Comune di Castelfiorentino

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1 CAPITOLATO D'APPALTO PER LA GESTIONE DELLA SEZIONE RAGAZZI, DEL SERVIZIO DI CATALOGAZIONE, E DEL SERVIZIO DI PROMOZIONE DELLA LETTURA DELLA BIBLIOTECA COMUNALE VALLESIANA Articolo 1 - Oggetto e durata Il presente capitolato ha per oggetto la gestione della sezione ragazzi, del servizio di promozione della lettura e del servizio di catalogazione della Biblioteca Comunale Vallesiana, come specificato negli articoli che seguono. Il contratto avrà validità di tre anni con decorrenza 1 luglio 2010 e fino al 30 giugno 2013, con possibilità di rinnovo per ulteriori tre anni. L Amministrazione Comunale si riserva, sia nel corso della vigenza del contratto che in occasione del suo eventuale rinnovo, la facoltà di incrementare il volume delle attività affidate in convenzione in una percentuale massima del 20% sul totale del servizio affidato. Art. 2 Corrispettivo Il Comune di Castelfiorentino verserà al concessionario un corrispettivo corrispondente all importo offerto in sede di gara dal concorrente che risulterà aggiudicatario. 3.1 Gestione della Sezione ragazzi Articolo 3 - Tipologia dei servizi e delle attività Gli operatori devono essere in grado di consentire il normale accesso al pubblico e l'utilizzo dei servizi attivati, attraverso le opportune operazioni di seguito dettagliate, in ottemperanza e armonia con le direttive fornite dal Comune. a. Operazioni di gestione e assistenza: Apertura e chiusura della Biblioteca negli orari indicati al successivo articolo 4; Gestione del prestito locale e interbibliotecario comprese le attività di controllo, sollecito prestiti scaduti e gestione delle prenotazioni mediante l uso del software in uso presso la Biblioteca; Ricollocazione quotidiana delle pubblicazioni consultate e/o restituite dagli utenti della Biblioteca o provenienti dai punti prestito decentrati; Corrispondenza telefonica, cartacea ed elettronica con gli operatori della Biblioteca, con gli altri uffici comunali e con l esterno, attraverso gli strumenti messi a disposizione dalla Biblioteca e nei limiti delle competenze previste dal presente capitolato; Gestione dei servizi a pagamento, con rilascio delle relative ricevute, tenuta della cassa giornaliera e versamento periodico della cassa contanti alla Responsabile del procedimento, nominata dal Responsabile del Servizio Educazione, Formazione e Intervento Sociale; Coordinamento e collaborazione con il personale comunale assegnato alla Biblioteca in merito a: movimentazione di documenti, esigenze di approvvigionamento di materiale di 1

2 consumo, rilievi sullo stato di conservazione del materiale bibliografico, proposte di scarto, di restauro parziale o totale dei documenti; trasmissione periodica di dati statistici e informativi; segnalazione di guasti e malfunzionamenti; proposte per il miglioramento della fruizione della Biblioteca e dei suoi servizi da parte delle diverse tipologie di pubblico; predisposizione di liste di materiale bibliografico e audiovisivo da proporre al responsabile degli acquisti per l'incremento del patrimonio sulla base dei desiderata degli utenti, delle novità editoriali e delle collezioni della Biblioteca; Interventi di piccolo restauro sul patrimonio bibliografico volti a ridurre strappi, distacchi di pagine e coperte, perdita dell etichetta della collocazione, con materiali di consumo interamente forniti dalla Biblioteca; Predisposizione all uso pubblico degli ambienti della Sezione Ragazzi per iniziative di promozione della lettura, convegni, iniziative formative ecc. anche attraverso l impiego e la messa in disponibilità degli strumenti in dotazione della Sezione ragazzi (computer, sistemi di amplificazione e registrazione, lavagna luminosa ecc.); Orientamento e consulenza all uso della documentazione e degli strumenti informatici; Gestione degli accessi ad internet per gli iscritti alla Biblioteca, nel rispetto della normativa vigente; Riproduzione, nei termini di legge, di documenti su diversi supporti; b. Operazioni di controllo: sorveglianza e verifica