Conservare il digitale. Un confronto internazionale GLI ARCHIVI DI STATO CIVILE. ASOLO 29 settembre

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1 Conservare il digitale. Un confronto internazionale GLI ARCHIVI DI STATO CIVILE Elettra Cappadozzi Responsabile Ufficio Integrazione e diffusione dati pubblici ASOLO 29 settembre

2 Gestione attuale Nei comuni (~8100) sono tenuti: 4 registri cartacei relativi a nascita, cittadinanza, matrimoni e morte, tenuti in doppio originale (comune e prefettura); un registro annuale con gli estremi degli atti trattati nell anno; i fascicoli con la documentazione correlata agli atti registrati. I consolati italiani all estero operano come delegazioni di stato civile

3 La gestione degli archivi di stato civile ha la finalità di comprovare con certezza e nel tempo il complesso degli stati che qualificano la personalità giuridica dell individuo e ne è la fonte primaria: tutti gli atti sono sottoscritti dall USC (alcuni anche dalle parti) eventuali annotazioni, rettifiche, annullamenti o correzioni sono riportate in aggiunta e controfirmate dall USC gli atti possono avere annotazioni, rettifiche e variazioni durante l intera vita del cittadino le altre anagrafi della popolazione sono aggiornate a seguito di eventi di stato civile

4 Complesso sistema di comunicazione e ridondanza delle registrazioni l ufficiale di stato civile scambia comunicazioni con uffici di stato civile di altri comuni, per trascrizioni/annotazioni (es. sull atto di nascita sono annotati tutti gli eventi successivi, come matrimoni, cittadinanza, morte, cambio di generalità, separazioni, divorzi..), uffici di anagrafe dello stesso comune (residenti e AIRE) centro nazionale servizi demografici (archivio nazionale) consolati italiani all estero Scambi informativi anche con strutture ospedaliere, uffici parrocchiali, uffici giudiziari, consolati stranieri in Italia, Copia della documentazione è tenuta presso le Prefetture Copie degli atti di stato civile sono tenute anche nel comune di residenza

5 Art. 10 del DPR 369/2000 (Archivio informatico) Tutti gli atti di stato covile formati nel comune (o comunque relativi ai residenti) sono registrati e conservati in un unico archivio informatico Le modalità tecniche per la iscrizione, la trascrizione, la annotazione, la trasmissione e la tenuta degli atti dello stato civile stabilite con successivo DPCM sulla base di alcuni principi e criteri direttivi: a)formazione degli atti su base informatica e conservazione dei dati sia nel luogo in cui sono formati gli atti che nel comune di attuale residenza della persona cui si riferiscono; b) garanzia della sicurezza e della inalterabilità dei dati, una volta formati e sottoscritti i relativi atti, e possibilità della loro rettificazione ed annotazione; c) trasmissione telematica dei dati, nel rispetto della riservatezza d) istituzione di un centro nazionale di raccolta contenente tutti i dati registrati negli archivi informatici comunali per assicurarne la conservazione, con funzioni di disaster recovery e di operatività sostitutiva verso i comuni; dati conservati separatamente per ciascun comune; e) possibilità di redigere provvisoriamente gli atti su base cartacea sotto forma di processo verbale, in caso di inutilizzabilità temporanea dei sistemi informatici, con successiva acquisizione nell archivio informatico; segue>

6 Art. 10 del DPR 369/2000 (Archivio informatico) > f) adozione, per gli atti formati all'estero dalle autorità diplomatiche o consolari, di strumenti analoghi; g) Definizione indicazione delle modalità e fissazione del termine a partire dal quale potranno essere attivati e di quello entro il quale dovranno essere resi pienamente operanti gli archivi di cui al comma 1 prevedendo eventualmente una fase preliminare di sperimentazione; h) definizione delle modalità e dei tempi per la graduale acquisizione del pregresso.

