FLUSSI INFORMATIVI VERSO

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1 FLUSSI INFORMATIVI VERSO L ORGANISMO DI VIGILANZA SIT S.p.A. e la sua controllata: MeterSit S.r.l. Approvato con delibera del CdA del 20 luglio 2017 In vigore dal 20 luglio 2017

2 INDICE 1. PREMESSA DESTINATARI RESPONSABILITA FLUSSI INFORMATIVI SEGNALAZIONI INFORMAZIONI... 5 a) Responsabile della Direzione Governance & Legal (Chief Governance & legal Officer presso SIT S.p.A.)... 6 b) Responsabile della Funzione Affari Legali e Societari di Gruppo (presso SIT S.p.A.)... 7 c) Responsabile della Direzione Amministrazione, Finanza e Controllo di Gruppo (Chief Finance Officer presso SIT S.p.A.)... 7 d) Responsabile della Funzione Tesoreria di Gruppo (presso SIT S.p.A.)... 8 e) Responsabile della Direzione Risorse Umane e Organizzazione di Gruppo (presso SIT S.p.A.)... 9 f) Responsabile della Direzione Innovation & New Product Introduction (presso SIT S.p.A.) g) Responsabile della Direzione Customer Focus (presso SIT S.p.A.) h) Responsabile della Direzione Qualità di Gruppo (presso SIT S.p.A.) i) Responsabile della Direzione Acquisti (presso SIT S.p.A.) j) Responsabile della Direzione Demand Flow Management di Gruppo, Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e Delegato del Datore di Lavoro (presso gli Stabilimenti di Padova, Rovigo e Montecassiano (MC)) k) Direttore / Responsabile di Stabilimento (presso gli Stabilimenti di Rovigo e Montecassiano (MC)) STABILIMENTO DI MONTECASSIANO: l) Responsabile della Funzione R&D Flue System e della Funzione R&D Fans OBBLIGHI NEI CONFRONTI DELL ORGANISMO DI VIGILANZA

3 1. PREMESSA Nell ambito dell adeguamento al Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (d ora in avanti anche D.Lgs. 231/2001 o Decreto ) intrapreso da SIT S.p.A. e dall altra società del Gruppo: MeterSit S.r.l. (d ora in avanti anche il Gruppo o SIT Group ), il Gruppo ha predisposto il presente documento allo scopo di agevolare l attività di vigilanza, da parte degli Organismi di Vigilanza (d ora in avanti anche OdV ) delle rispettive società, sull efficacia dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo (d ora in avanti anche Modelli ) adottati dai Consigli di Amministrazione delle società stesse. 2. DESTINATARI Il presente protocollo si applica al Vertice Aziendale, ai Dipendenti (Dirigenti e non) di Sit S.p.A.. e MeterSit S.r.l., e a coloro i quali, pur non appartenendo al Gruppo, operano su mandato delle società appartenenti allo stesso (d ora in avanti anche Destinatari ). 3. RESPONSABILITA Nell ambito del processo in esame le responsabilità sono ripartite come segue: Organismi di Vigilanza: sono responsabili dell attività di vigilanza sul funzionamento e l osservanza dei Modelli e dei Codici Etici delle società e dell attività di reporting secondo le modalità esposte al paragrafo 15.3 del Modello stesso: Atti di verifica dell efficacia e dell adeguamento del Modello e attività di reporting ; Responsabili delle Direzioni / Funzioni / Stabilimenti: sono responsabili di osservare e far osservare ai propri collaboratori il contenuto del presente documento e hanno l obbligo, nell ambito dello svolgimento delle attività di propria competenza, di informare gli Organismi di Vigilanza delle società, secondo le modalità descritte di seguito; Dipendenti: sono responsabili di osservare il contenuto dei Codici Etici e dei Modelli delle società e hanno l obbligo, nell ambito dello svolgimento delle attività di propria competenza, di informare i propri Responsabili, delle informazioni di cui vengono a conoscenza, inerenti le attività descritte di seguito. 4. FLUSSI INFORMATIVI 3

