OJS in un ora. Introduzione a Open Journal Systems Versione 2.1. OJS in un ora. Ultimo aggiornamento: maggio 2007

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1 OJS in un ora Introduzione a Open Journal Systems Versione 2.1 Ultimo aggiornamento: maggio 2007 OJS in un ora 1

2 Open Journal Systems è un iniziativa di ricerca sviluppata dal Public Knowledge Project dell Università della Columbia Britannica ed è attualmente sostenuto in partnership da UBC's Public Knowledge Project, dal Canadian Center for Studies in Publishing e dalla Simon Fraser University Library. Per maggiori informazioni, si veda il sito web del Public Knowledge Project: Questa guida è la traduzione di OJS in an Hour - An Introduction to Open Journal Systems, v (Last Updated: July 30, 2006). < Traduzione di Nilde De Paoli Team AePIC-OJS CILEA < <ojs@cilea.it> Quest opera è pubblicata sotto licenza Creative Commons Attribuzione-NonCommerciale-NonOpere derivate Copia della licenza è visibile a oppure inviando una lettera a Creative Commons, 559 Nathan Abbott Way, Stanford, California 94305, USA.

3 Sommario Sommario... 3 Presentazione... 7 Le caratteristiche di OJS... 7 Il periodico OJS... 7 Il processo editoriale... 9 I ruoli editoriali Requisiti di sistema Documentazione di aiuto Contributi della Comunità Test-Drive OJS Amministrazione del sito (Site Administration) Per cominciare Configurazioni del Sito Creare un nuovo periodico Migrare da OJS 1.x Lingue Fonti di autenticazione Controllare la versione Far scadere le sessioni degli utenti Pulire la cache dei dati Pulire la cache dei template Amministratore della rivista (Journal manager) Per cominciare Configurare un Nuovo Periodico Sfogliare i file Il Gruppo editoriale Creare Sezioni Impostare le Notifiche via Lingue Strumenti per la lettura (Reading Tools) Statistiche e Report Sottoscrizioni Creare i tipi di sottoscrizione OJS in un ora 3

4 Politiche di auto archiviazione per gli autori Creare nuove sottoscrizioni Plugin di sistema Importare/esportare dati Tutti gli Utenti Creare un nuovo utente Unire gli utenti Curatori (Editor) Per Cominciare Submission Assegnare gli Articoli Fascicoli Creare un nuovo fascicolo Pianificare le Submission Avvisare gli Utenti Visualizzare Fascicoli Futuri Visualizzare Fascicoli Arretrati Curatori di sezione (Section Editor) Per cominciare Submission Incaricare i Revisori Lavorare con i Revisori Prendere una decisione su un articolo Prestampa (Copyediting) Layout editing Revisori Per cominciare Revisionare Articoli Caporedattore Per cominciare Prestampa (copyediting) Curatore della grafica (Layout editor) Per cominciare Layout editing Correttori di bozze OJS in un ora 4

5 Per cominciare Correzione delle bozze Autori Per cominciare Inviare Articoli Rispondere alle revisioni Prestampa (copyediting) Correzione delle bozze Lettori Strumenti per la lettura Grafico del flusso di lavoro in OJS OJS in un ora 5

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7 Presentazione OJS è un sistema open source altamente flessibile creato per amministrare e pubblicare periodici, scaricabile gratuitamente e installabile su un server Web locale. È stato progettato per ridurre tempi ed energie dedicati ai compiti gestionali e amministrativi associati alla pubblicazione di periodici e per migliorarne la qualità attraverso innovazioni, che vanno dal rendere le politiche più trasparenti fino a migliorarne l indicizzazione. Le caratteristiche di OJS Installazione e controllo locali. Configurazione di requisiti, sezioni, processi di revisione, ecc. da parte dei curatori (editor). Submission e amministrazione di tutti i contenuti completamente online. Moduli di sottoscrizione con opzioni di accesso aperto posticipato (delayed open access). Indicizzazione di parte del contenuto o dell intero sistema. Strumenti di aiuto alla lettura, basati su campi e scelte dei curatori. Notifiche via e possibilità per i lettori di lasciare commenti. Documentazione di help online completamente contestualizzato. Il periodico OJS La seguente è l immagine dell indice di una rivista dimostrativa di OJS:

8 Figura 1: Indice di un periodico OJS La seguente immagine mostra la versione HTML di un articolo e include gli Strumenti di lettura (Reading tools) (visibili nella colonna a destra). I documenti sono disponibili anche in formato PDF. OJS in un ora 8

9 Figura 2: Articolo OJS in HTML Il processo editoriale OJS inserisce le submission nella rivista attraverso cinque passi del processo editoriale, che saranno gestiti da uno o più curatori (editor). Coda delle submission: il processo comincia qui ed è assegnato a un editor. Revisione delle submission: gli articoli sono sottoposti a peer review e a decisioni editoriali. Editing delle submission: gli articoli sono sottoposti a prestampa (copyediting), layout e correzione delle bozze. OJS in un ora 9

10 Programmazione delle code: gli articoli sono assegnati a un fascicolo e/o a un volume. TOC (indice): gli articoli vengono ordinati secondo la pubblicazione per fascicoli e pubblicati. I ruoli editoriali Manager della rivista: configura il periodico e i ruoli editoriali del personale (può anche servire come editor o altri ruoli). Curatore (Editor): supervisiona il processo editoriale, può assegnare le Submission ai Section Editor che le vedranno attraverso il Submission Review e il Submission Editing, cura il programma del contenuto e della pubblicazione della rivista. Curatore di sezione (Section Editor): supervisiona la revisione e la modifica delle submission. Caporedattore (Copyeditor): lavora con le submission per migliorarne stile e chiarezza, pone domande agli autori su possibili errori e assicura il rispetto dello stile bibliografico e testuale del periodico. Curatore della grafica (Layout editor): trasforma le submission modificate dalla prestampa in bozze, come file HTML, PDF, e/o PS, in formati appropriati per la pubblicazione elettronica. Proofreader (correttore di bozze): legge le bozze e corregge gli tipografici e di formattazione. errori Requisiti di sistema È raccomandato un ambiente server che possieda i seguenti requisiti: Supporto PHP (4.2.x o più recenti) MySQL ( o più recenti) o PostgreSQL (7.1 o più recenti) Apache (1.3.2x o più recenti) o Apache 2 (2.0.4x o più recenti) o Microsoft IIS 6 (richiesto PHP5.x) OJS in un ora 10

11 Linux, BSD, Solaris, Mac OS X, sistemi operativi Windows Altre versioni o piattaforme potrebbero funzionare ma non sono supportate e potrebbero non essere testate. Saranno ben accette segnalazioni di utenti che siano riusciti a far funzionare con successo OJS su piattaforme non incluse nella lista sopraindicata. Documentazione di aiuto Open Journal Systems possiede un documento Help di oltre parole che viene inserito contestualmente all interno di OJS, visualizzando le pagine relative a secondo di dove l utente si trova quando legge il documento Help. La documentazione può essere consultata all indirizzo: /help/ Contributi della Comunità Il gruppo di lavoro OJS incoraggia i contributi della comunità di sviluppatori. Se si fosse interessati a essere coinvolti a rendere OJS ancora migliore, si accolgono volentieri nuove partecipazioni. Contributo di CJC al software OJS Il Canadian Journal of Communication fu uno dei primi ad adottare la pubblicazione online. Abbiamo fascicoli della rivista sul web già dal All inizio facevamo da soli lo sviluppo sul web, ma il software diventava sempre più complesso e la nostra abilità a sostenerlo non riusciva a stare al passo. Inoltre o non avevamo back end al nostro sistema o ne avevamo in maniera limitata. Il nostro software serviva principalmente a presentare articoli finiti al lettore, ma non era utile per le Submission, la revisione e il processo di rilascio. Decidemmo quindi di spostarci su OJS molto presto, affascinati dal fatto che fosse open source, così da poter estenderlo e potenziarlo come meglio ci piacesse. All inizio facemmo queste migliorie da soli, ma basandomi sulla mia ricerca personale sui benefici dello sviluppo dei software dalla comunità open source, OJS in un ora 11

12 incoraggiai i nostri sviluppatori a mettersi in contatto con lo staff di OJS e scoprimmo rapidamente di avere molte cose in comune. Non solo questo, ma alcune delle nostre priorità non erano priorità per OJS in quel momento (le sottoscrizioni, ad esempio). Così, sviluppammo noi il codice che supportava le modifiche di cui avevamo bisogno, ma lo facemmo in maniera tale da permetter loro di essere inclusi nel codice *madre* del progetto. Nel corso degli anni abbiamo fornito molti piccoli e grandi pezzi di codice (dalle correzioni di singoli errori al modulo per le sottoscrizioni), tutto ciò mantenendo comunque complessivamente i costi del software e dello sviluppo al di sotto di quanto fossero prima che entrassimo nel software OJS. Adesso abbiamo un sistema tre volte più funzionale e il costo del software è meno di un terzo rispetto al precedente. E con i nostri invii di codice, OJS ci sembra ora un sistema nostro. Recentemente OJS si è spostato su un formato modulare con un architettura di plugin. Crediamo che questo incrementerà notevolmente sia il numero di invii di codice, sia la qualità e la diversità di questi invii. Il nostro gruppo ha recentemente completato alcuni plugin, per creare una bacheca e per accettare gli abstract di tesi come tipo di pubblicazione. Stiamo lavorando per revisionare il nostro già esistente feed RSS (sviluppato sulla versione 1.x di OJS) e per renderlo disponibile per OJS 2.1. Incoraggio fortemente chiunque abbia una inclinazione allo sviluppo di software, o abbia accesso a competenze di programmazione di software e voglia essere coinvolto, a contattare il gruppo al PKP, a studiare il processo per sviluppare plugin e a iniziare a costruire un OJS migliore per l intera comunità. Se hai bisogno di una caratteristica è verosimile che qualcun altro ne abbia necessità, così perché non condividerne il carico? Questo è quello che comporta l open source! Anche se non sei un programmatore, puoi contribuire al progetto traducendo gli articoli del menu e le schermate d aiuto: ci sono molte altre lingue da attivare. Test-Drive OJS Una dimostrazione di rivista che utilizza OJS è stata configurata online all indirizzo OJS in un ora 12

