PROGETTO ANALISI ORGANIZZATIVA DELL UNIVERSITA DEL PIEMONTE ORIENTALE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 1

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1 PROGETTO ANALISI ORGANIZZATIVA DELL UNIVERSITA DEL PIEMONTE ORIENTALE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 1

2 PROGETTO ANALISI ORGANIZZATIVA 1. OGGETTO E FINALITA 2. METODOLOGIA DI ANALISI 3. RISULTATI 4. CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 2

3 OGGETTO E FINALITA Il Progetto Analisi Organizzativa si propone di esplicitare le criticità organizzative dell Ateneo, in un ottica di attività e processi, e di individuare elementi su cui fondare i futuri interventi sull organizzazione. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 3

4 OGGETTO E FINALITA (segue) Strutture analizzate: Facoltà Dipartimenti Uffici del Rettorato MAPPA DELLE ATTIVITA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 4

5 OGGETTO E FINALITA (segue) Il lavoro è stato svolto a partire da settembre 2005 ed è terminato a aprile Il Gruppo di lavoro è composto da: Prof. Andrea TUROLLA Dr. Paolo CARENZO Dr.ssa Jose FRANCHINO Dr.ssa Laura IMOVILLI Dr.ssa Laura PEROTTI Dr.ssa Paola VOLA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 5

6 OGGETTO E FINALITA (segue) La struttura organizzativa di riferimento è quella in vigore fino al ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 6

7 Inserire organigramma ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 7

8 METODOLOGIA DI ANALISI L analisi si è fondata su interviste/riunioni e su schede di rilevazione. INTERVISTE Presidi 7 Direttori di Dipartimento 11 Direttore Amministrativo 1 Dirigenti 2 Segretari amministrativi 7 Resp. Uffici Rettorato.. 19 TOTALE 47 SCHEDE 87 ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 8

9 METODOLOGIA DI ANALISI (segue) Sia le interviste che le schede sono state organizzate in modo da ottenere informazioni in merito alle seguenti problematiche: attività svolte; criticità organizzative; riflessioni e suggerimenti. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 9

10 RISULTATI Le informazioni ottenute sono state elaborate per categorie omogenee. Ciò ha determinato la redazione di una serie di documenti: 1. Presidi e Direttori 2. Segretari amministrativi 3. Uffici del Rettorato 4. Schede del personale T.A. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 10

11 RISULTATI Attività Presidi: a) Organizzazione didattica della facoltà; b) Direzione, coordinamento, organizzazione e gestione dei processi decisionali di Facoltà; c) Controllo e monitoraggio della situazione finanziaria della Facoltà (gestione del bilancio); d) Gestione delle attività amministrative; e) Rapporti con esterno (Istituzioni, Enti Pubblici Locali, Aziende, Associazioni); f) Rapporti con Ateneo (Rettore, Pro-Rettore, Direttore Amministrativo, ecc; g) Rapporti con gli studenti; h) Rapporti con l Azienda Ospedaliera Maggiore della Carità. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 11

12 RISULTATI TEMPO ASSORBITO ELEVATO BASSO a f e a b f b g f h e BASSA ELEVATA RILEVANZA STRATEGICA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 12

13 RISULTATI TEMPO ASSORBITO ELEVATO BASSO BASSA ELEVATA RILEVANZA STRATEGICA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 13

14 RISULTATI Attività Segretari Amministrativi: a) Attività contabile (adempimenti normativi, tributari, previdenziali, assicurativi; b) Redazione Bilanci Preventivi e Bilanci Consuntivi; c) Predisposizione preliminare e redazione verbali delle riunioni di Consiglio e Giunta di Facoltà e di Dipartimento; d) Convenzioni attività istituzionale e commerciale; e) Attività di consulenza nei confronti di docenti, collaboratori e dipendenti; f) Protocollo; g) Anagrafe delle prestazioni; h) Adempimenti normativi per gare, concorsi, licitazioni. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 14

15 RISULTATI Criticità Direttori di Dipartimento numerisità Personale Spazi Informatica Procedure tipologia di criticità ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 15

16 CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE La metodologia di analisi utilizzata consente di cogliere ed esplicitare criticità, problemi, punti di forza e di debolezza dell Ateneo. Tutto ciò in un ottica squisitamente ORGANIZZATIVO GESTIONALE. L analisi è PROPEDEUTICA ad interventi di riorganizzazione delle strutture centrali e dei CGA. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 16

17 CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE Lo scopo di questo lavoro NON consiste nel PROPORRE RIORGANIZZAZIONI/RIASSETTI DELLA STRUTTURA Oppure SOLUZIONI ORGANIZZATIVE DI LIVELLO MICRO. La finalità è, piuttosto, quella di delineare le possibili LINEE GUIDA di un CAMBIAMENTO ORGANIZZATIVO prevalentemente a livello MACRO che ORIENTINO scelte STRUTTURALI nel BREVE e nel MEDIO TERMINE. Oltre a ciò ci proponiamo di indicare/suggerire STRUMENTI ORGANIZZATIVI che favoriscano/facilitino il cambiamento. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 17

18 CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE LA MACCHINA ORGANIZZATIVA DELL ATENEO MOSTRA SINTOMI DI NON ADEGUATI LIVELLI DI EFFICIENZA ED EFFICACIA GESTIONALI NON OTTIMALE UTILIZZO DELLE RISORSE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 18

19 CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE CAUSE: DOTAZIONE DI RISORSE (UMANE E FINANZIARIE) ELEVATA BUROCRATIZZAZIONE CARENZA DI PROCEDURE CHIARE E DEFINITE CARENZA E/O DISORGANICITA DEI SUPPORTI INFORMATICI DUPLICAZIONI DI ATTIVITA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 19

20 LINEE GUIDA PER IL CAMBIAMENTO SBUROCRATIZZAZIONE SEMPLIFICAZIONE/OMOGENEIZZAZIONE/ FORMALIZZAZIONE Delle PROCEDURE GESTIONE DELL ACCENTRAMENTO/DECENTRAMENTO ECONOMIE DI SCALA SU ATTIVITA AMMINISTRATIVE (in senso stretto) RICOMBINAZIONE DELLE RISORSE (a vantaggio di attività STRATEGICHE) Ecc. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 20

21 LINEE GUIDA PER IL CAMBIAMENTO IN SOSTANZA. 0. TEAM DI PROGETTO (temporanei) 1. RIPROGETTAZIONE DEI FONDAMENTALI PROCESSI 2. INDIVIDUAZIONE DI STRUMENTI E SUPPORTI 3. QUALIFICAZIONE DEL PERSONALE 4. NUOVO MODELLO DI STRUTTURA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO 21