a vista sul corretto andamento delle attività in atto, allo scopo di: prevenire atti di vandalismo sulle suppellettili, gli strumenti e la documentazione, furti, sottrazioni o comunque un uso improprio e inopportuno dei beni mobili e immobili pertinenti il servizio; segnalare prontamente alla Responsabile del procedimento, gli eventuali danni subiti dai beni e, ove possibile, i soggetti riconosciuti come responsabili di tali atti, ai fini dell'attivazione delle procedure di risarcimento del danno; controllare costantemente lo stato di conservazione del materiale documentario; garantire il rispetto delle regole di comportamento per il pubblico che frequenta la Biblioteca e/o usufruisce dei suoi servizi con particolare riferimento al rispetto del silenzio e del divieto di fumare e consumare cibi e bevande all interno della Biblioteca. Tali operazioni si intendono realizzate da tutti gli operatori in servizio, contestualmente allo svolgimento delle normali operazioni di gestione del servizio e di assistenza. 3.2 Promozione della lettura e della Biblioteca Si intendono tutte quelle operazioni e iniziative messe in atto all'interno e all'esterno della sede centrale della Biblioteca, volte a far conoscere i servizi, il patrimonio e le potenzialità informative della Biblioteca stessa, mediante: 2

3 - rapporti con le scuole del territorio comunale (con laboratori didattici, consulenza e proposta bibliografica, incontri con le classi, incontro con l'autore, e ogni altra attività utile a far conoscere il patrimonio e i servizi della Biblioteca presso il pubblico dei giovani); - Attività promozionali verso un pubblico adulto, in relazione alle finalità previste dal Progetto Pubblico e Biblioteca. Nell ambito di tale progetto sono attualmente attivi sul territorio comunale punti prestito autogestiti dal personale delle strutture ospitanti e punti prestito che dovranno essere gestiti direttamente dalla Ditta aggiudicataria, negli orari stabiliti dall Amministrazione e in base alle esigenze delle strutture ospitanti. Tale attività comprende la scelta del materiale bibliografico, la sua implementazione e il continuo rinnovamento sulla base dei bisogni rilevati e delle richieste da parte degli utenti, la dislocazione dei documenti sul data base del prestito e la rilevazione dei dati statistici; - altre attività promozionali legate ad iniziative ed eventi particolari su indicazione dell Amministrazione Comunale. Nell'organizzazione di tali iniziative la Ditta aggiudicataria curerà, in accordo con la Responsabile del procedimento, anche le fasi di preparazione e allestimento, pubblicità, informazioni, raccolta di adesioni ecc. Dovrà inoltre essere garantita la ricollocazione a scaffale di tutti i documenti movimentati, il cambio delle sigle sul software del prestito e dovranno essere fornite statistiche periodiche sui prestiti effettuati, accompagnate da relazioni semestrali e annuali sull'andamento dei singoli punti prestito. 3.3 Catalogazione Catalogazione nativa e/o derivata di circa (mille) documenti selezionati e acquisiti annualmente dalla Biblioteca Comunale Vallesiana. Per catalogazione si intende l'iter completo del documento: inventariazione e timbratura, catalogazione comprensiva di: descrizione, intestazione, classificazione e soggettazione; etichettatura e collocazione a scaffale del documento. La catalogazione sarà effettuata sulla base delle regole determinate dall'adesione al Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) e dalle scelte in uso presso la rete locale di appartenenza. Il livello di approfondimento sarà adeguato allo standard già in uso presso la Biblioteca. Il software sarà quello messo a disposizione dalla Biblioteca, insieme alle attrezzature elettroniche. Articolo 4 Modalità di svolgimento dei servizi Il servizio deve essere assicurato per tutta la durata del contratto, con esclusione di eventuali periodi o giorni di chiusura (es. vacanze estive, santo patrono, ecc.) fissati dall Amministrazione Comunale. Di norma la Biblioteca rimane chiusa e cessa le proprie attività per tre settimane nel mese di Agosto e per la festa del santo patrono (1 febbraio). L Amministrazione Comunale, in caso di eventi particolari, si riserva la possibilità di concordare prestazioni di servizio anche in orari o in giorni diversi da quelli del calendario di apertura al pubblico. 3