13 Inoltre, i potenziali utenti di OJS possono utilizzare OJS come test di prova - come Journal Manager (Manager della rivista), Editor (Curatore), o Reviewer (Revisore) in un'altra configurazione all indirizzo Si entra usando admin come username e testdrive come password, si seleziona uno dei ruoli del processo editoriale e si esplora come funziona. E' possibile inviare un documento di prova o assegnare qualche submission ai revisori. Si faccia attenzione che tutti i cambiamenti fatti sulla rivista di test di prova verranno cancellati ogni lunedì (h GMT). Amministrazione del sito (Site Administration) Una volta che OJS è stato installato, l'amministratore del Sito può generare tanti siti di periodici quanti richiesti e supervisionare l amministrazione di ogni sito di periodico che è stato creato. Per cominciare Aprire una sessione nel proprio OJS account. Scegliere il proprio ruolo come Amministratore del Sito (Site Administrator). Figura 3: Selezionare il proprio ruolo come Site Administrator (Amministratore del Sito) OJS in un ora 13

14 Nell esempio riportato sopra, l'amministratore del sito ha anche la possibilità di svolgere ruoli diversi nel periodico. Si può decidere di assumersi alcuni di questi ruoli o delegare la responsabilità ad altri. Configurazioni del Sito Dal menu del sito d amministrazione, sotto Site Management, scegliere Configurazioni del sito (Site Settings): Figura 4: Menu del Site Administration (Amministrazione del sito) (Amministrazione del sito) Questo permette di aggiungere informazioni - relative alla installazione completa di OJS e non dei singoli periodici come il nome del sito, una dichiarazione introduttiva, l opzione di redirezionamento (questo campo è da lasciare vuoto nel caso in cui non si voglia redirigere gli utenti), la descrizione del sito, i contatti, la lunghezza minima per le password degli utenti registrati e la registrazione indicizzata. Si avrà la possibilità di fornire dettagli sul/i singolo/i periodico/i più avanti. OJS in un ora 14

15 Figura 5: Configurare il Sito Creare un nuovo periodico Tornando sul menu del Sito d amministrazione (Admnistration Site), si sceglie Periodici ospitati per ottenere la lista dei periodici ospitati nel sito. Se non si è ancora creato un periodico, questa sezione risulterà vuota. OJS in un ora 15

16 Figura 6: Creare un nuovo periodico Si seleziona quindi crea un periodico e si compila la maschera che segue: Figura 7: Configurazioni della rivista OJS in un ora 16

17 Il path (percorso) potrebbe essere una parola singola o un abbreviazione che rimarrà unica per questo periodico. Sarà anche parte dell URL del periodico, perciò occorre sceglierla accuratamente. Se si seleziona la casella Abilita, il periodico viene visualizzato pubblicamente sul sito. Se invece si vuole limitare l accesso al periodico, non si deve selezionare la casella. Selezionando Salva si ritorna alla lista dei periodici. Il nuovo periodico è ora disponibile. Si possono riordinare i periodici usando le frecce Ordina in su e giù. Si può anche correggere o cancellare un periodico usando i collegamenti a destra di questa pagina. L amministratore della rivista (Journal manager) è ora abilitato a lavorare sul nuovo periodico (vedi Creare un nuovo periodico nella sezione Management del d periodico ico di questo documento, p. 15). Se non si sta agendo come amministratore della rivista, bisogna creare un nuovo utente con questa abilitazione (vedi "Creare " nella sezione Management di periodico di questo documento, p. 92). Migrare da OJS 1.x OJS 2.x rappresenta una completa riprogettazione e reimplementazione del progetto Open Journal Systems e, come tale, non è possibile aggiornare direttamente un sistema 1.x a uno 2.x. Invece, è stata sviluppata un applicazione per migrare i dati, che permette ai contenuti di un OJS 1.x di essere importati in un sistema 2.x, inclusi la maggior parte delle configurazioni dei periodici e tutti i dati degli utenti, dei fascicoli e degli articoli. La migrazione è supportata unicamente dalle versioni successive alla Le versioni più vecchie a OJS 1.x devono prima essere aggiornate a una più recente versione 1.x. Vedi il documento sull aggiornamento incluso nello scarico di OJS 2.x. OJS in un ora 17

18 Per migrare i dati da OJS 1.x a un sistema 2.x, si dovrà prima installare l ultima versione di OJS 2 sullo stesso server che ospita l installazione di OJS 1. Poi, si deve andare sul menu del Sito d amministrazione e scegliere Periodici ospitati. Quindi si seleziona Importa da OJS 1. Figura 8: Importare da OJS 1.x Così si accede al modulo per importare i dati da OJS. Figura 9: Importare da OJS 1 OJS in un ora 18

19 Nel modulo, si compila il path (percorso) (ad es. ojs ). Se già esiste un path, tutto il contenuto, ad eccezione delle configurazioni dei periodici, verrà importato nel periodico esistente. Il successivo è il path di OJS 1 (ad es. /var/www/ojs/). Questo dovrebbe essere il file path system locale completo nell installazione di OJS 1. Alla fine, si può scegliere se importare le sottoscrizioni dall installazione OJS 1 e cambiare la codifica del set di caratteri dei metadati degli articoli da ISO8859-1, selezionandolo dalla casella. Si seleziona Importa per iniziare la migrazione. Si noti che, a seconda della quantità del contenuto del periodico da importare, la funzionalità di migrazione potrebbe impiegare parecchio tempo per concludersi, specialmente se il sistema è configurato per indicizzare i file a tutto testo. La migrazione può essere anche completata da una linea di comando. Il documento Aggiornamento incluso nella nuova versione di OJS contiene i dettagli per usare la linea di comando (vedi /docs/upgrade). Di seguito, alcune note aggiuntive riguardo alla migrazione. Dopo aver utilizzato lo strumento per la migrazione, si correggono e si salvano le configurazioni dei periodici ospitati dall Admistration Site (Sito d amministrazione) e si continua completando tutti i passi della configurazione del periodico da Management del Periodico: alcune configurazioni sono state modificate nella versione OJS 2.x rispetto a OJS 1. Qualsiasi numero dei periodici in OJS 1.x può essere importato in una singola istanza in OJS 2.x (OJS 2.x è stato progettato come sistema per più d un periodico). OJS 2.x richiede che entrambi i nomi utenti e gli indirizzi siano unici (OJS 1 non contemplava questa restrizione). Se un utente già presente ha lo stesso 'nome utente' di un utente importato, tutti i dati importati verranno associati all utente esistente. Se un utente esiste già con lo stesso indirizzo di un utente importato, l dell utente importato sarà impostato come ojs-<nome utente>+ per OJS in un ora 19

20 assicurare l univocità, così gli utenti potranno essere aggiornati manualmente dopo la migrazione. I template delle modificati e le versioni RST non vengono migrati a causa delle numerose revisioni e aggiunte a questi componenti in OJS 2.x. I tipi di sottoscrizione migrati vengono impostati con 12 mesi di durata e con visibilità pubblica di default: queste configurazioni possono essere modificate dopo la migrazione. Le caratteristiche di OJS 1.x che non sono supportate attualmente in 2.x: OJS 2 attualmente include solo localizzazioni per inglese, francese, spagnolo, italiano, russo, turco e portoghese (vedi in LEGGIMI le informazioni sulla produzione di traduzioni in altre lingue). Elenchi distinti per recensioni di libri e altri media attualmente non esistono e probabilmente non saranno mai implementati. Lingue OJS è sviluppato per essere un sistema multilingua, che gestisce periodici in una grande quantità di lingue ospitati su un singolo sito. Il Site Admistrator (Amministratore del Sito) può specificare la lingua di default del sito e installare localizzazioni aggiuntive per la disponibilità di altre lingue. Il passo successivo nell amministrare il sito OJS è selezionare le lingue da utilizzare. L inglese è dato di default. Dal menu Site Administration (Amministrazione del sito), sotto Site Management, si sceglie Lingue. OJS in un ora 20

21 Figura 10: Menu del Site Administration (Amministrazione del sito) (Amministrazione del sito) Si seleziona dal menù a cascata la lingua di default per il proprio periodico. Si possono selezionare anche altre lingue, per fornire un interfaccia multilingua al proprio periodico. OJS in un ora 21

22 Figura 11: Lingue Se le lingue aggiuntive non sono presenti sotto Localizzazioni supportate, si scorre la pagina fino in fondo per arrivare alla sezione Installare una lingua. Da qui, si può scegliere ogni lingua aggiuntiva che si voglia utilizzare per il periodico e quindi cliccare su Installa. OJS in un ora 22

23 Figura 12: Installare Lingue aggiuntive Adesso è possibile riscorrere verso l alto la pagina e scegliere le lingue per il proprio periodico. Fonti di autenticazione Di default la banca dati OJS degli utenti è usata per l autenticazione. In alcuni casi, possono essere richiesti metodi alternativi, come l LDAP. OJS in un ora 23

24 Figura 13: Fonti di autenticazione Per permettere l autenticazione LDAP, si deve utilizzare il menu a cascata che si trova sotto Crea una sorgente d autenticazione. Questo aprirà una pagina da cui scegliere le opzioni LDAP e le configurazioni per il proprio periodico. OJS in un ora 24

25 Figura 14: Opzioni e configurazioni LDAP Controllare la versione Si può verificare quale versione di OJS sia utilizzata attualmente dal menu Site Administration (Amministrazione del sito). Si seleziona System Information (Informazioni di Sistema). OJS in un ora 25

26 Figura 15: Informazioni di Sistema Dalla schermata delle Informazioni di Sistema, si possono vedere le informazioni sulla versione attualmente in uso. Questa schermata inoltre permette di verificare gli aggiornamenti per il software OJS. OJS in un ora 26

27 Figura 16: Verificare gli aggiornamenti Si può utilizzare questa schermata anche per curare il proprio file config.inc.php, attraverso l interfaccia web. Far scadere le sessioni degli utenti Questa funzione ripulisce il sistema da tutte le sessioni attive degli utenti, chiedendo a qualsiasi utente che in quel momento è attivo di registrarsi nuovamente. Pulire la cache dei dati Questa funzione libera tutte le cache dai dati. Può essere utile per fare in modo che i dati siano ricaricati dopo aver effettuato le personalizzazioni. OJS in un ora 27

28 Pulire la cache dei template Questa funzione ripulisce tutte le versioni memorizzate dei template HTML. Può essere utile al fine di forzare il ricaricamento dei template dopo aver effettuato le personalizzazioni. Amministratore della rivista (Journal manager) L amministratore della rivista (Journal manager) si occupa dell intero sistema di pubblicazione. Questo non richiede nessuna abilità tecnica avanzata, ma comporta il riempimento dei template e il caricamento dei file. L amministratore della rivista progetta il piano del periodico e iscrive i curatori (Editor), i curatori di sezione (Section Editor), i caporedattori (Copyeditor), i curatori della grafica (Layout editor), i Correttori di bozze (Proofreaders) e i Revisori (Reviewers). L amministratore della rivista ha anche accesso agli altri sistemi di management del periodico e può creare nuove Sezioni, modificare il tipo di di default che il sistema usa, occuparsi degli Strumenti di lettura (Reading tools) che sono disponibili insieme al periodico e controllare le Statistiche sul Periodico che il sistema può generare. Per cominciare Aprire una sessione col proprio account Selezionare il ruolo di Amministratore della rivista OJS in un ora 28

