L'esperienza COMITATO DI PILOTAGGIO CATALOGO DELLE ESPERIENZE OT11-OT2 21/09/ :54 2/6. Esperienza pubblicata il: 22/07/2019

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2 2/6 Esperienza pubblicata il: 22/07/2019 Realizzato da Roma Capitale Obiettivo Tematico OT2 (Crescita digitale) - RA 2.2 Azione Ambito tematico Ecosistemi Qualità dei servizi e delle prestazioni Data di avvio 09/05/2018 Durata prevista 17 mesi Budget programmato ,75 Fonte di finanziamento FESR Sintesi Sistema Informativo per la Gestione dei Servizi Sociali ha l'obiettivo di estendere agli Enti riusanti il modello tecnologico-organizzativo di gestione dei servizi sociali comunali (cartella sociale), realizzato dalle Amministrazioni Cedenti e operativo in Regione Umbria e presso un centinaio di Comuni lombardi. La buona pratica risulta efficace nel migliorare la capacità di programmazione degli interventi di welfare territoriale e la revisione dei modelli organizzativi territoriali favorendo la riduzione dei costi di gestione e l ottimizzazione dell impiego delle risorse per la PA, nonché l incremento della qualità dei servizi a favore del cittadino. Le attività progettuali prevedono la definizione del modello e il suo dispiegamento nei 15 Municipi (ambiti territoriali) e nel Dipartimento Politiche Sociali di Roma Capitale, e nell'ambito di zona di Lecce (10 Comuni). Le azioni progettuali: migliorano l efficacia della presa in carico e l efficienza della gestione dei percorsi di cura, attraverso modelli organizzativi e procedurali che incrementano la qualità del servizio; garantiscono maggior trasparenza di percorsi e processi per il monitoraggio, il controllo e la qualità della risposta ai bisogni; favoriscono interoperabilità tra sistemi informativi attraverso un modello strutturato di interscambio tra banche dati Pubbliche Centrali e Locali; consentono miglior programmazione degli interventi sociali e ne riducono i costi di gestione; prevedono il trasferimento di procedure e modulistica standardizzata. L'esperienza Titolo Motivazione e obiettivi Roma Capitale eroga un ampia gamma di servizi sociali attraverso 16 presidi e circa 900 operatori da mettere in rete con il Sistema Informativo.

3 3/6 Ogni presidio di Servizio è dotato di banche dati interne, non comunicanti tra loro, le procedure gestionali spesso non sono uniformi, il debito informativo verso altri enti e la raccolta dei dati interni all Amministrazione implicano notevole dispendio di tempo e di energie. I modelli organizzativi non sono sempre omogenei. Per la Regione Lazio, nella proposta di Piano Sociale Regionale , il sistema informativo sociosanitario è indicato come uno dei pilastri della programmazione dei prossimi anni. La disomogeneità informativa nei 51 distretti, l assenza di una piattaforma di rilevazione dei bisogni dei cittadini e delle risposte date, la mancanza di un sistema informativo sociale integrato con quello sanitario, sono tra le principali cause di un debole impulso programmatorio alle politiche sociali. Attività Il modello di lavoro poggia su cinque pilastri: 1. L attivazione della Comunità di pratica, pensata come Living Lab per la progettazione di modelli e soluzioni, la messa a catalogo di esperienze, la promozione del progetto nei territori e l individuazione di opportunità di crescita della buona pratica 2. La disponibilità di una soluzione digitale a supporto del lavoro, quale gestore dell Ecosistema Sociale (cioè della community di soggetti interagenti) per la condivisione di pratiche di gestione degli adempimenti tra Amministrazioni 3. L attività di formazione rivolta agli operatori professionali, i quali sono avviati ad un contesto operativo nuovo, che diventa un modus operandi quotidiano e trasparente 4. Implementazione e monitoraggio dell utilizzo effettivo del anche in tutti i 36 distretti sociosanitari fuori Roma Capitale (piattaforma a livello regionale) 5. Il risultato si concretizza nel KIT di riuso, contenitore dell intera esperienza. Le azioni in concreto sono: installazione della piattaforma SISO del cedente Regione Umbria presso il riusante Roma Capitale, e presso il partner Regione Lazio formazione al gruppo pilota di operatori dei servizi sociali stesura del fabbisogno di sviluppo SW sulla base delle indicazioni del gruppo pilota acquisizione del servizio di sviluppo SW tramite gara MEPA formazione degli operatori di 3 Municipi + Dipartimento Politiche Sociali collaborazione con il partner Regione Lazio per la stesura del piano formativo complementare a beneficio degli operatori dei rimanenti 12 Municipi (formazione che Regione Lazio eroga al di fuori del progetto finanziato, a valere su fondi PRA) uso di SISO a regime nei Municipi applicazione del SW prodotto operatività del nei 15 Municipi + Dipartimento Politiche Sociali Destinatari Destinatari diretti delle azioni progettuali sono gli operatori dei servizi sociali coinvolti, sia tecnici che amministrativi (15 Municipi di Roma Capitale + Dipartimento Politiche Sociali). Destinatari indiretti sono i cittadini utenti dei servizi sociali, nonché - in termini di interoperabilità e debito informativo - le Amministrazioni interagenti nell'ecosistema Welfare: Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, MEF, INPS, Regioni, ANCI, Comuni. Modalità di selezione e attuazione Avviso pubblico Ricorso a convenzioni CONSIP

