La gestione del condominio in un click! Firenze, 9 ottobre 2014

Transcript

1 La gestione del condominio in un click! Firenze, 9 ottobre

2 50 anni di esperienza nel settore del Recupero Credito per una gestione professionale Luigi Nicosia, Amministratore Unico Nivi Credit Srl 2

3 Rapporti tra consumatori e condominio con particolare riguardo alle tematiche legate al recupero delle quote condominiali Giuseppe Minigrilli, Presidente Federconsumatori Toscana 3

4 SIAC - il sito web del condominio quale opportunità per l amministratore e condòmino Giulio Marsili, Direttore Generale Nivi Group SpA 4

5 PRESENTAZIONE 5

6 NORMATIVA GIURIDICA Art. 71 ter. disp. att. c.c. (come modificato dall art. 25 legge 220/2012) Art. 71 ter. - Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini. 6

7 NORMATIVA GIURIDICA L art. 71 ter delle disposizioni di attuazione al Codice Civile prevede dunque che: l amministratore attivi un sito internet del condominio su richiesta dell assemblea che delibera con maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell edificio; le spese di attivazione e gestione siano a carico dei condomini; 7

8 NORMATIVA GIURIDICA Il sito consenta l accesso individuale protetto da una parola chiave per consultare e stampare in formato digitale i rendiconti mensili e gli altri documenti dell assemblea necessari per approvare le singole delibere; l'amministratore debba rendere accessibili mediante sito web solo i documenti adottati dall'apposita delibera assembleare ad esempio i dati contabili ed i verbali approvati (come precisato dal Vademecum per la privacy pubblicato dal Garante per la privacy nel 2014). 8

9 NORMATIVA GIURIDICA Quali sono le norme da rispettare perché sia garantita la privacy e la sicurezza di un sito web? 1. «Codice in materia di dati personali», D.lgs 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni; 2. Allegato B al Codice in materia di dati personali, «Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza»; 3. Normativa europea. 9

10 NORMATIVA GIURIDICA 1. Codice in materia di dati personali: D.lgs 196/2003 Definizioni: "TRATTAMENTO", qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati. 10

11 NORMATIVA GIURIDICA "DATO PERSONALE", qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale. "TITOLARE", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. 11

12 NORMATIVA GIURIDICA "RESPONSABILE", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali. "INCARICATI", le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile. "INTERESSATO", la persona fisica, cui si riferiscono i dati personali.

13 NORMATIVA GIURIDICA Art. 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali L art. 13 dispone che quando si trattano dati personali è necessario rilasciare all interessato un informativa che descriva tutti gli elementi base del trattamento; Le disposizioni di cui all art. 13 si applicano anche nel caso in cui il trattamento venga effettuato tramite un sito internet; Nel caso di un sito internet il trattamento dei dati personali si ha: 1) nel momento in cui l'utente accede al sito internet 2) nel momento in cui l'utente fornisce volontariamente delle informazioni 13

14 NORMATIVA GIURIDICA In entrambi i casi devono essere redatte due distinte informative, (la prima inerente la navigazione, Privacy Policy ed una seconda che riguarda più propriamente i servizi erogati). In entrambi i casi le informative devono contenere gli elementi che sono tassativamente elencati nell art. 13 del Codice. 14

15 NORMATIVA GIURIDICA La sicurezza informatica nel Codice di Protezione dei dati personali Il titolo V della parte I del Codice della Privacy «Sicurezza dei dati e dei sistemi», artt , detta le disposizioni relative alle misure di sicurezza volte a proteggere i dati personali oggetto di trattamento, applicabili anche alla sicurezza dei sistemi informatici. L'art. 31, pone innanzitutto obblighi di sicurezza in capo al soggetto che effettua il trattamento dei dati personali. Quindi si stabilisce che i dati personali devono essere custoditi e controllati in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita dei dati stessi, i rischi di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. 15

16 NORMATIVA GIURIDICA L art. 33, rubricato «misure minime» stabilisce: «nel quadro dei più generali obblighi di sicurezza di cui all articolo 31, o previsti da speciali disposizioni, i titolari del trattamento sono comunque tenuti ad adottare le misure minime individuate nel presente capo o ai sensi dell articolo 58, comma 3, volte ad assicurare un livello minimo di protezione dei dati personali». 16

17 NORMATIVA GIURIDICA L art. 34, rubricato «trattamento con strumenti elettronici» stabilisce che: 1. Il trattamento di dati personali effettuato con strumenti elettronici è consentito solo se sono adottate, nei modi previsti dal disciplinare tecnico contenuto nell'allegato B), le seguenti misure minime: a) autenticazione informatica; b) adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione; c) utilizzazione di un sistema di autorizzazione; 17

