Whistleblowing. Manuale Utente. Versione per il dipendente

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1 Whistleblowing Manuale Utente Versione per il dipendente Rev 1.4 Il presente documento è attualmente in fase di revisione. Ancitel, nell ottica di una politica di continuo sviluppo, si riserva il diritto di modificarlo e migliorarlo provvedendo a pubblicare le versioni aggiornate sulla Piattaforma del Servizio Whistleblowing. L'utilizzo o la riproduzione, anche parziale, di testi e immagini contenute in queste pagine, è rigorosamente vietato e perseguibile a termini di legge. Pag. 1

2 Premessa Il whistleblowing è uno strumento legale per gestire in modo efficace e tempestivo le segnalazioni relative a fatti di cui il lavoratore segnalante sia venuto a conoscenza nel corso della sua attività e che possono integrare, nei confronti di colleghi, siano essi sottoposti o superiori, la fattispecie astratta del reato di corruzione o altre ipotesi di illecito. Ancitel, da sempre sensibile ai bisogni dei Comuni, ha analizzato la materia e ha sviluppato una soluzione che, in linea con la Legge 190/12 e s.m.i. e con i successivi decreti attuativi (si veda il D.Lgs. 33/13 e il D.Lgs. 39/13 ), in conformità alle diposizioni introdotte da ultimo dalla legge 179/2016 consente alle Pubbliche Amministrazioni locali, così come alle società controllate o partecipate di gestire le segnalazioni in modo sicuro e riservato (per la massima tutela 1 del segnalante) grazie ad un cruscotto semplice ed efficace, accessibile da qualsiasi dispositivo (pc, smartphone, tablet, ecc). La soluzione, erogata in modalità cloud e compliant con tutte le disposizioni in materia di Anticorruzione, si basa su un Sistema che consente ai dipendenti di segnalare eventuali reati, frodi e attività contrarie alle normative vigenti e di attivare un canale di comunicazione bidirezionale con l Organismo di Controllo dell Ente, agevolando così l attivazione di adeguate azioni di accertamento e sanzione. Il Sistema garantisce il massimo livello di sicurezza e di riservatezza per tutto il processo di gestione della segnalazione, incluse tutte le comunicazioni tra il segnalante e il Responsabile della Prevenzione della Corruzione (in seguito RPC). 1 La tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti è garantita dall art. 54-bis, D.lgs. n. 165/2001 che così statuisce: 1. Il pubblico dipendente che, nell'interesse dell'integrità della pubblica amministrazione, segnala al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza di cui all'articolo 1, comma 7, della legge 6 novembre 2012, n. 190, ovvero all'autorità nazionale anticorruzione (ANAC), o denuncia all'autorità giudiziaria ordinaria o a quella contabile, condotte illecite di cui è venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro determinata dalla segnalazione. L'adozione di misure ritenute ritorsive, di cui al primo periodo, nei confronti del segnalante è comunicata in ogni caso all'anac dall'interessato o dalle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative nell'amministrazione nella quale le stesse sono state poste in essere. L'ANAC informa il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri o gli altri organismi di garanzia o di disciplina per le attività e gli eventuali provvedimenti di competenza. 2. Ai fini del presente articolo, per dipendente pubblico si intende il dipendente delle amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, ivi compreso il dipendente di cui all'articolo 3, il dipendente di un ente pubblico economico ovvero il dipendente di un ente di diritto privato sottoposto a controllo pubblico ai sensi dell'articolo 2359 del codice civile. La disciplina di cui al presente articolo si applica anche ai lavoratori e ai collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dell'amministrazione pubblica. 3. L'identità del segnalante non può essere rivelata. Nell'ambito del procedimento penale, l'identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale. Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l'identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. Nell'ambito del procedimento disciplinare l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità. 4. La segnalazione è sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni. 5. L'ANAC, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, adotta apposite linee guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni. Le linee guida prevedono l'utilizzo di modalità anche informatiche e promuovono il ricorso a strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell'identità del segnalante e per il contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione. 6. Qualora venga accertata, nell'ambito dell'istruttoria condotta dall'anac, l'adozione di misure discriminatorie da parte di una delle amministrazioni pubbliche o di uno degli enti di cui al comma 2, fermi restando gli altri profili di responsabilità, l'anac applica al responsabile che ha adottato tale misura una sanzione amministrativa pecuniaria da a euro. Qualora venga accertata l'assenza di procedure per l'inoltro e la gestione delle segnalazioni ovvero l'adozione di procedure non conformi a quelle di cui al comma 5, l'anac applica al responsabile la sanzione amministrativa pecuniaria da a euro. Qualora venga accertato il mancato svolgimento da parte del responsabile di attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute, si applica al responsabile la sanzione amministrativa pecuniaria da a euro. L'ANAC determina l'entità della sanzione tenuto conto delle dimensioni dell'amministrazione o dell'ente cui si riferisce la segnalazione. 7. E' a carico dell'amministrazione pubblica o dell'ente di cui al comma 2 dimostrare che le misure discriminatorie o ritorsive, adottate nei confronti del segnalante, sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione stessa. Gli atti discriminatori o ritorsivi adottati dall'amministrazione o dall'ente sono nulli. 8. Il segnalante che sia licenziato a motivo della segnalazione è reintegrato nel posto di lavoro ai sensi dell'articolo 2 del decreto legislativo 4 marzo 2015, n Le tutele di cui al presente articolo non sono garantite nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la denuncia di cui al comma 1 ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave».. Pag. 2

