REGOLAMENTO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO E DELL ARCHIVIO

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1 Comune di GAVARDO Provincia di Brescia REGOLAMENTO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO E DELL ARCHIVIO MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Approvato con deliberazione del C.C. n. 59 del 29 dicembre 2003 Pubblicato all Albo Pretorio comunale dal 2 febbraio 2004 al 17 febbraio

2 INDICE Art. D E S C R I Z I O N E Art. D E S C R I Z I O N E NORME DI RIFERIMENTO PRINCIPI GENERALI Documentazione archivistica 34 Protocollazione della posta in partenza Protocollo generale 35 Affrancatura corrispondenza in partenza Fascicolo 36 Conteggi spedizione corrispondenza Titolario o piano di classificazione 37 Ritiro e consegna posta all Ufficio Postale Ordinamento dei documenti e dei fascicoli 38 Ritiro e consegna posta agli uffici comunali Competenze dell archivio generale Tutela della riservatezza Capo V - Scansione dei documenti Diritto di accesso e diritto di consultazione 39 Documenti soggetti a scansione Riservatezza delle informazioni 40 Modalità di svolgimento del processo di scansione Responsabilità Area organizzativa omogenea e istituzione Capo VI - Fascicolazione dei documenti del servizio 41 Formazione e identificazione dei fascicoli Capo I -Ambito di applicazione e definizioni Ambito di applicazione Definizioni Capo II - Il documento Produzione dei documenti Tipologia dei documenti Documenti interni Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Uso del telefax Uso della posta elettronica Capo III - Il protocollo Responsabile della tenuta del protocollo Natura giuridica del registro di protocollo Requisiti del sistema di protocollo informatico Elementi obbligatori ed elementi accessori della registrazione di protocollo Individuazione degli elementi obbligatori della registrazione di protocollo Inalterabilità, immodificabilità, validità, annullamento degli elementi obbligatori del protocollo Individuazione degli elementi accessori della registrazione di protocollo Tipologia degli elementi accessori della registrazione di protocollo Unicità del numero di protocollo Riservatezza temporanea delle informazioni Il protocollo unico Il protocollo riservato Consultabilità dell archivio riservato Stampa del registro di protocollo informatizzato Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema Registro di emergenza Segnatura di protocollo Capo IV - Sistema informativo documentario Disposizioni sull apertura della corrispondenza in arrivo Protocollazione della busta di una gara Protocollazione del documento in arrivo Rilascio di ricevuta del documento in arrivo Trasmissione dei documenti e determinazione dell unità organizzativa responsabile del documento in arrivo Corrispondenza del Sindaco Ricezione e protocollazione di un documento informatico in arrivo Invio e protocollazione di un documento informatico in partenza e interno Capo VII - Gestione dei procedimenti amministrativi Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento Capo VIII - Archiviazione dei documenti cartacei Tenuta e conservazione dei fascicoli dell archivio corrente Versamento dei fascicoli nell archivio di deposito Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico dell Amministrazione Capo IX - Archiviazione dei documenti informatici Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei Capo X - Accessibilità al sistema di gestione informatica dei documenti Accesso da parte degli uffici utente Accesso da parte di utenti esterni all Amministrazione Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni Capo XI - Piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici Piano di sicurezza informatica Capo XII - Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti Funzionalità del sistema Capo XIII - Norme transitorie e finali Personale Norme transitorie Ulteriori riferimenti (A) Titolario Allegati

3 NORME DI RIFERIMENTO Il presente regolamento viene emanato in relazione alla seguente normativa: La legge 7 agosto 1990, n. 241, recante: Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi ; Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; La direttiva del D.P.C.M. 28 ottobre 1999 recante: Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni ; Il D.P.C.M. 31 ottobre 2000 recante: Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; La circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001, relativa alla definizione degli standard, delle modalità di trasmissione, del formato e dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati ; La direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie del 21 dicembre 2001, recante: Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione ; La direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 7 febbraio 2002 sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni che prevede, tra le finalità al cui perseguimento la stessa si propone di contribuire, la realizzazione di un sistema di flussi di comunicazione incentrato sull intenso utilizzo di tecnologie informatiche e banche dati, per migliorare la qualità dei servizi e l efficienza organizzativa; La direttiva del D.P.C.M. 9 dicembre 2002, recante: Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ; Il D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, recante: Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n ; La legge 27 dicembre 2002, n. 289, che all art. 26 detta disposizioni in materia di innovazione tecnologica; Il D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante: Codice in materia di protezione dei dati personali ; Il D.P.C.M. 14 ottobre 2003, recante: Approvazione delle linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. 3