4 Nel caso di scioperi o assemblee sindacali del personale dipendente del Comune di Castelfiorentino, che comportino interruzioni o riduzioni nell erogazione dei servizi Bibliotecari complessivi, al personale della Ditta aggiudicataria sarà consentito svolgere regolare servizio. In caso di sciopero del proprio personale, la Ditta aggiudicataria è tenuta a fornire preventiva e tempestiva comunicazione all Amministrazione Comunale. 4.1 Sezione Ragazzi: L erogazione del servizio dovrà prevedere la continuativa presenza di almeno un operatore durante l orario di apertura della Sezione ragazzi e di n. 2 operatori, nei momenti o nelle giornate di maggiore affluenza di pubblico, fino ad un massimo di 10 ore settimanali, da individuare in accordo con la Responsabile del procedimento. Almeno un operatore dovrà garantire la propria presenza anche il martedì e il giovedì mattina dalle ore 9.30 alle ore I servizi relativi alla gestione della Sezione Ragazzi vengono realizzati di norma su 5 giorni alla settimana, con orario di apertura al pubblico dal Lunedì al Venerdì dalle ore alle ore Le attività con le scuole, che richiedono una presenza dell operatore durante l orario della mattina, saranno svolte, su appuntamento, nei giorni di Martedì e Giovedì mattina, salvo accordi diversi e concordati con la Responsabile del procedimento. In determinati periodi dell anno, per decisione dell Amministrazione Comunale, la Biblioteca potrà essere aperta con orario ridotto e/o articolato in forma diversa da quello previsto. Il Comune si riserva di comunicare alla Ditta aggiudicataria, con congruo anticipo, le eventuali modifiche apportate agli orari di apertura al pubblico. Nei giorni o periodi dell anno nei quali il calendario di apertura della Biblioteca preveda un orario ridotto, gli operatori della Ditta aggiudicataria dovranno adeguare le proprie prestazioni a tale calendario. 4.2 Gestione dei punti prestito: L'apertura al pubblico del punto prestito presso il Supermercato Coop si svolge di norma su due giorni alla settimana, per complessive 4 ore. Le operazioni relative alla scelta del materiale bibliografico, al cambio del patrimonio, al monitoraggio e al rilevamento dei bisogni della popolazione adulta presso il supermercato Coop e gli altri punti prestito autogestiti, dovranno tener conto dell'orario di apertura della Biblioteca e degli orari di apertura delle strutture ospitanti i singoli punti prestito. I servizi verranno realizzati con orario concordato con la Responsabile del procedimento ed eventualmente con prestazioni anche di sabato, domenica e/o feste infrasettimanali nel caso di eventi organizzati dall Amministrazione Comunale o in accordo con essa. 4.3 Catalogazione: L attività di catalogazione dovrà essere svolta dal personale qualificato nella sede della Biblioteca Comunale Vallesiana utilizzando strumenti catalografici ed informatici messi a disposizione dalla Biblioteca stessa. Articolo 5 - Coordinamento dei servizi 4

5 Il personale della Ditta aggiudicataria deve essere coordinato da un referente, designato dalla Ditta medesima, comunicato all Amministrazione Comunale prima dell inizio del servizio, la cui funzione sarà quella di garantire il funzionamento dei servizi forniti. In particolare il referente dovrà: - garantire la propria disponibilità ad una interazione permanente con la Responsabile del procedimento; - garantire la pronta sostituzione del proprio personale assente al fine di evitare qualsiasi interruzione del servizio; - segnalare tempestivamente alla Responsabile del procedimento, le anomalie che ostacolino il buon funzionamento delle strutture e ogni impedimento al regolare svolgimento dei servizi appaltati. Articolo 6 Sedi di erogazione dei servizi Le attività e i servizi vengono erogati presso le sottoelencate sedi: Biblioteca Comunale Vallesiana (Via Tilli, n ) Punti prestito decentrati: presso supermercato Coop; altre sedi sul territorio comunale, individuate dall Amministrazione Comunale con finalità di promozione della lettura fra un pubblico di giovani e adulti. Articolo 7 Requisiti degli operatori Gli operatori impiegati nello svolgimento dei servizi devono essere professionalmente qualificati e possedere i seguenti requisiti: - avere compiuto il diciottesimo anno di età; - essere in possesso del titolo di studio di scuola media superiore; - essere a conoscenza dei regolamenti e delle norme d uso delle biblioteche; - avere una adeguata conoscenza dei principali repertori bibliografici e delle modalità di ricerca bibliografica su cataloghi on line, a livello locale e nazionale; - avere una adeguata conoscenza degli strumenti per la navigazione in Internet; - saper usare i programmi di videoscrittura e foglio di calcolo più comuni e utilizzo della posta elettronica. L attività di catalogazione dovrà essere svolta da figure professionali adeguatamente preparate in relazione alla conoscenza e all applicazione degli standard catalografici in uso presso la Biblioteca. La Ditta aggiudicataria dovrà garantire la continuità degli operatori impiegati per l intera durata del rapporto convenzionale. L Amministrazione Comunale si riserva la facoltà di richiedere l esclusione, in qualsiasi momento, delle persone che, a suo insindacabile e motivato giudizio, non siano ritenute adeguate allo svolgimento del servizio richiesto. La Ditta aggiudicataria avrà l obbligo di sostituire il personale escluso con altro personale i cui nominativi dovranno essere comunicati all Amministrazione Comunale. Le assenze, a 5

6 qualsiasi titolo del personale impegnato, dovranno essere regolarmente sostituite con personale in possesso degli stessi titoli e requisiti professionali. Articolo 8 Operazioni escluse dall appalto Sono escluse dal presente appalto le operazioni di gestione del servizio che attengono: a) alla titolarità della scelta e della acquisizione dei documenti, fatto salvo l obbligo di segnalare prontamente alla Responsabile del procedimento le proposte di acquisto degli utenti e data facoltà alla Ditta di presentare proposte di acquisto proprie, sulla base delle esigenze emerse; b) alla titolarità della programmazione e della progettazione delle iniziative di promozione della lettura e della didattica della Biblioteca. c) alla titolarità della scelta in materia di catalogazione dei documenti Articolo 9 Obblighi dell aggiudicatario 1. La Ditta aggiudicataria dovrà prestare la propria attività, per la gestione dei servizi di cui all articolo 3, per tutto il periodo del contratto con esclusione di n. 3 settimane durante il periodo estivo, nelle quali la Biblioteca è chiusa al pubblico; 2. In caso di variazione e/o riorganizzazione dei servizi oggetto dell appalto l aggiudicatario ha l obbligo di adeguarvi l organizzazione del personale sulla base delle indicazioni fornite dall Amministrazione Comunale. 3. La Ditta aggiudicataria è tenuta ad applicare il C.C.N.L. e ad osservare tutte le norme derivanti dalle vigenti disposizioni di legge in materia di assistenza, previdenza, infortuni, igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché di tutte quelle che potranno essere emanate nel corso della durata del contratto. 4. La Ditta aggiudicataria sopporta integralmente le spese e cura l organizzazione dei corsi di formazione, aggiornamento e specializzazione professionale necessari al fine di garantire l esecuzione dei servizi di cui all art. 3 e necessari per l uso delle moderne tecnologie telematiche per le biblioteche. E obbligatoria la partecipazione degli operatori ad attività di formazione e aggiornamento che il Comune riterrà opportuno proporre o organizzare. Gli operatori sono tenuti inoltre a partecipare a riunioni di tipo organizzativo indette dal Comune, nell'ambito della propria competenza di indirizzo e controllo. 5. La Ditta aggiudicataria assume su di sé il rischio di malattia e infortunio degli addetti ai servizi appaltati, assicurando in ogni caso la continuità e l efficienza dei servizi stessi. 