4 4/6 dell esperienza progettuale Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione Ricorso all istituto del Riuso Roma Capitale (Capofila e riusante): Dipartimento Progetti di sviluppo e Finanziamenti europei Dipartimento Politiche Sociali Dipartimento Trasformazione Digitale 15 Municipi (ambiti territoriali) Gruppo di lavoro Sì Composizione gruppo di lavoro Personale interno all'ente/agli enti appartenente a più unità organizzative Collaborazioni prevede la collaborazione tra diverse Amministrazioni in qualità di partner di progetto, suddivisi in Amministrazioni cedenti e Amministrazioni riusanti. In particolare: Regione Umbria: ente cedente ANCI Lombardia: ente cedente Comune di Orvieto: ente cedente Umbria digitale: ente cedente Regione Lazio: ente riusante Comune di Lecce: ente riusante Risultati Principali output realizzati dall'esperienza Attivazione Living Lab di gestione della buona pratica Pubblicazione Piano di Installazione su singolo riusante Formazione del Personale della P.A. di Roma Capitale Pubblicazione piano di interventi adeguativi ed evolutivi software GIT Risultati attesi Introduzione della cartella sociale digitale nei quindici Municipi (15 ambiti territoriali + Dipartimento Politiche Sociali) di Roma Capitale. Tutti gli operatori dei Servizi Sociali territoriali e del Dipartimento Politiche Sociali, sia Assistenti Sociali che Amministrativi, useranno la cartella sociale digitale - dopo un periodo di transizione necessario al trasferimento/inserimento dei dati dai fascicoli cartacei al. Sviluppo di software evolutivo per l'adattamento della piattaforma acquisita da Regione Umbria alle necessità specifiche presenti nel territorio di Roma Capitale (passaggio da SISO a ). Condivisione della piattaforma con la Regione Lazio. Realizzazione del Living Lab per la Comunità, per l'incontro tra Amministrazioni dove

