DOCUMENTO DI SINTESI M.O.G. MODELLO ORGANIZZATIVO EX DLGS 231/01

Transcript

1 DOCUMENTO DI SINTESI M.O.G. MODELLO ORGANIZZATIVO EX DLGS 231/01

2 INDICE 1 Generalità del Modello Contenuti del Modello Destinatari del Modello Adozione ed efficace attuazione del Modello Informativa e formazione Informativa Informativa a collaboratori esterni e partner Formazione Formazione del personale in posizione c.d. apicale Formazione del personale Responsabilità nella gestione del Modello Organismo di Vigilanza Amministratore Unico Responsabile della Direzione Risorse Umane di Gruppo Destinatari Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 2

3 1 Generalità del Modello Il documento, denominato Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito il Modello ), è redatto dalla Società in attuazione del disposto degli artt. 6 comma 1 lettere a) e b) e comma 2, art 7 comma 2 e 3 del Decreto Legislativo n. 231 del e successive modifiche ed integrazioni (di seguito il Decreto ). Esso è stato elaborato sulla base di un analisi dell operatività aziendale e dei rischi ad essa connessi, utilizzando le Linee guida per la costituzione dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo e D.Lgs. n. 231/2001 di Confindustria. Quindi, il Modello e i suoi allegati rispondono a specifiche prescrizioni contenute nel Decreto e sono finalizzati a prevenire la commissione di particolari tipologie di reati che generano, a fianco della responsabilità penale dei soggetti attivi, anche la responsabilità amministrativa della Società. In quanto documento aziendale, il Modello Organizzativo è parte integrante del sistema delle norme aziendali e deve pertanto essere conosciuto e rispettato da parte di tutto il personale dipendente. Oltre al Modello è comunque importante attenersi al Codice Etico e al sistema normativo e procedurale interno, messo a disposizione dalla Società. Il Modello è stato approvato dall Amministratore Unico e costituisce un atto societario formale, valido ed efficace all interno dell organizzazione aziendale della Società. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 3

4 2 Contenuti del Modello Codice Parte Titolo Specifiche MODELLO ORGANIZZATIVO PG 00 MO_ABSTRACT Vi sono riportati tutti i documenti prodotti con un breve riassunto del contenuto. PG 01 Sezione Prima PG_ 01_MOG MO ex DLgs 231 Generalità sul modello organizzativo DLgs 231/01 adottato in ottemperanza a quanto previsto dal Decreto e secondo le indicazioni contenute nelle Linee Guida per la predisposizione di modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto Legislativo 231/01 emanate da Confindustria. PG 02 Sezione Seconda PG_02_MOG Organigramma e job description Specifiche sull organigramma e breve descrizione dei compiti di ognuno. PG 03 Sezione Terza PG_03_MOG Modello gestione del Risk Management Specifiche sulle caratteristiche dell approccio gestionale dei probabili rischi aziendali. SISTEMA GESTIONE QUALITA PG 04 Sezione Quarta PG_04_MOG Manuale Qualità Specifiche sulle strategie adottate per una gestione efficace ed efficiente della propria organizzazione, secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008. SISTEMA GESTIONE SICUREZZA PG 05 Sezione Quinta PG_05_MOG Organismo di Vigilanza Specifiche sulle tutte le caratteristiche inerenti l OdV. PG 06 Sezione Sesta PG_06_MOG Codice Etico Specifiche sul documento ufficiale dell impresa che contiene l insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell impresa nei confronti dei portatori di interessi. PG 07 Sezione Settima PG_07_MOG Codice Deontologico Specifica le linee guida miranti a regolare i comportamenti dei destinatari del Modello, nonché specifiche procedure, per la gestione di tutti quei rischi non connessi al Decreto Legislativo 231/01. PG 08 Sezione Ottava PG_08_MOG Sistema Sanzionatorio Specifiche le regole del sistema disciplinare e sanzionatorio applicato dall Azienda nel rispetto della Legge, a chi è ricolto e la sua applicabilità. PG 09 Sezione Nona PG_09_MOG Documento di valutazione dei rischi Valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori presenti nell ambito dell Azienda, finalizzata ad individuare le adeguate misure di prevenzione e di protezione e ad elaborare il programma delle misure atte a garantire i migliori livelli di salute e sicurezza. MODELLO ORGANIZZATIVO PS 01 PARTE SPECIALE Sezione Prima PS_01_MOG Regole di gestione e principi di comportamento Specifiche le regole che i destinatari sono chiamati ad osservare ai fini della corretta applicazione del Modello, oltre a fornire all OdV e alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo e verifica. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 4