4 4.1 Segnalazioni Tutti i Destinatari sono tenuti a segnalare tempestivamente all Organismo di Vigilanza di competenza, per ognuna delle suddette società, ogni deroga, violazione o sospetto di violazione di propria conoscenza rispetto a: principi di comportamento e di controllo descritti nel Modello di organizzazione, gestione e controllo; norme comportamentali richiamate dal Codice Etico; principi di comportamento e modalità esecutive disciplinate dal corpo procedurale; reati richiamati dal D.Lgs. 231/2001. Inoltre tutti i Destinatari sono tenuti a segnalare tempestivamente all OdV di competenza, per ognuna delle suddette società: ogni atto, provvedimento, citazione a testimoniare e procedimento giudiziario che veda coinvolti soggetti della società o che collaborano con essa, sotto qualsiasi profilo; ogni violenza o minaccia, pressione, offerta o promessa di danaro o altra utilità, ricevuta al fine di alterare le dichiarazioni da utilizzare in procedimenti penali. Le segnalazioni in oggetto dovranno essere effettuate, in forma scritta, al seguente indirizzo di posta elettronica per SIT S.p.A.: odv@sitgroup.it e per MeterSit: odv@metersit.com oppure indirizzate tramite posta ordinaria all Organismo di Vigilanza della propria società. In particolare per SIT S.p.A.: ODV SIT S.p.A. Viale dell Industria, 31/ Padova per MeterSit: 4

5 ODV MeterSit S.r.l. Viale dell Industria, 31/ Padova Gli OdV agiscono in modo da garantire gli autori delle segnalazioni contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione o qualsivoglia conseguenza derivante dalle stesse, assicurando loro la riservatezza circa l identità, fatti, comunque, salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti del Gruppo o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede. 4.2 Informazioni Oltre alle segnalazioni di cui al paragrafo precedente, i Responsabili di Direzione / Funzione / Stabilimento hanno l obbligo di comunicare all Organismo di Vigilanza di competenza, per ognuna delle suddette società, le informazioni di seguito dettagliate, nel rispetto delle tempistiche indicate. Inoltre, i suddetti responsabili sono tenuti ad informare l OdV di competenza, per ognuna delle suddette società, di ogni deroga, violazione o sospetto di violazione rispetto alle norme comportamentali e alle modalità esecutive disciplinate dal Codice Etico, dal Modello e dal corpo procedurale, nell ambito dello svolgimento delle proprie attività. Infine, tutti i Responsabili, con cadenza semestrale, sono tenuti ad informare l OdV di competenza, per ognuna delle suddette società, in merito ai contratti di consulenza / prestazione professionale sottoscritti dalla Direzione / Funzione / Stabilimento indicando: nominativi dei professionisti / consulenti; tipologia di servizio richiesto; competenze / onorari previsti; data di formalizzazione dell incarico. Le informazioni in oggetto dovranno essere comunicate esclusivamente al seguente indirizzo di posta elettronica per SIT S.p.A.: odv@sitgroup.it e per MeterSit: 5

6 a) Responsabile della Direzione Governance & Legal (Chief Governance & legal Officer presso SIT S.p.A.) GESTIONE DEI RAPPORTI NEI CONFRONTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE competenza, per ciascuna società, in merito a: visite, ispezioni e accertamenti avviati da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione (ad esclusione degli accertamenti e verifiche da parte delle autorità preposte alla vigilanza in materia di salute e sicurezza dell ambiente di lavoro) e, alla loro conclusione, eventuali rilievi e sanzioni comminate; criticità emerse nello svolgimento di adempimenti e nella gestione dei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni. GESTIONE DEI RAPPORTI CON AUTORITA DI VIGILANZA A fronte di ogni verifica il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, in merito alle ispezioni avviate e ai relativi risultati nonché in merito a eventuali procedimenti sanzionatori avviati dall Autorità stessa. GESTIONE DELLE INFORMAZIONI PRIVILEGIATE E DELL OPERATIVITA SUI MERCATI competenza, per ciascuna società, di tutte le comunicazioni trasmesse ufficialmente al mercato o all Autorità di Vigilanza, di tutte le modifiche apportate al registro dei detentori di informazioni privilegiate nonché delle operazioni compiute sui mercati finanziari, indicando in dettaglio l operatività su strumenti finanziari riconducibili alle Società. GESTIONE DEI RAPPORTI CON SINDACI A seguito di ogni verifica il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, in merito a: rilievi emersi nel corso delle verifiche effettuate dal Collegio Sindacale, specificando le contromisure adottate per la loro soluzione ovvero la motivazione della mancata risoluzione; risposte a quesiti/richieste integrative da parte del Collegio Sindacale. 6