7 Automazione di archivi, certificati e comunicazioni di stato civile con valore legale delle registrazioni informatiche e delle comunicazioni via rete Obiettivi Assicurare Certezza, autenticità e storicità del contenuto degli archivi Coerenza, persistenza, riservatezza delle informazioni registrate Conservazione nel tempo degli archivi e accessibilità al contenuto Rendere automatiche le comunicazioni di stato civile ed eliminare errori di trascrizione e incoerenze tra atti ed annotazioni Ridurre i tempi di lavorazione delle pratiche, di ricerca degli atti e di produzione dei certificati ridurre o eliminare il cartaceo?

8 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l informatizzazione dello Stato Civile costituito dall Università di Roma Tor vergata, nell ambito della sua collaborazione con il Ministero dell Interno Scopo: studiare le problematiche relative alla conservazione di depositi digitali di documenti di cui è necessaria la conservazione di lungo periodo; studiare regole e standard che consentano di attivare processi di dematerializzazione nel rispetto della garanzia dell autenticità dei dati, della sicurezza e della tutela della privacy Composizione: Università degli Studi di Roma Tor Vergata (coordinamento): Talamo Maurizio, Marinelli Guido Maria Università degli studi di Urbino: Guercio Maria Università degli Studi di Siena: Giuva Linda CNIPA: Cappadozzi Elettra, Massella Enrica Ministero Beni e Attività Culturali-DG Archivi: Pastura Maria Grazia Soprintendenza archivistica per il Lazio: Marinelli Maria Emanuela Altri esperti del mondo accademico, scientifico e delle amministrazioni Rappresentanti delle autonomie locali

9 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l automazione Il metodo di lavoro Gruppo multi disciplinare Confronto e apertura con altri tavoli tecnici nell ambito del più generale processo di dematerializzazione Approfondita analisi della problematica specifica dello stato civile (normativa, organizzativa) e degli aspetti tecnici correlati Attenzione all intero ciclo di vita dei registri di stato civile: dalla formazione del singolo atto, alla formazione e gestione del registro, con le annotazioni, le rettifiche, gli annullamenti, fino alla conservazione negli Archivi di stato Individuazione di una soluzione complessiva praticabile e sostenibile

10 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l automazione Il metodo di lavoro/fase I - Analisi della situazione attuale Analisi dei processi, degli archivi e dei flussi di stato civile Modello organizzativo e conservativo attuale Processi, archivi e flussi attuali La conservazione a lungo termine per gli archivi digitali Nodi teorici, ricerca internazionale, risultati raggiunti I nodi concettuali per assicurare l autenticità Accessibilità e usabilità/fruizione: la gestione dei metadati per la conservazione secondo lo standard ISO OAIS I metodi per la conservazione Il quadro di riferimento della normativa nazionale Testo unico dpr 445/2000 e il dpcm 31 ottobre 2000 Dm MIT 14 ottobre 2003 Delibera CNIPA 11/2004 sulla riproduzione sostitutiva Dlgs 82/ codice dell amministrazione digitale

11 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l automazione Il metodo di lavoro/fase II- Proposta per l automazione dello stato civile e la conservazione degli atti Proposta generale Reingegnerizzazione dei processi di stato civile Esigenza di adeguamento della normativa di stato civile I processi di stato civile nel nuovo scenario Vidimazione dei registri Il processo di formazione, firma, annotazione di un atto di stato civile Formazione e annotazione di un atto, stampa e archiviazione Firma digitale dei cittadini Chiusura annuale dei registri comunali e alimentazione del deposito nazionale Gestione del pregresso Le comunicazioni di stato civile

