LIBRO UNICO DEL LAVORO- circ. MinLav. 20 del 21/08/2008

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1 LIBRO UNICO DEL LAVORO- circ. MinLav. 20 del 21/08/2008 L'articolo 39 del DL n. 112/2008 convertito, con modificazioni, dalla legge n. 133/2008, ha introdotto alcune misure di semplificazione per quanto riguarda gli adempimenti obbligatori di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro. In particolare la norma ha previsto l'istituzione del "libro unico del lavoro", in sostituzione dei libri matricola e paga che il datore di lavoro doveva istituire ai sensi della normativa previgente. In attuazione del comma 4 dell'articolo 39 è stato approvato il decreto ministeriale 9 luglio 2008, pubblicato in Gazzetta ufficiale 18 agosto 2008 n. 192, necessario per stabilire le modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e la disciplina del regime transitorio. Il Ministero del Lavoro con circolare n. 20 del 21 agosto 2008 ha fornito le prime istruzioni operative per l'applicazione del nuovo adempimento amministrativo seguito da una nota interna INAIL del 2 settembre 2008 con la quale l Istituto comunica alle proprie strutture territoriali che si dovrà continuare a vidimare i libri paga fino al periodo paga relativo al mese di dicembre 2008, in quanto il D.M. 9 luglio 2008, pur abrogando il libro matricola, ha definito che nel periodo transitorio i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro attraverso l'utilizzo del libro paga nelle sezioni paga e presenze. Si sottolinea che l istituzione del libro unico segna, più di ogni altro intervento, un mutamento radicale nella gestione dei rapporti di lavoro e ciò non può non incidere anche sulle modalità di svolgimento della vigilanza da parte del personale ispettivo del Ministero e degli Istituti. Modalità di tenuta elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante : (fermo restando l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati) Sono necessari: 1- la numerazione di ogni pagina e la vidimazione prima della messa in uso presso l'inail 2- o, in alternativa, la numerazione e la vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'inail, in sede di stampa del modulo continuo stampa laser E necessaria: l autorizzazione preventiva, da parte dell'inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica su supporti magnetici sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite nota: tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro rende immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate. La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro Il libro unico del lavoro deve essere conservato per la durata di cinque anni

2 comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e- mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato Nota : Il Ministero del Lavoro, ferma restando l unicità documentale del libro unico del lavoro ritiene corretta, e quindi non sanzionabile, all interno del libro unico, l eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo ovviamente una numerazione sequenziale (in ottica semplificatrice i dati in questione potranno essere esposti sul libro unico anche con modalità analoghe a quelle in atto con riferimento alla sezione presenze dell abrogato libro paga). Luogo di tenuta Il luogo di tenuta del libro unico è : 1. la sede legale del datore di lavoro; 2. o presso gli studi dei consulenti del lavoro o di altro professionista abilitato (art.5 c.1 L. 12/1979) 3. o presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese. I soggetti cui è affidata la tenuta del libro unico hanno l obbligo di esibire il libro del lavoro non oltre quindici giorni dalla richiesta risultante dal verbale degli organi di vigilanza. Scompare la necessità di istituire o tenere copie conformi del libro obbligatorio. Soggetti di cui occorre registrare i dati Nel libro unico del lavoro dovranno essere registrati i dati riferiti a : 1. lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative all estero, compresi i lavoratori in missione nell ambito di un contratto di somministrazione di lavoro e i lavoratori distaccati 2. collaboratori coordinati e continuativi, collaboratori a progetto, collaboratori coordinati e continuativi occasionali (cd mini cococo) 3. associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro) Non sono obbligati alla tenuta del libro unico, oltre alle società cooperative, le imprese familiari, le società e le ditte individuali che operino con il solo lavoro del titolare (senza dipendenti o collaboratori), in conseguenza del fatto che non sono più oggetto di registrazione (sul libro unico né, per tutto il periodo transitorio, sul libro paga) i dati relativi a 1) collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari 2) coadiuvanti delle imprese commerciali 3) soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria. Dati da registrare dati di base elementi corrisposti presenze/assenze nome e cognome, codice fiscale, qualifica, livello di inquadramento contrattuale, retribuzione di base, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali qualsiasi dazione in danaro o in natura comprese le somme a titolo di rimborso spese, trattenute, detrazioni fiscali, dati relativi agli assegni familiari, le prestazioni ricevute da enti o istituti previdenziali, somme a titolo di premio, somme a titolo di straordinario. numero di ore lavorate effettuate, ore di straordinario, assenze retribuite, assenze non retribuite, ferie, riposi