7 GESTIONE DELLE OPERAZIONI STRAORDINARIE A seguito di ogni operazione straordinaria il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di SIT S.p.A., o eventualmente delle atre società competenti, in merito a: la tipologia dell operazione; il valore economico dell operazione; la motivazione dell operazione. GESTIONE AFFARI LEGALI DELLA SOCIETA Il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, tempestivamente, in merito a provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria o da qualsiasi altra autorità dai quali si evinca lo svolgimento di attività di indagine per reati di cui al Decreto, avviate anche nei confronti di ignoti. b) Responsabile della Funzione Affari Legali e Societari di Gruppo (presso SIT S.p.A.) GESTIONE AFFARI LEGALI DELLA SOCIETA Il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, tempestivamente, in merito a: contenziosi attivi e passivi in corso quando la controparte sia un ente o soggetto pubblico (o soggetto equiparato) e, alla loro conclusione, i relativi esiti; richieste di assistenza legale inoltrate dal personale di altre Direzioni / Funzioni / Stabilimenti in caso di avvio di un procedimento giudiziario a suo carico per reati previsti da Decreto; nuove procure attribuite ai dipendenti della Società da parte del Consiglio di Amministrazione. GESTIONE DEI RAPPORTI CON I SINDACI A seguito di ogni verifica il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, in merito a rilievi emersi nel corso delle verifiche effettuate dal Collegio Sindacale, specificando le contromisure adottate per la loro soluzione ovvero la motivazione della mancata risoluzione. c) Responsabile della Direzione Amministrazione, Finanza e Controllo di Gruppo (Chief Finance Officer presso SIT S.p.A.) 7

8 GESTIONE DEI RAPPORTI CON SINDACI A seguito di ogni verifica il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, in merito ai rilievi emersi nel corso delle verifiche effettuate dal Collegio Sindacale, specificando le contromisure adottate per la loro soluzione ovvero la motivazione della mancata risoluzione. RICHIESTA DI FINANZIAMENTI PUBBLICI competenza, per ciascuna società, in merito ai finanziamenti pubblici richiesti e utilizzati, specificando: la tipologia del finanziamento ottenuto; l ente finanziatore; l importo del finanziamento; la data dell ottenimento. GESTIONE DELLA PICCOLA CASSA competenza, per ciascuna società, in merito a squadrature rilevanti o inusualmente ripetitive, rilevate nel corso delle riconciliazioni di cassa, specificando: la cassa di riferimento; l importo della squadratura; le contromisure adottate per la risoluzione della squadratura. d) Responsabile della Funzione Tesoreria di Gruppo (presso SIT S.p.A.) GESTIONE DEI FLUSSI MONETARI E FINANZIARI competenza, per ciascuna società, in merito a squadrature rilevanti, rilevate nel corso delle riconciliazioni degli estratti conti bancari, specificando: conto corrente di riferimento; importo della squadratura; contromisure adottate per la risoluzione della squadratura. 8

9 Il Responsabile in oggetto, inoltre, è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, con cadenza semestrale in merito a conti correnti, indicati dai fornitori e clienti italiani, situati presso Paesi non cooperativi (lista G.A.F.I.). e) Responsabile della Direzione Risorse Umane e Organizzazione di Gruppo (presso SIT S.p.A.) MODIFICHE ORGANIZZATIVE Il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, in merito a modifiche organizzative della Società, qualora avvengano. SELEZIONE, ASSUNZIONE, FORMAZIONE E GESTIONE DEL PERSONALE NELLO SVILUPPO PROFESSIONALE competenza, per ciascuna società, in merito ad assunzioni, avanzamenti di carriera e variazioni remunerative di personale che ricopra cariche pubbliche o, se si ha informazione, che sia vicino ad un soggetto pubblico o assimilabile, specificando: il soggetto; la motivazione della scelta; la carica pubblica ricoperta/rapporto di parentela esistente; il tipo di variazione; la previsione a budget. Il Responsabile in oggetto, inoltre, è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, con cadenza annuale in merito alle attività di formazione in relazione alle tematiche 231 svolte nei confronti dei dipendenti, specificando: l oggetto del corso; il numero dei partecipanti; le modalità di svolgimento; eventuali criticità riscontrate (ad es: assenti, ecc.). Il Responsabile in oggetto, infine, è tenuto ad informare l OdV di competenza, per ciascuna società, tempestivamente, in merito a notizie evidenzianti procedimenti disciplinari svolti e le eventuali sanzioni comminate, i provvedimenti assunti ovvero i provvedimenti motivati di archiviazione di procedimenti disciplinari a carico del personale aziendale. 9

