dei documenti e ei fascicoli informatici; Monitoraggio del processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di conservazione; Collaborazione con l ente produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il Ministero dei beni culturali per quanto di competenza.

15 Ma siamo in una fase di transizione digitale analogico Invio in conservazione conservatore

16 L apporto dell archivista al progetto

17 L apporto archivisticamente corretto dell archivista Possiamo cominciare dicendo che gestire il digitale non è semplice. Indica infatti fattori trasversali che devono convergere in un unica direzione quasi all unisono. Altra attività di non semplice gestione è portata dalla nostra memoria storica e dalla nostra cultura, che affonda le sue radici nell analogico. Occorre un cambio di rotta, che rifletta le effettive esigenze delle amministrazioni, dando modelli organizzativi differenti, abbandonando quelle che sono le criticità che l analogico ha portato in se per tanto tempo. Le componenti per una corretta gestione del digitale sono trasversali, sinteticamente le riassumiamo in: umane, tecnologiche, organizzative e documentali.

18 I concetti più classici dell archivistica perfetti in ambito informatico La gestione del digitale, mi ha visto quindi presente nell ambito delle scelte operative che riguardavano la gestione dei documenti digitali. ricezione Quale canale per la ricezione del documento (pec mail cooperazione applicativa ) 2classificazione La classificazione del tipo documento nell ambito dello schema di classificazione adottato dall ente fascicolo Contesto nel quale si colloca il documento e quindi fascicolo

19 Ancora cmd CMD contenuti minimi documentali formati Formato digitale del documento (definiti nell ambito delle nuove regole tecniche) Versamento Modalità di versamento in conservazione anticipata dei documenti sottoscritti digitalmente e privi di una marcatura temporale

20 metadati Definizione dei metadati a corredo del fascicolo archivistico (fascicolo del procedimento) Metadati Metadati del singolo documento Definizione delle tipologie documentarie Tipo documento

21 Non più utopia L ARCHIVIO E UNO UNICO E GENERALE Isola 1 Isola 2 Isola 3 Isola 4 Archivio

22 Tutto questo è stato reso possibile con un metodo e con lo strumento Attraverso un accompagnamento e un disegno dell AS IS Per arrivare ad un ridisegno, attività mediata presso gli enti da competenze messe a disposizione dalla regione, in ambito: organizzativo, informatico e archivistico

23 La sfida del cambiamento, non passa attraverso l archiviazione della carta, ma attraverso l individuazione di nuove modalità di lavoro che ci permettono di usare bene il digitale, cogliendone le caratteristiche positive e fruttandole a vantaggio della trasparenza e delle semplificazione