Acquisizione dati da file Excel Manuale Applicativo Servizi Contabili SISTEMI S.p.A.

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1 Acquisizione dati da file Excel Per le ditte per le quali non è gestita la contabilità, i dati possono essere acquisiti direttamente da un file in formato Microsoft Excel. Per consentire l'acquisizione da file Excel, con il presente aggiornamento si rendono disponibili nella direttiva "\\<base>\testi" (es.: \\PROFIS3\TESTI) i seguenti file Excel standard già formattati per essere acquisiti dalla procedura PROFIS: STANDARD TPS_DATI_MODELLO.XLSX STANDARD TPS_DATI_DOCUMENTI_FISCALI.XLSX. I dati richiesti dal file Excel rispecchiano esattamente quanto richiesto dalle specifiche tecniche alla trasmissione (Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 31 luglio 2015), più alcuni dati facoltativi, utili ad attivare alcuni automatismi previsti dalla procedura. Il file standard può essere distribuito dallo studio ai propri clienti aziende la cui contabilità non è gestita in Studio. Una volta predisposti i dati dall'azienda (in automatico o manualmente), questa potrà ritornare allo Studio il file completo delle informazioni necessarie e lo studio potrà acquisirlo. Per i dettagli dei dati richiesti dal file Excel fate riferimento alla sezione "Trasmissione prestazioni sanitarie al Sistema TS" > Acquisizione dati da file Excel del presente manuale. Per garantire la compatibilità delle informazioni presenti sul file Excel con l'acquisizione dei dati, è necessario non alterare la formattazione rilasciata, inserendo per esempio formule di calcolo, caratteri speciali o lettere accentate. Per una più agevole individuazione dell'appartenenza del file Excel ad una determinata ditta, rinominate il file standard SISTEMI indicando per esempio, nel nome del file, la ragione sociale, o la Partita IVA, o il codice anagrafico assegnato, o qualunque altra codifica per un massimo di 64 caratteri (inclusa l'estensione.xls). Per acquisire il file Excel predisposto dalla ditta per la quale non si gestisce la contabilità, occorre utilizzare la funzione "Acquisizione dati da file Excel", all'interno della quale viene richiesta l'indicazione del codice anagrafico del dichiarazione e della direttiva di allocazione del file da acquisire. Si evidenzia che PRIMA di procedere all'acquisizione dati da Excel occorre obbligatoriamente aver già provveduto alla creazione dell'anagrafica del soggetto emittente; in presenza di questo presupposto, in fase di acquisizione la procedura provvede in automatico alla compilazione del frontespizio con i dati anagrafici disponibili. In relazione ai dati indicati, la procedura provvede alla creazione di un unico file in formato.zip al quale viene attribuito in automatico un determinato nome fisico in relazione ai dati sopra indicati: "TPS"_<Anno>_<Codice Fiscale/P.IVA Ditta>_<Codici Emittente>_<Progressivo CF >_<GRUPPO>.ZIP dove: <Anno>: Anno di riferimento della Dichiarazione d'intento. <Codici Emittente>: codici identificativi della Regione, dell'asl e della farmacia/struttura. In caso di Farmacia prevede 11 caratteri, composti da: Codice Regione (3 caratteri) + Codice Asl (3 caratteri) + Codice Farmacia (5 caratteri). In caso di Struttura prevede 12 caratteri, composti da: Codice Regione (3 caratteri) + Codice Asl (3 caratteri) + Codice Struttura (6 caratteri). In caso di Medico/Odontoiatra devono essere omessi. <Progressivo CF >: presente nel caso di Struttura, è il numero progressivo del soggetto indicato come Titolare/Direttore della struttura o responsabile all'invio dei dati al Sistema TS (3 caratteri). Se il CF non è presente sarà valorizzato come "000". Se il CF è presente sarà valorizzato come "001". <GRUPPO>: esempio GG. Da omettere per i gestionali "SISTEMI". Esempio Codice fiscale/p.iva Ditta = RSSMRA70A01F205V / : about:blank 1/5

