"6 Giugno: un obbligo vantaggioso" Il nuovo sistema di fatturazione alla Pubblica Amministrazione è anche uno strumento per velocizzare gli incassi

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1 "6 Giugno: un obbligo vantaggioso" Il nuovo sistema di fatturazione alla Pubblica Amministrazione è anche uno strumento per velocizzare gli incassi LA TESTIMONIANZA CONCRETA DI UNA PA INAIL - DIREZIONE CENTRALE ORGANIZZAZIONE DIGITALE Dr. Stefano Tomasini (CDO) Roma, 26 maggio 2014.

2 Indice 1. IL CONTESTO INTERNAZIONALE 2. NORMATIVA 3. IL GESTORE DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO 4. L INAIL 5. L ORGANIZZAZIONE 6. I VOLUMI PER LA FE 7. LE STAZIONI APPALTANTI INAIL 8. LE FASI DI IMPLEMENTAZIONE DELLA FE 9. IL MODELLO INAIL PER LA FE 10. MANDATO E ORDINATIVO DI PAGAMENTO DIGITALI 11. IN SINTESI 1

3 Il Contesto internazionale SCENARIO NON CONSOLIDATO Pluralità di attori Numerose iniziative Non si è ancora affermato uno standard di fatto PEPPOL WP 5 - einvoicing Il MEF ha partecipato in PEPPOL direttamente (DAG, RGS, DF) e tramite sue partecipate (CONSIP), assieme ad altre istituzioni italiane (CSI Piemonte, Intercent- ER, Infocamere). Il contributo italiano ha riguardato: la definizione dello standard di fattura La definizione dei legal requirement e delle regole per la realizzazione del servizio e per la trasformazione delle fatture nel formato nazionale la composizione del formato XML a partire da fatture reali la definizione di un pilota MEF per la sola ricezione delle fatture internazionale La soluzione italiana per la fatturazione elettronica è compatibile con lo standard CEN definito in collaborazione con il progetto PEPPOL. Nota: i Decreti attuativi finora emessi riguardano la fatturazione nazionale; è previsto un ulteriore Decreto per le fatture cross-border. 2

4 Normativa LA LEGGE FINANZIARIA 2008 Stabilisce il principio della fatturazione in via esclusivamente elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (PA). Fa divieto di procedere al pagamento in assenza di fattura elettronica. Istituisce il Sistema di Interscambio (SdI) come punto di transito obbligato delle fatture elettroniche. Demanda al Ministro dell economia e delle finanze (MEF), di concerto col Ministro per la PA e l Innovazione, la regolamentazione attuativa. I REGOLAMENTI ATTUATIVI 1) Decreto MEF per individuare il gestore del Sistema di Interscambio (SdI) e definirne competenze e attribuzioni, e in particolare: ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle PA destinatarie; gestione dei dati aggregati e dei flussi informativi, anche a fini di integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica 2) Decreto MEF, di concerto con il Ministro per la PA e l Innovazione, per definire: regole di identificazione degli uffici delle PA destinatari della fatturazione regole tecniche per l emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche linee guida per l adeguamento delle procedure interne delle PA disciplina relativa agli intermediari abilitati eventuali misure di supporto per le PMI scadenze per il passaggio al sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica regole tecniche per garantire l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica 3

5 Il Gestore del Sistema di Interscambio In base al DM MEF del 7 marzo 2008: Individua l Agenzia delle entrate quale gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica l Agenzia delle entrate coordina il Sistema di Interscambio con il sistema informatico della fiscalità controlla la gestione tecnica del Sistema di Interscambio gestisce i dati che transitano attraverso il Sistema di Interscambio, anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica Individua SOGEI - Società interamente partecipata dal MEF - quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del Sistema di Interscambio SOGEI cura sviluppo, conduzione e manutenzione tecnica e operativa del Sistema di Interscambio fornisce supporto e assistenza alle PA destinatarie delle fatture elettroniche esegue attività di studio, ricerche, elaborazioni e statistiche, etc. 4