10 RICHIESTA DI FINANZIAMENTI A SUPPORTO DEI CORSI DI FORMAZIONE DEL PERSONALE Con cadenza semestrale il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV competenza, per ciascuna società, in merito ai finanziamenti pubblici richiesti e utilizzati, specificando: l ente finanziatore; la tipologia del finanziamento; l importo del finanziamento. GESTIONE DEL CONTENZIOSO IN MATERIA GIUSLAVORISTICA competenza, per ciascuna società, in merito ai contenziosi in corso in materia giuslavoristica e alla loro conclusione. f) Responsabile della Direzione Innovation & New Product Introduction (presso SIT S.p.A.) GESTIONE DEI BREVETTI SIT S.p.A. in merito: alla eventuale presenza di rischi connessi alla violazione di brevetti in capo a terzi e la motivazione della scelta; eventuali contestazioni avanzate da terzi per l utilizzo improprio di brevetti altrui. g) Responsabile della Direzione Customer Focus (presso SIT S.p.A.) GESTIONE DEI MARCHI SIT S.p.A. in merito a: alla eventuale presenza di rischi connessi alla violazione di marchi di terzi e la motivazione della scelta; eventuali contestazioni avanzate da terzi per l utilizzo improprio di marchi altrui. GESTIONE DEGLI OMAGGI Con cadenza semestrale il Responsabile di riferimento è tenuto ad informare l OdV in merito a omaggi erogati nei confronti di Pubblici Funzionari specificando: beneficiario dell omaggio; 10

11 tipologia e importo dell omaggio. h) Responsabile della Direzione Qualità di Gruppo (presso SIT S.p.A.) OTTENIMENTO E GESTIONE DI CERTIFICAZIONI competenza, per ciascuna società, in merito alle nuove certificazioni ottenute, specificando: obiettivo e breve descrizione della certificazione; nominativo dell ente certificatore. competenza, per ciascuna società, in merito a visite, ispezioni e accertamenti avviati da parte degli Enti certificatori e, alla loro conclusione, eventuali rilievi/criticità riscontrate. i) Responsabile della Direzione Acquisti (presso SIT S.p.A.) GESTIONE DELLE ESPORTAZIONI E IMPORTAZIONI Il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare, tempestivamente, l OdV di SIT S.p.A., o eventualmente delle atre società competenti, in merito a criticità emerse nello svolgimento di adempimenti nei confronti degli Uffici Doganali, specificando le sanzioni comminate e gli interventi disposti per il superamento delle stesse. j) Responsabile della Direzione Demand Flow Management di Gruppo, Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e Delegato del Datore di Lavoro (presso gli Stabilimenti di Padova, Rovigo e Montecassiano (MC)) GESTIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO Il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) ed eventualmente il Delegato del Datore di Lavoro (DDL) di ciascuna società sono tenuti ad informare, tempestivamente, l Organismo di Vigilanza di competenza in merito a: cambiamenti nella struttura organizzativa ed operativa della Società, con riferimento alla gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro; nuove nomine / rinunce di soggetti operanti nell ambito della gestione della sicurezza sul lavoro; statistiche degli incidenti verificatisi sul luogo di lavoro, specificandone: 11