5 Codice Parte Titolo Specifiche ALLEGATI All. A ALLEGATI D.Lgs. n agg. ottobre 2011 All. B All. C All. D ALLEGATI ALLEGATI ALLEGATI Elenco reati presupposto Aggiornato a marzo 2014 Linee Guida 231 di Confindustria Parte generale - Aggiornate a marzo 2014 Linee Guida 231 di Confindustria Parte speciale - Aggiornate a marzo 2014 All. E ALLEGATI UNI-INAIL - Linea Guida S.G.S.L. (Parte 1) All. F ALLEGATI UNI-INAIL - Linea Guida S.G.S.L. (Parte 2) All. G ALLEGATI Dlgs_81del2008 Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 5

6 3 Destinatari del Modello In base ai disposti del Decreto (Art. 5, comma 1, lettere a) e b) sono identificati quali Destinatari del Modello: a) soggetti apicali i soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società, nonché i soggetti che esercitano anche di fatto la gestione ed il controllo della stessa; b) soggetti sottoposti i Soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza di uno dei soggetti di cui alla precedente lettera a). La Società è inoltre impegnata alla progressiva estensione delle disposizioni del Codice Etico, a tutti i soggetti anche esterni alla Società (Persone Fisiche e/o Giuridiche, Enti, etc.), diversi da quelli individuati ai precedenti punti a) e b), nell ambito delle loro relazioni di lavoro e/o d affari instaurate con la Società. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 6

7 4 Adozione ed efficace attuazione del Modello In esecuzione di quanto disposto dagli artt. 6 e 7 del Decreto, la Società è impegnata a: a) Introdurre e rendere operativo in azienda un modello organizzativo idoneo a: prevenire gli atti illeciti ed i reati della fattispecie di quelli previsti dal Decreto; garantire lo svolgimento delle attività e delle operatività sociali nel rispetto della Legge; individuare ed eliminare le situazioni di rischio connesse allo svolgersi di attività. b) Affidare il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello ad un organismo della Società, nominato dall Amministratore Unico, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. c) Assicurare che non vi sia omessa od insufficiente vigilanza in merito all applicazione ed all osservanza del Modello. d) Prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni della Società in relazione ai reati da prevenire. e) Individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati. f) Prevedere obblighi di informazione nei confronti dell Organismo di Vigilanza, finalizzati a supportarne l efficacia d azione. g) Introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto del Modello e delle disposizioni aziendali vigenti. h) Verificare con cadenza periodica le eventuali necessità di modifica, revisione o integrazione del Modello. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 7

8 La Società si adopera, inoltre, affinché, nella formalizzazione dei rapporti interni ed esterni alla medesima ove stimato necessario - siano inserite idonee clausole contrattuali che richiamino il rispetto degli standard inseriti nel presente documento. In applicazione degli enunciati di cui alle lettere a) ed h), la Società si impegna nel costante riesame del contenuto del Modello, tanto in virtù degli adeguamenti richiesti dall eventuale ampliamento dell ambito di efficacia delle norme di riferimento, quanto in relazione alla modifica, ampliamento e/o diversificazione delle attività e delle operatività aziendali. Infine, ai fini dell'efficacia del presente Modello, la Società garantisce una corretta conoscenza, sia ai dipendenti già presenti in azienda sia a quelli di nuova assunzione, delle regole di condotta ivi contenute, con differente grado di approfondimento in relazione al diverso livello di coinvolgimento degli singoli dipendenti nei processi sensibili. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 8