12 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l automazione Il metodo di lavoro/fase II- Proposta per l automazione dello stato civile e la conservazione degli atti Automazione degli archivi di stato civile Struttura dei dati e degli archivi di stato civile digitali (Atti, annotazioni e rettifiche, Firma digitale) Piattaforma tecnologica per la gestione degli archivi di stato civile Gestione del deposito nazione dei registri digitali di Stato Civile Automazione dei servizi di stato civile a livello comunale Automazione dei flussi di stato civile Architettura di interscambio e cooperazione per i flussi di stato civile Strutturazione di flussi di stato civile Modalità di gestione dei Flussi Architettura di sicurezza dei flussi di comunicazione Architettura del sistema di Controllo, Monitoraggio e Allarme Politiche di sicurezza Sistema di supporto per la vigilanza sullo stato civile Conservazione a lungo termine degli archivi di stato civile

13 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l automazione Le principali criticità: Come assicurare l autenticità, l inalterabilità e la coerenza dei registri di stato civile, intesi come complesso documentale Come assicurare nel tempo i requisiti di conservazione Specificità dello Stato Civile: Automazione e conservazione di registri, non di singoli documenti Atti aggiornati nei registri di anni precedenti Fatti correlati riportati in atti presenti in registri tenuti in luoghi differenti (es. matrimonio e annotazione su atto di nascita) Aggiornamento del registro nel comune e del secondo originale in prefettura Registri movimentati lungo tutto il periodo di vita dei cittadini successivamente conservati negli Archivi di Stato

14 Gruppo di lavoro tecnico scientifico per l automazione Una questione fondamentale: Assicurare nel lungo periodo l autenticità, l inalterabilità e l usabilità dei registri Un atto di Stato Civile è un oggetto che ha una vita molto lunga, anche più di 100 anni può subire variazioni e si arricchisce di tutti gli avvenimenti che segnano l esistenza di un soggetto mediante le annotazioni. L inalterabilità è constatabile dall esame del supporto mentre l autenticità è assicurata dalla firma apposta dall ufficiale di stato civile che ha formato o trascritto l atto e quelle degli ufficiali di stato civile che hanno successivamente apposto annotazioni e variazioni. A seguito di ampie discussioni sul tema si è consolidata la convinzione che la firma digitale, in luogo della firma autografa, sia finalizzata ad attestare l autenticità del documento, mentre mal si presta a coprire le esigenze a fini di conservazione di oggetti così complessi.

15 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico L automazione completa dei registri di stato civile, ovvero la gestione dei soli archivi digitali, appare ancora prematura poiché non si riescono ad assicurare pienamente i requisiti di conservazione e di autenticità richiesti L analisi delle esigenze relative alla gestione operativa dei procedimenti di stato civile, alla tenuta e conservazione dei registri, nonché alle attività di certificazione, richiede di agevolare: la funzione di certificazione verso i cittadini; la circolazione degli eventi di stato civile al fine di assicurare il tempestivo e coerente aggiornamento sia dei registri di stato civile tenuti da altri comuni (comunicazioni tra uffici di stato civile di comuni diversi) che dei registri di anagrafe (comunicazioni ufficio di stato civile- uffici di anagrafe); le funzioni di vigilanza delle prefetture e la tenuta del secondo originale dei registri di stato civile Si ritiene in ogni caso utile intraprendere un processo di automazione graduale

16 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico Automazione ibrida degli archivi- almeno per una prima fase si prevede la coesistenza di archivi cartacei con archivi informatizzati, unitamente alla gestione delle notifiche di stato civile e la gestione del deposito nazionale degli archivi informatizzati (Gestione Archivi Stato Civile); Gestione delle certificazioni sugli archivi informatizzati (Gestione Servizi Stato Civile); Sistema di supporto alle funzioni di supervisione e di vigilanza delle prefetture. Automazione delle comunicazioni di stato civile (funzioni base del sistema di interscambio Stato Civile) tra: uffici di stato civile di comuni diversi e Consolati uffici di stato civile ed uffici di anagrafe uffici di stato civile e CNSD Automazione successiva delle comunicazioni con i numerosi enti esterni, evidenziati dall analisi dei processi (uffici giudiziari, ospedali, capitanerie di porto, autorità ecclesiali..) (funzioni estese sistema di interscambio Stato Civile)

