REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA DI MOSAICO HOME CARE S.R.L

Transcript

1 REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA DI MOSAICO HOME CARE S.R.L 1

2 1. Finalità e ambito di applicazione 1.1 Mosaico Home Care S.r.l. (di seguito la Società ) istituisce un organismo con funzioni di vigilanza e controllo di seguito (l Organismo o l Organismo di Vigilanza ) al fine di curare e vigilare sul funzionamento, sull efficacia, sull adeguatezza e sull osservanza del Modello di Organizzazione adottato dalla Società in conformità al D.lgs 231/2001 e alle indicazioni di Regione Lombardia in materia di requisiti trasversali di accreditamento. 1.2 L Organismo, nell espletamento dei propri compiti e delle proprie funzioni, deve uniformarsi ai principi di: - autonomia e indipendenza, requisiti fondamentali che presuppongono che l Organismo di Vigilanza non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l oggetto della sua attività di controllo; - professionalità, in quanto l Organismo possiede, al suo interno, competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Tali caratteristiche, unite all indipendenza, garantiscono l obiettività di giudizio; - continuità d azione: l Organismo svolge in modo continuativo le attività necessarie per la vigilanza del Modello con adeguato impegno e con i necessari poteri di indagine; è una struttura riferibile alla Società, in modo da garantire la dovuta continuità nell attività di vigilanza. 1.3 L Organismo è collocato in posizione di vertice nella società, riportando e rispondendo direttamente all Amministratore Delegato e al Consiglio di Amministrazione. 2. Nomina e composizione Il Consiglio di Amministrazione provvede a nominare l Organismo di Vigilanza in composizione collegiale L Organismo è un organo che potrà essere formato da due o più membri tra i quali dovrà essere nominato il Presidente. 2.3 I membri dell Organismo vengono scelti tra soggetti particolarmente qualificati ed esperti nelle procedure di controllo, analisi dei rischi e nelle materie legali. 2.4 I membri dell Organismo non devono avere vincoli di parentela con i vertici aziendali e non devono trovarsi mai in situazioni che possano generare in concreto conflitto di interessi. 2.5 I membri dell Organismo possono, qualora lo ritengano opportuno, nominare un segretario cui affidare uno o più compiti operativi. 2.6 L organismo è essere dotato di mezzi finanziari e logistici adeguati a consentirne la normale operatività. A tal fine il Consiglio di Amministrazione della Società ha provveduto a dotare l Organismo di idoneo budget per l espletamento delle sue funzioni oltre ad attribuire un compenso ai suoi membri. 3. Durata in carica, sostituzione e revoca dei membri 3.1 I membri restano in carica un triennio e il mandato è rinnovabile per uguali periodi. 3.2 Il mandato potrà essere revocato qualora sussistano situazioni tali da far venir meno i requisiti di autonomia e indipendenza o quelli di professionalità. 3.3 E facoltà dei membri dell Organismo rinunciare in qualsiasi momento all incarico motivando le ragioni della rinuncia. La rinuncia ha effetto immediato se rimane in carica la maggioranza dei membri. In caso contrario la rinuncia avrà effetto soltanto dal momento di avvenuta nomina dei sostituti da parte del Consiglio di Amministrazione. Al riguardo, il Presidente dovrà darne tempestiva comunicazione al Consiglio di Amministrazione affinché provveda a deliberare la nomina del relativo sostituto. 2