6. La Ditta aggiudicataria, prima dell inizio del servizio, è tenuto a fornire i nominativi del personale incaricato e del personale eventualmente impiegato per le sostituzioni. Le persone incaricate dovranno essere in possesso di tutti i requisiti professionali richiesti e dovranno garantire una adeguata preparazione tecnica come specificato nel presente capitolato. Uguale comunicazione dovrà essere effettuata nel caso di variazione del personale, entro sette giorni dalla variazione intervenuta. 7. La Ditta aggiudicataria dovrà fornire al personale impiegato nel servizio apposito cartellino di riconoscimento contenente gli elementi identificativi del soggetto e l indicazione del datore di lavoro. 6

7 8. Per gli aspetti organizzativi e gestionali l aggiudicatario è tenuto a mantenere contatti con la Responsabile del procedimento. 9. In caso di mutamenti dei bisogni dell utenza, riorganizzazioni del servizio, variazioni e spostamento di sede dei servizi appaltati, l aggiudicatario ha l obbligo di adeguare il progetto educativo e l organizzazione del personale sulla base delle indicazioni fornite dall Amministrazione e di effettuare il servizio agli stessi patti e condizioni stabiliti nel contratto. 10. Nel corso dell'esecuzione del contratto il Comune può chiedere, e l aggiudicatario ha l'obbligo di accettare agli stessi patti e condizioni, un aumento del servizio fino alla concorrenza di 1/5 dell'importo complessivo. Articolo 10 - Comportamenti difformi 1. Le attività di gestione del servizio sono rese dalla Ditta aggiudicataria nel rispetto delle direttive impartite dal Comune. Sono considerati inammissibili comportamenti degli operatori contrari ai principi espressi dal Manifesto Unesco per le biblioteche pubbliche, o comunque tali da allontanare il pubblico dall'esercizio dei propri diritti all'informazione e alla cultura. 2. Sono considerati altresì inammissibili disservizi e comportamenti improntati a trascuratezza e negligenza, o comunque difformi da quanto stabilito dal presente capitolato di oneri, compreso l'uso personale di strumenti e materiali e l'allontanamento a fini personali degli operatori durante l'orario di apertura al pubblico dei locali. 3. Il Comune si riserva la facoltà di richiedere la sostituzione di chi, a suo insindacabile giudizio, risulti non idoneo alle mansioni previste. Articolo 11 - Sicurezza La Ditta aggiudicataria dovrà provvedere all adeguata istruzione del personale addetto, nonché degli eventuali sostituti, in materia di sicurezza ed igiene del lavoro. La Ditta aggiudicataria è tenuta ad assicurare il personale addetto contro gli infortuni e si obbliga a far osservare scrupolosamente le norme antinfortunistiche ed a dotarlo di tutto quanto necessario per la prevenzione degli infortuni, in conformità alle vigenti norme di legge in materia (D.lgs 81/2008 e L.R.T. 38/2007). La Ditta aggiudicataria dovrà indicare all Amministrazione il nominativo del responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione, che si dovrà coordinare con quello dell Amministrazione. In tutti i casi di esecuzione del servizio all interno dei luoghi di lavoro dell Amministrazione Comunale, la ditta si obbliga, ai sensi del D.Lgs 81/2008 a coordinarsi ed a cooperare con il datore di lavoro committente per l attuazione delle misure di prevenzione e protezione. Per la gestione del servizio, è predisposto a cura dell Amministrazione Comunale il D.U.V.R.I., con lo scopo di stimare i costi della sicurezza relativi alle interferenze. Il documento, messo a disposizione dei concorrenti insieme agli altri elaborati di gara, sarà eventualmente revisionato prima dell inizio del servizio allo scopo di promuovere la cooperazione e il coordinamento fra l Amministrazione Comunale e la Ditta aggiudicataria, al 7