6 Linee guida per l adeguamento delle procedure della PA Organizzazione Le PA devono adottare una struttura organizzativa di progetto per l introduzione della fatturazione elettronica, adeguare le strutture organizzative (procedure/compiti/incarichi/revisione carichi di lavoro/ formazione), garantire l aggiornamento dell indice dei destinatari della fattura (Rubrica PA). Informatizzazione Le PA devono predisporre un canale di comunicazione verso il SdI, protocollare in ingresso le fatture, trasmettere i riscontri di acquisizione, predisporre il percorso di conservazione dei documenti di fatturazione acquisiti elettronicamente. Le PA possono, per incrementare i benefici legati alla fatturazione elettronica, acquisire direttamente il documento fattura nei sistemi gestionali, ove già presenti, e adottare un sistema documentale per la gestione elettronica del documento in tutte le attività gestionali. Relazioni con il Fornitore Le PA dovranno effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti e fornire gli indirizzi utili per garantire comportamenti omogenei nella trasmissione del flusso di fatturazione, modulare le modalità di interazione con i fornitori, considerare - nei contratti o negli accordi tra le parti - le disposizioni normative in merito alla fatturazione elettronica concordando la predisposizione di dati facoltativi e/o di eventuali allegati transitabili anch essi tramite SdI. Solo attraverso la reingegnerizzazione dei processi amministrativi è possibile cogliere tutti i benefici derivanti dalla fatturazione elettronica e velocizzare i pagamenti. La fatturazione elettronica può essere una leva efficace per vincere le resistenze al cambiamento nella PA e attuare la completa dematerializzazione dei processi amministrativi. 5

7 L INAIL Nel contesto del sistema previdenziale-assicurativo nazionale, i principali obiettivi dell INAIL sono la riduzione del fenomeno infortunistico e tecnopatico, la garanzia della copertura assicurativa dei lavoratori che svolgono attività a rischio per la loro salute e il reinserimento nella vita lavorativa degli infortunati sul lavoro. DATI 2013 Le aziende assicurate dall Istituto sono circa 3,5 milioni: 2,5 milioni interagiscono con INAIL per il tramite di intermediari (associazioni di categoria e consulenti del lavoro) mentre 1 milione in modo diretto. 6

8 L Organizzazione PRESIDENTE DIRETTORE GENERALE CIV Funzioni di Staff Rischi Prestazioni Prevenzione Programmazione Bilancio e Controllo Organizzazione Settore Navigazione Settore Ricerca Riabilitazione e protesi Comunicazione Risorse Umane Organizzazione Digitale Patrimonio Centro Protesi Vigorso di Butrio Centro riabilitazione motoria di Volterra Tipografia Formazione Villa Lemmi Servizio Centrale Acquisti Filiale di Roma Piemonte Lombardia Veneto Lazio Campania Puglia Emilia Romagna Toscana Friuli Venezia Giulia Sicilia Abruzzo Calabria Liguria Marche Umbria Molise Basilicata Sardegna Sede Regionale Aosta Direzione Provinciale Bolzano Direzione Provinciale Trento 7

9 I Volumi VOLUMI PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NUMERO CONTRATTI ATTIVI NUMERO FORNITORI NUMERO ANNUO FATTURE PASSIVE VALORE ANNUO FATTURE PASSIVE 1,5 Mld NUMERO ANNUO FATTURE ATTIVE VALORE ANNUO FATTURE ATTIVE mln NUMERO STAZIONI APPALTANTI 47 8

10 Le Stazioni Appaltanti INAIL STAZIONI APPALTANTI CENTRALI STAZIONI APPALTANTI TERRITORIALI Unità Organizzativa Codice IPA Unità Organizzativa Codice IPA D.C. Organizzazione Digitale 81GXA9 Piemonte DR9KS5 D.C. Prestazioni Economiche YT0096 Sede Regionale Aosta KU7N1F D.C. Patrimonio TUZ08L Lombardia 5O795T D.C. Acquisti 7JN1MF Direzione Provinciale Bolzano 7EPTJJ Servizio Supporto Organi e Coordinamento Legislativo CZBP55 Direzione Provinciale Trento 4HDQZS D.C. Risorse Umane UC9KGT Veneto 5S4QXM D.C. Rischi R4VZPA Friuli Venezia Giulia 50AMJB D.C. Programmazione Bilancio e Controllo VIW7NK Liguria O77Y1Q Servizio Comunicazione LOPZDP Emilia Romagna 6N8W46 D.C. Organizzazione MLSELJ Toscana VWA9YC D.C. Prevenzione 8XZ4CV Umbria V4PL0I D.C. Prestazioni Sanitarie e Reinserimento INNBVN Marche W8CBJG Sovrintendenza Sanitaria Centrale ZPUEF5 Lazio G0LPEA Consulenza Tecnica Accertamento Rischi e Prevenzione YGWW3S Abruzzo QZBEJR Consulenza Statistico Attuariale KTPNE5 Molise M18YBG D.C. Ricerca WJPLFB Campania TIWMSP Dip. Medicina ed Epidemiologia e Igiene del Lavoro e Ambientale 4ZQBNI Puglia FPMR0O Dip. Innovazioni Tecnologiche e Sicurezza degli Impianti Prodotti e Insediamenti Antropici HD2XFZ Basilicata XM143Q Avvocatura Generale FKUR8C Calabria DME7T7 Servizio Ispettorato e Sicurezza YE5WYV Sicilia S1JX0T Servizio Casellario Centrale Infortuni TJ96MK Sardegna 1J1YGP Ufficio Stampa XJBYO1 Centro Protesi Vigorso di Budrio W3Z7SK C.T.O. SRYBYR Centro Riabilitazione Motoria Volterra K1KQAF Tipografia di Milano 9FITDY 9