3 3.4 Nel caso in cui intervenga rinuncia, sopravvenuta incapacità, morte, revoca o decadenza del Presidente dell Organismo, a questi subentra il membro interno effettivo più anziano che dovrà darne tempestiva comunicazione al Consiglio di Amministrazione e rimarrà in carica fino alla data di nomina del relativo sostituto. 3.5 In tutti i casi di sopravvenuta incapacità, morte, revoca di un membro effettivo dell Organismo, il Presidente dovrà darne tempestiva comunicazione al Consiglio di Amministrazione affinché provveda a deliberare la nomina del relativo sostituto. 4. Funzioni e poteri 4.1 L Organismo ha il compito di svolgere le seguenti attività: - vigilare che i destinatari del Modello, appositamente individuati in base alle diverse fattispecie di reato, osservino le prescrizioni in esso contenute (funzione ispettiva e repressiva dei reati); - verificare affinché i risultati raggiunti dall applicazione del Modello in ordine alla prevenzione di reati e valutare la necessità o semplicemente l opportunità di adeguare il Modello a norme sopravvenute ovvero alle nuove esigenze aziendali (funzione preventiva dei reati). 4.2 Qualora emerga che lo stato di attuazione degli standard operativi richiesti sia carente spetterà all Organismo di Vigilanza adottare tutte le iniziative necessarie per correggere tale condizione: - sollecitando i responsabili di funzione delle singole unità organizzative al rispetto dei modelli di comportamento; - indicando direttamente quali correzioni e modifiche modificazioni debbano essere apportate ai protocolli; - segnalando i casi di mancata attuazione del Modello ai responsabili ed agli addetti ai controlli all interno delle singole funzioni e riportando, per i casi più gravi, direttamente all organo direttivo. 4.3 Qualora, invece, dal monitoraggio dello stato di attuazione del Modello emerga la necessità di adeguamento dello stesso e/o il Modello si riveli non idoneo allo scopo di evitare il rischio del verificarsi di taluno dei reati previsti dal Decreto, l Organismo di Vigilanza dovrà attivarsi affinché vengano apportati, in tempi brevi, i necessari aggiornamenti. Operativamente, le suindicate funzioni si tradurranno nella seguenti azioni: - effettuare interventi periodici volti all accertamento di quanto previsto dal Modello, sulla base di un programma annuale approvato e deliberato dall Organismo; - segnalare eventuali carenze/inadeguatezze del Modello nella prevenzione dei reati di cui al Decreto e verificare che il Management provveda ad implementare le misure correttive; - suggerire procedure di verifica adeguate, tenendo comunque sempre presente, come rimanga in capo al Management della Società, agli organi sociali specificatamente deputati, la rispettiva responsabilità di controllo delle attività sociali; - avviare indagini interne straordinarie laddove si sia evidenziata o sospettata la violazione del Modello ovvero la commissione dei reati; - verificare periodicamente gli atti societari più significativi ed i contratti di maggior rilievo conclusi dalla società; - promuovere iniziative per diffondere la conoscenza e l effettiva comprensione del Modello tra i dipendenti ed i collaboratori predisponendo la documentazione interna (istruzioni, chiarimenti, aggiornamenti) ovvero specifici seminari di formazione; - coordinarsi con i responsabili delle varie funzioni aziendali per il controllo delle attività nelle aree a rischio e confrontarsi con essi su tutte le problematiche relative all attuazione del Modello (es. definizione clausole standard per i contratti, organizzazione di corsi per il personale, ecc.). In 3

4 particolare, l Organismo di Vigilanza dovrà coordinarsi con le funzioni competenti presenti in Società per i diversi profili specifici; - coordinarsi con le altre funzioni aziendali per uno scambio di informazioni per tenere aggiornate le aree a rischio reato. - richiedere di mantenere il Modello aggiornato, adeguandolo alle normative sopravvenute ovvero a mutamenti organizzativi della Società e/o a differenti esigenze aziendali; - richiedere l aggiornamento periodico della mappa delle attività a rischio, e verificarne l effettivo aggiornamento attraverso il compimento di verifiche periodiche puntuali e mirate sulle attività a rischio. A tal fine all Organismo di Vigilanza devono essere segnalate da parte del management e da parte degli addetti alle attività di controllo, nell ambito delle singole funzioni, le eventuali situazioni che possono esporre l Azienda al rischio di reato; - raccogliere, elaborare e conservare tutte le informazioni rilevanti ricevute sul rispetto del Modello, nonché aggiornamento della lista delle informazioni che allo stesso devono essere trasmesse; - verificare che gli elementi previsti dalle singole Parti Speciali del presente Modello siano comunque adeguate e rispondenti alle esigenze di osservanza di quanto prescritto dal Decreto. 5. Decisioni dell Organismo 5.1 L organismo adotta le proprie decisioni a maggioranza. In caso di parità, prevale la decisione del Presidente. 6. Informazioni e comunicazioni da e per l Organismo 6.1 Informazioni e comunicazioni dell Organismo L Organismo deve effettuare: - una comunicazione preventiva, indirizzata al Consiglio di Amministrazione relativa al programma delle attività di audit previste su base annua; - con cadenza trimestrale si riunisce per effettuare le verifiche in materia di rispetto dei principi e delle norme di comportamento previste nel Codice Etico, nel MOG e nei protocolli specifici; - con cadenza annuale, documenta e riporta al Consiglio di Amministrazione le conclusioni relative alle verifiche effettuate segnalando le problematiche emerse e i provvedimenti da adottare per correggere tali situazioni; tale relazione annuale dovrà essere obbligatoriamente redatta entro la fine del mese di febbraio di ciascun anno, e dovrà attestare in modo esplicito e inequivocabile, l efficace e corretta applicazione del Modello organizzativo e l assenza o l evidenza di criticità affinché la Società possa inviarla, anche in estratto, alle ASL competenti per territorio; l Organismo di Vigilanza può essere convocato e può chiedere di essere ascoltato in qualsiasi momento dal Consiglio di Amministrazione La convocazione dell Organismo potrà essere chiesta, in qualsiasi momento dal CDA, per riferire sul funzionamento del Modello o su altre situazioni specifiche che si dovessero verificare volta per volta nello svolgimento dell attività della Società L Organismo potrà, inoltre, valutando le singole circostanze: - comunicare i risultati dei propri accertamenti ai responsabili delle funzioni e/o dei processi, qualora dalle attività scaturissero aspetti suscettibili di miglioramento. In tal caso, sarà necessario che l Organismo di Vigilanza ottenga dai responsabili dei processi medesimi un piano delle azioni, con relativa tempistica, in ordine alle attività suscettibili di miglioramento, nonché le specifiche delle modifiche che dovrebbero essere attuate; - segnalare eventuali comportamenti/azioni non in linea con il Codice Etico e con le procedure aziendali al fine di acquisire, sulla base di specifiche segnalazioni ricevute, o di dati oggettivi 4