5 5/6 indicare fabbisogni e soluzioni per mantenimento ed evoluzione della buona pratica e sviluppo del contesto di incontro pubblico privato. Ambiente di Certificazione dei Soggetti economici che hanno assunto competenze sui servizi e prodotto SIGESS. Risultati raggiunti Il progetto ad oggi è ancora in corso. I risultati raggiunti al 30/06/2019 riguardano: la formazione del personale dei servizi sociali territoriali, l'installazione della piattaforma SISO presso i servizi tecnologici di Roma Capitale e Regione Lazio, la definizione delle specifiche necessità per lo sviluppo evolutivo del Sistema Informativo (espresse da un "gruppo pilota" formato da rappresentanti di alcuni Municipi, tecnici ed amministrativi), l attribuzione di credenziali di accesso al Sistema a 156 dipendenti operanti nei servizi sociali di 11 Municipi + Dipartimento Politiche Sociali, la stesura del Capitolato per l'acquisto di servizi informatici, l espletamento della procedura di acquisto su MEPA, la formazione per i dipendenti P. A. del partner Regione Lazio, la stesura del Piano formativo complementare per i rimanenti Municipi. Punti di forza L'appartenenza alla community di progetto ha offerto possibilità di supporto della fase di sviluppo e implementazione, ma non solo: grazie al contemporaneo lavoro di Regione Umbria con Regione Marche (che ha acquisito ed esteso al proprio territorio il SISO ceduto da Regione Umbria, utilizzando fondi PRA), il costituirà uno strumento condiviso ampiamente e dunque utile alla prospettiva di facilitare la convergenza a livello nazionale nel SIUSS Sistema Informativo Unitario dei Servizi Sociali presso il Ministero Politiche Sociali. In considerazione del particolare impianto di progetto, il Capofila acquisisce come Ente territoriale una piattaforma di livello regionale, da mettere a disposizione dei 15 ambiti territoriali costituiti dai 15 Municipi, e ne prevede l'utilizzo a livello della propria Regione assicurando fin dalla progettazione una prosecuzione nelle fasi successive di gestione e manutenzione, a progetto concluso. Ciò determina la possibilità di fare sistema in un ambito strategico di massima divulgazione del, con il partner Regione Lazio che utilizzando risorse PRA fornisce ulteriore formazione ai Municipi ed estende al proprio territorio lo strumento acquisito tramite il PON Governance. Dunque è stata messa in campo ed è un punto di forza una progettazione che supera il singolo Avviso, seguendo una logica plurifondo, ed amplia le possibilità di successo e di consolidazione del progetto stesso. Principali criticità Il coordinamento con gli ambiti territoriali (Municipi di Roma Capitale) ha richiesto un particolare sforzo di comunicazione e condivisione per poter assicurare la reale partecipazione e motivazione dei dipendenti coinvolti, anche a causa di alcune differenze tra i servizi territoriali nei rispettivi modelli organizzativi. Inoltre, altra criticità implicita alle dimensioni e alla struttura di Roma Capitale è il coinvolgimento ratione materiae di tre Dipartimenti (Politiche Sociali, Trasformazione Digitale e Progetti di sviluppo e Finanziamenti europei) afferenti a tre diverse aree di risultato e con complesse incombenze ordinarie. Il coordinamento tra tali strutture è stato assicurato mediante Delibera di Giunta (n. 63/2018), in capo al Dipartimento Progetti di sviluppo e Finanziamenti europei, ma ha certamente comportato un maggiore impegno organizzativo rispetto a situazioni più "piccole" dove i livelli decisionali sono più contigui. Senza dubbio la tempistica molto ridotta di realizzazione del progetto ha determinato alcune difficoltà nell'attuazione; inoltre l'estensione del progetto su due annualità di bilancio ha comportato una notevole quantità di adempimenti amministrativi interni all'amministrazione,

6 6/6 con i relativi tempi di realizzazione e dunque un certo rallentamento nella gestione progettuale. Elementi utili al trasferimento dell esperienza Lezioni Definizione della governance del progetto, anche tramite atti amministrativi che ne definiscano ruoli e funzioni Conoscenza approfondita dei sistemi informativi, delle procedure gestionali e delle banche dati in uso presso l'amministrazione e le sue articolazioni e chiarezza sulle ipotesi di sviluppo e/o evoluzione Necessità di supporto agli operatori tramite iniziative di formazione e promozione Trasferibilità Il progetto, in quanto sperimentatore di modelli operativi sugli iter di presa in carico, propone a riuso oltre al prodotto tecnologico, un insieme di pratiche e tutorial operativi. La piattaforma software ha un grado di riusabilità del 100% in quanto non utilizza librerie proprietarie o in licenza d uso. Si è evitato di realizzare interventi di customizzazione che potessero risultare inadeguati ai contesti organizzativi nei quali il sistema è applicato. Gli interventi evolutivi realizzati dopo la messa a regime del sistema sono stati condivisi non solo con gli ambiti portatori del fabbisogno funzionale, ma anche con le zone pilota del progetto e con quelle zone sociali dotate di maggiore know-how progettuale (principalmente Zone dell Umbria, Comune di Monza, Comune di Perugia). Il numero di amministrazioni che ad inizio progetto hanno in uso la buona pratica è 191 (92 Umbria, 55 Provincia di MB, 43 Comunità Montana Valli del Verbano, Comune di Vigevano): al termine del progetto il nuovo sistema informativo sarà operativo nei 15 Municipi (15 ambiti territoriali) e nel Dipartimento Politiche sociali di Roma Capitale, nonché nel Comune di Lecce (Capofila di ambito territoriale). L elevato grado di riusabilità della soluzione è supportato anche dal fatto che il know-how sul prodotto non è detenuto esclusivamente da Umbria Digitale ma anche dagli enti che hanno partecipato alla progettazione e da numerose aziende che hanno collaborato allo sviluppo delle principali interfacce web e servizi del sistema, curando spesso sia la progettazione che le implementazioni dei componenti. Il progetto è stato realizzato e viene attualmente gestito con strumenti e metodologie open. Supporto Testimonial/relatore nell ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze Coaching alle amministrazioni che intendono implementare esperienze simili