4 PRINCIPI GENERALI La memoria dell Ente è costituita dall archivio, quale complesso delle scritture e delle altre forme e specie di documentazione, prodotte o acquisite nel corso dell attività amministrativa, e legate fra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, il vincolo archivistico. La loro conservazione, garantita per legge, è finalizzata ad un duplice scopo: pratico-operativo (fin tanto che tali scritture mantengano intatto il loro valore giuridico-amministrativo) e storico-culturale (come fonte per conoscere il nostro passato istituzionale). L archivio rappresenta, quindi, uno strumento conoscitivo dell attività in corso di svolgimento (archivio corrente) o svolta (archivio di deposito e storico) dall Ente, in funzione dell esercizio delle sue competenze, nella rispondenza a criteri di coerenza procedurale per la circolazione interna ed esterna degli atti e delle informazioni ad essi connessi. Le tecnologie informatiche, inserite in maniera organica ed integrata all interno della struttura organizzativa dell Ente, rappresentano un supporto fondamentale per definire gli obiettivi dell azione amministrativa, e diventano uno strumento essenziale per la tenuta del protocollo generale e per la gestione dell Archivio, anche ai fini dell esercizio del diritto di accesso dei cittadini e dei soggetti interessati alle informazioni contenute nei documenti amministrativi, nel rispetto della tutela dei dati personali. Il presente regolamento disciplina le operazioni di protocollazione, classificazione ed archiviazione dei documenti del Comune di Gavardo. Documentazione archivistica Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti ed acquisiti ai fini dell attività amministrativa. La documentazione amministrativa è acquisita tramite registrazione al protocollo generale. Non può essere dato corso alla trattazione di documentazione che non sia stata previamente registrata. Ai singoli documenti archivistici appartenenti al Comune di Gavardo, in quanto prodotti al suo interno oppure acquisiti dalla stessa Amministrazione, è conferito il carattere di inalienabilità ed il complesso dei documenti, costituenti l archivio del Comune di Gavardo, è soggetto al regime dei beni demaniali. L uso dei sistemi informatici, telematici e di posta elettronica per la redazione dei documenti amministrativi è consentito se conforme ai criteri ed alle modalità di elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente. Protocollo generale Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. La registrazione a protocollo dei documenti consente, pertanto, di individuare in modo univoco il singolo documento e di certificare in modo inoppugnabile la data nella quale esso è entrato a far parte dell archivio del soggetto produttore: la data archivistica è quella da cui partono gli effetti giuridici di cui alla legge 241/1990. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Il registro del protocollo generale contiene gli elementi minimi e fondamentali per l univoca identificazione dei singoli atti o documenti, in maniera certa, efficace ed immediata. Le informazioni in esso contenute permettono, tra l altro, di effettuare vari altri riscontri, utili ai fini procedimentali e probatori di cui alla legge 7 agosto 1990, n

5 Il suddetto registro, unico per tutto l Ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. Con il protocollo informatico, la funzione del protocollo non sarà più solo quella di semplice registro, ma comprenderà anche una serie di nuove funzioni, non solo perché oltre a registrare documenti cartacei si potranno protocollare anche documenti elettronici, ma perché esso potrà essere direttamente collegato al sistema di archiviazione e conservazione dei documenti, potrà essere utilizzato per l accesso, anche diretto dall esterno, secondo le modalità che saranno successivamente definite, agli atti amministrativi, potrà fornire elementi utili ai fini dell attività del controllo di gestione e potrà essere utilizzato per sperimentare applicazioni elettroniche della gestione dei flussi documentali e del telelavoro. La registrazione degli atti in arrivo, in partenza ed interni avviene in modo automatizzato. Non è consentito lasciare in bianco gli spazi relativi a ciascun numero di registrazione. Ogni numero di protocollo individua un unico documento, anche se formato da più fogli, e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione. La registrazione non può essere modificata, né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata. E consentito, indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo (cartaceo, informatico, etc.), l annullamento di una registrazione a protocollo solo attraverso l apposizione della dicitura annullato. Tale apposizione deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate. In presenza del protocollo informatizzato, al fine di tutelare l integrità e la regolarità delle registrazioni, il dipendente addetto alla protocollazione provvede quotidianamente alla stampa del registro di protocollo e, entro il mese di gennaio, alla stampa del registro di protocollo dell anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe giornaliere dell anno precedente. Fascicolo I documenti ricevuti e le copie di quelli spediti, unitamente agli atti di corredo, vengono aggregati in fascicoli, secondo il criterio dell omogeneità dell affare trattato, ovvero del relativo procedimento. Per realizzare tale nesso materiale, i documenti collegati tra loro vengono classificati, sulla base degli oggetti a cui attengono, attraverso le voci del titolario. Il fascicolo costituisce l unità indivisibile di base, fondamentale per la conservazione di tutta la documentazione relativa ad ogni singolo affare. I documenti nel fascicolo sono ordinati cronologicamente, in modo che, ad apertura della copertina, l atto più recente compaia sempre per primo. Titolario o piano di classificazione Il titolario è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione archivistica che, in forma di carteggio, venga prodotta o comunque acquisita all Ente, durante lo svolgimento dell attività amministrativa. Il titolario adottato si articola su due soli livelli: titoli e classi. L articolazione del titolario è determinata dall analisi delle funzioni dell ente quindi, mentre all interno di diversi comuni la stessa funzione può essere attribuita a uffici differenti e, addirittura, all interno di uno stesso comune la distribuzione delle funzioni agli uffici può cambiare radicalmente di anno in anno, poiché le funzioni attribuite dalla legge sono uguali per tutti i comuni, l individuazione dell unità logica (titolo e classe) alla quale ricondurre il documento va compiuta esaminando la materia che il documento tratta e non il suo autore, in tal caso è possibile classificare 5

