ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DEL PORTALE DOCUMENTI SICUREZZA CANTIERI&APPALTI SACMI

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1 ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DEL PORTALE DOCUMENTI SICUREZZA CANTIERI&APPALTI SACMI Referenti SACMI IMOLA Daniele Canettoli - daniele.canettoli@sacmi.it Tel Cell Danilo Torbani danilo_torbani@protesa.net Tel Cell Referenti SACMI IMPIANTI Simona Boldo - simona.boldo@sacmi.it Tel Referenti SACMI FORNI Roberta Corradi - roberta.corradi@sacmi.it Tel Cell Stefano Bulgarelli - stefano.bulgarelli@sacmi.it Tel Cell Francesca Calvo - francesca.calvo@sacmi.it Cell Francesca Calvo - francesca.calvo@sacmi.it Cell Francesca Calvo - francesca.calvo@sacmi.it Cell Referenti PROTESA, SACMI PACKAGING, SACMI FILLING Lara Lasi lara_lasi@protesa.net Cell Referenti INTESA Francesca Richeldi - Francesca.Richeldi@intesa.sacmi.it Tel INDICE 1. NOTE PRELIMINARI DI UTILIZZO 2 2. MODALITA DI ACCESSO AL PORTALE SACMI 2 3. SEZIONI SCHEDA FORNITORE: Sezione - Promemoria Sezione - Documenti Azienda e 4 Sezione Cantieri/Appalti Sezione Personale Sezione Veicoli DOCUMENTI DEI SUB-FORNITORI 14 Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

2 1. NOTE PRELIMINARI DI UTILIZZO - Utilizzare come browser Internet Explorer. Non è garantita la compatibilità con altri browser. - L accesso al fornitore è previsto per il solo inserimento dei documenti e la loro visione. Non è possibile eliminarli. - Tutti i documenti devono essere caricati in versione PDF. - La dimensione massima per ogni documento è di 13 MB. Si specifica che il portale è in versione sperimentale e in fase di continua implementazione. Saranno gradite tutte le osservazioni e proposte di miglioramento. 2. MODALITA DI ACCESSO AL PORTALE SACMI 1. Richiedere l autorizzazione per l accesso tramite ai contatti riportati in prima pagina. 2. Attendere la conferma di autorizzazione ad accedere al Portale. 3. Digitare il seguente link: 4. Per accedere è necessario digitare il Nome utente e la Password, che solo per il primo accesso coincideranno entrambe con la partita IVA della vostra azienda. 5. Dopodiché verrà richiesto di cambiare la Password a vostro piacimento e di verificare se l indirizzo inserito è corretto. Nel caso di smarrimento della password è possibile contattare le persone di riferimento di SACMI per ripristinarla. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

3 Una volta effettuato l accesso comparirà la Scheda Fornitori con tutti i vostri dati: 3. SEZIONI SCHEDA FORNITORE: La scheda è suddivisa in n. 6 Sezioni: 1. Promemoria 2. Documenti Azienda 3. Cantieri 4. Appalti 5. Personale 6. Veicoli Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

4 4. 1 Sezione - Promemoria Direttamente da questa pagina sarà possibile aggiornare/modificare i documenti: ALLERTA DI SCADENZA: riceverete l allerta di scadenza dei documenti sia vostri che dei vostri sub-fornitori all indirizzo mail registrato nel Portale al momento dell attivazione. La prima di avviso vi arriverà 14 giorni prima della scadenza, dopodiché si ripeterà ogni settimana fino all aggiornamento del documento in scadenza. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

5 5. 2 Sezione - Documenti Azienda In questa sezione è possibile: a) Visualizzare TUTTI i documenti inseriti b) Inserire nuovi documenti c) Modificare e aggiornare i documenti Quindi: a) Per visualizzare, così anche stampare, un vostro documento è necessario solamente cliccare su Apri Documento sulla destra della relativa riga: Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

6 b) Per inserire un nuovo documento non ancora presente sul Portale cliccare sulla voce a destra Inserisci Nuovo Documento : Si aprirà la seguente scheda: Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