2 TIPO COMUNICAZIONE Medico/Odontoiatra Medico/Odontoiatra Farmacia Farmacia Struttura senza CF Struttura senza CF Struttura con un CF Struttura con un CF ANNO DI RIFERIMENTO GRUPPO NOME FILE FISICO PREDISPOSIZIONE 2015 GG TPS_2015_RSSMRA70A01F205V_GG.ZIP 2015 TPS_2015_RSSMRA70A01F205V.ZIP 2015 GG TPS_2015_ _ _GG.ZIP 2015 TPS_2015_ _ ZIP 2015 GG TPS_2015_ _ _000_GG.ZIP 2015 TPS_2015_ _ _000.ZIP 2015 GG TPS_2015_ _ _001_GG.ZIP 2015 TPS_2015_ _ _001.ZIP Confermando, il file in formato.zip viene acquisito in automatico dalla procedura. In caso di anomalie, al termine viene prodotta una lista di controllo. Se oltre ad acquisire il file in formato.zip creato, si vuole anche "salvare" una copia del file acquisito, occorre: mantenere selezionata l'opzione "Crea copia del file.zip" già proposta attiva dalla procedura; indicare la direttiva di destinazione; la procedura propone la stessa direttiva di allocazione dei file sopra indicata. Acquisizione dati da file Excel: versione minima richiesta Per poter acquisire i file Excel dalla funzione "Acquisizione dati da file Excel" è necessario avere installato sull'elaboratore come prerequisito minimo, la versione 2007 di Excel. Versioni precedenti (es.: Excel 2003), non sono pertanto compatibili con la funzione "Acquisizione dati da file Excel": ciò sta a significare che è possibile creare i file Excel con qualunque versione Excel ma quando si intende acquisirlo, sulla macchina dalla quale si effettua questa operazione, è necessario avere come prerequisito minimo, la versione 2007 di Excel. Per acquisire i dati da file Excel procedete come da flusso di seguito riportato. Flusso operativo 1. Rilasciate al Cliente i file standard Excel avendo cura di rinominare il file per individuare in modo preciso il Cliente stesso. Tale file vi dovrà ritornare compilato dal cliente stesso. 2. Salvate il file compilato dal Cliente in una direttiva di appoggio. 3. Richiamate la funzione "Acquisizione dati da file Excel". 4. Indicate il codice anagrafico del dichiarante, la direttiva di allocazione del file Excel, il formato del file, il file da acquisire. 5. Selezionate l'opzione "Acquisizione con impostazione della verifica" se desiderate acquisire la comunicazione come già verificata; i dati relativi ad esempio all'intermediario ed alla data dell'impegno, possono essere assegnati tramite la funzione "Assegnazione automatica intermediari" senza necessariamente accedere in variazione della dichiarazione. 6. Confermate; in relazione ai file su indicati da acquisire, la procedura crea un unico file in formato.zip che viene acquisito in automatico dalla procedura. In caso di anomalie, al termine viene prodotta una lista di controllo. STANDARD TPS_DATI_MODELLO.XLXS about:blank 2/5

3 Di seguito si descrive in dettaglio il file Excel STANDARD TPS_DATI_MODELLO.XLXS predisposto da SISTEMI. Per ogni cella gestita è stato inserito un help di campo che aiuta l'utente nella compilazione dei dati. Dove possibile, il file garantisce un controllo formale dei dati inseriti. Anno di riferimento prestazioni sanitarie CAMPO TIPO DIMENSIONE NOTE AN 4 CF AN 16 Periodo di riferimento da NU 8 Periodo di riferimento a NU 8 Qualifica emittente NU 1 tutti i record del file non può essere inferiore da 2015 tutti i record del file. Formato GGMMAAAA Se non indicato viene impostato in automatico dalla procedura in Formato GGMMAAAA Se non indicato viene impostato in automatico dalla procedura in Può assumere i seguenti valori: 1 Medico/Odontoiatra 2 Farmacia 3 Struttura Dato obbligatorio P.IVA AN 11 Codice Regione Farmacia/Struttura Codice Asl Farmacia/Struttura AN 3 AN 3 Codice Farmacia AN 5 Codice Struttura AN 6 CF Titolare/Direttore Farmacia/Struttura AN 25 Codice regione della farmacia/struttura emittente. Dato obbligatorio se Qualifica emittente = 2 o 3. Se qualifica emittente = 1, il dato non deve essere indicato. Codice ASL della farmacia/struttura emittente. Dato obbligatorio se Qualifica emittente = 2 o 3. Se qualifica emittente = 1, il dato non deve essere indicato. Codice farmacia emittente del documento fiscale. Dato obbligatorio se Qualifica emittente = 2. Se qualifica emittente = 1 o 3, il dato non deve essere indicato. Codice struttura emittente del documento fiscale. Dato obbligatorio se Qualifica emittente = 3. Se qualifica emittente = 1 o 2, il dato non deve essere indicato. Dato facoltativo nel caso in cui soggetto emittente = Regione STANDARD TPS_DOCUMENTI_FISCALI.XLXS Di seguito si descrive in dettaglio il file Excel STANDARD TPS_DOCUMENTI_FISCALI.XLXS predisposto da SISTEMI. about:blank 3/5

4 Per ogni cella gestita è stato inserito un help di campo che aiuta l'utente nella compilazione dei dati. Dove possibile, il file garantisce un controllo formale dei dati inseriti. CAMPO TIPO DIMENSIONE NOTE Anno di riferimento prestazioni sanitarie AN 4 CF AN 16 Indicare l'anno di riferimento della prestazioni sanitarie. tutti i record del file e non può essere inferiore da tutti i record del file. CF Assistito AN 16 Cognome AN 24 Nome AN 20 Tipo Operazione AN 1 Numero attività NU 2 Tipo Registro AN 1 Numero Registro NU 4 Numero Documento AN 15 Appendice del documento AN 3 Numero del documento da trasmettere Data Documento NU 8 Data Pagamento NU 8 Pagamento Anticipato N 1 Importo N 5+2 decimali specificare più precisamente il soggetto assistito. specificare più precisamente il soggetto assistito. Può assumere i valori: I Inserimento V Variazione R Rimborso C Cancellazione Può assumere i valori: V per registro Vendite C per registro Corrispettivi Dato non obbligatorio ma utile per attivare alcuni automatismi della procedura. AN 20 Dato obbligatorio previsto dal modello Dato obbligatorio se Data Pagamento è precedente a Data Documento Valori ammessi: 0 No 1 Sì Le specifiche tecniche alla trasmissione prevedono solo importi positivi, per cui importi negativi vanno indicati solo per righe di dettaglio relativi allo stesso documento aventi stessa tipologia di spesa ed importi di segno opposto. Ad esempio per righe di dettaglio relative a sconti. Può assumere i seguenti valori: TK Ticket FC Farmaco about:blank FV Farmaco veterinario 4/5

5 Tipo Spesa AN 2 Numero dispositivo N 3 Numero del documento di origine da trasmettere AN 20 Data Documento di origine NU 8 FV Farmaco veterinario AD Acquisto/affitto dispositivo medico CE AS Spese sanitarie relative ad ECG, Holter, test per glicemia, colesterolo e trigliceridi o misurazione della pressione sanguigna SR Spese prestazioni assistenza specialistica ambulatoriale, visita medica generica e specialistica o prestazioni diagnostiche e strumentali. certificazione medica. CT Cure Termali PI Protesica e integrativa IC Intervento di chirurgia estetica ambulatoriale o ospedaliero AA Altre spese Nel caso di emissione di fatture o ricevute fiscali indicate 1. Nel caso di farmacie indicate il numero del registratore di cassa che genera il documento. Dato obbligatorio previsto dal modello nel caso di Tipo Operazione = "R". Dato obbligatorio previsto dal modello nel caso di Tipo Operazione = "R". about:blank 5/5