6 i documenti in modo omogeneo per tutti i comuni, il che consente la comunicazione e, in ambiente digitale, l interoperabilità dei sistemi, richiesta dalla legge. Ordinamento dei documenti e dei fascicoli La conservazione della documentazione archivistica, tenuto conto della differente natura dei singoli atti, viene attuata con vari metodi di ordinamento, anche in stretta combinazione fra loro. All interno dello stesso archivio, l eterogeneo carattere degli affari trattati e la varia tipologia dei fascicoli, che da essi si sviluppano, danno luogo a modalità diverse e compresenti di archiviazione: per categorie di pratiche (riguarda la maggior parte dei fascicoli, ordinati sulla base dell indice di classificazione), per fascicoli nominativi (è il caso dei fascicoli del personale), per serie di documenti (vedasi la seria cronologica delle Gazzette Ufficiali, quella dei Registri di Protocollo, ecc.). La documentazione, riunita in fascicoli, a loro volta racchiusi in faldoni, viene riposta in locali idonei, nel rispetto delle norme di sicurezza, utilizzando condizionamenti, arredi e scaffalature adeguati per assicurarne la salvaguardia e l ordinata conservazione. Competenze dell archivio generale L Archivio Generale costituisce il servizio preposto alla gestione e tenuta dei documenti, prodotti o ricevuti dall Ente nel corso dell attività amministrativa. Ha competenza sull intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, ai fini della sua corretta classificazione, conservazione e ordinamento. L archivio dell Ente è suddiviso funzionalmente come segue: archivio corrente, o archivio in formazione: è costituito da documenti relativi ad attività in corso di svolgimento; archivio di deposito, o archivio formato: è composto da documenti che si riferiscono ad affari conclusi, ovvero a procedimenti amministrativi nella loro completezza ed essenzialità procedurale, per i quali si sia già definitivamente provveduto; archivio storico, o archivio selezionato per la conservazione illimitata: comprende la documentazione relativa ad affari esauriti da oltre 40 anni e trasferita, previa operazione di selezione, conservazione e scarto, dall archivio di deposito alla cosiddetta Sezione separata di archivio. Inoltre nella sezione separata è prevista la conservazione dei patrimoni documentari di Enti estinti, soppressi o assorbiti o anche di privati che abbiano donato i propri archivi. Fin tanto che gli affari o procedimenti sono in corso di svolgimento, i relativi fascicoli vengono gestiti direttamente dai vari uffici, quando l affare giunge a conclusione, gli stessi trasmettono all Archivio Generale le pratiche evase, per la messa agli atti definitiva. E buona norma che, alla fine di ogni anno, si attui il trasferimento all Archivio Generale di tutte le pratiche a cui si ritiene di non dare ulteriore corso, sia per consentire ai singoli uffici di liberarsi dei fascicoli relativi ad affari esauriti, e quindi divenuti inutili e di aggravio per il buon andamento dell azione amministrativa, sia per far sì che l Archivio Generale possa provvedere al loro riordino, in attesa del passaggio all archivio di deposito. L Archivio Generale, inoltre, cura la compilazione degli elenchi di scarto della documentazione che, non rivestendo interesse amministrativo, giuridico, storico, non è destinata alla conservazione permanente, predisponendo il materiale così selezionato al passaggio all archivio storico. La Soprintendenza per i Beni archivistici è l organo dello Stato cui compete la vigilanza sulla correttezza di tali operazioni. Tutela della riservatezza I documenti, le banche dati ed il protocollo devono essere prodotti, in armonia con la normativa vigente, in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili. 6