3 note : con riferimento ai lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o con riguardo a periodi superiori, deve essere annotata solo la giornata di presenza al lavoro. Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso o non svolga la propria prestazione lavorativa (come ad esempio per il lavoratore intermittente nei periodi in stand by) la registrazione sul libro unico del lavoro deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché il termine del rapporto medesimo. In caso di lavoro a chiamata con obbligo di risposta le scritturazioni sul libro unico sono da intendersi sempre obbligatorie anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la sola indennità di disponibilità. Si segnala che il Ministero indica che il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all obbligo di consegna del prospetto paga mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul libro unico del lavoro. In tal caso, tuttavia, l adempimento si intende comunque assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario presenze. Limiti temporali di registrazione Le scritturazioni obbligatorie sul libro unico devono avvenire per ciascun mese di riferimento entro il giorno 16 del mese successivo. Il Ministero ritiene in ogni caso non tardive, e quindi non sanzionabili, le scritturazioni effettuate con riferimento al termine di versamento mensile, in tutti i casi in cui lo stesso sia posposto per la particolare ricorrenza del giorno di scadenza. Si è già segnalato più sopra che per le aziende che hanno in uso una retribuzione sfasata vale la possibilità di seguitare a valorizzare le presenze nel mese successivo evitando qualsiasi complicazione. La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire, infatti, con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò ne sia data annotazione sul libro unico. Elenchi riepilogativi mensili A richiesta degli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro (intendendo per sede stabile qualsiasi articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi) ed elaborano il libro unico del lavoro con uno dei sistemi indicati più sopra devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede. Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono l'inizio dell'accertamento, avendo cura di verificare, nel caso concreto, la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del consulente del lavoro o della associazione di categoria di cui all'art. 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12. Regime transitorio e disposizioni finali Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze, debitamente compilati e aggiornati. Le disposizioni normative ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri matricola e paga, devono essere riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.

4 Il libro matricola e il registro d'impresa sono abrogati a far data dal 18 agosto 2008 (art.7 comma 3 decreto ministeriale 9 luglio 2008) Riflessi sulle ispezioni L istituzione del libro unico del lavoro ha una immediata influenza sulle modalità di ispezione ed incide profondamente sulla cd maxi sanzione. Dal punto di vista ispettivo diventa imprescindibile verificare all atto dell accesso l esatto adempimento dell obbligo della preventiva comunicazione obbligatoria. Infatti il personale ispettivo dovrà fondare l accertamento della sussistenza di un impiego lavorativo in nero esclusivamente dalla mancata effettuazione della comunicazione obbligatoria di instaurazione dei rapporti di lavoro redigendo il cd verbale di primo accesso ispettivo. In un secondo momento richiederanno l esibizione del libro unico del lavoro. Ai fini dell applicazione della maxisanzione poiché il presupposto di quest ultima è l impiego di lavoratori non risultanti dalle scritture o da altra documentazione obbligatoria si dovrà constatare: 1- l assenza di comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro; 2- l assenza delle scritturazioni nel libro unico (o negli altri libri nella fase transitoria); 3- l assenza di elementi rilevabili da altri adempimenti obbligatori precedentemente assolti che possano dimostrare la volontà di non occultare il rapporto di lavoro. Il Ministero del Lavoro precisa inoltre nella circolare che nel caso di assunzioni effettuate per cause di forza maggiore o per avvenimenti di carattere straordinario, si applica la maxisanzione solo quando l ispettore ha accertato, valutando tutte le circostanze, che non sussisteva una oggettiva impossibilità di conoscere anticipatamente il numero ed i nominativi dei lavoratori occupati. Inoltre lo stesso Ministero precisa che non opera la maxisanzione nei casi in cui l'impresa che si è affidata a professionisti o ad associazioni di categoria si trovi nell'impossibilità di effettuare la comunicazione obbligatoria mediante il modello telematico (UniLav), per esempio in coincidenza con le ferie o, comunque, con la chiusura dei soggetti abilitati. Ciò a condizione però che il datore di lavoro abbia proceduto all'invio della comunicazione preventiva a mezzo fax e mediante il modello UniUrg, da ritenersi abilitato alla nuova funzionalità poichè oggi è operativo soltanto per i casi di malfunzionamento dei sistemi informatici ministeriali. In tale ipotesi, inoltre, il datore di lavoro dovrà documentare agli ispettori l'affidamento degli adempimenti ai soggetti abilitati e la chiusura dello stesso, mentre per il soggetto abilitato resta l'obbligo di inviare la comunicazione obbligatoria nel primo giorno utile successivo dopo la riapertura dell'ufficio.