17 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico

18 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico La proposta generale si basa sulla automazione ibrida degli archivi, ovvero la coesistenza di archivi cartacei con archivi informatizzati, unitamente alla gestione delle notifiche di stato civile: - l archivio cartaceo tradizionale costituisce l originale, assicura i requisiti di autenticità e conservazione ed è tenuto presso il comune - l archivio informatizzato, sempre tenuto presso il comune, costituisce una copia autentica, utilizzata a fini operativi per le comunicazioni e le certificazioni di stato civile - copia degli archivi informatizzati dei comuni è tenuta nel Centro di Raccolta Nazionale presso il CNSD, disponibile per ciascuna prefettura e come copia di sicurezza e di supporto per i singoli comuni

19 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico La proposta di automazione delineata: risponde al complesso delle esigenze e dei requisiti rilevati, sia di operatività che di conservazione rende possibili delle importanti semplificazioni, da avallare con il necessario intervento normativo Allineamento archivio cartaceo archivio informatizzato Costituisce un punto critico e di attenzione L allineamento può essere supportato dalla tecnologia Rimane la specifica responsabilità dell Ufficiale di stato civile nella effettiva trasposizione di tutti gli atti e di tutte le annotazione in entrambe le tipologie di archivi Richiede apposita azione di vigilanza da in merito al corretto operato dell ufficio Anche oggi, nella gestione tradizionale, l allineamento tra archivi presso il comune e presso la prefettura è problematico, nonché la coerenza delle annotazioni sul registro di nascita rispetto agli altri atti

20 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico Possibili diverse semplificazioni eliminare il secondo originale dei registri conservato e gestito dalle Prefetture, la cui funzione può essere più agevolmente assunta dalla copia informatizzata, tenuta presso il CNSD e resa disponibile a ciascuna Prefettura semplificare i processi e la gestione documentale degli uffici: es. eliminare la trascrizione degli atti per variazioni di residenza, ridurre i documenti mantenuti nei fascicoli, semplificare la formulazione degli atti semplificare i processi di comunicazione tra i diversi uffici di stato civile/consolati nonché verso l anagrafe, con l automazione dei flussi di notifica, e consentire una migliore affidabilità nel complesso sistema di annotazioni/ trascrizioni/ registrazioni nei diversi registri coinvolti razionalizzare e standardizzare il contenuto dei fascicoli

21 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico Gli Archivi cartacei Presso ciascun comune sono conservati ed aggiornati i registri cartacei Il Centro Nazionale di Raccolta del Ministero dell Interno Gli archivi digitali dei comuni sono raccolti nel deposito nazionale presso il Centro nazionale di raccolta del Ministero dell Interno, dove: conserva la stratificazione degli atti con tutte le successive annotazioni/rettifiche non è effettuata alcuna manipolazione sul contenuto dei dati provenienti dai comuni I dati memorizzati sono crittografati al fine di garantirne la protezione rispetto ad accessi indesiderati assicura le funzioni di conservazione, comprese le migrazioni necessarie, fin tanto che gli archivi sono in vita (Backup, disaster recovery e business continuity verso i comuni) provvede alla gestione e dei certificati di firma e degli algoritmi di crittografia per assicurare nel tempo la leggibilità dei contenuti

22 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico La conservazione dei Registri di Stato civile negli Archivi di Stato Il Cartaceo Attualmente i registri trasferiti negli archivi di stato sono quelli delle Prefetture. La proposta prevede di eliminare il secondo originale presso le prefetture Occorre quindi adeguare la normativa e prevedere la raccolta degli registri cartacei comunali dopo un tempo congruo (es. 120 anni). Il Digitale Agli Archivi di stato confluiranno anche gli archivi digitali? Una delle condizioni necessarie per l abbandono del cartaceo Occorre studiare, definire e sperimentare le modalità tecniche ed organizzative per assicurare che siano predisposte le strutture necessarie ad accogliere e gestire gli archivi digitali di stato civile Per la conservazione degli archivi digitali è indispensabile predisporre mezzi e procedure per gestire le inevitabili migrazioni per l evoluzione delle piattaforme tecnologiche, salvaguardando i contenuti