7 Diritto di accesso e diritto di consultazione Gli Uffici, in rispetto della normativa vigente, assicurano il principio della trasparenza dell azione amministrativa, il diritto di accesso ai documenti dell archivio corrente e dell archivio di deposito, nonché il diritto alla consultazione dei documenti dell archivio storico. Riservatezza delle informazioni Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la riservatezza delle informazioni, cioè l esclusione del diritto di accesso, oppure la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso, ai sensi della normativa vigente, il responsabile del servizio protocollo provvederà a dare motivazione scritta dell esclusione, detta motivazione sarà registrata al protocollo generale in luogo del documento sottratto all accesso, al quale sarà assegnato il medesimo numero di protocollo. Responsabilità Le responsabilità amministrative, civili e penali, relative alla tenuta del Protocollo Generale ed alla gestione dell archivio corrente, di deposito e storico sono sottoposte alle norme di legge e di regolamento vigenti in materia. La ricerca e la consultazione dei documenti conservati presso l Archivio Generale è effettuata sotto la diretta e personale responsabilità del funzionario incaricato. Area Organizzativa Omogenea e istituzione del servizio In relazione al combinato disposto degli articoli 50 e 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, è istituita un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, facente riferimento all Ufficio Protocollo e Archivio che identifica in tal modo il Servizio archivistico del Comune, per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, che fa capo all Area Amministrativa - settore Affari Generali. CAPO I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI art. 1 Ambito di applicazione Il presente regolamento disciplina la gestione del sistema per la tenuta del protocollo informatico e dei flussi documentali del Comune di Gavardo. art. 2 Definizioni Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa. Le registrazioni su supporto magnetico degli interventi resi nelle sedute consiliari, così come il brogliaccio utilizzato dal Segretario Comunale per prendere gli appunti necessari alla verbalizzazione delle sedute del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale, non possono qualificarsi come documenti 7

8 amministrativi, ai sensi dell art. 22, comma 2, della legge 241/1990, e sono quindi sottratte all accesso, dovendosi attribuire tale qualità soltanto ai verbali delle sedute medesime. Per gestione documentale si intende l insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall amministrazione comunale. Per protocollo si intende l insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale. Per sistema di protocollo informatico si intende l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dal comune per la gestione dei documenti. Per segnatura di protocollo si intende l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Per protocollo informatico interno si intende il sistema di registrazione informatico, collegato al protocollo generale, con il quale i vari soggetti che nell ambito dell amministrazione comunale intervengono nel procedimento amministrativo, fanno constare della loro attività, ai fini della definizione del procedimento nonché dell accesso e della partecipazione allo stesso. CAPO II IL DOCUMENTO art. 3 Produzione dei documenti I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 3 del Decreto leg.vo 12 febbraio 1993, n. 39, sono di norma prodotti tramite i sistemi informatici. art. 4 Tipologia dei documenti I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza, documenti interni. I documenti vanno protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nel presente regolamento. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall amministrazione e tutti i documenti informatici. Il presente regolamento individua i documenti esclusi dalla registrazione di protocollo. art. 5 Documenti interni I documenti interni sono quelli scambiati tra uffici che afferiscono al medesimo protocollo. Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti aventi rilevanza giuridica. I documenti interni di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici. I documenti interni aventi rilevanza giuridica sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. 8

9 art. 6 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo 1. Sono escluse dalla registrazione di protocollo le seguenti tipologie di documenti: tutti i documenti che, per loro stessa natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridicoamministrativa presente o futura come stampe pubblicitarie od informative, inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi, note di ricezione delle circolari; gazzette ufficiali, bollettini ufficiali della regione, libri, giornali, riviste, e ogni sorta di pubblicazione; gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione e, in genere, tutti i lavori (studi, statistiche, ecc.) che, essendo accompagnati da lettera di trasmissione, non necessitano di protocollazione diversa rispetto a quella della relativa accompagnatoria, sugli stessi sarà posto il timbro datario unitamente al riferimento del numero di protocollo apposto sull accompagnatoria; tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare su registri cartacei o informatici autorizzati quali: annotazioni, trascrizioni, registrazioni sugli atti dello stato civile, dell anagrafe della popolazione e delle liste elettorali; registrazioni sui ruoli matricolari; registrazioni degli atti da notificare e da affiggere all albo pretorio da parte del messo comunale; fatture, estratti di conto bancari e postali, lettere accompagnatorie di fatture, ordinanze, autorizzazioni, licenze, permessi per costruire, cessioni di fabbricato e comunicazioni di ospitalità e/o assunzione di straniero o apolide, notifiche, autorizzazioni al trasporto salma, osservazioni al PRG, trattamenti sanitari obbligatori, denunce di infortunio, già soggetti a particolare registrazione su appositi registri cartacei. I responsabili di area, sentito il Segretario Comunale, possono proporre variazioni ed integrazioni al presente comma, in base alle esigenze che potrebbero successivamente verificarsi, che dovranno essere successivamente approvate dal Consiglio Comunale. atti relativi alle operazioni attinenti al censimento della popolazione o di altri censimenti particolari; documenti non classificabili come corrispondenza (tavole, relazioni, disegni, ecc); nel caso in cui siano accompagnati da lettera di trasmissione verrà protocollata quest ultima nei modi predetti. 2. Gli atti meramente interni di preminente carattere informativo di cui alla lettera a) dell articolo precedente non devono essere protocollati; gli atti interni con rilevanza giuridico-amministrativa sono esclusi dalla registrazione di protocollo generale, ma sono soggetti a protocollazione interna informatica, per fini organizzativi, di ricerca, di accesso e partecipazione ai procedimenti amministrativi. 3. Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo gli atti riservati personali. art. 7 Uso del telefax 1. Il fax ufficiale dell ente, avente rilevanza giuridica, è gestito dall ufficio protocollo.qualora il documento pervenga ad un numero di fax diverso da quello ufficiale, l ufficio che lo ha ricevuto dovrà rinviare il documento al fax dell Ufficio protocollo e, per conoscenza, al mittente; 2. I documenti pervenuti per mezzo di fax sono soggetti alla stessa procedura di protocollazione degli altri documenti, come meglio specificato all art. 28; 3. Gli addetti all Ufficio per la tenuta del protocollo provvedono affinché i fax e tutti gli altri documenti aventi carattere di urgenza, o che rivestano particolare importanza, siano consegnati in 9