29 Figura 17: Selezionare il proprio ruolo Verrà visualizzato un menu di opzioni da cui scegliere Figura 18: Opzioni per l Amministrazione della rivista OJS in un ora 29

30 Qui si ha la possibilità di eseguire tutti i compiti come Amministratore della rivista. Configurare un Nuovo Periodico Andare sulla sezione Pagina di Management Selezionare setup e seguire i successivi 5 passi per creare un nuovo periodico Figura 19: Cinque passi per configurare il sito web della rivista È necessario completare tutte le sezioni, ma è sempre possibile compilare ulteriori dettagli in un secondo momento. Le opzioni di default sono spesso preselezionate per le funzioni più comuni. OJS in un ora 30

31 Si può cominciare a lavorare velocemente compilando prima le informazioni più importanti (nome del periodico, contatto principale, ecc.) tornando ai dettagli in seguito. Primo passo: dettagli Informazioni generali Questo modulo fornisce i dettagli generali riguardo al periodico, in particolare il nome, l abbreviazione, l indirizzo, l ISSN della versione a stampa o di quella online, il DOI. Si può usare il collegamento segnalato per ottenere un ISSN o DOI. Figura 20: Informazioni generali OJS in un ora 31

32 Contatto principale Figura 21: Contatto principale Contatto di supporto tecnico Figura 22: Informazioni sul Contatto di supporto tecnico Firma dell OJS fa ampio uso di moduli per interne. Questa firma comparirà in fondo a ogni spedita dal sistema. È possibile anche inserire un indirizzo di ritorno, quando le spedite risultassero non consegnate. OJS in un ora 32

33 Figura 23: Firma sulle Editore (Publisher) I seguenti tre moduli (1.5, 1.6, 1.7) aggiungeranno informazioni alla sezione Informazioni sul periodico del proprio periodico online, sotto Sponsorizzazioni del Periodico. Figura 24: Informazioni sull Editore OJS in un ora 33

34 Organizzazioni che sponsorizzano Figura 25: Informazioni sulle Organizzazioni che sponsorizzano Ulteriori organizzazioni possono essere aggiunte cliccando sul tasto Aggiungi Organizzazione di Sponsorizzazione. Fonti di Supporto Figura 26: Informazioni sulle Fonti di Supporto Contributi. Ulteriori fonti possono essere aggiunte cliccando sul tasto Aggiungi OJS in un ora 34

35 Indicizzazione del motore di ricerca Figura 27: Informazioni sull Indicizzazione del motore di ricerca Secondo Passo: Politiche Focus e scopo del periodico Il modulo seguente aggiungerà informazioni sulla sezione Informazioni sul periodico sul sito web del proprio periodico. Figura 28: Focus e scopo del periodico OJS in un ora 35

36 Peer Review Figura 29: Peer Review Politiche della rivista Questo sarà visibile nella sezione Informazioni sul periodico. Figura 30: Politiche della rivista Linee guida della rivista OJS in un ora 36

37 Figura 31: Linee guida della rivista Procedimento di revisione Questa sezione permette di scegliere il miglior metodo di peer review per il proprio periodico. Di default è selezionato il procedimento standard di revisione, ma si ha la possibilità di scegliere di evitare questo procedimento interno di OJS, preferendo un allegato alle . Figura 32: Procedimento di revisione Opzioni di revisione OJS dà la possibilità di configurare un certo numero di opzioni di revisione, incluso quanto tempo i revisori hanno a disposizione per completare la loro revisione, quando inviare i promemoria ai revisori (vedi la documentazione tecnica per abilitare questa opzione), se utilizzare un sistema di valutazione per i revisori (visibile solo ai curatori) e impostare un accesso via click per i revisori. L accesso con un solo click permette ai curatori di mandare un messaggio e- mail ai revisori con una URL sicura, che li indirizzerà direttamente sull appropriata sezione di OJS, senza aver bisogno di creare un account o di aprire una sessione. OJS in un ora 37

38 Questa opzione è stata implementata per ridurre qualsiasi barriera tecnica ai contributi dei revisori. Figura 33: Opzioni di revisione Dichiarazione sulla privacy La dichiarazione sulla privacy sarà visibile nella sezione Informazioni sul periodico del proprio sito web. OJS in un ora 38

39 Figura 34: Dichiarazione sulla privacy Come aggiungere articoli in Informazioni sul periodico Se si volessero aggiungere maggiori informazioni alla sezione Informazioni sul periodico, questa sezione permette di inserire nuovi contenuti. Figura 35: Aggiungere un articolo da far apparire nella pagina Informazioni sul periodico Archiviare un periodico LOCKSS è una soluzione open source per archiviare riviste online. Per l'archiviazione del proprio periodico, bisogna seguire le tappe suggerite in questa sezione. OJS in un ora 39

40 OJS genererà anche i messaggi da inviare alle biblioteche partecipanti. Figura 36: Archiviare una rivista OJS in un ora 40

41 Configurazioni di sicurezza/accesso Figura 37: Configurazioni di sicurezza/accesso Bisogna selezionare i livelli di accesso che si vorranno fornire al proprio periodico. Si potrà decidere di restringere gli accessi agli utenti registrati o permettere accessi gratuiti al contenuto. Si può anche decidere se permettere ai lettori di inserire commenti, accedere e verificare le Submission del proprio periodico. OJS in un ora 41

42 In questo modo è possibile anche rintracciare operazioni fatte sulle Submission e sulle spedite via OJS. Terzo Passo: Submission Linee Guida per gli autori Queste linee guida si visualizzeranno nella pagina Informazioni sul periodico Figura 38: Linee Guida per gli autori Lista di controllo per la preparazione di una submission Al momento di inviare una submission al proprio periodico, agli autori verrà chiesto di assicurarsi che certe condizioni siano rispettate attraverso la lista di controllo per la preparazione di una submission. Le Submission degli autori non saranno accettate fino a quando questi non accetteranno tutte le condizioni previste. Sono forniti articoli di default, ed è possibile aggiungerne di nuovi o cancellare quelli che non riguardano il proprio periodico, usando i tasti Aggiungi una lista di controllo per gli articoli o Cancella. OJS in un ora 42

43 Figura 39: Lista di controllo per la preparazione di una submission Avviso sul copyright Quest avviso relativo al copyright sarà visualizzato nella pagina Informazioni sul periodico: Figura 40: Avviso sul copyright OJS in un ora 43

44 Far indicizzare agli autori i loro lavori Figura 41: Far indicizzare agli autori i loro lavori Selezionando accuratamente le discipline, il sistema di classificazione e le parole chiave più appropriate, aumenterà la possibilità per gli altri utenti di trovare gli articoli. In OJS, sono gli stessi autori a indicizzare le proprie Submission, ma queste informazioni possono essere corrette dai curatori (editor) prima di essere pubblicate. OJS in un ora 44

45 Registrare il periodico per l indicizzazione Figura 42: Registrare il periodico per l indicizzazione Registrare il proprio periodico nelle raccolte OAI significa sostanzialmente incrementare la possibilità dei lettori di trovare gli articoli. Avvisi di submission da parte degli autori Figura 43: Avvisi di submission da parte degli autori Quarto passo: Amministrazione Pianificare la pubblicazione OJS permette di pianificare il programma di pubblicazione migliore per il proprio periodico. OJS in un ora 45

46 Figura 44: Pianificare la pubblicazione OJS in un ora 46

47 Identificazione del contenuto del periodico Figura 45: Identificazione del contenuto del periodico Si veda per la registrazione di un Digital Object Identifier (DOI) per il proprio periodico. È anche disponibile una opzione per assegnare il numero di pagina alle riviste. Disponibilità dell accesso online Si compila questa sezione per indicare se il periodico sarà ad accesso libero o se sarà obbligatorio pagare le tariffe di sottoscrizione per accedere ai contenuti. Se si farà pagare la sottoscrizione, verrà creato il ruolo di Manager delle sottoscrizioni. OJS in un ora 47

48 Figura 46: Amministrazione dell accesso online Avvisi ai lettori. Questa funzione permette di creare una pagina degli avvisi e di inviare Figura 47: Avvisi OJS in un ora 48

49 Caporedattore Il caporedattore (Copyeditor) cura le Submission e ne migliora la grammatica e la chiarezza, lavora con gli autori per assicurare che tutto sia al posto giusto, assicura una stretta aderenza allo stile testuale e bibliografico della rivista e produce una copia chiara e curata per il Layout Manager che dovrà trasformarla in bozze nel formato di pubblicazione del periodico. Se ci fossero persone che svolgono il compito di caporedattore, si seleziona la prima opzione. Se i curatori (Editor) svolgono anche il ruolo di caporedattore, si deve selezionare la seconda opzione. Figura 48: Caporedattore Le istruzioni devono essere disponibili ai caporedattori, agli autori e ai Curatori di sezione (Section Editor) nella pagina Editing Submission. OJS in un ora 49

50 Curatore della grafica (Layout editor) Il Curatore della grafica (Layout Editor) trasforma le versioni corrette delle Submission in bozze in file HTML, PDF, PS, ecc., nel formato che la rivista ha scelto di utilizzare per la pubblicazione elettronica. Se ci fossero persone che svolgono il lavoro di Curatore della grafica, si seleziona la prima opzione. Se i curatori svolgono il ruolo di Curatore della grafica, si deve selezionare la seconda opzione. Figura 49: Curatore della grafica (Layout editor) Le istruzioni saranno disponibili ai Curatore della grafica (Layout editor) e ai Curatori di sezione (Section Editor) sulla pagina di Editing di ogni submission. OJS in un ora 50

51 Correttori di bozze (Proofreaders) I correttori di bozze leggono attentamente le bozze nei vari formati che il periodico utilizza (come fanno gli autori). Il correttore di bozze (e l autore) prende nota di ogni errore tipografico e di formattazione affinché il curatore della grafica lo corregga. Se ci fossero persone che svolgono il lavoro di correttori di bozze, si seleziona la prima opzione. Se i curatori svolgono il ruolo di correttori di bozze, si deve selezionare la seconda opzione. Figura 50: Correttori di bozze (Proofreaders) Le istruzioni saranno disponibili ai proofreader, agli autori, ai Curatori della grafica e ai Curatori di sezione sulla pagina di Editing di ogni submission. Quinto passo: L aspetto Intestazione della homepage del periodico I titoli e le immagini possono essere aggiunte per dare al proprio periodico un aspetto uniforme e un unica identità. OJS in un ora 51

52 Figura 51: Intestazione della homepage del periodico Contenuti della homepage del periodico Si utilizza questa sezione per personalizzare l aspetto della homepage del proprio periodico, inserendo una descrizione, un immagine, l indice dell ultimo fascicolo e qualsiasi contenuto aggiuntivo. OJS in un ora 52

53 Figura 52: Contenuti della homepage del periodico Intestazione della pagina del periodico Questa opzione permette di inserire diversi titoli, immagini o loghi in pagine che non siano la homepage. In molti casi, questo potrebbe verificarsi semplicemente per inserire un logo più piccolo rispetto a quello presente sulla homepage. OJS in un ora 53

54 Figura 53: Intestazione della pagina del periodico Piè di pagina del periodico Si possono anche aggiungere dei piè di pagina alla rivista. OJS in un ora 54

55 Figura 54: Piè di pagina del periodico Barra di navigazione Figura 55: Barra di navigazione Di default, i maggiori collegamenti per la navigazione sono inclusi in ogni pagina. Tuttavia, se ci fossero articoli aggiuntivi da segnalare, quest operazione può essere svolta da qui (ad es. un link alla homepage dell ente che pubblica la rivista). Ulteriori link possono essere aggiunti utilizzando il tasto Aggiungi un articolo. OJS in un ora 55

56 Foglio di stile del periodico qui. Se si volesse aggiungere un proprio foglio di stile alla rivista, si può fare da Figura 56: Foglio di stile del periodico Una copia del foglio di stile più generale in OJS 2.x è disponibile al sito: Per cambiare il colore dello sfondo per esempio a bianco, si modifica il file common.css, correggendo da: body { margin: 0; padding: 0; background-color: #FBFBF3; color: #111; font-family: Verdana,Arial, Helvetica,sans-serif; } a: body { margin: 0; padding: 0; background-color: #FFFFFF; color: #111; font-family: Verdana,Arial, Helvetica,sans-serif; } Una volta eseguiti e salvati i cambiamenti sulla propria copia del file common.css, lo si deve caricare usando lo strumento per il caricamento del Foglio di Stile della rivista. OJS in un ora 56

57 Per più complesse modifiche del foglio di stile, o per cambiare un template OJS, si veda il manuale tecnico di OJS: Informazioni Ognuna di queste descrizioni sarà visualizzata sul sito web del proprio periodico. OJS in un ora 57

58 Figura 57: Informazioni OJS in un ora 58

59 Liste Figura 58: Liste Sfogliare i file Lo scorrimento dei file è una funzionalità avanzata che permette ai file e alle directory associati a un periodico di essere visualizzati e manipolati direttamente. Figura 59: Sfogliare i file Il Gruppo editoriale Questa opzione fornisce due metodi per mostrare i membri del Gruppo editoriale del proprio periodico o automaticamente o manualmente (usando l opzione Crea un Titolo per il gruppo Editoriale ). OJS in un ora 59

60 Figura 60: Il gruppo editoriale Creare Sezioni I periodici in OJS possono contenere molte sezioni (ad esempio, Articoli, Riviste, Ricerca, ecc.). Si dovrà creare almeno una sezione per il proprio periodico. Se non si desidera che il titolo della sezione sia visibile ai lettori, si può scegliere di ometterlo dall indice. Per creare una nuova sezione: Andare alla Management Pages (Pagine per il Management) e selezionare Journal Sections (Sezioni del periodico) : Figura 61: Sezioni OJS in un ora 60

61 Si seleziona Crea una sezione : Figura 62: Creare una sezione Si completa il modulo con le informazioni riguardanti la nuova sezione e si verificano le opzioni appropriate: Figura 63: Informazioni sulla Sezione OJS in un ora 61

62 Successivamente, si sceglie un utente come Section Editor. Se non si sono già inseriti utenti per il proprio periodico, si vada in Crea Utenti. Figura 64: Assegnare ad un Section Editor Impostare le Notifiche via OJS facilita le comunicazioni sul flusso del lavoro attraverso l utilizzo di messaggi interni. I template per i vari messaggi che vengono generati automaticamente possono essere impostati in questa sezione. Si vada alla sezione Pagine di Management e si selezioni preparate : OJS in un ora 62

63 Figura 65: modificare: Dalla pagina preparate, si selezioni il template che si desidera Figura 66: Template delle Si corregga il template selezionato. OJS in un ora 63

64 Figura 67: Modificare i template delle Lingue OJS può essere reso accessibile agli utenti in una qualsiasi delle lingue supportate. Inoltre OJS può funzionare come sistema parzialmente multilingue, fornendo agli utenti la possibilità di scegliere fra le varie lingue in ogni pagina. Se non si trovano lingue addizionali, bisogna chiedere al proprio Amministratore del Sito di aggiungerle. OJS in un ora 64

65 Figura 68: Lingue In quest esempio, sono state scelti l inglese, il francese e lo spagnolo. Selezionando le Opzioni sulle Lingue, si rendono visualizzabili in più lingue i titoli delle immagini, le intestazioni delle pagine, ecc. Si veda come questo ha cambiato l interfaccia per la sezione 5.1 del Setup del periodico. OJS in un ora 65

66 Figura 69: Opzioni per le lingue Si è aggiunto un menu a cascata sul lato destro del sito web del periodico, che permette agli utenti di scegliere tra inglese e spagnolo. OJS in un ora 66

67 Figura 70: Scelta delle lingue Per informazioni su come adattare il proprio OJS ad altre lingue, si veda la documentazione tecnica di OJS. Strumenti per la lettura (Reading Tools) Gli Strumenti per la lettura sono progettati per assistere lettori esperti e non, fornendo una vasta scelta di materiali relativi a una varietà di risorse in gran parte open source. La funzione utilizza le parole chiave dell autore per cercare i materiali direttamente da una banca dati ad accesso gratuito, tali materiali sono presentati al lettore in una nuova finestra. I lettori hanno la possibilità di scegliere gli strumenti e per ogni strumento avranno una scelta di banche dati, insieme all accesso alle informazioni relative alla banca dati. Di default, gli Strumenti per i Lettori sono disabilitati. Per attivarli e configurarli: si vada alla sezione Management Pages (Pagine del Management) e si selezioni Reading Tools Si scelga Opzioni per lo Strumento di Lettura: OJS in un ora 67

68 Figura 71: Attivare i Reading Tools (Strumenti per la lettura) Selezionando Abilita gli Strumenti di lettura (Reading Tools) si attiveranno per il proprio periodico: OJS in un ora 68

69 Figura 72: Opzioni per i Reading Tools (Strumenti per la lettura) A questo punto si può anche stabilire quali strumenti saranno disponibili ai propri lettori. Si può scegliere di sperimentare quali di questi sarebbero utili al proprio pubblico. OJS in un ora 69

70 Sotto Related item tools, si troverà un menu a cascata delle aree di soggetto. Si può selezionare il soggetto che meglio corrisponde al proprio periodico per fornire Strumenti di lettura (Reading Tools) aggiuntivi che sono specifici per quella disciplina. Tornando al menu Strumenti di lettura (Reading Tools), si può ora scegliere Related Item Sets per personalizzare gli Strumenti di lettura (Reading Tools) per il proprio periodico: Figura 73: Related Item Sets Da qui, si vedrà una lista di aree di soggetto e le opzioni di configurazione per ognuna di esse: OJS in un ora 70

71 Figura 74: Related Item Sets Per ogni soggetto, si vedranno una serie di opzioni: Validare, Metadati, Contesti, Esportare e Cancellare. Validare: verifica che tutte le URL per le risorse associate a quel soggetto siano valide. A secondo della quantità di risorse associate, quest operazione richiederà qualche istante. Metadati: descrive l articolo del soggetto. OJS in un ora 71

72 Contesti: mostra le varie opzioni che sono disponibili per l area di quel soggetto: Figura 75: Contesto Le frecce su e giù permettono di risistemare l ordine. Il link a Metadati permette di configurare il contesto. Il link a Ricerche lascia vedere, modificare, aggiungere o cancellare le varie risorse associate al metadato stesso: OJS in un ora 72

73 Figura 76: Ricerche Esportare: crea un file XML degli articoli. Cancellare: rimuove l articolo. Scorrendo la pagina degli articoli del soggetto verso il basso, si vedrà anche l opzione per creare il proprio set per una disciplina non compresa in questa lista: Figura 77: Creare un set di articoli OJS in un ora 73

74 Statistiche e Report OJS 2.x fornisce un certo numero di caratteristiche per le statistiche e i report per il proprio periodico. Figura 78: Menu dell'amministrazione della rivista Statistiche OJS fornisce un sommario d uso del proprio periodico. OJS in un ora 74

75 Figura 79: Statistiche Si possono utilizzare le caselle per rendere queste statistiche accessibili ai lettori in Informazioni sul periodico. Report Inoltre, OJS permette di generare un foglio di calcolo per i report sull uso del tuo periodico. OJS in un ora 75

76 Figura 80: Report Sottoscrizioni Chi avesse scelto l opzione di sottoscrizione per il proprio periodico (si veda la sezione Setup 4.3), visualizzerà nel menu un link per gestire le proprie sottoscrizioni: Figura 81: Amministrare le sottoscrizioni Si seleziona Sottoscrizioni. Dalla pagina delle Sottoscrizioni, si può scegliere Crea una nuova sottoscrizione o Tipi di sottoscrizione o Politiche di sottoscrizione : OJS in un ora 76

77 Figura 82: Scegliere le sottoscrizioni Creare i tipi di sottoscrizione Il primo passo per amministrare le sottoscrizioni è definire i tipi di sottoscrizioni che il periodico offre. Le riviste solitamente offrono tariffe per sottoscrizioni individuali e per sottoscrizioni istituzionali. Alcune possono avere prezzi speciali per i membri di una organizzazione o per studenti. OJS gestisce sottoscrizioni cartacee e/o online. Si possono creare più di un tipo di sottoscrizioni che coprono lunghi periodi di tempo (12 mesi, 36 mesi). Per iniziare, si seleziona Tipo di sottoscrizione e dalla pagina risultante, si seleziona Crea un nuovo tipo di sottoscrizione : Figura 83: Creare un nuovo tipo di sottoscrizione Successivamente si compilano i campi dettagliatamente: OJS in un ora 77

78 Figura 84: Informazioni sul tipo di sottoscrizione Per sottoscrizioni istituzionali, si usa l opzione 'Validated' (validato) attraverso l autenticazione del dominio o dell IP, cosicché tutti i membri dell istituzione, entrando dal dominio o dall indirizzo IP associati ad essa, potranno accedere senza utilizzo della password. In maniera analoga, l opzione membri di un associazione od organizzazione potrebbe essere usata per le sottoscrizioni di iscritti, sia nel caso che la sottoscrizione sia gratuita sia che sia scontata. Si utilizza l opzione visibile pubblicamente per far sì che il tipo di sottoscrizione e la sua tariffa appaiano sotto Sottoscrizioni nella pagina Informazioni sul periodico. Mentre la maggior parte dei tipi di sottoscrizione sono solitamente mostrati in Informazioni sul periodico, un tipo creato per account interni, sottoscrizioni del personale e/o scopi manageriali, per esempio, non apparirà nella pagina Informazioni sul periodico. OJS in un ora 78

79 Politiche di sottoscrizione Si dovranno quindi determinare le politiche di sottoscrizione del proprio periodico. Tra queste ci sono: Informazioni sul subscription manager Queste informazioni saranno visibili pubblicamente nella pagina Informazioni sul periodico. Figura 85: Informazioni sul Manager delle sottoscrizioni Informazioni sulla sottoscrizione Poi, si forniscono ulteriori dettagli per il proprio sito web a proposito del proprio periodico. I Tipi di Sottoscrizione e la struttura delle tariffe saranno automaticamente inseriti sotto Sottoscrizioni nella pagina Informazioni sul periodico, insieme alle informazioni sul nome e sul contatto per il Manager delle Sottoscrizioni. Ulteriori informazioni sulle sottoscrizioni, come il metodo di pagamento o i supporti per i sottoscrittori nei paesi sviluppatori, possono essere aggiunte qui. OJS in un ora 79

80 Notifiche di scadenza della sottoscrizione Notifiche utili possono essere spedite ai sottoscrittori, per informarli sulla scadenza delle date. Figura 86: Notifiche di scadenza Opzioni di accesso aperto per periodici con sottoscrizione Open access posticipato Sebbene un periodico desideri limitare il contenuto ai sottoscrittori, è anche possibile permettere che fascicoli arretrati diventino accessibili gratuitamente. Si può determinare il numero di mesi che debbano trascorrere prima che il contenuto sia accessibile: OJS in un ora 80

81 Figura 87: Open Access Ritardato È anche possibile spedire ai lettori una notifica quando i contenuti diventino gratuiti e aggiungere un comunicato sull accesso gratuito ritardato nella pagina Informazioni sul periodico. Politiche di auto archiviazione per gli autori Questa sezione permette di inserire una dichiarazione riguardo le politiche di auto archiviazione per gli autori. È fornita di default una dichiarazione, ma può essere cambiata per meglio soddisfare le proprie necessità. OJS in un ora 81

82 Figura 88: Politiche di auto archiviazione per gli autori Creare nuove sottoscrizioni Per creare una nuova sottoscrizione, per un individuo o una istituzione, si sceglie Creare nuove sottoscrizioni : Figura 89: Nuove sottoscrizioni Dalla maschera risultante, si seleziona l utilizzatore e si clicca su Iscrivi : OJS in un ora 82

83 Figura 90: Iscrivi sottoscrittori Se la persona non è ancora nell elenco, deve essere prima creato un account per lui. Si veda la sezione Creare gli utenti. Dopo avere selezionato Iscrivi, si compilano i dettagli per la nuova sottoscrizione: OJS in un ora 83

84 Figura 91: Dettagli delle nuove sottoscrizioni Bisogna ricordarsi di determinare la data di fine in un numero appropriato di mesi da quel momento in poi (12, 24, 36, ecc..). Salvando quest informazione, il sottoscrittore riceverà un nome utente, che userà per accedere a tutti i contenuti che il periodico pubblicherà fino a quando l utente non sarà cancellato dalla lista delle Sottoscrizioni dal Manager della rivista. Per sottoscrizioni di istituzioni e organizzazioni, la persona-contatto dell istituto deve essere iscritta come un lettore e poi selezionata dal Manager della rivista nella pagina Crea una sottoscrizione. La persona di contatto dovrà fornire l indirizzo di dominio e/o di IP dell istituzione, risparmiando così agli utenti dell istituzione la necessità di avere singoli account per accedere ai contenuti della sottoscrizione. Le organizzazioni che hanno una lista dei membri, possono far OJS in un ora 84

85 importare queste liste nel sistema, attraverso la funzione Importa utenti nel Management del periodico. Sottoscrizioni già esistenti possono essere cancellate o modificate dalla pagina Sottoscrizioni, una volta che sono state create: Figura 92: Cancellare sottoscrizioni Plugin di sistema I plugin di sistema permettono di espandere le funzionalità di OJS e accettano contributi dagli sviluppatori partecipanti, senza alterare il cuore del programma. Se si fosse interessati a scrivere un plugin per OJS, è possibile contattarci attraverso il Forum di Sviluppo per OJS all indirizzo: L amministratore della rivista (Journal Manager) può decidere quali plugin aggiungere al proprio periodico e quali scartare. Figura 93: Menu Management Pages (Pagine di Management) OJS in un ora 85

86 Quando vengono sviluppati nuovi plugin, si potrà attivarli o disattivarli in questa sezione. I plugin esistenti includono attualmente un sistema alternativo di autenticazione degli utenti (LDAP), una funzionalità per importare ed esportare, uno strumento d indicizzazione per Google Scholar e altro: Figura 94: Plugin Management Importare/esportare dati OJS permette ai Manager della rivista di importare ed esportare dati. Per farlo, si vada al menu Management del periodico e si selezioni Importare/Esportare dati: OJS in un ora 86

87 Figura 95: Menu Management Pages (Pagine di Management) Dalla pagina Importare/Esportare dati, si può scegliere se trattare dati di articoli/fascicoli o dati degli utenti: Figura 96: Pagina Importare/Esportare dati Plugin XML per utenti Il plugin XML per utenti supporta l importazione e l esportazione degli utenti e dei loro ruoli in base allo schema fornito dalla DTD nella direcotory plugin/importexport/usera/users.dtd con utenti come elemento radice. Questo plugin tratta gli indirizzi come unico identificatore di utente per assicurare che non si creino duplicati. Se un utente esistente viene trovato nel database con una identica a quella di un utente importato, non verranno creati ulteriori utenti; il ruolo descritto nel file XML sono invece attribuiti all utente esistente. I nomi utenti sono trattati in modo analogo. OJS in un ora 87

88 Figura 97: Pagina dei dati degli utenti Si può scegliere un ruolo specifico per esportare tutti gli utenti (per esempio, Reviewer (Revisore), per esportare tutti i revisori). Si può anche usare il link Esporta tutto per recuperare i dati relativi a tutti gli utenti della rivista. Per importare un elenco di utenti, si può usare la funzione di caricamento del File dei Dati degli Utenti. Per maggiori informazioni riguardo il formato XML e XML DTD per i dati sugli utenti si può consultare la documentazione tecnica inclusa in OJS (si veda /docs/importexport). Si noti che le due opzioni permettono automaticamente di avvisare gli utenti importati dei loro nuovi account e di continuare con il processo di importazione anche se si verificassero errori in qualche record. OJS in un ora 88

89 Plugin d esportazione di articoli Erudit Questo plugin permette di esportare articoli utilizzando il DTD Inglese Erudit. Questo permette al proprio periodico di interagire con il sistema di pubblicazione Erudit dell Università di Montreal. Dati di articoli e fascicoli Il Plugin XML di Articoli & Fascicoli supporta l importazione e l esportazione di articoli e fascicoli basati su il DTD che si trova in /importexport/native/native.dtd. Supporta i seguenti elementi radice: <article>, <articles>, <issue> e <issues>. Si deve cliccare sul link Esporta Fascicoli o sul link Esporta Articoli per scaricare queste informazioni dal proprio periodico: Figura 98: Importare o esportare Articoli e Fascicoli Per importare i dati, si utilizza la funzione di caricamento Importa Dati per cercare e importare i dati da un file esterno. Plugin di Esportazione PubMed XML Esporta i metadati degli articoli in formato PubMed XML per l indicizzazione in MEDLINE. OJS in un ora 89

90 Plugin di Esportazione CrossRef XML Esporta i metadati degli articoli in formato CrossRef XML. Tutti gli Utenti Per avere un elenco di tutti gli utenti registrati alla propria rivista, si vada alla sezione Utenti e si selezioni Tutti gli Utenti : Figura 99: Menu degli utenti Da qui si può modificare qualsiasi account. Bisogna accedere come uno di loro per compiere temporaneamente qualsiasi loro compito, rimuoverli dalla lista o disabilitare il loro account: OJS in un ora 90

91 Figura 100: Tutti gli utenti Iscrivere gli Utenti Esistenti esistente : Scorrendo verso il basso l elenco degli utenti, si trova il link a Iscrivi un utente OJS in un ora 91

92 Figura 101: Iscrivere un utente già esistente Questa funzione permette di attribuire a un utente già presente un ulteriore ruolo. Per esempio, se Mary è al momento registrata come autrice, ma vorrebbe diventare revisore, questa funzione permette di aggiungere il ruolo al suo profilo. agli utenti La possibilità di spedire un messaggio a molti utenti (o a tutti) in una volta sola è un'altra funzionalità utile disponibile in fondo a questa pagina. Per usare questa funzione, si seleziona ogni destinatario desiderato (o si usa il tasto Seleziona Tutto) e si clicca agli Utenti. Questo farà aprire un messaggio da scrivere e mandare a tutti. Un buon esempio per utilizzarlo potrebbe essere inviare una notifica su un nuovo fascicolo pubblicato. Creare un nuovo utente Per creare un nuovo utente per il proprio periodico, si acceda alla sezione Utenti e si selezioni Crea un nuovo Utente. Si deve compilare il modulo e cliccare su Salva: OJS in un ora 92

93 Figura 102: Creare un nuovo utente Se si sono attivate più lingue, si può scegliere una lingua preferita anche per il nuovo utente. Unire gli utenti Per fondere due account di utente in uno solo, si vada alla sezione Utenti e si selezioni Merge Users (Unisci gli Utenti). Nella pagina che si aprirà, si deve selezionare un utente che si vuole fondere con un altro: OJS in un ora 93

94 Figura 103: Unire gli utenti Questa funzione può essere utile se un utente ha per errore creato più di un account. Curatori (Editor) ( Il curatore supervisiona l intero processo editoriale e di pubblicazione. Il curatore, collaborando con L amministratore della rivista (Journal Manager), definisce le politiche e le procedure per la rivista, che verranno usate nel configurare il Setup del periodico. OJS in un ora 94

95 Nel Processo Editoriale, il curatore assegna le Submission ai Curatori di sezione (Section Editor) che le vedranno attraverso Submission review e Submission editing, mantenendo sotto controllo il procedere delle submission e assistendo alle difficoltà che si riscontrano nel processo. Il curatore può anche avere il ruolo di Section Editor nel processo editoriale, potendo guardare le Submission accettate attraverso il caporedattore, il Curatore della grafica (Layout Editor) e la correzione delle bozze. Il curatore conferma anche le Submission per la pubblicazione, prepara l indice e pubblica il fascicolo, essendo questi parte del processo di pubblicazione. Per Cominciare Accedere col proprio account di OJS Selezionare il proprio ruolo come Editor Figura 104: Iscriversi come Editor (curatore) Submission Sotto Submission, si potranno vedere gli articoli che sono in stato non assegnato, 'in revisione', in editing o negli archivi. Cliccando su uno di questi link verranno forniti ulteriori dettagli su ogni articolo in queste categorie: OJS in un ora 95

96 Figura 105: Menu dell Editor (curatore) Assegnare gli Articoli Si seleziona non assegnati e quindi si clicca sul link del titolo dell articolo. Figura 106: Selezionare un articolo non assegnato Nella pagina del Sommario, si vada alla sezione Submission : OJS in un ora 96

97 Figura 107: Pagina del sommario di un articolo non assegnato Da qui, si ha l opzione di: inviare un messaggio all autore (cliccando sull icona a busta accanto al nome dell autore) leggere il file originale cliccando sul nome del file submission (ad es SM.txt) aggiungere qualsiasi ulteriore file cliccando su Aggiungi ulteriori file OJS in un ora 97

98 cambiare la sezione in cui si vuole far apparire l articolo, usando il menu a cascata assegnare un editor o un Section Editor. Questo porterà a una lista dei propri curatori o Curatori di sezione. Si seleziona Assegna per affidare la submission a una certa persona. Figura 108: Assegnare a un Section Editor (curatore di sezione) Questo genererà automaticamente un messaggio informando il Section Editor della propria decisione: OJS in un ora 98

99 Figura 109: Inviare un Nella sezione Metadati di submission della pagina del Sommario dell articolo, si può usare il link Modifica i metadati per fare qualsiasi cambiamento ai campi dei metadati di una submission: OJS in un ora 99

100 Figura 110: Editing dei metadati dell articolo Per esempio, si potrebbe desiderare di rivedere l abstract fornito dall autore. Si possono usare anche i link 'Revisiona', 'Editing' e 'Storia' in cima alla pagina del Sommario per seguire l avanzamento delle Submission: OJS in un ora 100

101 Figura 111: Collegamenti del Sommario Fascicoli Si ritorna alla Home page dell Editor: Figura 112: Menu dell Editor (curatore) Sotto Fascicoli, si ha l opzione di: Creare un nuovo fascicolo Si seleziona Crea un fascicolo. Dalla schermata Crea un Fascicolo, si sceglie se sarà un Fascicolo arretrato, un Fascicolo corrente o un Fascicolo futuro. OJS in un ora 101

102 Figura 113: Creare un fascicolo Si inseriscono le informazioni relative al Volume, al Fascicolo e all Anno. Si può anche selezionare un formato di identificazione per il fascicolo (solo Anno, Volume/Anno, Fascicolo/Volume/Anno, ecc.). Questo dipenderà dalla frequenza della pubblicazione stabilita precedentemente dall'amministratore della rivista. OJS in un ora 102

103 Se il proprio periodico OJS è a sottoscrizione, si può usare la sezione Accesso per permettere l accesso aperto limitato ai fascicoli. Si seleziona una data a partire dalla quale il fascicolo dovrebbe diventare disponibile gratuitamente. Si ha anche l opportunità di aggiungere un titolo e una descrizione speciale per il nuovo fascicolo. E anche disponibile una copertina e una didascalia per i clienti. Si deve utilizzare il tasto Salva quando si sono completate le proprie scelte. Il nuovo fascicolo sarà ora disponibile quando le Submission saranno programmate. Pianificare le Submission Quando una submission ha completato il processo di revisione e di editoria ed è pronta per la pubblicazione, il curatore di sezione la spedirà al fascicolo appropriato. Dalla Home page dell Editor, si seleziona Fascicolo Futuro o Fascicolo Arretrato per vedere gli articoli in attesa di pubblicazione: Figura 114: Menu della homepage dell Editor Selezionando i risultati per Fascicoli Futuri si avrà una lista dei fascicoli futuri: OJS in un ora 103

104 Figura 115: Fascicoli futuri Si seleziona il fascicolo che si desidera pubblicare: Figura 116: Indice Si può revisionare ogni articolo cliccando sul link del titolo: OJS in un ora 104

105 Figura 117: Storia dell articolo Si utilizzano i link Sommario, Revisione, Editing e Storia per conoscere tutti gli aspetti del ciclo vitale delle Submission, chi è stato coinvolto, ecc. Quando ci sono articoli multipli per un fascicolo, si possono utilizzare le frecce su e giù per dare loro un ordine in cui dovranno apparire nell indice. Si può anche usare la casella Rimuovi per spostare l articolo da un fascicolo e assegnarlo a un altro. Una volta soddisfatti del contenuto di un fascicolo, si utilizza il tasto Pubblica il Fascicolo per creare il nuovo fascicolo e renderlo disponibile ai propri lettori. Avvisare gli Utenti periodico: Questa funzione permette di inviare un agli utenti associati al OJS in un ora 105

106 Figura 118: Avvisare gli utenti Visualizzare Fascicoli Futuri Permette di vedere qualsiasi fascicolo che non sia ancora stato pubblicato: OJS in un ora 106

107 Figura 119: Visualizzare un fascicolo futuro Si seleziona il link del fascicolo per vedere il suo indice. Visualizzare Fascicoli Arretrati Permette di vedere tutti i fascicoli che sono già stati pubblicati. I fascicoli possono anche essere cancellati dalla rivista: Figura 120: Visualizzare un fascicolo arretrato Si seleziona il link del fascicolo per vedere l indice di quel fascicolo: OJS in un ora 107

108 Figura 121: Indice del Fascicolo È possibile riordinare gli articoli usando le frecce Ordina, cancellare gli articoli usando le caselle Rimuovi o modificare gli articoli cliccando sui link dei titoli. OJS in un ora 108

109 Curatori di sezione (Section Editor) Il curatore di sezione gestisce la Revisione e l Editing delle Submission in queste Sezioni (ad es. Articoli, Book Reviews, ecc.) per quelle di cui sono responsabili. Per cominciare Accede col proprio account Selezionare il proprio ruolo di Section Editor : Figura 122: Iscriversi come Section Editor (curatore di sezione) Submission Sotto Submission in Revisione, si vedranno tutti gli articoli che sono in revisione, in editing o in archivi : OJS in un ora 109

110 Figura 123: Submission in revisione Cliccando su uno qualsiasi di questi link si otterranno ulteriori dettagli sui singoli articoli in queste categorie. Incaricare i Revisori Si clicca sul titolo dell articolo: OJS in un ora 110

111 Figura 124: Dettagli di revisione Si avrà quindi l opzione di: mandare un messaggio all autore (cliccando sull icona a busta accanto al nome dell autore) visualizzare il file originale della submission cliccando sul link (1-2-1-RV.TXT) o caricare una nuova versione del documento per la revisione. selezionare un revisore per la prima serie di revisioni. Si clicca sul link Seleziona un revisore. Dalla lista di nomi, assegnare a un revisore: OJS in un ora 111

112 Figura 125: Selezionare i revisori Se si desidera incaricare ulteriori revisori, si ripete questo processo. Quando si è finito di assegnare ai revisori, si dovrebbe tornare alla Sezione Revisione. Si clicca sull icona Richiesta per generare un messaggio rivolto a ogni revisore: Figura 126: Richiedere una revisione OJS in un ora 112

113 Questo messaggio invia una URL ad accesso diretto che permetterà al revisore di accedere immediatamente al sistema OJS. Si noti che dopo aver spedito il messaggio, l icona Richiesta ora include la data di spedizione del messaggio. Figura 127: Data di richiesta di revisione Lavorare con i Revisori Una volta che la richiesta di revisione è stata accettata, si può spedire una e- mail usando l icona Underway (In corso) : Figura 128: Revisione in corso OJS in un ora 113

114 Si può anche utilizzare questa sezione per cancellare una richiesta di revisione (cliccando su Cancella la richiesta ), cambiare la data di scadenza (cliccando sul link della data di scadenza), inviare un promemoria al revisore (usando il link Manda un promemoria ) e leggere i commenti dei revisori (cliccando sull icona Revisione ). Qualsiasi file caricato dai revisori sarà disponibile qui. Anche i consigli del revisore appariranno in questa sezione una volta che avrà preso le sue decisioni. Alcuni periodici sono configurati per permettere di valutare i revisori su una scala da 1 a 5, basata sulla qualità della loro revisione, la loro tempestività, ecc. Si riceverà un messaggio una volta che il revisore avrà completato la sua revisione. A questo punto, si può utilizzare l icona Conferma di ricevuta per ringraziarlo del lavoro svolto: Figura 129: Conferma di ricevuta al revisore Prendere una decisione su un articolo Ora si deve decidere sul prossimo passo per la submission. Nella sezione 'Decisione dell Editor', si deve selezionare se accettare, chiedere una revisione, riinviare a un altro revisore o rifiutare la submission. Si seleziona la propria scelta dal menu a cascata e si clicca Decisione sul record : OJS in un ora 114

115 Figura 130: Prendere una decisione Quindi, si dovrà avvisare l autore della propria decisione, usando l icona Avvisa l Autore. Si deve caricare una versione corretta dal caporedattore: Figura 131: Caricare la versione dell Editor Alla fine, si può utilizzare il tasto Invia per selezionare la copia dell articolo per il caporedattore: Figura 132: Selezionare il file per il caporedattore OJS in un ora 115

116 Prestampa (Copyediting) Si verrà indirizzati direttamente alla sezione di modifica dell articolo. Se vengono impiegati caporedattori per il proprio periodico, verrà chiesto di selezionarne uno. Si richiederà e si confermerà la loro partecipazione come per i revisori: Figura 133: Assegnare a un caporedattore La schermata seguente permette di scegliere dall elenco dei propri caporedattori: Figura 134: Selezionare un caporedattore Una volta dato l incarico al caporedattore, si può usare l icona Richiesta per inviare una per chiedergli di accettare il compito. OJS in un ora 116

117 Figura 135: Richiesta di prestampa (copyediting) Il caporedattore revisionerà quindi il documento e terrà corrispondenza con l autore. Si sarà avvisati quando entrambi saranno soddisfatti dell articolo. Figura 136: Completare il processo di prestampa (copyediting) E' consigliato utilizzare un' di Conferma di ricevuta per ringraziare tutte le persone coinvolte per la loro partecipazione. Nelle riviste in cui il Section Editor è anche caporedattore, si può iniziare il processo di prestampa selezionando il link Inizio. Il Section Editor revisiona la versione corretta dell articolo selezionando il link del file (ad es., CE.TXT). Poi fa qualche modifica e carica la versione modificata usando lo strumento per caricare i file. Quando la prestampa è completata, si seleziona il link Completo. Questo attiverà l icona Richiesta permettendo di inviare un messaggio all autore per richiedergli di revisionare i propri caporedattori e fare alcune modifiche. OJS in un ora 117

118 Quando l autore risponde, si invia un messaggio di conferma di ricevuta. Si revisionano tutti i cambiamenti che l autore ha apportato. Si può ora usare lo strumento per caricare i file e aggiungere qualsiasi modifica. Layout editing Una volta che il caporedattore ha completato il suo compito, bisogna cominciare il processo di layout editing usando lo strumento per caricare il file per inserire l ultima versione dell articolo e per selezionare l editor di layout. Se l editore di sezione sta agendo come editor di layout, inizierà il processo e caricherà i formati del layout da solo. Se invece altre persone devono agire come editor di layout, se ne può scegliere uno usando il link Assegna un editor di layout : Figura 137: Assegnare al Curatore della grafica (Layout editor) Si sceglie un Curatore della grafica (Layout Editor) dall elenco: OJS in un ora 118

119 Figura 138: Assegnare al Curatore della grafica (Layout editor) Si utilizza il link Assegna per assegnare loro l articolo. Si richiede la loro partecipazione usando l icona Richiedi : Figura 139: Richiedere un layout editing Si può revisionare qualsiasi commento sul layout dalla pagina Curatore della grafica (Layout Editor) usando l icona Commenti sul layout. Quando i documenti HTML e PDF sono stati consegnati dal Curatore della grafica, è possibile visualizzarli, modificarli o cancellarli. Si ha anche la possibilità di caricare ulteriori file. Quindi si deve mandare una messaggio di conferma al Curatore della grafica quando si è soddisfatti delle bozze: OJS in un ora 119

120 Figura 140: Layout editing finale Correzione delle bozze Si può ora iniziare il processo di correzione delle bozze mandando una richiesta all autore di effettuare una revisione finale dell articolo prima della pubblicazione. Si usa l icona Richiedi per mandare il messaggio: Figura 141: Richiesta di Correzione delle bozze all autore Se la rivista impiega persone come correttori di bozze, sarà richiesto di selezionarne una. Sarà anche richiesto di mandar loro una richiesta di conferma della loro partecipazione come per i revisori. Si deve usare il link Assegna a un correttore di bozze per avere l elenco dei possibili correttori di bozze: OJS in un ora 120

121 Figura 142: Selezionare un proofreader (correttore di bozze) Se il curatore di sezione (Section Editor) agisce come correttore di bozze (proofreader), si può cominciare il processo selezionando il link Inizia. Durante il processo di correzione delle bozze, si possono esaminare le revisioni e comunicare con l autore e/o i correttori di bozze. Si possono anche mandare dei messaggi di conferma una volta che ogni compito sia completato. Una volta che l autore e il correttore di bozze o curatore di sezione sono soddisfatti delle bozze e hanno registrato ogni modifica necessaria nella sezione Correzione delle bozze, si devono inviare dei messaggi di conferma ringraziando tutte le persone coinvolte: Figura 143: Completare il processo di correzione delle bozze OJS in un ora 121

122 Alla fine, si scorre la sezione Scheduling (Pianificazione) verso il basso e usando il menu a cascata, si seleziona il fascicolo in cui l articolo dovrà apparire. Si noti che l articolo può essere inserito in un fascicolo corrente, in uno futuro o persino un fascicolo arretrato: Figura 144: Pianificare le Submission. Revisori Il Revisore viene selezionato dal curatore di sezione per revisionare una submission. Ai Revisori viene richiesto di inviare le revisioni sul sito web della rivista (anche se alcuni periodici optano per una revisione via si veda la sezione 2.2 Setup del Periodico) e possono caricare allegati a uso dell Editor e dell Autore. I Revisori possono essere giudicati dai Section Editor, a seconda delle politiche del periodico. Per cominciare Accedere col proprio account OJS Selezionare il ruolo di Revisore OJS in un ora 122

123 Figura 145: Selezionare il ruolo di Reviewer (revisore) Revisionare Articoli Nella sezione Active Submission (Submission attive), si selezioni il titolo dell articolo (si noti la data di scadenza della revisione): Figura 146: Submission attive per la revisione Dalla pagina Revisiona, si possono vedere brevi informazioni sulla submission e sul piano di revisione (tra cui la data di scadenza della revisione): OJS in un ora 123

124 Figura 147: Pagina di revisione seguire: Inoltre in fondo alla pagina Revisiona, si vedranno i 5 passi che si dovranno OJS in un ora 124

125 Figura 148: Passi di revisione Primo passo: Per accettare la richiesta, si clicca sull icona Eseguirò la revisione e si spedisce il messaggio che viene generato: OJS in un ora 125

126 Figura 149: Accettare la richiesta di revisione per declinare la richiesta, si clicca sull icona Non mi è possibile eseguire la revisione e si spedisce il messaggio che viene generato. Secondo passo: Si clicca sul nome del file per leggere l articolo inviato (così come qualsiasi ulteriori file aggiunto). A seconda delle configurazioni del proprio periodico, il revisore potrà non essere autorizzato a vedere il file finché non avrà accettato la richiesta di revisione. Una volta che la d accettazione è stata inviata, apparirà il link al file. OJS in un ora 126

127 Terzo passo: Si clicca sull icona Revisiona per registrare la propria revisione. Si può inserire un testo sia per l'autore e l'editor che per il solo editor: Figura 150: Commenti alla revisione Quindi si salvano i propri commenti. Si può ritornare su questo modulo e aggiungere ulteriori informazioni in qualsiasi momento fino a quando la propria revisione sarà completa. Quando si è terminata la propria revisione, si deve selezionare Fatto. Quarto passo: Se si desidera caricare i file perché l autore e/o l editor li consultino, si usa lo strumento Carica i file. **Importante Importante**: Si leggano le informazioni su come per garantire un revisione cieca (blind peer review). OJS in un ora 127

128 Quinto passo: Si seleziona una raccomandazione e si invia la revisione per completare il processo. Si deve inserire una revisione o caricare un file prima di selezionare una raccomandazione: Figura 151: Mandare una raccomandazione Una volta che si è inviata una revisione all editor, non si sarà più in grado se non per poco tempo, di modificare la propria revisione. Quindi si deve essere sicuri di aver completato la propria revisione prima di cliccare il tasto invia: Figura 152: Messaggio d avviso A questo punto, si può anche spedire un messaggio , per informare il curatore di sezione del completamento della propria revisione: OJS in un ora 128

129 Figura 153: Messaggio di revisione completata Caporedattore Il Caporedattore cura le Submission per migliorare la grammatica e la chiarezza, lavora con gli autori per assicurare che tutto sia al posto giusto, assicura una stretta aderenza allo stile bibliografico e testuale del periodico e produce una copia pulita e modificata affinché il Curatore della grafica (Layout editor) possa rigirarlo in bozze che saranno nel formato di pubblicazione del periodico. Alcune riviste hanno un Editor o Section Editor (curatore di sezione) per svolgere questo ruolo. OJS in un ora 129

130 Per cominciare Accedere col proprio account OJS Selezionare il ruolo di Caporedattore Figura 154: Iscriversi come caporedattore Prestampa (copyediting) Si sceglie il link al titolo dell articolo per cominciare il processo di prestampa Figura 155: Selezionare un articolo per il prestampa (copyediting) Dalla sezione Copyedit, è possibile visualizzare una copia della submission: OJS in un ora 130

131 Figura 156: Scaricare un articolo per il prestampa (copyediting) Si possono fare qui le modifiche necessarie e caricare il documento rivisitato usando la funzione di caricamento. Si seleziona l icona Completo per mandare un messaggio all autore e anche una copia revisionata della submission. Quando l autore avrà finito con la propria prestampa, dovrà comunicarlo e inviare un documento revisionato. Quindi si potrà rivedere questo documento per la prestampa finale. Una volta completato, è possibile caricare una versione revisionata e selezionare l icona Completato informando così il curatore di sezione che la submission è stata completata: OJS in un ora 131

132 Figura 157: Completare il prestampa (copyediting) L articolo ora è pronto per il layout editing. Si ricordi di leggere le istruzioni di copyedit e revisionare i commenti sul copyedit. Curatore della grafica (Layout editor) Il Curatore della grafica (Layout editor) trasforma le versioni modificate della submission in bozze di file in HTML, PDF, PS, ecc., a secondo di quali formati il periodico abbia scelto di usare per la pubblicazione elettronica. Questo sistema non fornisce software per convertire documenti generati da software di word processing in formati pubblicabili, quindi il Curatore della grafica dovrebbe avere accesso e essere in grado di usare pacchetti software conto terzi per creare i file (Adobe Acrobat, PDF Creator [open source], Open Office [open source] per PDF; Dreamweaver o Nvu [open source] per HTML), che presentano gli articoli sullo schermo con un layout ben formattato e leggibile, nello stile delle riviste accademiche e con una certa attenzione per questo nuovo metodo di pubblicazione (consultando il layout usato da altri pubblicatori online, come Highwire Press, per esempio, per le scienze biologiche o Project Muse per quelle umanistiche). OJS in un ora 132

133 Per cominciare Accedere col proprio account OJS Selezionare il ruolo di Curatore della grafica (Layout editor) Figura 158: Iscriversi come Curatore della grafica (Layout editor) Layout editing Dalla pagina Active Submission (Submission attive), si seleziona il titolo dell articolo: Figura 159: selezionare un articolo per l editing Nella sezione Layout, si deve scaricare una copia della submission e creare versioni HTML e PDF dell articolo (formati delle bozze). E importante revisionare gli standard per questi documenti prima di caricarli, leggendo le istruzioni per il Layout. Qualsiasi commento può essere registrato usando l icona Commenti sul Layout OJS in un ora 133

134 documenti: Si deve utilizzare lo strumento formato delle bozze per inviare questi Figura 160: Caricare le bozze Per i documenti HTML, si dovrà aggiungere un etichetta (per es., HTML): Figura 161: Aggiungere la bozza HTML OJS in un ora 134