23 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico La struttura degli archivi digitali e la meta-informazione necessaria alle funzioni di ricerca/archviazione/conservazione Architettura basata su: Modelli XSD dei dati per la definizione delle strutture dei documenti e dei registri Metadati per la descrizione delle informazioni di identificative, di contenuto e di contesto XML per la rappresentazione dei dati XML-Enabled DBMS in una fase iniziale per la memorizzazione, aggiornamento e interrogazione dei dati prevedendo la sperimentazione di XML-Native DBMS per verificare la loro affidabilità nel trattare grossi quantitativi di informazioni

24 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico La struttura degli archivi digitali e la metainformazione necessaria alle funzioni di ricerca/ archviazione/ conservazione Identificativi dell atto Segnatura / Chiave dell atto Parti Identificativi delle parti Chiave delle parti -comune, -luogo, -anno, mese, giorno e ora dove e quando è formato l atto -Anno -Parte -Serie -Numero Persone citate nell atto in qualità di: -Soggetti cui l atto si riferisce -dichiaranti; -testimoni. -nome, -cognome, -luogo e data di nascita, -residenza, -cittadinanza Codice fiscale Fonti Oggetto Sottoscrizione documenti presentati dalle parti Natura dell atto/tipo di atto /evento Ufficiale Civile che fa formato l atto Tipo di firma digitale Firma digitale

25 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico La struttura degli archivi digitali e la meta-informazione necessaria alle funzioni di ricerca/ archviazione/ conservazione XML atto <xxxxx> <yyyyy> <vvvvvv>... XSL atto Atto... XML Metadati..... XML Rettifica 1.. Rettifica 1.. XLS Rettifica 1.. XML Metadati.. Firma sistema SC XML Annotazione 1.. Annotazione 1.. XLS Annotazione 1.. XML Metadati.. L Atto e le annotazioni/rettifiche sono strutturate in XML con integrati i metadati. L atto e le annotazioni/rettifiche sono oggetti rappresentati come in stampa (formati possibili: JPEG, PDF/A, TIF). I metadati sono gestiti a parte

26 Proposta di automazione delineata dal gruppo tecnico scientifico Tipo di contesto Contesto documentario e archivistico del singolo atto Contenuto Segnatura Identificativi (Parti+Documenti) Contenuto Modalità di gestione Formato contestualmente all atto dal singolo comune; parte integrante dell atto stesso Contesti amministrativi del deposito comunale responsabilità archivistica Contesti tecnologici del deposito comunale Contesto giuridico Contesti amministrativi del deposito Nazionale responsabilità archivistica Contesti tecnologici del deposito Nazionale Comune Data di passaggio dalla procura alla prefettura Data di automazione x periodo di riferimento -Prefettura di competenza -Responsabili (certificati digitali degli stessi) Comune x periodo di riferimento: -Algoritmi e modalità di firma -Data base -Ambiente software -Applicativi -Sicurezza -. Ministero Interno x periodo Normative, Procedure Formulari (XSD) Raccolta dei contesti amministrativi dei comuni + Contesto amministrativo del CNSD x periodo -Procedure organizzative -Responsabili (certificati digitali degli stessi) CNSD x periodo di riferimento: -Algoritmi e modalità di firma -Data base -Ambiente software -Applicativi -Sicurezza -. Gestito dal singolo comune, secondo modalità standardizzate a livello nazionale Gestito dal singolo comune, secondo le linee guida standardizzate a livello nazionale Definito e gestito dal Ministero dell interno Ministero dell interno Sorveglianza Archivi di Stato e Privacy Ministero dell interno/ terza parte fidata Sorveglianza Archivi di Stato e Privacy