10 modo certo e rapido al destinatario mediante consegna al personale di supporto o direttamente agli addetti dell ufficio di destinazione, avendo cura di far firmare, per ricevuta, copia del documento. art. 8 Uso della posta elettronica 1. Al fine di velocizzare lo scambio di informazioni tra uffici, con enti pubblici e privati e cittadini, nonché per la funzionale gestione dei procedimenti amministrativi, dell accesso e della partecipazione agli stessi, gli uffici fanno uso della posta elettronica. Allo scopo, i Responsabili di Settore provvedono all acquisizione delle necessarie dotazioni strumentali. 2. Il documento pervenuto o trasmesso mediante posta elettronica viene trattato in modo conforme alle tecniche ed alla normativa vigente. 3. Fermo restando che ogni settore potrà essere dotato della propria casella di posta elettronica, è giuridicamente rilevante solo la corrispondenza pervenuta o inviata per posta elettronica alla casella di posta elettronica istituzionale. CAPO III IL PROTOCOLLO art. 9 Responsabile della tenuta del protocollo 1. E responsabile delle attività connesse alla tenuta del protocollo con sistemi informatici il funzionario del servizio amministrativo Affari Generali. 2. Il responsabile della tenuta del protocollo, di concerto con il Segretario Comunale, provvede a: a) individuare gli utenti ed attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all inserimento, modifica e aggiunta di informazioni; b) verificare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione informatica; c) controllare il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di protocollazione e le funzionalità di accesso sia interno che esterno; d) autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; e) controllare l osservanza delle presenti norme da parte del personale addetto. art. 10 Natura giuridica del registro di protocollo 1. Il registro di protocollo ha natura di atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, e ciò indipendentemente della data riportata e dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici; in mancanza della data sul documento protocollato, fa fede la data di protocollazione. 2. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. 3. Il registro di protocollo, unico per tutto l ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. 10

11 art. 11 Requisiti del sistema di protocollo informatico 1. La registrazione di protocollo dei documenti formati dal Comune o dallo stesso utilizzati è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati. 2. Il sistema di protocollo informatico deve: a) garantire la sicurezza e l integrità dei dati; b) garantire la puntuale e corretta registrazione dei documenti in entrata ed in uscita; c) consentire l identificazione ed il rapido reperimento delle informazioni riguardanti il procedimento ed il relativo responsabile; d) fornire informazioni statistiche sull attività dell ufficio. art. 12 Elementi obbligatori ed elementi accessori della registrazione di protocollo 1. La registrazione di protocollo contiene elementi obbligatori e elementi accessori. 2. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico in quanto contiene le indicazioni necessarie e fondamentali per l univoca, certa, efficace ed immediata identificazione dei documenti. 3. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale. art. 13 Individuazione degli elementi obbligatori della registrazione di protocollo 1. Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono i seguenti: a) numero progressivo di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti, destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile, con indicazione del cognome e nome oppure della ragione sociale, seguiti dal luogo di residenza o della sede, se riportati; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) ufficio assegnatario per i documenti in arrivo, ufficio che ha prodotto il documento per quelli in partenza. 2. Il numero progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. 3. Qualora i destinatari siano più di due, la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato ed il numero degli ulteriori destinatari. In caso di petizioni o documenti simili, il mittente sarà indicato con il nome del primo firmatario e della dicitura " più altri". 11