11 Le Fasi di implementazione IMPLEMENTAZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA IN INAIL FASE INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO IDENTIFICAZIONE UFFICI PA DESTINATARI DI FATTURE RICOGNIZIONE CONTRATTI ATTIVI E COMUNICAZIONE AI FORNITORI AVVIO FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRAZIONE FE CON SISTEMI GESTIONALI DIGITALIZZAZIONE MANDATO E ORDINATIVO DI PAGAMENTO ATTIVITA Adeguamento dei sistemi e verifica del colloquio tra il canale tecnico di acquisizione fatture indicato nell Indice PA e il Sistema di Interscambio Caricamento degli uffici destinatari di fatture elettroniche nell ambito dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) a cui il Sistema Dinamico di Interscambio (SDI) dovrà recapitare le fatture Comunicazione ai fornitori dei contratti in essere dei codici uffici presenti in IPA a cui devono essere indirizzate le fatture elettroniche e delle modalità di personalizzazione delle fatture Avvio della fatturazione elettronica e assicurazione della disponibilità dei servizi di conservazione di documenti elettronici Immissione dei dati della fattura elettronica nei sistemi gestionali deputati al rilascio della regolare esecuzione di ordinativi/presta zioni e alla richiesta di emissione del mandato di pagamento Gestione interamente digitale del mandato di pagamento e dell ordinativo di pagamento al cassiere dell Istituto (rilascio nuova piattaforma ECM progetto PRINCE) TEMPI febbraio 2014 febbraio 2014 maggio giugno 2014 novembre 2014 dicembre 2014 IN CORSO Da giugno 2014 attive integrazioni su SIMEA e Vigorso di Budrio, da attivare per novembre GRAI-Terzi. Ordinativo di pagamento informatico già attivo per le Direzioni Centrali e la Lazio 10

12 Il Modello INAIL per la Fattura Elettronica INAIL STAZIONE APPALTANTE INAIL 1 Operatori Economici Fattura elettronica Notifiche e riscontri Notifiche e Intermediari Sistema di Interscambio Intermediari Fattura elettronica Notifiche e riscontri PROTOCOLLAZIONE SMISTAMENTO STAZIONE APPALTANTE INAIL 2 STAZIONE APPALTANTE INAIL 3 STAZIONE APPALTANTE INAIL STAZIONE APPALTANTE INAIL N Dati monitoraggio Finanza Pubblica SISTEMA DOCUMENTALE GESTIONE CONTRATTI / PROGETTI GESTIONE CENTRO PROTESI GESTIONE GRAI-TERZI GESTIONE SPORTASS RGS CONSERVAZIONE CONTABILITÀ 11

13 Mandato e Ordinativo di Pagamento la prassi AREA OPERATIVA Stipula contratto Verbali di collaudo Mandato di Pagamento Busta contabile Documenti del contratto, collaudo e busta contabile Gestione del contratto e formazione del fascicolo AREA CONTABILE Documentazione del Fornitore Fatture Fornitore Verifica documenti e validazione Mandato di Pagamento Emissione Ordinativo Pagamento Verifica Ordinativo Pagamento Nota: flusso esemplificativo. 12

14 Mandato e Ordinativo di Pagamento a regime AREA OPERATIVA AREA CONTABILE Validazione Mandato di Pagamento Fatture Fornitore Stipula contratto Documentazione del Fornitore Esegue il collaudo Mandato di Pagamento Verifica documenti Emissione Ordinativo Pagamento Generazione automatica Busta contabile + + Archivia, Organizza e Gestisce il processo Piattaforma ECM Nota: flusso esemplificativo. 13

15 In Sintesi ELEMENTI QUALIFICANTI DEL NUOVO MODELLO INAIL DI GESTIONE DELLE FATTURE Gestione completamente informatizzata degli ordini e delle prestazioni Regolare esecuzione rilasciata in elettronico Emissione fattura solo dopo il rilascio della regolare esecuzione Meccanismi per l abbinamento automatico della fattura alla regolare esecuzione Mandato e Ordinativo di pagamento interamente digitali Rispetto dei termini di legge (30/60 gg) per il pagamento delle fatture che hanno ottenuto la regolare esecuzione. 14