18 NORMATIVA GIURIDICA d) aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici; e) protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a determinati programmi informatici; 18

19 NORMATIVA GIURIDICA f) adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi; g) (soppressa); h) adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati trattamenti di dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale effettuati da organismi sanitari. 1-bis (abrogato). 19

20 NORMATIVA GIURIDICA 1-ter. Ai fini dell applicazione delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, i trattamenti effettuati per finalità amministrativocontabili sono quelli connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati. In particolare, perseguono tali finalità le attività organizzative interne, quelle funzionali all adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, alla gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all applicazione delle norme in materia fiscale, sindacale, previdenziale-assistenziale, di salute, igiene e sicurezza sul lavoro. 20

21 NORMATIVA GIURIDICA Allegato B al Codice in materia di trattamento dei dati personali - Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza Le indicazioni dell art. 34 (lettera a,b,c) devono essere concordate con il proprio tecnico informatico. Devono inoltre seguire le prescrizioni contenute nell All. B), disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza: 21

22 NORMATIVA GIURIDICA a) le parole chiave devono essere formate da almeno otto caratteri; b) ogni incaricato autorizzato ad accedere alle banche dati dell impresa deve essere dotato di una propria parola chiave; c) le credenziali di autenticazione perdute o non utilizzate per almeno 6 mesi devono essere disattivate; d) la parola chiave deve essere modificata dell incaricato al primo utilizzo ed almeno ogni 6 mesi, mentre in caso di trattamento di dati sensibili il cambio deve essere effettuato almeno ogni 3 mesi.

23 SICUREZZA INFORMATICA NELL' UNIONE EUROPEA Nozione di sicurezza informatica: Direttiva Comunitaria n. 46/95 (in materia di libera circolazione dei dati personali): dedica all art.17 la disciplina della sicurezza nel trattamento dei dati Legge Italiana n. 675 del 1996 recepisce la direttiva. (Legge abrogata ai sensi dell'articolo 183, comma 1, lettera a), del Codice in materia dei dati personali che oggi disciplina la materia nel Titolo V della Parte I. 23

24 SICUREZZA INFORMATICA NELL' UNIONE EUROPEA Standard internazionale di valutazione della sicurezza informatica: CRITERI ITSEC Information Technology Security Evaluation Criteria, Giugno 1991, Commissione della Comunità Europea. Il comitato di gestione dell ISO (International Standard Organization) definisce come international standard i criteri ITSEC. 24

25 SICUREZZA INFORMATICA Secondo lo standard di valutazione della sicurezza informatica ITSEC per sicurezza informatica si intende la somma di questi tre requisiti: CONFIDENZIALITÀ: vale a dire protezione della divulgazione non autorizzata di informazioni; INTEGRITÀ: cioè tutela da modifiche delle informazioni non autorizzate; DISPONIBILITÀ: consistente nella prevenzione da ipotesi di inacessibilità non autorizzata ai dati o alle risorse informatiche. 25

26 NORMATIVA GIURIDICA Secondo la terminologia ITSEC, un sistema informatico è un apparato utilizzato per scopi ben specifici in un ambiente operativo ben definito. La valutazione della sua sicurezza deve tener conto di una variegata gamma di elementi sia interni che ed esterni al sistema. Le misure di sicurezza possono essere suddivise in due categorie: misure di sicurezza tecnica (antivirus) misure di sicurezza non tecniche (autenticazione) 26

27 DIRITTO ALLA RISERVATEZZA NON C È PRIVACY SENZA SICUREZZA 27

28 CENTRO DI GESTIONE cos è Un centro di gestione consente di integrare tutti i processi e i dati molteplici provenienti da sorgenti dati differenti al fine di ottimizzare la sua gestione da parte di tutti gli utilizzatori coinvolti. Un centro di gestione principalmente permette di ottimizzare i processi e recuperare efficienza: interna che coinvolge gli attori che si interfacciano direttamente con il centro di gestione; esterna che coinvolge tutti i soggetti esterni all operatività (fornitori, consulenti, tecnici) NiviGroup S.p.A. All rights reserved. 28

29 CENTRO DI GESTIONE utente 29

30 CENTRO DI GESTIONE cosa dovrebbe consentire all amministratore di condominio Sicurezza (Autenticazione - Profilazione Utente -...) Standardizzazione (rendere standard modelli, documenti, format,...) Parametrizzazione (processi, strutture condominiali, corrispondenza, ) Trasparenza (pubblicazione commesse, preventivi, bilanci, ) Condivisione (calendario, planning operativo interventi, ) Alert (situazione pagamenti scaduti condomini,...) AZIONE: recupero crediti 30