12 4. L oggetto deve essere indicato in modo tale da rendere il documento distinguibile da altri e che permetta l individuazione della specifica pratica cui si riferisce o di cui ne costituisce il presupposto per la creazione. art. 14 Inalterabilità, immodificabilità, validità, annullamento degli elementi obbligatori del protocollo 1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo, ad eccezione di quelli di cui alla lettera e) del 1 comma dell articolo precedente, non può essere modificata né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata mediante un'apposita procedura. 2. È consentito, indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo (cartaceo, informatico, ecc.), l'annullamento di una registrazione a protocollo solo attraverso l'apposizione della dicitura "annullato". 3. L'apposizione della dicitura "annullato" deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni originarie, nonché la data, l identificativo dell operatore e gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 4. Solo il responsabile del servizio di protocollo informatico è autorizzato ad annullare i documenti. Ad esso vanno trasmesse le richieste scritte contenenti il numero di protocollo da annullare, i motivi dell annullamento e, se il documento è stato riprotocollato correttamente, l indicazione del nuovo numero di protocollo attribuito al documento. art. 15 Individuazione degli elementi accessori della registrazione di protocollo 1. La registrazione di protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. 2. Il responsabile della tenuta del protocollo, con proprio provvedimento e al fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa, può modificare e integrare gli elementi accessori del protocollo. art. 16 Tipologia degli elementi accessori della registrazione di protocollo 1. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni: a) gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi; b) gestione dell'archivio; c) gestione delle banche dati. 2. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi sono i seguenti: a) data del documento; b) numero di protocollo del documento ricevuto; c) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione; 12

13 d) tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.); e) collegamento a documenti precedenti e susseguenti; f) indicazione degli allegati su supporto informatico; g) nominativo del destinatario di copia per conoscenza; h) unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo; i) nominativo del responsabile del procedimento amministrativo; j) oggetto del procedimento amministrativo; k) termine di conclusione del procedimento amministrativo; l) stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo; m) tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all'accesso o con accesso differito; n) immagine informatica del documento amministrativo. Spettano al Responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento e alla registrazione delle informazioni collegate (termini di conclusione del procedimento amministrativo, di conservazione, ecc.). 3. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell'archivio sono i seguenti: a) classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo; eventuale sottofascicolo e inserto); b) data di istruzione del fascicolo; c) numero del fascicolo; d) numero del sottofascicolo; e) numero dell'inserto f) fascicolazione; g) data di chiusura del fascicolo; h) repertorio dei fascicoli; i) codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento; j) numero di repertorio della serie (delibere, determinazioni, verbali, circolari e contratti); k) tipologia del documento con l'indicazione dei termini di conservazione e di scarto; l) scadenzario; 4. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati sono i seguenti: a) ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.); b) indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato); c) ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.); 13

14 d) indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato); e) numero di matricola (se dipendente); f) codice fiscale; g) partita I.V.A.; h) recapito telefonico; i) recapito telefax; l) indirizzo di posta elettronica; m) chiave pubblica della firma digitale. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata, integrata e cancellata in base alle esigenze degli uffici e del responsabile del procedimento amministrativo. art. 17 Unicità del numero di protocollo 1. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. 2. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l'affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo, nello stesso giorno di registrazione di protocollo. art. 18 Riservatezza temporanea delle informazioni 1. Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso al protocollo unico, riservato a coloro che sono preposti alla trattazione della pratica. art. 19 Il protocollo unico Gli uffici afferiscono ad un protocollo unico generale per tutta la corrispondenza da e per il Comune, compresa la posta elettronica. Il 1 gennaio 2004 cessano di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni o altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico che, contestualmente, entra in vigore, con l eccezione di quelli relativamente ai quali, ai sensi dell art. 6, non si rende necessaria la protocollazione degli atti. art. 20 Il protocollo riservato 1. Sono previste particolari forme di riservatezza per la registrazione e l accesso al protocollo unico, a discrezione del Responsabile del Servizio Affari Generali, per: a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; b) documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi noti, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; c) documenti dalla cui conoscenza, anche da parte del personale dell ente, possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa; 14