5 INAIL denuncia nominativa assicurati (DNA) A seguito della pubblicazione del D.M.9 luglio 2008, l INAIL, con nota n del 25 agosto 2008, ricorda che i datori di lavoro che intendono impiegare collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari, coadiuvanti delle imprese commerciali nonché soci lavoratori di attività commerciali e di imprese in forma societaria, sono tenuti, prima dell inizio del rapporto di lavoro, a presentare la denuncia nominativa all Istituto. Sono soggetti all obbligo di denuncia nominativa anche i datori di lavoro artigiani, i soci artigiani, nonché i collaboratori e coadiuvanti delle imprese artigiane. Il nuovo adempimento, che decorre dal 18 agosto 2008, deve essere effettuato unicamente mediante fax al numero , utilizzando il modello, rilevabile dal sito internet dell Istituto, al seguente percorso: Successivamente, sarà possibile effettuare tale denuncia anche per via telematica. Va, al riguardo, precisato che i predetti lavoratori sono esclusi dalla compilazione del nuovo libro unico di lavoro introdotto dall art. 39 del decreto- legge 112/2008, convertito, con modificazioni, nella legge 133/2008 e reso operativo con il citato decreto. Ai fini della corretta compilazione della denuncia nominativa assicurati, i datori di lavoro interessati dovranno indicare anche il trattamento retributivo corrisposto ai lavoratori in questione. modalità sanzionatorie nel periodo transitorio L'articolo 39 del DL n. 112/2008 convertito, con modificazioni, dalla legge n. 133/2008, ha previsto l'istituzione del "libro unico del lavoro", in sostituzione dei libri matricola e paga che il datore di lavoro doveva istituire ai sensi della normativa previgente. Il Ministero del Lavoro ha emanato, in data 30 ottobre 2008, una nota di chiarimento per i propri ispettori circa le modalità sanzionatorie del Libro unico del lavoro nel periodo transitorio dal 25 giugno al 18 agosto La nota in questione chiarisce che la maxisanzione per le violazioni relative alla istituzione, esibizione e tenuta dei libri obbligatori non è applicabile in relazione alle condotte poste in essere dal 25 giugno 2008.

6 Sempre dopo il 25 giugno 2008, l'aggiornamento del libro paga, sezione presenze, ovvero il libro unico del lavoro deve essere effettuato entro e non oltre il termine del giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. In considerazione di ciò, sempre dalla stessa data, non possono essere sanzionate violazioni attinenti all'obbligo di aggiornare il libro presenze entro il giorno successivo a quello di svolgimento della prestazione lavorativa. Per tutte le violazioni accertate nel periodo dal 25 giugno al 18 agosto 2008, relative alla omessa istituzione, esibizione e non corretta tenuta dei libri obbligatori, dovrà essere applicata la sanzione prevista dall'art. 195 del DPR 1124/1965. Di seguito si indica un quadro riepilogativo delle sanzioni e dei periodi. violazioni periodo sanzione fino al 24 giugno 2008 violazioni relative alla istituzione, esibizione e tenuta dei libri obbligatori dal 25 giugno 2008 al 17 agosto 2008 da 4 mila a 12 mila euro da 125 a 770 euro violazione dell'obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro dal 18 agosto 2008 da 500 a euro da 200 a euro (da parte delle aziende) da 250 a euro (da parte dei soggetti di cui all'articolo 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12 entro 15 giorni) In caso di recidiva della violazione la sanzione varia da 500 a euro I nostri Uffici rimangono, come sempre, a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti.