Contingente AGESCI. Vademecum

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1 Contingente AGESCI Vademecum 10 novembre 2013

2 1. Notizie Generali sul Jamboree Il 23 Jamboree si svolgerà dal 29 luglio al 7 agosto 2015 in Giappone, a Kirara-hama. Kirara-hama è un area che è stata strappata al mare a Yamaguchi City, quasi 930 km a sud di Tokyo. Essere dall altra parte del mondo sarà per noi una grande occasione per raccontare il nostro scautismo, la cultura italiana e condividere con altri valori forti e comuni. Il motto, infatti, è: WA: a Spirit of Unity - uno Spirito d Unità. È scritto in carattere Kanji (WA) ed ha al suo interno più significati: unità, armonia, cooperazione, amicizia e pace. WA rappresenta il Giappone e la sua cultura. Per rendere il Jamboree integrato con il percorso della Branca E/G, abbiamo iniziato a lavorare con gli Incaricati Regionali alla Branca E/G e con la Pattuglia Nazionale della Branca E/G, da cui è già emerso di porre particolare attenzione alla ricaduta post Jamboree. Al Jamboree parteciperanno anche alcuni R/S nel ruolo di IST (International Service Team), che presteranno servizio nella costruzione delle strutture e nello svolgimento dell evento con lo staff giapponese. Il cammino di preparazione del Jamboree durerà tutto un anno e vedrà coinvolti tutti i reparti di provenienza dei partecipanti. Per ulteriori notizie sul Jamboree e sulle attività che si svolgeranno si potrà fare riferimento al sito del Jamboree ( 2. Contingente AGESCI Il contingente sarà formato da un totale di 742 partecipanti con la seguente ripartizione: QUALIFICA NUMERI UNITÀ Esploratori e Guide 576 persone 16 Reparti di formazione. Ogni Reparto è formato da 36 E/G Capi Reparto, Aiuti e Assistenti Ecclesiastici 64 persone 3 capi + 1 Assistente Ecclesiastico IST R/S 64 persone 4 Clan di formazione. Ogni clan è formato da 16 R/S IST Capi Clan di Formazione 16 persone 4 capi clan per ogni clan Staff di contingente totale 22 persone 742 persone I Reparti che comporranno il contingente AGESCI saranno 16. Si chiederà la collaborazione delle regioni per individuare almeno 1 Assistente Ecclesiastico che rientri nel numero di Capi assegnato. La suddivisione per regione di provenienza dei partecipanti è stata fatta in maniera proporzionale al numero di gruppi censiti nelle varie regioni e condivisa nella riunione di Consiglio Nazionale del 22/23 giugno Alla fine del documento trovate le tabelle in cui sono indicati il numero di partecipanti per ogni singola regione per le due categorie di partecipazione: E/G, R/S. Il numero massimo di partecipanti per regione riportato nella tabella potrà variare qualora non tutte le regioni riescano a raggiungere i numeri indicati o per garantire delle composizioni di reparti territorialmente vicini. In questo caso l eventuale richiesta di modifica nel numero dei partecipanti per regione sarà discussa con il livello regionale. 2.1 Criteri di selezione La selezione effettuata dalle regioni secondo i numeri riportati nelle tabelle a fine documento consente di rispettare gli equilibri tra le varie regioni in base al numero dei censiti, le regole di selezione approvate dal Consiglio Nazionale e le regole e le modalità di partecipazione all evento decise da WOSM (Organizzazione Mondiale del Movimento Scout): al Jamboree devono partecipare contingenti con unità composte da 36 ragazzi/e suddivisi in squadriglie monosessuali di 9 persone e guidati da 4 capi. Di conseguenza ogni unità è composta da 40 persone tra capi e ragazzi e questo numero non può variare. 2

3 I criteri per le scelte saranno i seguenti: PARTECIPAZIONE Esploratori e Guide Capi dei reparti di formazione IST: Rover e Scolte IST: Capi Clan di formazione CRITERI SELEZIONE Essere censiti in un reparto; essere nati tra il 1 gennaio 1999 e il 28 luglio 2001; conoscere una lingua tra inglese e francese; al momento dell evento dovranno essere in cammino verso la tappa della Responsabilità e quindi si può presumere che al momento dell iscrizione siano nella tappa della Competenza; abbiano conquistato un numero adeguato di specialità rispetto al proprio sentiero; possiedano o siano in cammino verso la conquista per un brevetto di competenza; abbiano conquistato o siano in cammino con la propria squadriglia verso una specialità di squadriglia. Essere censiti in un gruppo; avere la nomina a capo (per i capi reparto) e essere in pari con l iter di formazione al momento dell iscrizione (per gli aiuti capi reparto); conoscere la lingua inglese o francese; aver esperienza di servizio in branca E/G; essere attualmente in servizio educativo o avere svolto l ultimo servizio educativo da non più di tre anni; avere esperienza all interno del contesto regionale (partecipazione e organizzazione ad eventi...). Essere censiti in un Clan/Fuoco; alla data della partenza deve avere almeno 18 anni, quindi essere nati prima del 24 luglio 1997; conoscere una lingua tra l inglese e il francese; aver svolto servizio continuativo per almeno un anno; aver partecipato almeno ad un evento EPPPI negli ultimi due anni. Essere censiti in un gruppo; avere la nomina a capo (per i Capi Clan/Fuoco) e essere in pari con l iter di formazione al momento dell iscrizione (per gli Aiuti Capi Clan/Fuoco); conoscere la lingua inglese o francese; aver esperienza di servizio in branca R/S; essere attualmente in servizio educativo o avere svolto l ultimo servizio educativo da non più di tre anni; avere esperienza all interno del contesto regionale (partecipazione e organizzazione ad eventi...). La selezione dovrà favorire la partecipazione del maggior numero possibile di gruppi. Gli esploratori e le guide saranno selezionati attraverso i vari livelli associativi (gruppo, zona e regione), così come gli IST R/S. La selezione dei Capi Reparto, degli IST Capi Clan e degli Assistenti Ecclesiastici, sarà gestita dai Capi Contingente che selezioneranno i candidati valutando anche le priorità di partecipazione espresse dai Responsabili di Zona e degli Incaricati Regionali E/G ed R/S. 3

4 2.2 Criteri di formazione delle unità e delle squadriglie La composizione dei Reparti sarà effettuata dallo staff di contingente e dalla segreteria nazionale che, compatibilmente con le iscrizioni ricevute ed al fine di favorire un lavoro di preparazione migliore per i partecipanti al Jamboree, cercheranno di formare reparti e squadriglie con componenti provenienti da zone geografiche limitrofe; in questo modo si chiederà ai Capi Reparto di formazione di organizzare incontri e creare contatti con i partecipanti e con i capi dei partecipanti. Anche la composizione dei Clan (IST Rover e Scolte) sarà fatta a livello centrale utilizzando i nomi forniti dalle regioni e tenendo presente, per quanto possibile, gli stessi criteri di vicinanza utilizzati per i reparti. 3. La quota di partecipazione La quota totale di iscrizione di tutti i singoli partecipanti comprende le spese di viaggio (attenzione: l avvicinamento all aeroporto di partenza e di ritorno, entro 250 Km dalla città di provenienza, è a carico del ), logistiche (spedizione materiali, varie), organizzative (segreteria, incontri staff), i materiali e il kit che verranno dati in dotazione a ciascun. La quota varia a seconda del tipo di qualifica con cui si partecipa al Jamboree e viene suddivisa tra e strutture associative secondo la seguente tabella: ruolo quota a carico del % a carico del gruppo % a carico della zona % a carico della regione % a carico del nazionale % tot E/G % % 210 9% 117 5% 0 0% Capi, A/E % % 117 5% 93 4% 47 2% IST R/S % % 210 9% 117 5% 0 0% IST Capi % % 117 5% 93 4% 47 2% Staff % 0 0% 0 0% 0 0% % Importante: le Regioni hanno autonomia sulla ripartizione percentuale delle quote a carico di Zona e Regione, per un totale del 14% della quota. Entro il 15 maggio 2014 la Segreteria Nazionale comunicherà la composizione dei Reparti e dei Clan/Fuoco in modo che tutti abbiano l opportunità di lavorare alla preparazione dell evento per l intero anno scout. 4. Criteri e modalità di iscrizione Per tutti i partecipanti il processo di iscrizione dovrà coinvolgere tutti i livelli associativi, che sono responsabili, a diverso titolo della partecipazione del ragazzo/capo all evento. Esploratori e Guide: L'iscrizione telematica sarà effettuata dai ragazzi con la collaborazione dei genitori. Sarà quindi verificata e integrata con la presentazione dei Capi Reparto dopo avere condiviso la decisione all'interno della Comunità Capi. I Capi del candidato esprimeranno una priorità di partecipazione (alta/media/bassa), motivandola, e l accoglimento o il rifiuto dell iscrizione. Successivamente i Responsabili di Zona visioneranno la scheda ed esprimeranno, a loro volta la priorità di partecipazione (alta/media/bassa), motivandola, e l accoglimento o il rifiuto dell iscrizione. La scheda di adesione sarà infine visionata dagli Incaricati regionali alla branca E/G che selezioneranno i partecipanti della propria Regione rispettando un bilanciamento tra i sessi. IST R/S: L'iscrizione telematica sarà effettuata dai ragazzi insieme ai Capi Clan dopo avere condiviso la decisione all'interno della Comunità Capi. Anche questa scheda seguirà l iter descritto sopra per gli E/G per passare alla selezione finale con Incaricati Regionali alla branca R/S della propria regione, che selezioneranno gli R/S rispettando un bilanciamento tra i sessi. Capi Reparto e Capi Clan IST R/S: L'iscrizione telematica sarà effettuata dal singolo capo dopo avere condiviso la decisione all'interno della Comunità Capi. Alla scheda si aggiungerà la presentazione della Co.Ca., le priorità espresse dai Responsabili di Zona e dagli Incaricati Regionali E/G ed R/S, e sarà visionata e approvata dai Capi Contingente. 4

5 Calendario delle iscrizioni: Scadenze cosa domenica 10 novembre 2013 lunedì 16 dicembre 2013 sabato 1 marzo 2014 domenica 2 marzo 2014 sabato 15 marzo 2014 martedì 1 aprile 2014 martedì 15 aprile 2014 giovedì 15 maggio 2014 lancio in associazione apertura iscrizioni on-line (E/G e presentazione Gruppo) chiusura iscrizioni on-line per gli E/G apertura passaggio schede ai Responsabili di Zona chiusura passaggio delle schede ai Responsabili di Zona e apertura passaggio delle schede agli Incaricati regionali alla branca E/G e R/S chiusura passaggio delle schede agli Incaricati regionali alla branca E/G e R/S comunicazione di ammissione al Contingente comunicazione formazione dei Reparti e Clan 5. Importi e Scadenze dei Pagamenti 5.1 Pagamenti dei PARTECIPANTI Entro il 15 maggio 2014 ogni dovrà versare alla propria Segreteria Regionale la prima rata della quota secondo la propria qualifica riportata in questo schema. La seconda rata (saldo finale) della quota di partecipazione, dovrà essere versato da ogni alla Regione entro il 30 novembre QUALIFICA QUOTA TOTALE A CARICO DEL PARTECIPANTE Da versare entro il 15 maggio 2014 alla Segreteria Regionale (1 rata) Da versare entro il 30 novembre 2014 alla Segreteria Regionale (2 rata/saldo finale) E/G ,5 630,5 Capi, A/E IST R/S ,5 630,5 IST Capi Tutti i versamenti dovranno essere effettuati alle coordinate bancarie della propria Segreteria Regionale (eventuali indicazioni specifiche e coordinate bancarie disponibili presso la propria Regione) specificando nella causale: Jam 2015, Codice associativo, Cognome, Gruppo, Zona. 5.2 Pagamento dei GRUPPI Entro il 1 ottobre 2014 ogni gruppo dovrà versare alla propria Segreteria Regionale, per ogni del proprio gruppo, la quota secondo questo schema: QUALIFICA QUOTA TOTALE A CARICO DEL GRUPPO Da versare entro il 30 novembre 2014 alla Segreteria Regionale E/G Capi, A/E IST R/S IST Capi Tutti i versamenti dovranno essere effettuati alle coordinate bancarie della propria Segreteria Regionale (eventuali indicazioni specifiche e coordinate bancarie disponibili presso la propria Regione) specificando nella causale: Jam 2015, Codice associativo, Cognome, Gruppo, Zona. 5

6 5.3 Pagamento delle ZONE Le zone devono versare il loro contributo alla Regione per ogni della propria zona entro 1 ottobre QUALIFICA QUOTA TOTALE A CARICO DELLA ZONA Da versare entro il 30 novembre 2014 alla Segreteria Regionale E/G (9%) Capi, A/E (5%) IST R/S (9%) IST Capi (5%) Tutti i versamenti dovranno essere effettuati alle coordinate bancarie della propria Segreteria Regionale (eventuali indicazioni specifiche e coordinate bancarie disponibili presso la propria Regione) specificando nella causale: Jam 2015, Codice associativo, Cognome, Gruppo, Zona. 5.4 Pagamenti delle REGIONI Le Regioni dovranno raccogliere le quote dai partecipanti, dai Gruppi e dalle Zone e versare al Nazionale le quote secondo queste scadenze: QUALIFICA Partecipante alla Regione entro il 15/5/2014 (1 rata) Regione al Nazionale entro il 1/6/2014 Partecipante alla Regione entro il 30/11/2014 (2 rata) Gruppo alla Regione entro il 30/11/2014 Zona alla Regione entro il 30/11/2014 Regione al Nazionale entro il 15/12/2014 E/G 630,5 630,5 630, Capi, A/E IST R/S 630,5 630,5 630, IST Capi Totale del versamento della Regione al Nazionale entro il 15/12/ ,50 a a 1.704,50 a a Il rispetto di questa tempistica è fondamentale per poter di usufruire degli sconti previsti dall organizzazione giapponese. Il versamento complessivo delle quote degli iscritti e dei contributi dovrà essere effettuato dalle Regioni al Centrale alle seguenti coordinate bancarie: Banca Popolare di Sondrio Iban: IT60 F X79 Intestatario: AGESCI Causale: Jam 2015, regione Contestualmente si chiede l accortezza di inviare una alla segreteria nazionale con la specifica del versamento e la lista dei nominativi a cui si fa riferimento. 5.5 Fondo Gruppi Disagiati Si ricorda che per i gruppi in particolari e provate condizioni di difficoltà economiche è stato stanziato un fondo di aiuto che provvederà a ridurre la quota di partecipazione. Tali situazioni dovranno essere valutate dalle regioni e presentate al livello centrale che, in base a tutte le domande ricevute, deciderà le modalità di aiuto economico. Si consiglia alle regioni di presentare queste situazioni al momento dell'iscrizione utilizzando l apposito modulo pubblicato sul sito. 5.6 Impossibilità di partecipazione Vorremmo evitare di rendere frequenti queste sostituzioni perché renderebbero inutile tutto il cammino di preparazione fatto sia dal gruppo che dal reparto di provenienza. 6

7 In caso d impossibilità di partecipazione di un iscritto al Jamboree si chiederà al gruppo/zona/regione di sostituire il (se si tratta di E/G o R/S) con un altra persona appartenente allo stesso sesso e alla stessa categoria di (ad esempio se non potesse partecipare un esploratore, questo sarà sostituito da un altro esploratore dello stesso gruppo/zona/regione) entro il 27 febbraio IMPORTANTE: In caso d impossibilità di partecipazione e di sostituzione entro il 27 febbraio 2015 sarà rimborsata la quota già versata. Oltre tale data non sarà possibile effettuare alcun rimborso. 6. Home Hospitality Il 23 Jamboree offre la possibilità di vivere un occasione di Home Hospitality in Giappone, un opportunità per capire meglio la cultura e lo stile di vita giapponesi. La Home Hospitality prevede una permanenza di 2/3 EG e/o Capi in famiglie per 2-3 giorni prima o dopo il Jamboree. Appena possibile vi informeremo tramite il sito del Jamboree ma vi invitiamo, sin da ora, a valutare con attenzione l ipotesi del cambiamento delle date di partenza e rientro in Italia in caso di svolgimento di Home Hospitality (vedi calendario a pagina 8). 7. Le regioni e le iscrizioni Le modalità di partecipazione e di formazione del contingente AGESCI al Jamboree 2015 implicano una consistente ed importante partecipazione dei livelli zonali e regionali nella selezione e nella formazione del contingente, per questo motivo riteniamo che debba essere importante avere modalità di contatti e scambio di informazioni molto dirette. In quest ottica riteniamo anche che il rispetto delle regole dateci a livello di associazione per quanto riguarda la selezione dei partecipanti debba essere seguito fedelmente. In particolare si chiede ai livelli zonali e regionali di favorire la partecipazione del maggior numero di gruppi possibile o di quelli che non hanno partecipato a precedenti Jamboree. Presso la segreteria centrale a Roma vi sarà la disponibilità del personale dedicato a rispondere sempre alle regioni per informazioni e chiarimenti. Ovviamente anche i capi contingente AGESCI potranno essere contattati dalle regioni per gli stessi motivi. 8. Riferimenti Segreteria Jamboree c/o Segreteria Nazionale: 06/ jamboree@agesci.it dal lunedì al venerdì: dalle alle e dalle alle scadenze domenica 10 novembre 2013 Lancio in associazione SCADENZARIO cosa lunedì 16 dicembre 2013 sabato 1 marzo 2014 domenica 2 marzo 2014 sabato 15 marzo 2014 martedì 1 aprile 2014 martedì 15 aprile 2014 giovedì 15 maggio 2014 giovedì 15 maggio 2014 domenica 1 giugno 2014 domenica 30 novembre 2014 domenica 30 novembre 2014 domenica 30 novembre 2014 lunedì 15 dicembre 2014 Apertura iscrizioni on-line (E/G e presentazione Gruppo) Chiusura iscrizioni on-line apertura passaggio schede ai Responsabili di Zona chiusura passaggio delle schede ai Responsabili di Zona e apertura passaggio delle schede agli Incaricati regionali alla branca E/G e R/S chiusura passaggio delle schede agli Incaricati regionali alla branca E/G e R/S Comunicazione di ammissione al Contingente Comunicazione formazione dei Reparti e Clan Pagamento 1 rata selezionati alla Regione Pagamento 1 rata dalla Regione al Nazionale Pagamento 2 e ultima rata selezionati alla Regione Pagamento totale quota a carico del Gruppo alla Regione Pagamento totale quota a carico della Zona alla Regione Entro questa data versamento delle quote raccolte dalle Regioni al Nazionale 7

8 CALENDARIO JAMBOREE In caso di Home Hospitality prima del Jamboree data cosa venerdì, 24 luglio 2015 Partenza EG e Capi Reparto per il Giappone venerdì 24 luglio 2015 sabato 25 luglio 2015 domenica 26 luglio 2015 lunedì 27 luglio 2015 martedì 28 luglio 2015 mercoledì 29 luglio 2015 giovedì 30 luglio 2015 venerdì 31 luglio 2015 sabato 1 agosto 2015 domenica 2 agosto 2015 lunedì 3 agosto 2015 martedì 4 agosto 2015 mercoledì 5 agosto 2015 giovedì 6 agosto 2015 venerdì 7 agosto 2015 sabato 8 agosto 2015 domenica 9 agosto 2015 lunedì 10 agosto 2015 Partenza Staff e IST per il Giappone Arrivo Staff e IST in Giappone 1 giorno IST training 2 giorno IST training. Partenza Reparti per il Giappone Arrivo Reparti in Giappone Cerimonia apertura + Evento Arena + Hiroshima Ceremony + Cerimonia chiusura Partenza Reparti per l Italia Arrivo Reparti in Italia e partenza Staff e IST per l Italia Arrivo Staff e IST in Italia In caso di Home Hospitality dopo il Jamboree martedì, 11 agosto 2015 Partenza EG e Capi Reparto dal Giappone, in Italia il 12 agosto 8

9 Tabella E/G per Regione 9 Vademecum 10 novembre 2013 REGIONE GRUPPI E/G M F TOTALE E/G x Reg. Arrotondamento ABRUZZO , BASILICATA , CALABRIA , CAMPANIA , EMILIA ROMAGNA , FRIULI VENEZIA GIULIA , LAZIO , LIGURIA , LOMBARDIA , MARCHE , MOLISE , PIEMONTE , PUGLIA , SARDEGNA , SICILIA , TOSCANA , TRENTINO ALTO ADIGE , UMBRIA , VALLE D AOSTA , VENETO , TOT. E/G AGESCI SUD TIROLER 9 9 TOT. E/G CONTINGENTE REGIONE GRUPPI Tabella R/S per Regione M R/S F TOTALE R/S x Reg. Arrotondamento ABRUZZO ,32 1 BASILICATA ,33 1 CALABRIA ,98 2 CAMPANIA ,23 3 EMILIA ROMAGNA ,77 8 FRIULI VENEZIA GIULIA ,48 1 LAZIO ,69 5 LIGURIA ,45 2 LOMBARDIA ,87 7 MARCHE ,71 3 MOLISE ,34 1 PIEMONTE ,61 4 PUGLIA ,21 4 SARDEGNA ,15 1 SICILIA ,88 6 TOSCANA ,31 3 TRENTINO ALTO ADIGE ,74 1 UMBRIA ,83 1 VALLE D AOSTA ,04 1 VENETO ,06 8 TOT. R/S AGESCI SUD TIROLER 1 1 TOT. CONTINGENTE 64 64