31 CENTRO DI GESTIONE cosa dovrebbe consentire al condòmino Sicurezza (profilazione utente, rapporto diretto amm./cond. ) Condivisione (informazione, documenti, social network,...) Trasparenza (pubblicazione rendicontazioni, preventivi, ) Help (aiuto nei casi di urgenze ed emergenze,..) Automazione Digitale (aggiornamento dati anagrafici,...) AZIONE: pagamento on-line delle rate 31

32 CENTRO DI GESTIONE collegamento sicuro 32

33 CENTRO DI GESTIONE cosa può gestire Anagrafe condominiale Gestione anagrafica dei condòmini Digitalizzazione dei documenti Dematerializzazione a norma dei documenti Gestione documentale e archiviazione digitale Servizio di postalizzazione Pagamento on-line Gestione recupero crediti Gestione calendari privati e condivisi Bacheca multimediale (timeline) 33

34 CENTRO DI GESTIONE cosa cosa può fare l amministratore Gestione accesso protetto Visualizzazione dati del condominio e del condòmino Visualizzazione pagamento quote Digitalizzazione dei documenti Bacheca multimediale Postalizzazione integrata Pagamento on-line Recupero crediti 34

35 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità L'uso del servizio è riservato e l'accesso avviene tramite credenziali di autenticazione personali. I dati registrati dal sistema sono trattati in conformità alla normativa vigente in materia di sicurezza e tutela della privacy. 35

36 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità L'operatività di navigazione nei menù è agevolata grazie alla presenza di tre menù di: comando, singolo condominio e condominio o complesso condominiale. 36

37 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità Grazie ad una particolare impostazione del programma è semplice la gestione e la visualizzazione dei pagamenti sia di un singolo condòmino che dell intero condominio. 37

38 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità Integrandosi perfettamente con il sistema di postalizzazione è possibile gestire la corrispondenza, generando automaticamente lettere che vengono inviate tramite PEC o raccomandata. 38

39 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità La gestione di un singolo evento avviene tramite il calendario in cui è possibile associare ad esso documenti, verbali, preventivi ed immagini. 39

40 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità L amministratore vede in maniera intuitiva la struttura del condominio in gestione e i dati anagrafici dei singoli occupanti ad esso associati. Tali dati possono essere aggiornati in qualsiasi momento. 40

41 CENTRO DI GESTIONE lato amministratore alcune funzionalità Perfettamente integrabile con il sistema di Gestione Recupero Crediti è possibile monitorare in ogni momento e in tempo reale lo svolgimento dell'attività di recupero crediti. 41

42 CENTRO DI GESTIONE cosa può fare Accesso protetto Visualizzazione dati personali e condominiali Consultazione documenti registri obbligatori Bacheca multimediale Visualizzazione calendario Corrispondenza Pagamento on-line 42

43 CENTRO DI GESTIONE lato condòmino alcune funzionalità L accesso tramite credenziali personali consente di avere accesso a determinate funzionalità del sistema. Tali funzioni vengono visualizzate subito nella prima schermata. 43

44 CENTRO DI GESTIONE lato condòmino alcune funzionalità Consente una visualizzazione completa ed in ordine cronologico delle lettere ricevute dall amministratore e di tutti i documenti relativi alla gestione del condominio. 44

45 CENTRO DI GESTIONE lato condòmino alcune funzionalità Per eventuali emergenze è stata dedicata una sezione dove poter visualizzare, modificare ed aggiungere i contatti utili. 45

46 CENTRO DI GESTIONE lato condòmino alcune funzionalità Per agevolare e rendere immediato il pagamento di eventuali spese condominiali ed altre spese il sistema consente il pagamento sicuro e protetto on-line. 46

47 CENTRO DI GESTIONE - benefici Attuazione puntuale e precisa di quanto previsto dalla nuova Riforma del condominio (L.220 del 11/12/2012) Riduzione dei tempi di pubblicazione e diffusione delle informazioni Trasparenza nella contabilità di gestione per l amministratore di condominio Facilità e velocità nel reperire informazioni Canale diretto di comunicazione fra condòmini e amministratore Eliminazione degli sprechi di carta e stampa Riduzione dei costi e ottimizzazione dei processi di gestione 47

48 GRAZIE 48

49 Il ruolo dell amministratore nella gestione del sito internet del condominio e nel recupero dei crediti condominiali Aurelio Fracasso, Presidente FNA Toscana 49