15 d) documenti riguardanti i dati sensibili di cui all art. 22 della legge 675/96 e relativi all ordine pubblico e la prevenzione e repressione dei reati: in particolare la corrispondenza tenuta dai tribunali con l Ufficio Servizi Sociali e quella riguardante atti di polizia giudiziaria, soprattutto di pertinenza del Comando di Polizia Locale; e) le tipologie di documenti individuati dall art. 24 della Legge 7/8/90 n. 241 e dall art. 8 del DPR 27/6/92 n. 352, nonché dagli artt. 11 e 13 del Regolamento comunale del procedimento amministrativo e dell accesso ai documenti amministrativi e della documentazione di dati personali ; 2. Il responsabile del Servizio protocollo dispone la registrazione riservata informatica dei documenti di cui al precedente comma. La registrazione è effettuata da personale all uopo autorizzato, con strumenti informatici opportunamente predisposti, in modo tale da renderli crittografati nel registro di protocollo generale, sia informatico che cartaceo. Tali documenti, dopo le operazioni di protocollazione, vengono trasmessi in via riservata agli uffici di destinazione. art. 21 Consultabilità dell'archivio riservato 1. Il complesso dei documenti per i quali sia stata attivata la registrazione a protocollo con accesso riservato costituisce l'archivio riservato. 2. I documenti e i fascicoli dell'archivio riservato sono soggetti all accesso con le modalità e nei termini previsti dalla normativa vigente per cui divengono consultabili alla scadenza dei termini stabiliti dalla normativa che ne ha determinato l esclusione dall accesso. art. 22 Stampa del registro di protocollo informatizzato 1. Si provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo. 2. Dal 15 al 20 giorno di ogni mese, si provvede alla stampa del registro di protocollo del mese precedente. art. 23 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema 1. Il Responsabile della tenuta del protocollo dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. 2. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il Responsabile della tenuta del protocollo dispone, in relazione all evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici. art. 24 Registro di emergenza 1. Il responsabile della tenuta del protocollo o, in caso di sua assenza, altro incaricato, autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza, mediante l apposizione della propria firma, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica. 2. Il registro di emergenza inizia il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. 3. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. 4. Qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. 15

16 5. Nel registro di emergenza sono protocollati in via prioritaria i documenti per i quali riveste rilevanza l effettiva data di ricevimento o di partenza. Per gli altri documenti, il responsabile del protocollo ne può autorizzare formalmente il differimento delle operazioni di registrazione. 6. Il primo documento protocollato manualmente per l impossibilità di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di protocollo successivo all ultimo generato automaticamente. La numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo all ultimo registrato manualmente. 7. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico utilizzando una apposita funzione di recupero dei dati, entro dieci giorni dal ripristino della funzionalità del sistema. art. 25 Segnatura di protocollo 1. Il progressivo di protocollo, apposto o associato al documento mediante l operazione di segnatura di protocollo, è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. Esso deve essere sempre indicato contestualmente alla data di registrazione. 2. Non è consentita l apposizione di alcuna sigla accanto al numero di protocollo che viene automaticamente assegnato dal sistema. 3. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. CAPO IV SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTARIO art. 26 Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo 1. La corrispondenza in arrivo va, di norma, aperta nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e protocollata in giornata e, comunque, non oltre due giorni dalla ricezione. Per la documentazione a scadenza certa (concorsi, gare, domande per la partecipazione a particolari benefici) è necessario, in sede di protocollazione, dare ad essa la precedenza. 2. Il personale dipendente addetto al protocollo informatico, o altro dipendente delegato, riceve anche gli atti notificati dagli ufficiali giudiziari, anche se indirizzati nominativamente agli amministratori o ai dipendenti comunali presso la sede Comunle. 3. Qualora si accerti il cattivo stato di sigilli o mezzi di chiusura di plichi, lettere o pacchi, tale da far temere danni o manomissioni, il responsabile del protocollo dà luogo all apertura degli stessi alla presenza di due testimoni. 4. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi: a) corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara; b) corrispondenza riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale", o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata se intestata nominativamente a dipendenti o amministratori con indirizzo diverso da quello della sede comunale. 5. Sulla base di quanto descritto nel precedente comma 4, la corrispondenza va inoltrata, nel caso di una gara, direttamente all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo oppure, nel caso di corrispondenza privata, direttamente al destinatario. 16