7 Come procedere: Scegliere dall elenco a tendina Tipo di documento la tipologia del documento che si vuole inserire. NOTA: controllare attentamente se esiste già una tipologia utilizzabile, se non vi è nessuna voce corrispondente scegliere ALTRO. Alla voce Descrizione inserire il nome del tipo di documento. NOTA: Spesso la descrizione coincide con la tipologia del documento, è consigliabile però inserire qualche specifica utile a riconoscere il documento nel caso vi siano più documenti con stessa tipologia (ad esempio: Attestato di Formazione Corso Carrelli elevatori). Le voci Livello Privacy e Livello di Approvazione sono Campi non modificabili, ma ad uso esclusivo Sacmi. Successivamente inserire la data di emissione del documento. NOTA: Il sistema in automatico propone la data del giorno di inserimento, é necessario modificare la data con quella del documento stesso. Mentre la data di scadenza viene automaticamente calcolata dal sistema se si tratta di un documento con durata standard (esempio: DURC, Visura camerale, Assicurazione.). Il campo NOTE può essere utilizzato per lasciare all approvatore SACMI informazioni utili sul documento. Caricare il documento cliccando su Sfoglia..., si aprirà quindi la seguente scheda che vi permetterà di cercare sul vostro computer il documento in questione: Selezionare il documento e cliccare su Apri. Infine cliccare su Conferma & Salva e attendere il messaggio: Salvataggio effettuato con successo. NOTA: Se avete caricato un documento errato dopo aver salvato non è più possibile eliminarlo. E necessario modificare il documento seguendo le istruzioni al punto c). Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

8 Regole fondamentali da rispettare per l inserimento dei documenti: Tutti i file devono essere in PDF; L inserimento della documentazione deve avvenire nel rispetto della legge sulla privacy, quindi non saranno approvati documenti contenenti dati sanitari dei dipendenti o LUL che contengano dati retributivi; Non inserire documenti relativi a singoli dipendenti ma è preferibile inserire documenti per gruppi di dipendenti. Ad esempio: evitare di inserire attestati di formazione per un singolo dipendente ma accorpare in un unico file gli attestati di tutti i dipendenti su una singola tematica (ad esempio per i corsi sull uso dei carrelli elevatori). Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

9 c) Se si vuole modificare un documento già presente sul Portale, perché ad esempio è scaduto o prossimo alla scadenza o è stato caricato erroneamente, dalla schermata dei Documenti Azienda cliccare sulla destra del relativo documento sulla voce Modifica. apparirà la seguente scheda: Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

10 - In fondo a questa scheda troverete la frase Per caricare una nuova versione del documento clicca qui. - Ripetere la procedura come per inserire un nuovo documento e dopo cliccare su Conferma & Salva. Attendere il messaggio Salvataggio effettuato con successo. ATTENZIONE!! La data di emissione documento si aggiorna AUTOMATICAMENTE con la data del giorno in cui state inserendo il nuovo documento. E necessario modificare la data con quella del documento stesso. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

11 6. 3 e 4 Sezione Cantieri/Appalti In questa schermata si visualizza l elenco dei cantieri/appalti nei quali siete coinvolti come subfornitori. Direttamente da questa pagina si possono inserire i documenti specifici del cantiere/appalto interessato (es.: POS, Elenco addetti al cantiere, Verbali firmati). La procedura è molto simile all inserimento di un nuovo documento (Sez. 2 lett. b): 1. Cliccare quindi sulla voce Apri Cantiere sulla riga del cantiere che vi interessa. 2. Si aprirà la seguente scheda: 3. Cliccare su Inserisci nuovo documento e seguire la stessa procedura illustrata nella 2 sezione, lett. b: Inserimento nuovo documento. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

12 7. 5 Sezione Personale In questa sezione è possibile inserire il nominativo dei propri dipendenti che devono accedere SOLO agli stabilimenti SACMI. Sono esclusi da questa sezione i cantieri, che seguono la procedura precedentemente descritta. Cliccando su Inserimento nuova persona si aprirà una scheda da compilare con tutti i dati obbligatori della persona interessata, includendo anche la foto. NB. Le foto caricate devono essere circa di 2,4 x 2,9 cm, almeno di risoluzione 200/300 dpi in pixel/cm, modalità RGB, formato jpg. Successivamente Confermare e Salvare. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

13 8. 6 Sezione Veicoli In questa sezione è possibile inserire i veicoli/mezzi che potranno avere accesso SOLO agli stabilimenti SACMI. Come nella procedura del Personale, cliccando su Inserimento nuovo veicolo si aprirà una nuova scheda con alcuni campi obbligatori da compilare. Cliccare su Conferma & Salva Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

14 9. DOCUMENTI DEI SUB-FORNITORI Utilizzando il Portale Sicurezza Sacmi avete la possibilità di accedere anche ai documenti dei vostri sub-fornitori. Nella pagina principale della vostra Scheda in alto a sinistra troverete Seleziona Sub-Fornitori : Si aprirà una Scheda di Ricerca in cui sarà possibile ricercare o visualizzare tutti i subfornitori in genere da voi utilizzati. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15

15 Cliccando quindi Seleziona nella riga corrispondente il subfornitore interessato è possibile accedere ai suoi documenti. La pagina del sub-fornitore è identica alla vostra, così come tutte le procedure di inserimento, modifica e aggiornamento documenti. Per accedere ai documenti dei vostri sub-sub-fornitori occorre fare richiesta al vostro referente SACMI. Sacmi Imola S.C. PR.33 All. 7 Portale Cantieri e Appalti Rev 10 del 11sett di 15