5 riscontrati, tutti gli elementi da eventualmente comunicare alle strutture preposte per la valutazione e l applicazione delle sanzioni disciplinari. Le attività indicate al punto b) dovranno, nel più breve tempo possibile, essere comunicate dall Organismo all organo di gestione ed al Collegio Sindacale o ad altro organo di controllo equipollente, richiedendo anche il supporto delle strutture aziendali in grado di collaborare nell attività di accertamento e nell individuazione delle azioni idonee ad impedire il ripetersi di tali circostanze L Organismo ha l obbligo di informare immediatamente sia il Collegio Sindacale o altro organo di controllo equipollente, sia il Consiglio di Amministrazione, qualora la violazione riguardi i vertici dell Azienda. 6.2 Informazioni all Organismo Devono essere comunicati all Organismo di Vigilanza tempestivamente tutte le informazioni relative: - alle richieste di assistenza legale inoltrate dai Dirigenti e/o dai Dipendenti nei confronti dei quali la magistratura procede per i reati presupposto di cui al d.lgs. 231/2001; - alle commissioni di inchiesta o relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al d.lgs.231/2001; - alle comunicazioni dei procedimenti disciplinari per fatti commessi in violazione delle prescrizioni contenute nel Modello; - ai provvedimenti o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria o da qualsiasi altra autorità dai quali si evinca lo svolgimento di indagini anche nei confronti di ignoti per i reati presupposto di cui al d.lgs. 231/2001; - alle comunicazioni in ordine alla variazione della struttura organizzativa, dei poteri e delle deleghe; - ai verbali delle riunioni dell Assemblea, del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale che possono rilevare ai sensi del d.lgs. 231/2001. Devono altresì essere comunicate all Organismo di Vigilanza, con periodicità quadrimestrale, tutte le informazioni relative: - alle decisioni relative alle richieste, erogazione e utilizzo di finanziamenti pubblici; - ai prospetti riepilogativi degli appalti aggiudicati a seguito di gare a livello nazionale e europeo, ovvero a trattativa privata; - alle notizie relative a commesse attribuite da Enti pubblici o soggetti che svolgano funzioni di pubblica utilità; - alle notizie relative all effettiva attuazione, a tutti i livelli aziendali, del Modello, con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni; - alla reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro Tutte le informazioni e gli obblighi di segnalazione in capo ai dipendenti, ai dirigenti, agli organi societari e ai consulenti e terze parti previsti dal Modello di organizzazione e dal Codice Etico dovranno essere inviati in busta chiusa e con dicitura strettamente riservata e indirizzati all Organismo di Vigilanza di Mosaico Home Care presso la sede legale della stessa oppure all indirizzo mail: odv.mosaicohomecare@grupposegesta.com. Le comunicazioni ricevute dall Organismo saranno trattate, in aderenza al Codice Etico, in modo da garantire: - il rispetto della persona, della dignità umana, del diritto di difesa e della riservatezza e da evitare per i segnalanti qualsiasi forma di ritorsione, penalizzazione o discriminazione, nonché 5

6 - la tutela dei diritti di enti/società e persone in relazione alle quali siano state effettuate segnalazioni in mala fede e che siano risultate infondate L Organismo di Vigilanza valuterà le segnalazioni ricevute con discrezionalità e responsabilità. A tal fine potrà ascoltare l autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione, motivando per iscritto la ragione dell eventuale autonoma decisione a non procedere Le procedure, aperte d ufficio o a seguito delle predette segnalazioni, dovranno essere repertoriate secondo ordine cronologico dall Organismo di Vigilanza in apposito registro dallo stesso conservato e la relativa documentazione dovrà essere raccolta in separati fascicoli aventi numerazione progressiva corrispondente a quella di repertorio. 7. Modifiche del regolamento Eventuali modifiche del presente regolamento potranno essere apportate unicamente a mezzo di delibera del Consiglio di Amministrazione o anche su proposta di soggetti interni della Società previo parere obbligatorio non vincolante dell Organismo stesso o in ultima analisi su proposta dell Organismo. 8. Obblighi di riservatezza delle informazioni 8.1 I componenti dell Organismo devono osservare la riservatezza in ordine alle notizie e alle informazioni acquisite nell esercizio delle loro funzioni. 8.2 I componenti dell Organismo devono assicurare la riservatezza delle informazioni di cui vengono in possesso con particolare riferimento alle segnalazioni che agli stessi dovessero pervenire in ordine a presunte violazioni del Modello e dei suoi elementi costitutivi - e devono astenersi dal ricercare ed utilizzare informazioni riservate, per fini diversi da quelli indicati dall art. 6 D.lgs. 231/01. In ogni caso, ogni informazione in possesso dei membri dell Organismo è trattata in conformità con la legislazione vigente in materia ed, in particolare, in conformità con il Testo Unico in materia di protezione dei dati, D. Lgs.vo 30 giugno 2003, n