9 5 Informativa e formazione 5.1 Informativa Per garantire l efficacia del Modello, la Società si pone l obiettivo di assicurare la corretta conoscenza, da parte di tutti i Destinatari, anche in funzione del loro diverso livello di coinvolgimento nei processi sensibili. A tal fine, la Società provvederà alla diffusione del Modello mediante le seguenti modalità di carattere generale: la creazione sul sito intranet aziendale di specifiche pagine web, costantemente aggiornate, i cui contenuti riguardino essenzialmente: 1) un informativa di carattere generale relativa al Decreto e alle linee guida adottate per la redazione del Modello; 2) la struttura e le principali disposizioni operative del Modello adottato; 3) la procedura di segnalazione all O.d.V. e la scheda standard per la comunicazione - da parte dei soggetti in posizione apicale e dei dipendenti - di eventuali comportamenti, di altri dipendenti o di terzi, ritenuti potenzialmente in contrasto con i contenuti del Modello Informativa a collaboratori esterni e partner Tutti i soggetti esterni alla Società (consulenti, partner, ecc.) saranno opportunamente informati in merito all adozione del Modello e relativo Codice etico. A tal fine la società comunicherà a tutti i suddetti soggetti l esistenza dell indirizzo internet nel quale è possibile visionare il Modello e il Codice etico. Verrà inoltre richiesto loro il formale impegno al rispetto delle disposizioni contenute nei suddetti documenti. Per quanto riguarda i consulenti esterni che stabilmente collaborano con la Società sarà cura prendere contatti con questi e accertarsi, tramite verifiche particolareggiate, che detti consulenti conoscano il Modello della società e siano disposti a rispettarlo. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 9

10 5.2 Formazione L'attività di formazione finalizzata a diffondere la conoscenza della normativa è obbligatoria e differenziata: nei contenuti e nelle modalità di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dell'area in cui operano, dell'avere o meno funzioni di rappresentanza della Società. Tale attività sarà posta in essere dalla Società sia in aule di tipo tradizionale sia in modalità e-learnig sull intranet aziendale. Della formazione sarà tenuta traccia formale Formazione del personale in posizione c.d. apicale La formazione del personale c.d. apicale, compresi i componenti dell OdV, avviene sulla base di corsi di formazione e aggiornamento, con obbligo di partecipazione e di frequenza nonché con un test valutativo finale che può essere tenuto anche oralmente in grado di attestare la qualità dell attività formativa ricevuta. La formazione e l aggiornamento devono essere calendarizzati all inizio dell anno e, per eventuali neo assunti in posizione c.d. apicale, avviene sulla base anche di un informativa contenuta nella lettera di assunzione. La formazione dei soggetti in posizione c.d. apicale è suddivisa in due parti: parte generalista, che contiene: riferimenti normativi, giurisprudenziali e di best practice; responsabilità amministrativa dell ente: scopo, ratio del Decreto, natura della responsabilità, novità in ambito normativo; destinatari del decreto; presupposti di imputazione della responsabilità; descrizione dei reati presupposto; tipologie di sanzioni applicabili all ente; condizioni per l esclusione della responsabilità o limitazione della stessa; descrizione della struttura e dei contenuti del Modello adottato, nonché l approccio metodologico seguito per la sua realizzazione. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 10

11 parte specifica, che contiene: puntuale descrizione delle singole fattispecie di reato; individuazione degli autori dei reati; esemplificazione delle modalità attraverso le quali i reati vengono posti in essere; analisi delle sanzioni applicabili; abbinamento delle singole fattispecie di reato con le specifiche aree di rischio evidenziate; protocolli di prevenzione specifici individuati dalla Società per evitare di incorrere nelle aree di rischio identificate; descrizione dei comportamenti da tenere in materia di comunicazione e formazione dei propri dipendenti gerarchici, in particolare del personale operante nelle aree aziendali ritenute sensibili; illustrazione dei comportamenti da tenere nei confronti dell OdV, in materia di comunicazioni, segnalazioni e collaborazione alle attività di vigilanza e aggiornamento del Modello. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 11