135 Anche qualsiasi file di immagini o fogli di stile associati al documento HTML andrà caricato a questo punto. Per i documenti PDF, si dovrà aggiungere un etichetta (ad es. PDF): Figura 162: Aggiungere il galley HTML Quando i documenti HTML e PDF sono stati caricati, si può cambiare l ordine in cui dovranno comparire, usando i link alle frecce su e giù Ordina. Si possono anche visualizzare le bozze, modificarle o cancellarle: OJS in un ora 135

136 Figura 163: Modificare i file delle bozze Quando si ha finito, si seleziona l icona Completato, avvisando il curatore di sezione che i documenti sono pronti per la correzione delle bozze. Una volta che l autore e il correttore di bozze hanno terminato con le versioni HTML e PDF, si può revisionare qualsiasi correzione delle bozze usando il link Correzione delle bozze accanto al tasto della sezione. Quando si sono concluse tutte le correzioni al documento, si deve utilizzare l icona Completato per avvisare il curatore di sezione: Figura 164: Completare il layout editing L articolo ora è pronto per essere pubblicato. OJS in un ora 136

137 Correttori di bozze Il correttore di bozze legge attentamente le bozze nei vari formati nei quali il periodico viene pubblicato (come fa anche l autore), controllando errori tipografici e di formattazione, che segnalerà al curatore della grafica. Nel caso di alcuni periodici, sono il curatore e i curatori di sezione ad assumere questo ruolo. Per cominciare Accedere col proprio account OJS Selezionare il ruolo di Proofreader (correttore di bozze) Figura 165: Iscriversi come proofreader (correttore di bozze) Correzione delle bozze Si seleziona il titolo dell articolo dall elenco di Submission di cui correggere le bozze. Le versioni HTML e PDF sono disponibili nella sezioni Layout. Le istruzioni sulla correzione delle bozze sono collegate attraverso dei link in fondo a questa sezione. Si possono anche inviare delle correzioni usando l icona Correzione delle bozze. Quando si ha terminato, si deve utilizzare l icona Completato per avvisare l Editor del Layout: OJS in un ora 137

138 Figura 166: Correzione delle bozze Autori Gli autori possono registrare e inviare degli articoli al periodico direttamente attraverso il sito web del periodico. All autore viene chiesto di caricare l articolo e di fornire i metadati o indicizzare le informazioni associate all articolo, per migliorare la qualità della ricerca per le ricerche online su quella rivista. L Autore può anche accompagnare un articolo con File Supplementari nella scheda serie di dati, strumenti per la ricerca o testi di sorgente che arricchiranno l articolo, come anche contribuire a più modelli aperti e per la ricerca e l università. L Autore può seguire la submission attraverso il processo editoriale come anche partecipare alla prestampa (copyediting) e alla correzione delle bozze delle Submission accettate per la pubblicazione accedendo e utilizzando il nome utente e la password forniti. OJS in un ora 138

139 Per cominciare Accedere col proprio account OJS Selezionare il ruolo di Autore Figura 167: Iscriversi come autore Inviare Articoli Primo passo: Si inizia il processo di submission selezionando il link Clicca qui per iniziare il processo di submitting (invio): Figura 168: Iniziare una nuova submission OJS in un ora 139

140 Confermare che ogni articolo nella lista di verifica della submission sia corretto e selezionare ogni casella: Figura 169: Lista di verifica della submission Selezionare quale sezione sembri più appropriata per il proprio articolo: Figura 170: Selezionare una Sezione della Rivista Si può aggiungere qualsiasi commento si desideri inviare all editor: OJS in un ora 140

141 Figura 171: Commenti e salvataggio Selezionare Salva e continua. Secondo passo: Si inseriscono i metadati della submission. Completare i dettagli dell autore. Tutti i campi indicati con un asterisco sono obbligatori. Se ci sono più autori, si deve usare il tasto Aggiungi Autore per aggiungere ulteriori campi: Figura 172: Aggiungere informazioni sull autore Aggiungere il titolo e l abstract, se necessario in più lingue: OJS in un ora 141

142 Figura 173: Aggiungere il titolo e l abstract Completare l indicizzazione: Figura 174: Indicizzare Inserire i nomi degli enti sostenitori: OJS in un ora 142

143 Figura 175: Inserire i nomi delle agenzie sostenitrici e salvare Selezionare Salva e continua. Terzo passo: Caricare la submission. Figura 176: Caricare un articolo Cliccare su Cerca per aprire una finestra Trova il file per localizzare il file sull hard disk del proprio computer. Localizzare il file che si desidera inviare ed evidenziarlo. Cliccare Aprire nella finestra Trova il file, così da spostare il nome del file in questa pagina. Cliccare su Carica in questa pagina, così da caricare il file dal computer al sito web del periodico e rinominarlo seguendo le convenzioni della rivista. Una volta che la submission è caricata, cliccare su Salva e continua. Quarto passo: Caricare file ulteriori. Questo passaggio è facoltativo. Se si hanno ulteriori file, come strumenti per la ricerca, serie di dati, ecc., si possono aggiungere qui. Questi file sono anch essi indicizzati dall autore, così da identificare la loro relazione con la submission, come OJS in un ora 143

144 anche la loro appartenenza. File ulteriori possono essere caricati in qualsiasi formato e potranno essere resi disponibili ai lettori nel loro formato originale. Localizzare il file che si vuole inviare e evidenziarlo Cliccare Aprire nella finestra Trova il file, così da spostare il nome del file in questa pagina. Cliccare su Carica in questa pagina, così da caricare il file dal computer al sito web del periodico e rinominarlo seguendo le convenzioni della rivista. Una volta che la submission è caricata, cliccare su Salva e continua. Quinto passo: Confermare la submission. Completati i primi quattro passaggi del processo di submission, si deve cliccare su Terminare la Submission per inviare il proprio documento. Si riceverà una conferma via e si potrà visionare il procedere della propria submission attraverso il processo editoriale, accedendo al sito web della rivista. Figura 177: Completare il processo di submission Ogni volta che si accede si presenterà un elenco di tutte le Submission non completate, nel loro stato attuale. OJS in un ora 144

145 Figura 178: Submission attive Gli articoli possono essere listati come in attesa di essere assegnati a un editor, in coda per l editing, ecc. Cliccando su un link di un titolo, di un articolo o sul link dello stato si otterranno maggiori dettagli. Rispondere alle revisioni Accedere col proprio account e poi cliccare sul link del titolo della propria submission. Dalla pagina Sommario, si potranno revisionare i campi compilati al tempo della submission. Si vada alla sezione Review (Revisiona) : OJS in un ora 145

146 Figura 179: Selezionare il link Review (Revisioni) OJS in un ora 146

147 Figura 180: Seguire il processo di revisione Da qui si arriva alla versione del revisore e la versione dell editor. Si potranno leggere o inviare commenti utilizzando l icona Editor/Autore. Si utilizza lo strumento per caricare il file per inviare qualsiasi modifica del proprio articolo. OJS in un ora 147

148 Prestampa (copyediting) Una volta che la propria submission viene accettata, una copia sarà rinviata per la prestampa. Si accede col proprio account e si seleziona il link In coda per l editing : Figura 181: In coda per l editing Si dovrà leggere la versione modificata e eseguire qualsiasi ulteriore modifica necessaria. Questa sarà l ultima opportunità per fare qualsiasi grossa correzione al proprio articolo prima della pubblicazione. Commenti redazionali possono essere aggiunti usando l icona vicino al tasto di questa sezione. Si noti anche il link alle Istruzioni per il copyedit. Si carica la versione revisionata nella sezione Copyedit dell Autore. Si seleziona l icona Completato quando si ha finito, avvisando il caporedattore: OJS in un ora 148

149 Figura 182: Prestampa (copyediting) dell autore Correzione delle bozze Una volta che si sono creati i documenti HTML e PDF, sarà richiesta la correzione delle bozze prima della pubblicazione. Le istruzioni per la correzione delle bozze si trovano al link in fondo alla sezione. Si possono anche inviare correzioni usando l icona Correzione delle bozze. Quando si ha terminato, si usa l icona Completato per avvisare il correttore di bozze. Figura 183: Correzione delle bozze dell autore Questa sarà l ultima opportunità per fare qualsiasi grossa correzione al proprio articolo prima della pubblicazione. OJS in un ora 149

150 Lettori Tra i lettori sono inclusi i sottoscrittori dei periodici per i quali l accesso è basato su sottoscrizioni e i lettori che invece scelgono di registrarsi per consultare periodici ad accesso libero (sia ad accesso libero immediato sia aperto solo dopo un certo periodo di tempo). Gli Utenti Registrati ricevono una notifica a ogni pubblicazione di fascicolo che include un indice del periodico. Strumenti per la lettura Gli Strumenti per la Lettura sono un aiuto, sia per lettori esperti sia per i principianti, per interpretare, valutare e utilizzare la ricerca che stanno leggendo. Strumenti per la Lettura sono stati sviluppati per una larga fascia di discipline accademiche che l'amministratore della rivista (Journal manager) può selezionare, caricare e modificare. Inoltre permettono ai lettori di partecipare ai forum più rilevanti, contattare l autore o condividere l articolo con un altro lettore. Gli strumenti si aprono in una cornice del browser dell utente alla destra dell articolo che si sta leggendo: OJS in un ora 150

151 Figura 184: Reading tools (Strumenti per la lettura) Lo strumento fornisce al lettore le informazioni di indicizzazione dell articolo, la versione stampabile e le dichiarazioni biografiche dell autore. Lo strumento permette ai lettori di cercare le parole nell articolo (cliccando due volte su ogni parola nella versione HTML dell articolo), di inviare all autore o a un altro lettore o di commentare l articolo. Tutte queste caratteristiche possono creare un ambiente di lettura molto più interattivo. Gli Strumenti sono anche realizzati per prendere le prime due parole chiave dall articolo e alimentare con esse i motori di ricerca delle banche dati ad accesso aperto e altre risorse raggruppate sotto Studi di ricerca, Altre Opere dell Autore, OJS in un ora 151

152 Stampa e Media, Siti web Governativi, Risorse d Istruzione, Discussioni e Forum e altre categorie, a secondo della serie di Strumenti selezionati. I lettori possono anche accedere alle informazioni di base su ogni risorsa selezionata. In ogni categoria, sia Studi, Media, Istruzione, gli Strumenti forniscono molteplici scelte o banche dati da consultare, permettendo anche al Lettore di imparare molto su ogni banca dati fornendo un link a un pagina About (Riguardo a) per la risorsa. L amministratore della rivista (Journal manager) può modificare o cancellare risorse esistenti e aggiungerne di nuove si veda la sezione del Manager di questo documento per ulteriori dettagli. OJS in un ora 152