12 o la causa; o l avvenuto riconoscimento di infortuni; o la relativa gravità; inosservanze delle disposizioni in materia di salute e sicurezza dell ambiente di lavoro, da parte di personale dipendente e relativi provvedimenti adottati (in particolare sanzioni disciplinari comminate); ispezioni e sopralluoghi, avviate dalle autorità preposte in materia di salute e sicurezza sul lavoro ed eventuali rilievi emersi. Inoltre il RSPP ed eventualmente il DDL di ciascuna società devono tenere a disposizione dell Organismo di Vigilanza di competenza, la documentazione relativa a: il documento di valutazione dei rischi aggiornato; criticità e rilievi emersi nel corso dell attività di gestione e monitoraggio degli aspetti in materia antinfortunistica e di salute e sicurezza dei lavoratori; il registro delle ispezioni, in materia di salute e sicurezza avviate, in corso e conclusesi nel periodo e relativo esito; investimenti previsti in materia di antinfortunistica e tutela dell igiene e della sicurezza sul lavoro, integrato dall elenco dei relativi acquisti effettuati, nel periodo in esame, in situazioni di emergenza ed extra-budget; il piano di formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro. GESTIONE DELL AMBIENTE Il RSPP di ciascuna società è tenuto ad informare, tempestivamente, l Organismo di Vigilanza di competenza in merito a: l ottenimento di autorizzazioni o rinnovi delle stesse, relative ad aspetti di gestione ambientale (ad esempio: scarico acque, rifiuti, emissioni in atmosfera, ecc.); incidenti ambientali significativi occorsi; esiti di verifiche ispettive da parte di Enti Competenti al controllo (es. ARPA); le risultanze degli audit periodici ambientali interni; le risultanze delle verifiche interne svolte sul Sistema di Gestione Ambientale; le risultanze degli audit periodici svolti dagli Enti terzi ai fini del rinnovo della certificazione del Sistema di Gestione Ambientale. k) Direttore / Responsabile di Stabilimento (presso gli Stabilimenti di Rovigo e Montecassiano (MC)) 12

13 GESTIONE DEI RAPPORTI NEI CONFRONTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Con cadenza semestrale il Direttore / Responsabile di ciascuna società è tenuto ad informare l OdV di competenza, in merito a: visite, ispezioni e accertamenti avviati da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione (ad esclusione degli accertamenti e verifiche da parte delle autorità preposte alla vigilanza in materia di salute e sicurezza dell ambiente di lavoro) e, alla loro conclusione, eventuali rilievi e sanzioni comminate; criticità emerse nello svolgimento di adempimenti e nella gestione dei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni. GESTIONE AFFARI LEGALI DELLA SOCIETA Il Direttore / Responsabile di ciascuna società è tenuto ad informare l OdV di competenza, tempestivamente, in merito a provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria o da qualsiasi altra autorità dai quali si evinca lo svolgimento di attività di indagine per reati di cui al Decreto, avviate anche nei confronti di ignoti Stabilimento di Montecassiano: l) Responsabile della Funzione R&D Flue System e della Funzione R&D Fans GESTIONE DEI BREVETTI Con cadenza semestrale il Responsabile di riferimento è tenuto ad informare l OdV in merito: alla eventuale presenza di rischi connessi alla violazione di brevetti in capo a terzi e la motivazione della scelta; eventuali contestazioni avanzate da terzi per l utilizzo improprio di brevetti altrui. GESTIONE DELLE CERTIFICAZIONI Con cadenza semestrale il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV in merito alle nuove certificazioni ottenute, specificando: breve descrizione della certificazione; nominativo dell ente certificatore. 13

14 Con cadenza semestrale il Responsabile in oggetto è tenuto ad informare l OdV in merito a visite, ispezioni e accertamenti avviati da parte degli Enti certificatori e, alla loro conclusione, eventuali rilievi/criticità riscontrate. 5. OBBLIGHI NEI CONFRONTI DELL ORGANISMO DI VIGILANZA Ogni informazione e segnalazione prevista nel presente documento è conservata dall Organismo di Vigilanza di competenza in un apposito archivio informatico e/o cartaceo in conformità alle disposizioni contenute nel Decreto n. 196/2003. A carico dei componenti degli Organismi di Vigilanza vi è l obbligo assoluto e inderogabile di mantenere il segreto sulle attività svolte e sulle notizie di cui vengano a conoscenza nell esercizio del loro mandato salvo che nei confronti dei Consigli di Amministrazione e dei Collegi Sindacali delle società. 14