12 5.2.2 Formazione del personale Anche la formazione del personale diverso da quello c.d. apicale, avviene sulla base di corsi di formazione e aggiornamento, con obbligo di partecipazione e di frequenza nonché con un test valutativo finale che può essere tenuto anche oralmente in grado di attestare la qualità dell attività formativa ricevuta. La formazione e l aggiornamento saranno calendarizzati all inizio dell anno. La formazione del personale è suddivisa in due parti: parte generalista, che contiene: riferimenti normativi, giurisprudenziali e di best practice; responsabilità amministrativa dell ente: scopo, ratio del Decreto, natura della responsabilità, novità in ambito normativo; destinatari del decreto; presupposti di imputazione della responsabilità; descrizione dei reati presupposto tipologie di sanzioni applicabili all ente; condizioni per l esclusione della responsabilità o limitazione della stessa. parte specifica, che contiene: puntuale descrizione delle singole fattispecie di reato; individuazione degli autori dei reati; esemplificazione delle modalità attraverso le quali i reati vengono posti in essere; analisi delle sanzioni applicabili; abbinamento delle singole fattispecie di reato con le specifiche aree di rischio evidenziate; protocolli di prevenzione specifici individuati dalla Società per evitare di incorrere nelle aree di rischio identificate; descrizione dei comportamenti da tenere in materia di comunicazione e formazione dei propri dipendenti gerarchici, in particolare del personale operante nelle aree aziendali ritenute sensibili; comportamenti da tenere nei confronti dell OdV, in materia di comunicazioni, segnalazioni e collaborazione alle attività di vigilanza e aggiornamento del Modello. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 12

13 6 Responsabilità nella gestione del Modello Le responsabilità inerenti le attività di gestione, applicazione, monitoraggio, revisione e diffusione del Modello, fatti salvi gli obblighi di collaborazione reciproca, è stata attribuita ai soggetti e con le modalità sotto riportati: 6.1 Organismo di Vigilanza (di seguito OdV ), con responsabilità di vigilare affinché il Modello sia: adeguato ed efficace, ossia idoneo a prevenire la commissione dei reati in relazione alla struttura della Società; effettivo, ossia divulgato ed efficacemente osservato ed attuato da parte dei dipendenti, degli Organi Sociali, dei consulenti e degli altri soggetti a cui il Modello si indirizza; aggiornato, ossia sempre coerente con l assetto della Società e con le normative sopravvenute. 6.2 Amministratore Unico (di seguito AU ) con responsabilità di: ricevere le analisi periodiche sull adeguatezza ed il funzionamento del Modello prodotte dall OdV; deliberare e disporre sugli emendamenti, ampliamenti e revisioni del Modello; provvedere alla nomina, revoca e sostituzione dei membri dell OdV in conformità al relativo Statuto. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 13

14 6.3 Responsabile della Direzione Risorse Umane di Gruppo con responsabilità di: applicare ovvero affiancare i soggetti deputati all applicazione delle sanzioni disciplinari previste per gli inadempimenti ai contenuti dispositivi del Modello; gestire le eventuali relazioni con le Organizzazioni Sindacali e di categoria, derivanti dalla applicazione del Sistema Disciplinare del Modello; assistere la Società nella gestione delle eventuali istanze di contenzioso che dovessero procedere dall applicazione del Sistema Disciplinare del Modello; assistere l OdV nella definizione, predisposizione ed attuazione dei piani di informazione e formazione relativi alla diffusione dei principi del Modello; prendere in carico dall OdV gli esiti degli accertamenti conseguenti a violazioni del Modello e riferire all OdV dell avvenuta irrogazione di sanzioni, comprese quelle non rilevanti ai fini del Modello. 6.4 Destinatari con responsabilità di: applicare i disposti del Modello; collaborare con l OdV nel processo di verifica e monitoraggio delle attività correnti. Documento di sintesi - M.O.G. (Modello Organizzativo ex DLgs 231/01) 14