Procedure audit interno Progetti PRIN 2009 e FIRB

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Irene Abate
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Procedure audit interno Progetti PRIN 2009 e FIRB - DM 51/2010 - Nota Miur prot.

1 Procedure audit interno Progetti PRIN 2009 e FIRB - DM 51/ Nota Miur prot. 661 del Settore Progetti nazionali e iniziative scientifiche e culturali

2 Audit interni Il DM n. 51 Bando PRIN 2009, art. 7 co. 3 Gestione e rendicontazione riporta: [ ]per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative ogni rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei e degli Enti di ricerca. La nota MIUR del prot. 661 Progetti FIRB Nuove modalità di verifica ha poi esteso: 2. Progetti in corso alla data della presente circolare o progetti ancora da avviare B2 verifiche amministrative contabili [ ] ogni rendicontazione finale dovrà essere assoggettata, [ ], ad appositi audit interni [ ] 07/11/2013 Pagina 2

3 Audit interno Sapienza Con DD n del 19/03/2013 è stato costituito il gruppo Audit di Ateneo: Coordinatore A. CAMMISA - Direttore Area Supporto alla ricerca - Area Risorse Umane - O. PROIETTI - Area per la internazionalizzazione - G. CARABELLA e E. GENNUSO - Area Supporto alla Ricerca - S. LUCCARINI, A. de CRISTOFARO, M. LONGO - Area Patrimonio e Servizi Economali - E. MAZZILLI - Area Contabilità, Finanza e Controllo di Gestione - N. RISPOLI e L. PETRUCCI - Segretari Amministrativi di Dipartimenti - L. FANI, D. MERELLI e R. COLUCCIO Con DD n del 30/10/2013 è stato integrato il gruppo Audit di Ateneo: - Area Risorse Umane - R.G. MORONI - Segretari Amministrativi di Dipartimenti - C. APPETECCHIA, E.A. DE ROBERTO e M.D. SALVATI 07/11/2013 Pagina 3

4 Quando per PRIN2009 Controllo da parte del RS e del RA entro 60 giorni dalla conclusione del progetto PRIN2009 ( ), secondo quanto previsto dall art. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric, il RS è tenuto a compilare, tramite Cineca, entro il il rendiconto contabile. Successivamente a tale chiusura sarà consentito l accesso al RA e agli Uffici di Ricerca (non ancora al MIUR); entro i successivi 15 giorni, il RA verifica la correttezza dei dati inseriti dal RS; nel caso in cui il RA non rilevi errori e/o imprecisioni darà conferma di chiusura. In tal modo il consuntivo sarà reso disponibile al MIUR; nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del Responsabile di unità, nel termine di 15 giorni; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito, si ha la chiusura automatica del rendiconto con evidenza delle segnalazioni, formulate dal RA, sia per gli Uffici di Ricerca sia per il MIUR. 07/11/2013 Pagina 4

5 Quando per PRIN2009 Controllo da parte del R.S. e del R.A. La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro giorni dalla conclusione del progetto. La procedura di chiusura del rendiconto dovrà avvenire improrogabilmente entro la data del 17 gennaio 2014 ore /11/2013 Pagina 5

6 CONTROLLO DA PARTE DELL AUDIT INTERNO Nell ambito degli audit, da effettuare a tappeto, è peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, ad eccezione delle voci: - Attrezzature, strumentazione e prodotti software (voce C); - Servizi di consulenza e simili (voce D); per le quali è invece necessario il controllo di tutte le fatture. 07/11/2013 Pagina 6

7 CONTROLLO DA PARTE DELL AUDIT INTERNO PRIN 2009 (controllo entro i 6 mesi successivi alla chiusura del rendiconto ) Entro il 17 luglio 2014 saranno sottoposti ad audit 127 PRIN PRIN 2009 sono stati prorogati al (terremoto Modena) FIRB (controllo entro 3 mesi dalla chiusura del rendiconto) Durante il 2013 sono stati sottoposti ad audit 4 progetti, 2 progetti sono in esame; Nel 2014 scadranno 7 progetti. 07/11/2013 Pagina 7

8 20/05/2013 Pagina 8

9 Contenuto delle rendicontazioni Elenco dettagliato delle spese sostenute, distinte per singola voce, ad eccezione delle spese generali. Allegati alla rendicontazione: - dichiarazioni sottoscritte telematicamente dal RS e dal RA; - copia scannerizzata dei documenti amministrativi a cura del RA. 07/11/2013 Pagina 9

10 Il RS e il RA devono sottoscrivere telematicamente le seguenti dichiarazioni: 1 Per tutto il personale Dichiarazione del RS relativa all effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto; 2 Per il personale non dipendente già acquisito prima della data di approvazione del progetto PRIN (A.3) Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all esclusivo utilizzo di fondi liberi, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti; 3 Per le altre voci di spesa Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati; 4 Per il criterio di cassa Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all avvenuta effettuazione delle spese Inoltre, per ogni unità di ricerca, sarà resa disponibile una TASCA INFORMATICA 07/11/2013 Pagina 10

11 Dichiarazioni dell Audit Al termine della procedura di audit, gli Uffici Ricerca, dovranno rilasciare al MIUR le seguenti dichiarazioni, che confluiranno nella tasca informatica del progetto: di avvenuto controllo e della veridicità dei rendiconti; di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative; eventuali eccezioni rilevate in sede di audit, con elenco delle stesse; accettabilità complessiva del rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci. 07/11/2013 Pagina 11

12 CONTROLLI MIUR Per il MIUR è prevista la possibilità del controllo a campione (nel limite minimo del 10%), anche con verifiche in sede. Il calendario delle visite in sede sarà definito tempestivamente (previa definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli Uffici Ricerca, affinché gli interessati possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da: Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di audit; Dichiarazioni relative al costo annuo lordo; Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale di voce A.3 e A.4; Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai euro; Originali o copie conformi delle autorizzazioni a missione. 07/11/2013 Pagina 12

13 SANZIONI Per il Responsabile d Unità L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta: l'automatica esclusione dai successivi bandi per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento. Per l Ateneo L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università comporta: l'esclusione dell'università dai successivi bandi per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento 07/11/2013 Pagina 13

14 07/11/2013 Pagina 14

15 GRAZIE PER L ATTENZIONE Per qualsiasi ulteriore informazione ufficioricerca@uniroma1.it celeste.trelle@uniroma1.it annalisa.decristofaro@uniroma1.it 07/11/2013 Pagina 15

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