3 Ai sensi dell'art. 54-bis del D.Lgs. 165/2001 L'identità del segnalante non può essere rivelata. Nell'ambito del procedimento disciplinare l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità. Laddove l'rpc, avendo richiesto e ottenuto il consenso dal segnalante, richieda la rivelazione dell'identità l'architettura del sistema Whistleblowing è tale da garantire la suddetta identificazione grazie alla preventiva registrazione dei dipendenti che avviene mediante Login, con crittografia di tutti i dati riconducibili agli utenti. Tale operazione consente inoltre di ottemperare alla Determinazione ANAC n. 6 del 28 aprile 2015, in merito alla sensibilizzazione dei dipendenti circa la conoscenza del presente strumento tecnologico. La totale separazione dei dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, mediante l adozione di codici sostitutivi (del tutto anonimi) dei dati identificativi utili per le successive interazioni, ne garantisce la massima sicurezza e riservatezza. Pag. 3

4 Accesso al Sistema Per accedere al Sistema è sufficiente collegarsi ad internet da qualsiasi dispositivo (pc, smartphone, tablet, ecc) e digitare il seguente indirizzo: anticorruzione.ancitel.it. Una volta collegati, si aprirà la pagina di Accesso al Sistema (Fig. 1) dove inserire le proprie credenziali (pin e password ricevute tramite apposito messaggio di posta elettronica 2 ): Fig. 1 Dopo aver inserito le proprie credenziali e cliccato su Accedi, riceverà il seguente messaggio di benvenuto (Fig.2) nel Sistema: Fig. 2 2 Nel caso di mancata ricezione del messaggio di posta elettronica contenente le credenziali (pin e password) di accesso al sistema, si prega di rivolgersi al RPC del proprio Ente. Pag. 4

5 Primo accesso Al primo accesso, il Sistema richiede il cambio della password: cliccando su Cambia password, occorre inserire una nuova password, rispettando le regole evidenziate dal Sistema, per poi procedere cliccando su Modifica (Fig.3) Fig. 3 Invio segnalazione Cliccando su Nuova segnalazione si accede al form Dati e informazioni segnalazione condotta illecita riportato nelle Figg. 4 e 5: Fig. 4 Pag. 5

6 Fig. 5 Dopo aver compilato il modulo e allegato eventuali documenti a corredo è possibile cliccare su Salva i dati per completare l invio della segnalazione. Gestione delle segnalazioni Successivamente sarà possibile: collegarsi (autenticandosi con le proprie credenziali) per verificare lo stato di avanzamento dell istruttoria; inviare ulteriori comunicazioni al RPC, anche in risposta a richieste di integrazione da parte del RPC; ricevere comunicazioni da parte del RPC, con richieste di ulteriori informazioni e/o documenti; ricevere una richiesta di rivelazione volontaria della propria identità da parte del RPC; apprendere dell avvenuta rivelazione della propria identità per i motivi previsti dalla norma per i quali non è necessario il suo consenso (come previsto dall art. 54-bis, co. 3, del D.Lgs. 165/2001). Pag. 6

7 Recupero credenziali In caso di smarrimento delle proprie credenziali di accesso (pin e/o password ricevuti tramite apposito messaggio di posta elettronica), sarà sempre possibile reimpostarle mediante la funzione "Hai smarrito Pin e/o Password?" disponibile sulla pagina di accesso al Sistema (Fig. 16). Dopo aver cliccato su Hai smarrito Pin e/o Password?, sarà sufficiente inserire la propria (Fig. 7) e il Sistema provvederà ad inoltrarvi il pin e una nuova password. Fig. 6 Fig. 7 Uscita dal Sistema Per uscire dal Sistema, è sufficiente cliccare su Logout nella barra dei comandi in alto a destra. Pag. 7