8 fine di eliminare i rischi dovuti alle interferenze, gli infortuni e gli incidenti durante le attività lavorative oggetto della presente gara. Inoltre la Ditta aggiudicataria si obbliga a partecipare, ove promosse dal datore di lavoro committente, alle riunioni di cooperazione e coordinamento. L inosservanza delle leggi in materia di lavoro e di sicurezza di cui al presente articolo determinano la risoluzione del contratto. Articolo 12 Responsabilità della Ditta aggiudicataria. Assicurazione 1. La Ditta aggiudicataria, nell esecuzione dei servizi oggetto del presente capitolato, avrà l obbligo di uniformarsi a tutte le disposizioni di legge e regolamentari concernenti i servizi stessi. 2. La Ditta aggiudicataria è l'unica responsabile di tutti i danni causati o subiti nell'esercizio delle sue attività. La Ditta aggiudicataria è altresì responsabile per eventuali danni causati ai beni di proprietà comunale durante l espletamento del servizio. 3. Qualora l aggiudicatario non provvedesse a tale risarcimento l Amministrazione tratterrà sull importo dell ultima rata maturata la spesa presuntivamente occorrente per tale risarcimento. Il pagamento verrà effettuato dopo la regolazione del rapporto fra le parti. 4. La Ditta aggiudicataria dovrà, prima di iniziare l'attività contrattuale, stipulare, con primaria compagnia nazionale, idonea polizza assicurativa di Responsabilità Civile, con copertura di tutti i rischi e le conseguenze materiali, fisiche e immateriali subiti eventualmente dagli utenti del servizio e da terzi ed in generale per la copertura di tutti i rischi connessi al servizio. 5. La polizza RCT dovrà avere un massimale di almeno ,00 euro, la polizza per danni agli immobili ai beni mobili ed al patrimonio librario un massimale di almeno ,00 euro. 6. La Ditta aggiudicataria dovrà consegnare all Amministrazione Comunale copia delle polizze sottoscritte prima della sottoscrizione del contratto. 7. La Ditta aggiudicataria rinuncia fin d'ora ad ogni ricorso o azione di rivalsa nei confronti dell Amministrazione Comunale e dei suoi dipendenti. Articolo 13 - Cauzione definitiva L aggiudicatario, a garanzia del regolare adempimento degli obblighi contrattuali, dovrà prestare una cauzione pari al 10% dell importo netto dell aggiudicazione, mediante versamento diretto presso la Tesoreria Comunale o mediante fideiussione assicurativa o bancaria. Articolo 14 - Risoluzione del contratto In caso di inadempienze o mancato rispetto da parte della Ditta aggiudicataria degli obblighi assunti, di verificata inadeguatezza degli operatori impegnati, l Amministrazione Comunale richiederà per scritto che entro 10 giorni la Ditta aggiudicataria provveda all esatto adempimento. Qualora sia trascorso inutilmente il termine fissato o non siano state fornite opportune giustificazioni, il contratto si intenderà senz altro risolto e si procederà all escussione della cauzione, riservandosi il Comune di richiedere il risarcimento del danno. 8

9 L Amministrazione Comunale si riserva in qualsiasi momento di interrompere il rapporto contrattuale, con un preavviso di almeno trenta giorni, tramite comunicazione scritta e motivata, fermo restando il pagamento della prestazione già svolta. Articolo 15 Pagamenti I pagamenti del servizio oggetto del presente capitolato verranno effettuati dietro presentazione di fattura, emessa bimestralmente, corredata da un documento nel quale siano riportate nel dettaglio le attività effettuate nel bimestre di riferimento. Articolo 16 - Divieto di subappalto E fatto divieto di cedere, sotto qualsiasi titolo, in tutto o in parte il servizio di cui al presente capitolato né avvalersi del subappalto, pena la risoluzione immediata del contratto. Articolo 17 Controversie Tutte le controversie relative al presente atto, che non siano definite in via amministrativa, saranno deferite all Autorità Giudiziaria Ordinaria Foro competente Firenze. Articolo 18 Trattamento dati Ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, la Ditta aggiudicataria sarà nominata Responsabile esterno del trattamento dei dati personali strettamente inerenti allo svolgimento del servizio di cui al presente capitolato. La Ditta aggiudicataria dovrà impegnarsi ad operare in ottemperanza alle relative disposizioni normative indicate dal Decreto Legislativo n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali. 9