17 6. Il personale che si accorga di aver ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedimenti amministrativi o affari di competenza dell'amministrazione comunale deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente all ufficio protocollo, per la conseguente registrazione e segnatura. 7. La posta erroneamente assegnata ad un ufficio deve essere restituita all ufficio protocollo, per le modifiche conseguenti, entro il giorno successivo, a cura dell ufficio stesso. La posta che non sia già stata assegnata e trasmessa in copia, con le modalità previste dall art. 30, agli Assessori competenti o al Sindaco o al Segretario Comunale e che i responsabili di area ritengano debba essere anche ai medesimi consegnata, deve essere restituita all Ufficio protocollo per le variazioni dei destinatari nel protocollo informatico ed il conseguente inoltro. 8. I fonogrammi, sia in arrivo che in partenza, devono essere redatti in duplice copia e recare le seguenti indicazioni: a) data e numero di registrazione; b) data di ricezione o trasmissione; c) nominativo dell addetto alla ricezione e alla trasmissione; d) ora di arrivo o di trasmissione. 9. La corrispondenza proveniente da organi dello Stato, dalle regioni, da altri enti od Istituzioni, pubbliche o private, la quale investa problemi di particolare rilevanza istituzionale, ovvero sia inerente alla gestione più generale e complessiva dell Ente, deve essere previamente sottoposta al visto del Sindaco o Assessore competente o del Segretario Comunale prima della trasmissione agli Uffici interessati, per gli adempimenti di competenza. Ciascun Responsabile curerà di sottoporre alla cognizione dell Assessore competente ogni documento, lettera o atto, che si ritiene debba dallo stesso essere conosciuto, per l esercizio delle proprie funzioni, o per l indicazione di particolari disposizioni o annotazioni. art. 27 Protocollazione della busta di una gara 1. La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e della data e ora di ricezione direttamente sulla busta (plico o simili). 2. Il responsabile del procedimento amministrativo relativo ad una gara, ad un concorso, a scadenze di ogni genere, ecc., ne comunica all Ufficio per la tenuta del protocollo la data e l ora di scadenza della presentazione delle offerte, avendo cura di far corrispondere quest ultima con l ora di chiusura dell ufficio Protocollo evitando possibilmente che tali scadenze coincidano con il sabato e, comunque, con giorni precedenti più giornate di festività o ponti. 3. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare su tutti i documenti in essa contenuti il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. art. 28 Protocollazione del documento in arrivo 1. L ufficio protocollo è tenuto a protocollare i documenti in arrivo, presentati direttamente allo sportello, fino a 15 minuti prima della disattivazione delle procedure di protocollazione, ciò al fine di consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo prima del termine dell orario di servizio del personale dipendente; 17

18 2. L'ufficio protocollo provvede alla registrazione del documento in arrivo, con l'assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, descritti all'art.13, nello stesso giorno di ricevimento, o nel giorno successivo. 3. Eccezionalmente, il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. 4. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte all'art.14, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza. 5. E fatto assoluto divieto agli addetti dell Ufficio per la tenuta del protocollo la attribuzione del numero di protocollo a documenti che non sono presentati materialmente all ufficio stesso e quindi la sua comunicazione per mezzo del telefono o con altri strumenti. 6. Le lettere anonime vengono protocollate con la dicitura mittente sconosciuto quale mittente, sia se intestate genericamente al Comune, sia se specificamente indirizzate. 7. Le lettere con firma illeggibile vengono protocollate con la dicitura "firma illeggibile" quale mittente. 8. Le comunicazioni giunte via fax vanno registrate, apponendo il timbro di protocollo (segnatura) sul documento e non sulla copertina di trasmissione, ed all originale, pervenuto successivamente, verrà attribuito lo stesso numero; l addetto al protocollo informatico deve comunque accertare che si tratti del medesimo documento, tale verifica di conformità si intende assolta qualora sull originale sia apposta la dicitura anticipata via fax, in caso contrario, la verifica viene effettuata congiuntamente al responsabile del servizio a cui è destinato il documento; qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo (il tipico esempio è rappresentato da un documento in arrivo via telefax senza firma, data e protocollo: l originale pervenuto va protocollato con un nuovo numero). 9. La corrispondenza eventualmente ricevuta dai singoli uffici, perché consegnata direttamente da utenti o Enti, deve essere immediatamente consegnata per la protocollazione all ufficio protocollo il quale provvederà all immediata apposizione del timbro di ricevimento. art. 29 Rilascio di ricevuta del documento in arrivo 1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, gli addetti all ufficio per la tenuta del protocollo provvedono all apposizione del solo timbro con la data di ricezione, senza apporvi alcun numero di protocollo, sulla copia della prima pagina del documento stesso, debitamente firmato dall operatore. Solo successivamente, compatibilmente con l organizzazione del lavoro, l addetto provvederà ad assegnare il numero di protocollo relativo. Il numero di protocollo verrà fornito all interessato solo su richiesta e, di norma, il giorno successivo al ricevimento del documento. 2. Gli addetti all ufficio per la tenuta del protocollo non sono tenuti a rilasciare ricevute per documenti che non siano soggetti a protocollazione e l eventuale apposizione del timbro datario dell ufficio per la tenuta del protocollo sulla copia degli stessi, non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale dell ufficio in merito alla ricezione ed all assegnazione del documento. 3. Per certe tipologie di documenti in arrivo, ai fini della loro eventuale protocollazione, è richiesta la preventiva visione dall'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di rilevarne la completezza e la regolarità. 18